9 oorzaken van projectvertragingen & hoe u ze voorkomt
Samenwerking maakt de droom werkelijkheid: Samenwerking en duidelijk omschreven rollen binnen het team zijn cruciaal om vertragingen te voorkomen, obstakels te overwinnen en projecten op tijd op te leveren.
Consistentie is de sleutel: Houd uw project in de gaten en pas uw plannen indien nodig aan. Zo houdt u uw project afgestemd op de algemene bedrijfsdoelen en kunt u snel bijsturen als er problemen ontstaan.
Vooruit plannen: Door tijd te investeren in het definiëren van een duidelijke projectscope en het opstellen van realistische planningen, kunt u de kans op projectsucces aanzienlijk vergroten.
Je kent de statistieken: aangezien tot wel 70% van de projecten hun beoogde resultaten niet oplevert, lijken projectvertragingen misschien een onvermijdelijk gevolg van zakendoen. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
In dit artikel bespreek ik veelvoorkomende oorzaken van projectvertragingen en deel ik wat je kunt doen om je aan projectdeadlines te houden en kostenoverschrijdingen te voorkomen. Vaak komt het neer op de juiste projectmanagementsoftware.
1. Miscommunicatie
Slechte communicatie is een van de meest voorkomende oorzaken van projectvertragingen. Miscommunicatie ontstaat wanneer belanghebbenden niet op één lijn zitten wat betreft de gewenste projectdoelen en/of zichzelf niet verantwoordelijk houden voor het voltooien van projecttaken.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Waarom dit vertragingen veroorzaakt
Als teamleden het niet eens zijn over het doel van het project of niet duidelijk is wie wat doet, kan dit tot verwarring leiden. Activiteiten worden mogelijk niet op tijd of helemaal niet voltooid, of teams slagen er niet in om de overdrachtsmomenten voor taakafhankelijkheden goed op elkaar af te stemmen.
Hoe je dit kunt voorkomen
Tijdens de planningsfase van het project:
- Werk samen met belanghebbenden om de projectdoelen vast te leggen in het projecthandvest
- Maak een werkomschrijvingsstructuur om projectresultaten op te splitsen in afzonderlijke taken
- Stel een RACI-matrix op waarin duidelijk wordt vastgelegd wie verantwoordelijk en eindverantwoordelijk is voor belangrijke taken
- Definieer een communicatieplan voor het project.
Houd tijdens de uitvoering en monitoring van het project regelmatig overleg met het projectteam om belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang en ervoor te zorgen dat je projectdeadlines haalt.
2. Onvoldoende projectplanning
Slechte planning is een gegarandeerde manier om de succesvolle oplevering van een project in gevaar te brengen. Neem de tijd om te begrijpen waarom je het project uitvoert, hoe succes eruitziet en welk proces je voor de uitvoering zult volgen.
Waarom dit vertragingen veroorzaakt
Als je niet goed hebt nagedacht over je aanpak van veranderingen, veroorzaakt elke vorm van verstoring een vertraging in de planning die de projecttermijnen dreigt op te schuiven.
Hoe je dit kunt voorkomen
Maak voordat je aan een nieuw initiatief begint een projectplan waarin staat hoe je met verschillende aspecten van een project omgaat, waaronder, maar niet beperkt tot, de projectomvang, projectplanning, het budget, resourcebeheer, communicatie en risicobeheer.
3. Onverwachte wijzigingen in de projectomvang
Onverwachte wijzigingen in de projectomvang ontstaan wanneer belanghebbenden besluiten de omvang van het project officieel aan te passen tot buiten wat aanvankelijk was overeengekomen.
Verwant, maar ingrijpender, is sluipende scope-uitbreiding: wanneer wijzigingen in de projectomvang onofficieel hun weg vinden naar je projectresultaten, maar de planning en het budget niet worden aangepast om met die wijzigingen rekening te houden.
Waarom dit vertragingen veroorzaakt
Het toevoegen van een of twee functies om tegemoet te komen aan een bevlieging van een belanghebbende lijkt op dat moment misschien geen groot probleem, maar gezamenlijk beginnen deze stapsgewijze, vaak last-minute wijzigingen zich op te stapelen. Hierdoor kunnen de kwaliteit in het gedrang komen en deadlines worden gemist of uitgesteld.
Hoe je dit kunt voorkomen
Om scope creep tegen te gaan, documenteer je duidelijk wat wel en niet binnen de scope van je projectplan valt. Wees voorzichtig bij het opstellen van projectramingen om te voorkomen dat je inschattingen maakt die mogelijk te optimistisch zijn, en maak noodplannen om rekening te houden met eventuele onverwachte vertragingen. Houd tot slot een besluitenlogboek bij waarin je de veranderende gedachten over de scope tijdens de uitvoering van het project vastlegt.
4. Verouderde softwaretools
Misschien beheer je je projecten prima met een Excel-spreadsheet en een zelfgemaakt Gantt-diagram.
Maar naarmate je projecten groter en complexer worden en je organisatie groeit om een grotere projectportefeuille te beheren, merk je mogelijk dat je bestaande projectmanagementtools tekort beginnen te schieten.
Waarom dit vertragingen veroorzaakt
Verouderde softwaretools beschikken mogelijk niet over functionaliteit die tijd bespaart tijdens de uitvoering van een project, zoals de mogelijkheid om projectvisualisaties te genereren of automatische waarschuwingen in te stellen wanneer de projectkosten vooraf bepaalde drempelwaarden naderen.
Hoe meer je capaciteit als projectmanager onder druk staat, hoe groter de kans dat je een afhankelijkheid of deadline over het hoofd ziet, waardoor je je in allerlei bochten moet wringen om de projectmijlpalen te halen.
Hoe je dit kunt aanpakken
Investeer in projectmanagementsoftware om een deel van het giswerk bij het beheren van projecttijdlijnen weg te nemen.
5. Onvoorziene omstandigheden
Je zou kunnen aanvoeren dat elke gebeurtenis die zich tijdens de uitvoering van een project voordoet, onvoorzien kan zijn.
Waar we hier echter naar verwijzen, zijn zogenaamde gebeurtenissen door overmacht, zoals natuurrampen, die buiten iemands controle liggen en niet vooraf kunnen worden voorspeld.
Waarom dit vertragingen veroorzaakt
Onvoorziene omstandigheden kunnen grote gevolgen hebben. Ze kunnen je projectdoelen achterhaald maken en je tijdlijnen volledig onderuit halen. De COVID-19-pandemie van 2020, een wereldwijde gebeurtenis die redelijkerwijs buiten ieders controle lag om te voorkomen of zelfs te voorspellen, is een voorbeeld van een reeks onvoorziene omstandigheden die veel projectplannen op hun kop zette.
Hoe je dit kunt aanpakken
Hoewel je niet veel kunt doen om omstandigheden te voorspellen die per definitie onvoorzien zijn, kun je nog steeds noodplannen in je project opnemen. Die kunnen helpen de impact te beperken van onbekende onbekenden die zich voordoen.
Een voorbeeld is een evenement op locatie aanpassen voor deelname op afstand, zodat je rekening kunt houden met onvoorziene reisvertragingen door gezondheidsproblemen, het weer of andere oorzaken.
6. Onnauwkeurige ramingen
Bij projectraming bepaal je welke middelen nodig zijn om een project succesvol op te leveren en welke kosten daaraan verbonden zijn. Onnauwkeurige ramingen ontstaan wanneer je de middelen die nodig zijn om een project af te ronden verkeerd inschat.
Waarom dit vertragingen veroorzaakt
Nauwkeurige ramingen opstellen is lastig, omdat je voorspellingen over de toekomst moet doen en op het moment van schrijven nog niemand precies heeft uitgevonden hoe dat moet.
Als je onderschat hoeveel tijd en moeite het kost om een taak te voltooien, moet je een achterstand inhalen wanneer je de oorspronkelijk vastgestelde deadlines niet haalt. In zulke gevallen kun je soms je oorspronkelijke projectschema handhaven door extra middelen aan het schema toe te voegen of taken te versnellen, zodat ze gelijktijdig plaatsvinden.
Maar zelfs als je voorkomt dat je de projecttijdlijnen moet verlengen, is het verhogen van de werkbelasting van je team een recept voor een burn-out en slechte prestaties, waardoor uiteindelijk mogelijk herstelwerk nodig is. Hoe dan ook geen goede situatie.
Hoe je dit kunt aanpakken
Om je ramingen nauwkeuriger te maken, definieer je de projectscope en vereisten duidelijk, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft over de beoogde doelen van het project. Gebruik waar mogelijk historische gegevens als basis voor je ramingen. Stel tot slot een projectteam samen met de juiste vaardigheden om de projectresultaten op te leveren.
7. Onrealistische deadlines
Onrealistische deadlines ontstaan wanneer je een planning opstelt om tegemoet te komen aan de eisen van belanghebbenden, in plaats van rekening te houden met de realiteit van hoe lang het duurt om het project uit te voeren met de beschikbare tijd, het budget en de beschikbare middelen.
Waarom het vertraging veroorzaakt
Het vaststellen van onrealistische deadlines houdt geen rekening met de capaciteit en/of beschikbaarheid van middelen. Ook wordt mogelijk geen rekening gehouden met de tijd die nodig is om een taak te voltooien, zelfs als de juiste resource is toegewezen. Hierdoor is het zeer onwaarschijnlijk dat je de gewenste projectplanning haalt.
Hoe je dit overwint
Stel realistische deadlines vast op basis van historische gegevens en zorg ervoor dat je de verwachtingen van belanghebbenden vanaf de start van het project beheert. Neem een buffer op voor het geval een taak langer duurt dan verwacht.
Als je belanghebbende erop staat een onrealistische deadline op te nemen, leg dit dan vast als een risico en rapporteer gedurende het hele project over dat risico om verrassingen te voorkomen.
8. Onduidelijke prioriteiten
Onduidelijke prioriteiten zijn het gevolg van het niet op één lijn brengen van belanghebbenden over de gewenste projectdoelen en de manier waarop die projectdoelen de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie ondersteunen.
Waarom het vertraging veroorzaakt
Als je belanghebbenden het niet eens zijn over wat het project moet bereiken, wordt het moeilijk om prioriteit te geven aan dat project of aan taken binnen dat project. Teamleden beschikken niet over de begeleiding die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren, waardoor het uitvoeringstempo daalt en de projectplanning negatief wordt beïnvloed.
Hoe je dit overwint
Breng tijdens de planningsfase van het project overeenstemming tot stand over de projectdoelstellingen en leg zorgvuldig vast wat op basis van die doelstellingen wel en niet binnen de reikwijdte van het project valt. Vervolgens vertaal je de projectvisie naar een reeks activiteiten waarvoor teamleden verantwoordelijk zijn.
Houd tijdens de uitvoering van het project de prestaties van toegewezen activiteiten in de gaten, verwijder belemmeringen voor de uitvoering en rapporteer over de voortgang van het project om ervoor te zorgen dat activiteiten tijdig vorderen.
9. Projectknelpunten
Projectknelpunten vertragen het werktempo doordat ze voorkomen dat projecttaken en op te leveren resultaten vooruitgaan. Veelvoorkomende oorzaken van projectknelpunten zijn een gebrek aan beschikbaarheid van middelen, concurrerende projectprioriteiten, slecht gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden of openstaande goedkeuringen.
Waarom het vertraging veroorzaakt
Als een teamlid wacht op goedkeuring van een besluitvormer binnen het project of niet weet welke taken hij of zij moet voltooien, verhindert dit dat afhankelijke taken vooruitgaan, waardoor een rimpeleffect in je hele projectschema ontstaat.
Hoe je dit overwint
Breng tijdens de projectplanning beschikbare middelen in kaart voor taken die optimaal aansluiten bij hun vaardigheden. Stel duidelijke communicatieprotocollen vast om mogelijke misverstanden tijdens de uitvoering van het project te voorkomen.
Terwijl je het plan uitvoert, herverdeel je middelen in realtime om rekening te houden met de voortgang van het project en eventuele concurrerende prioriteiten. Pas processen waar nodig aan om een snellere oplevering van taken te optimaliseren.
Word lid voor meer inzichten in projectmanagement
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte voorbeelden, en leg via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.
