Hoe voer je een effectieve projectretrospectie uit?

Als een van de belangrijkste agile-gebeurtenissen, of ceremonieën, gebruiken projectmanagers projectevaluaties om te beoordelen hoe het team samenwerkt en om hun proces te verbeteren. De projectmanager moet een veilige omgeving creëren waarin tijdens de sessie open en eerlijke (en mogelijk onaangename) feedback kan worden gedeeld.

Waarom zijn projectevaluaties belangrijk?

Een succesvolle projectevaluatie verbetert je projectprocessen en vergroot de kans op toekomstig projectsucces. Hier zijn enkele andere redenen waarom projectevaluaties belangrijk zijn:

• Continue verbetering: Het team kan reflecteren op wat goed ging en wat niet. Leer van eventuele fouten en identificeer successen die je wilt herhalen. Naarmate je op basis hiervan wijzigingen aanbrengt in je processen en werkstromen, zal het team zich in de loop van de tijd verbeteren en beter samenwerken.
• Betere teambuilding en teamwerk: De projectevaluatie is een kans voor het team om een band op te bouwen. Het is een veilige omgeving waarin teamleden constructieve feedback geven en uitzoeken hoe ze in de toekomst beter kunnen samenwerken. Gebruik projectevaluaties ook om successen te vieren, want dit verbetert het moreel en de motivatie van het team.
• Verbeterde probleemoplossing: Het team kan uitdagingen en blokkades waarmee het tijdens het project te maken kreeg bespreken en bepalen hoe vergelijkbare uitdagingen in toekomstige projecten kunnen worden opgelost. Teamleden kunnen ook beste werkwijzen met elkaar delen, waardoor hun gezamenlijke kennis toeneemt.
• Betere verantwoordelijkheid: Door het team bijeen te brengen om te bespreken wat er misging, vergroten projectevaluaties het verantwoordelijkheidsgevoel en moedigen ze teamleden aan verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk. Wijs niemand aan als schuldige voor fouten en richt je op wat er moet veranderen om dezelfde fouten in de toekomst te voorkomen.
• Betere projectplanning: Door risico's, aannames over het project, blokkades en andere zaken die tijdens het project misgingen te documenteren, zorg je ervoor dat je in projectplannen voor toekomstige projecten rekening kunt houden met die zaken.

Hoe voer je projectevaluaties uit?

Laten we eens kijken naar enkele praktische stappen en adviezen voor het begeleiden van een effectieve projectevaluatiesessie.

Stap 1: Bouw een cultuur van vertrouwen op

Het kan lastig zijn om mensen ertoe te brengen zich open op te stellen en feedback te geven. Dat is nog moeilijker wanneer er wantrouwen bestaat binnen het projectteam en onder de belanghebbenden. 

• Werd feedback in het verleden bekritiseerd? 
• Werd teamleden het gevoel gegeven dat ze geïntimideerd werden door het delen van ideeën en feedback? 
• Werd er na het delen van feedback negatief gehandeld op een manier die als bestraffend kon worden gezien (bijvoorbeeld door bepaalde voordelen af te nemen)? 
• Werd het schuldspel gespeeld als er problemen aan het licht kwamen? 

Als je op een van deze vragen ja hebt geantwoord, zijn dat duidelijke redenen waarom er wantrouwen en een onwil om open te zijn kunnen bestaan.

Dus hoe zorg je ervoor dat mensen zich openstellen en feedback delen? Hoe bouw je een cultuur van vertrouwen op en zorg je ervoor dat mensen het gevoel hebben dat ze zich in een veilige omgeving bevinden?

Je kunt het volgende proberen:

• Stimuleer open en eerlijke communicatie: Zorg ervoor dat je team het gevoel heeft dat het wordt gewaardeerd en gerespecteerd. Teamleden zullen eerder open zijn en dingen delen als ze weten dat ze niet worden genegeerd of buitengesloten.
• Creëer mogelijkheden voor samenwerking: Dit kunnen dagelijkse controles van de projectstatus zijn of niet-projectgerelateerde taken, zoals een teambuildingactiviteit. Als mensen mogelijkheden krijgen om samen te werken, zullen ze zich comfortabeler voelen bij het communiceren.
• Maak feedback onderdeel van de teamcultuur: Bij softwareontwikkelingsprojecten is het gebruikelijk dat teamleden hun code door andere teamleden laten beoordelen als onderdeel van het reguliere ontwikkelingsproces. Zoek naar mogelijkheden om iets vergelijkbaars te doen binnen je project en ervoor te zorgen dat het team regelmatig positieve en negatieve feedback geeft en ontvangt.

Stap 2: Bepaal welk type feedback je wilt verzamelen

Er gebeurt veel tijdens een project en daardoor zijn er tijdens een retrospectieve veel mogelijkheden om een breed spectrum aan feedback te verzamelen. Dat is prima, maar het kan ook overweldigend zijn.

Wanneer je van plan bent een retrospectieve te houden, bepaal je de reikwijdte van de feedback die je van de deelnemers wilt ontvangen. 

Probeer enkele thema's te definiëren waarvoor je feedback wilt verzamelen, zoals:

• Teamprestaties: Hoe presteerde het team tijdens het project? Werden deadlines gehaald? Was de kwaliteit van het werk goed?
• Communicatie & betrokkenheid van belanghebbenden: Werd informatie op het juiste moment, met de juiste hulpmiddelen en met de juiste mensen gedeeld? Was er te veel of te weinig informatie?
• Projectresultaat: Voldeed het projectresultaat aan de verwachtingen van de belanghebbenden? Waarom wel of waarom niet?
• Projectprocessen en hulpmiddelen: Hebben bepaalde processen de projectprestaties geholpen of belemmerd? Ontbraken er processen of waren er juist te veel? Waren de agile hulpmiddelen die in het project werden gebruikt nuttig of schadelijk?

Stap 3: Plan een specifiek moment voor de projectretrospectieve

Reserveer en plan een retrospectieve op een specifiek moment voor de projectevaluatie. Probeer indien mogelijk enkele weken van tevoren agenda-uitnodigingen (of afspraken om de datum vrij te houden) te plannen en te versturen.

Stuur bij het plannen van je retrospectieve ook de agenda mee met de uitnodiging (waar we binnenkort op terugkomen).

Vermeld in je uitnodiging ook eventuele verwachtingen voor deelnemers, bijvoorbeeld wanneer deelnemers voorbereidende taken voor de bijeenkomst moeten uitvoeren, zoals het downloaden van een specifieke softwaretool.

Agenda voor de projectretrospectieve

Een retrospectieve hoeft geen ontzettend ingewikkelde activiteit te zijn. Het doel van een projectretrospectieve is feedback op het project te verzamelen om voortdurend verbeteringen aan te brengen in je volgende projecten. 

Daarom volgt hier een voorbeeldagenda die kan worden gebruikt en aangepast op basis van de duur van de sessie:

1. Welkom en introductie: Verwelkom de deelnemers bij de sessie, stel de facilitator voor en vermeld het doel & de doelstellingen van de sessie
2. Overzicht van hoe feedback wordt verzameld: Geef een korte samenvatting van hoe feedback tijdens de sessie wordt verzameld (mondeling, schriftelijk, hybride, anoniem, enz.) en welke hulpmiddelen worden gebruikt (een virtueel whiteboard, een rondetafelgesprek, enz.)
3. Bespreek eventuele gedragsregels voor de sessie: Informeer de deelnemers over eventuele basisregels (bijvoorbeeld: feedback moet constructief en eerlijk zijn, geef zowel positieve als negatieve feedback, enz.)
4. Verzamel feedback: Leg de feedback die je wilt verzamelen vast met het gewenste hulpmiddel.
5. Bespreek de feedback met de deelnemers: Bespreek alle verzamelde feedback (het goede, het slechte & het lelijke). Tijdens dit deel van de sessie mag de feedback alleen worden gepresenteerd. Vragen en discussie over specifieke feedbackpunten moeten beperkt blijven (om ervoor te zorgen dat je alle feedback kunt bespreken en de tijd niet aan 1 of 2 punten wordt besteed)
6. Bespreek feedback en vragen: Verzamel gedachten, meningen en reacties van de deelnemers. Zijn ze het eens met de feedback? Moet er aanvullende informatie/context worden gedeeld? Bespreek de resultaten en leg ze vast.
7. Formuleer acties en vervolgstappen voor verbeteringen: Brainstorm op basis van de feedback over inzichten en actiepunten die het projectteam kan uitvoeren om verbeteringen door te voeren. Overweeg bij terugkerende of complexe problemen een snelle analyse van de onderliggende oorzaak uit te voeren om te onderzoeken waarom het probleem zich voordoet. Vraag vrijwilligers om verantwoordelijkheid te nemen voor eventuele vervolgacties of verbeterpunten.
8. Vat de feedback en verbeteringen samen: Geef voordat je de sessie beëindigt een korte samenvatting en benadruk de feedback die is vastgelegd in de notulen van de vergadering en eventuele vervolgstappen of acties die zullen worden uitgevoerd.
9. Bedank de deelnemers en sluit de sessie af: Bedank de deelnemers voor hun tijd en feedback. Deel de details van eventuele vervolgsessies die gepland kunnen worden. Deel ook informatie over waar de tijdens de sessie verzamelde feedback wordt opgeslagen en of deze later beschikbaar zal zijn voor de deelnemers (bijvoorbeeld op een gedeelde Google Drive).

Wat nu?

Lees meer over de agile principes die retrospectieven begeleiden, en over het oorspronkelijke Agile-manifest waarin deze principes zijn vastgelegd, en word DPM-lid om toegang te krijgen tot gesprekken op Slack over agile (en meer) met honderden andere digitale projectmanagers!