6 stappen om een projecthandvest te maken (+ voorbeeld & sjabloon)
Projecten kunnen niet zonder handvest beginnen: Projecten kunnen niet officieel beginnen zonder handvest, en het overslaan van deze stap leidt tot een gebrekkige afstemming en een groter risico dat het project mislukt.
Handvesten zorgen voor afstemming en draagvlak: Een projecthandvest beschrijft de projectomvang en de zakelijke onderbouwing, zodat alle belanghebbenden vóór de daadwerkelijke start van het project op één lijn zitten over het doel en de op te leveren resultaten.
Blauwdruk voor projectsucces: Een projecthandvest definieert rollen, verantwoordelijkheden en projectdoelstellingen en geeft de projectmanager de bevoegdheid om het projectwerk uit te voeren en het projectbudget te besteden.
Houd het eenvoudig en gericht op het grote geheel: Je handvest moet een overzicht op hoofdlijnen bieden, onnodige details vermijden en zaken eenvoudig houden, zodat iedereen die bij het project betrokken is begrijpt wat er gebeurt.
Gebruik een sjabloon: Maak niet voor elk nieuw project een handvest vanaf nul, maar gebruik een sjabloon (zoals dat van ons!) om tijd te besparen.
Projectcharters beschrijven de reikwijdte en doelstellingen van je project. Als je je nieuwe project goed wilt starten, is een uitgebreide charter de juiste manier om te beginnen. Bovendien bespaart dit je later tijd.
Zonder projectcharter kan je project niet officieel van start gaan en is er geen garantie dat al je belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft het doel en de op te leveren resultaten van het project. Hierdoor loop je het risico op scope creep, miscommunicatie en uiteindelijk projectfalen.
Ik leg uit wat een projectcharter is en hoe een goed opgestelde charter ons gedurende de levenscyclus van projectmanagement op koers houdt. Je vindt hier ook voorbeelden van projectcharters, een sjabloon voor een projectcharter en een lijst met softwaretools waarmee je je charter kunt opstellen en beheren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een projectcharter?
Een projectcharter is een formeel document waarin het gedeelde begrip van de reikwijdte, ontwikkeling en doelstellingen van een project wordt beschreven. Ook worden de rollen en verantwoordelijkheden van elke betrokken partij vastgelegd. Over het algemeen is het een vrij kort document.
Projectcharters geven groen licht om een project te starten. Net als de juridische betekenis van het woord “charter” machtigt een charter binnen projectmanagement het bestaan van een project en geeft het de projectmanager de bevoegdheid om het werk uit te voeren en het projectbudget te besteden. Als de charter is goedgekeurd, gaat het project de planningsfase in.
Je kunt een projectcharter ook aangeduid zien als een briefing of projectinitiatie document (PID).
Hier volgt een korte samenvatting:
Wanneer moet ik de projectcharter opstellen?
De projectmanager moet de projectcharter opstellen tijdens de projectinitiatie. Het documenteren van het doel van het project, welke activiteiten deel uitmaken van de uitvoering en wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten, is cruciaal om de belangrijkste belanghebbenden voordat het project van start gaat op één lijn te krijgen.
Sjabloon en voorbeeld van een projectcharter
Download hier je sjabloon en gebruik deze handleiding tijdens het invullen ervan—de inzichten in dit artikel helpen je bij het opstellen van een ijzersterke projectcharter. We hebben ook een ingevuld voorbeeld toegevoegd, zodat je een idee krijgt van hoe die van jou eruit zou moeten zien.
Projectcharter versus werkbeschrijving (SoW) en projectplan
Het belangrijkste verschil tussen deze projectdocumenten is dat werkbeschrijvingen aangeven wat het project inhoudt en wat het budget is, de projectcharter de projectmanager machtigt om dat budget te besteden en het projectplan beschrijft hoe het werk wordt uitgevoerd en hoe het budget wordt besteed.
Werkbeschrijving
Een SoW behandelt de zakelijke behoefte aan een project, vermeldt wat wel en niet binnen een project valt en beschrijft specifieke op te leveren projectresultaten. Een SoW bevat doorgaans ook een samenvatting van de projectaannames en voorgestelde acceptatiecriteria.
Een SoW is een cruciaal referentiepunt voor projectbelanghebbenden en het is absoluut essentieel dat projectmanagers weten hoe ze een SoW maken. Hoewel een goed geschreven SOW je veel problemen kan besparen, kan zelfs een klein foutje aan de andere kant later enorme gevolgen hebben.
Je kunt de SoW zien als een voorloper van en belangrijke bron van input voor de formele projectcharter.
Projectplan
Waar de projectcharter het “wat” en “waarom” van een project uitlegt, beschrijft het projectplan het “hoe”. Net zoals de projectcharter voortbouwt op de SoW, bouwt het projectplan voort op de projectcharter.
Een projectplan legt uit hoe je de verschillende aspecten van een project beheert, waaronder mogelijke risico’s, de projectplanning, communicatie, enzovoort.
Waarom is de projectcharter belangrijk?
Het projectcharterdocument is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat je belanghebbenden het eens worden over waarom je het project uitvoert, wat er (op hoofdlijnen) binnen de scope valt en wie wat doet. Sommige organisaties vereisen een ondertekende projectcharter voordat ze middelen toewijzen, waaronder financiering, aan je project.
Laten we de voordelen uitgebreider bekijken vanuit het perspectief van elke betrokken partij.
Voordelen voor projectmanagers & teams
- Maakt de waardepropositie van het project duidelijk: helpt je bepalen of het de moeite waard is om het project uit te voeren
- Bespaart later tijd: de tijd die je aan het begin van een project besteedt aan het verduidelijken van doelstellingen, hoef je later in de levenscyclus van het project niet te besteden aan het oplossen van problemen en onderhandelen
- Verduidelijkt het budget: zorgt ervoor dat financiering beschikbaar is en op tijd wordt vrijgegeven. Het vastleggen van je bestedingsbevoegdheid en budgetten bespaart tijd voordat je aan het project begint.
- Stelt duidelijke richtlijnen op voor je projectteam: het definiëren van succescriteria is van onschatbare waarde om het team richting te geven wanneer je begint met het informeren over het project
- Verhoogt het moreel van het team: een team dat werkt met een slordige charter raakt herhaaldelijk in de war, waarbij hun harde werk wordt verspild of in de verkeerde richting gaat. Een goed geschreven charter geeft maatstaven voor een succesvol project waar je team gemotiveerd en vol vertrouwen naartoe kan werken.
De projectcharter is inmiddels een automatisme geworden, toch? Mensen vergeten waar dit allemaal om draait. Het is een geweldig document; dit is je verkoopdocument om mensen enthousiast te maken over wat we doen. Het geeft ook aan wie de projectmanager is. Wanneer je die formalisering niet hebt, loop je vergaderzalen binnen en denken mensen: ‘wie heeft jou tot god of godin van projectmanagement benoemd?’ Je hebt dit stuk papier om dat te zeggen, precies hier. De leidinggevende heeft het ondertekend. Het is dus ook een back-updocument.
Voordelen voor klanten & andere belanghebbenden
- Creëert een gedeeld begrip: belanghebbenden weten wat ze kunnen verwachten en met welke beperkingen van middelen het project te maken heeft
- Dient als marketinginstrument: de projectcharter kan fungeren als verkoopdocument om nieuwe of bestaande investeringen te rechtvaardigen.
Wat neem je op in een projectcharter?
Dit neem je op in je projectcharter:
- Inleiding: legt het doel van het charter uit en vermeldt de projectnaam
- Businesscase en scopeverklaring: legt het doel van het project uit (inclusief zakelijke drijfveren en eventuele gerelateerde projecten), definieert activiteiten op hoofdlijnen die binnen de scope van het project vallen (dit helpt later sluipende scope-uitbreiding te voorkomen) en behandelt het verwachte rendement op investering
- Succescriteria: definieert hoe succes eruitziet en hoe het team succes zal meten
- Belangrijkste vereisten of opleveringen: vat vereisten op hoofdlijnen en/of belangrijke opleveringen samen
- Budget: schat de projectkosten, idealiter per projectfase, en definieert de bronnen van projectfinanciering
- Mijlpalenschema: schat de projectduur en vat elk belangrijk onderdeel van het project en alle mijlpalen samen
- Aannames en beperkingen: identificeert bekende en onbekende parameters bij de start van het project
- Projectrisico’s: vat belangrijke bekende bedreigingen of kansen samen die het projectsucces kunnen beïnvloeden
- Team en organisatie: definieert projectrollen en verantwoordelijkheden
- Goedkeuringen: bevat ruimte voor belanghebbenden om hun goedkeuring (of afkeuring) van het charter vast te leggen.
Naast deze onderdelen van het projectcharter kun je ook een bijlage opnemen met documenten zoals:
- Lijst met opleveringen: als de opleveringen al zijn gedefinieerd, bevat deze lijst details over elke oplevering—wat het is en de bijbehorende acceptatiecriteria (zoals acceptatiecriteria volgens gegeven-wanneer-dan)
- Planningsdocumenten: projecttijdlijn, agenda of andere documenten die projectactiviteiten in volgorde plaatsen en details over elke projectmijlpaal of -fase bevatten
- Communicatieplan: dit bevat details over hoe elke betrokken persoon op de hoogte wordt gehouden van de voortgang, scopewijzigingen, enzovoort.
De Gids voor de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) van het Project Management Institute is een goede referentie voor meer informatie over elk van deze belangrijkste elementen.
Een projectcharter opstellen
Er is geen één juiste manier om een projectmanagementcharter op te stellen, maar hier is een basisproces dat je kunt overwegen:
1. Bespreek dit met belanghebbenden & het team
Verzamel informatie over het project door bijeen te komen met belangrijke belanghebbenden, waaronder de projectmanager, projectsponsors, klanten en representatieve leden van het projectteam.
Vergeet niet dat belanghebbenden ook andere teams kunnen omvatten die gespecialiseerde ondersteuning bieden, zoals experts op het gebied van netwerkcapaciteit en beveiliging.
2. Maak aantekeningen en orden deze
Stel tijdens je gesprekken vragen en maak aantekeningen die je helpen elk onderdeel van je charter in te vullen. Gebruik je tijd verstandig om de meest relevante informatie te verzamelen; de ondersteunende details kun je later altijd nog invullen.
3. Gebruik een sjabloon
Maak gebruik van de talloze online beschikbare sjablonen voor projectcharters om de indeling te creëren die het beste aansluit bij de behoeften van je project.
DPM-leden kunnen ons vooraf gemaakte chartersjabloon gebruiken, samen met allerlei andere tijdbesparende hulpmiddelen. Je kunt ook een van de voorbeeldprojectcharters in dit bericht als uitgangspunt gebruiken.
4. Neem specifieke informatie op
Laten we beginnen met een slecht voorbeeld. Voor een bankklant schrijft een projectmanager de projectdoelstelling in het charter als “communicatiekanalen verbeteren.” Ja, goede communicatie is een waardevol doel, maar de manier waarop dit is geschreven laat veel aan de verbeelding over:
- Wiens communicatiekanalen zullen worden verbeterd? Die van klanten? Die van interne medewerkers?
- Aan de behoeften van hoeveel gebruikers proberen we tegemoet te komen?
- Gaan we een bestaand systeem bijwerken of een volledig nieuw systeem bouwen?
- Wanneer zal het worden voltooid?
- Omvat de scope ook training in de nieuwe communicatietool?
- Omvat het contract doorlopende ondersteuning voor het systeem?
Een volledig projecthandvest zou duidelijke, specifieke informatie over deze vragen moeten bevatten, zodat de lezer het doel van het project kan begrijpen. Hier is een beter voorbeeld van een projectscopeverklaring (een belangrijk onderdeel van je projecthandvest):
“Creëer vóór december 2024 een nieuw communicatiesysteem ter vervanging van het ABC-systeem, zodat klanten via de eigen mobiele apps van XYZ Bank met hun productmanagers kunnen chatten. Leid 400 medewerkers op om het systeem intern te onderhouden en te ondersteunen.”
Dit is natuurlijk alleen de doelstelling en niet het volledige projecthandvest. Toch laat dit voorbeeld het verschil zien tussen een slordig opgesteld en een zorgvuldig opgesteld projecthandvest.
Pas een vergelijkbare logica toe bij het opstellen van de andere onderdelen van het projecthandvest. Het doel van deze oefening is dat de projectsponsor over voldoende informatie beschikt om het project te kunnen goedkeuren.
5. Beoordelen met teamvertegenwoordigers
Neem na het opstellen van een projecthandvest, maar voordat je het met een klant bespreekt, tijd om het handvest samen met belangrijke teamleden te beoordelen op juistheid en volledigheid.
6. Presenteren ter goedkeuring
Merk op dat deze stap niet “ter goedkeuring verzenden” is. Het projecthandvest is de sleutel tot het verkrijgen van goedkeuring om het project uit te voeren, en het is belangrijk dat het op de juiste manier wordt gepresenteerd. Voeg je handvest niet simpelweg als pdf bij een e-mail om vervolgens te worden genegeerd of zonder meer afgewezen.
Presenteer je handvest in plaats daarvan aan je sponsors, belanghebbenden of klanten—doe dit tijdens een vergadering of via een diapresentatie met ondersteunend beeldmateriaal. Zorg ervoor dat je voldoende tijd laat voor vragen en antwoorden.
Voorbeelden van projecthandvesten
Hier zijn drie verschillende voorbeelden van projecthandvesten om te bekijken:
In dit voorbeeld van een projecthandvest voor een interactief spraakresponsysteem heeft de projectmanager naast een projectbeschrijving en de scope ook enkele opmerkingen over de businesscase opgenomen.
Ook heeft de projectmanager de beperkingen in volgorde van prioriteit vermeld, wat nuttig is om snel context te bieden aan degene die dit document leest.
Dit voorbeeld van een projecthandvest vermeldt duidelijk de projectdoelstellingen, evenals de mijlpalen en een bijbehorende planning.
Hoewel je nog niet per se een volledige planning nodig hebt (deze wordt vastgelegd in het projectplan), is dit een goed onderdeel om op te nemen en vervolgens bij te werken voor projectstatusrapporten terwijl het team het werk in de uitvoeringsfase voltooit.
Dit voorbeeld lijkt op het bovenstaande voorbeeld, omdat het mijlpalen en een planning bevat.
De doelstellingen en wat binnen de scope valt, zijn ook duidelijk uiteengezet. Daarnaast bevat het enkele opmerkingen over de processen waarop het project invloed zal hebben. Dat is nuttig, omdat dit verband houdt met de beperking van de houding ten opzichte van verandering (die wordt vermeld in het onderdeel over beperkingen).
Deskundige tips voor het opstellen van een projecthandvest
Houd bij het opstellen van een projecthandvest de volgende tips en beste praktijken in gedachten:
- Houd het eenvoudig. Je projectcharter mag geen ruimte laten voor interpretatie. Een leek zonder kennis van het project of je organisatie moet het document kunnen pakken en begrijpen wat er aan de hand is.
- Het grote geheel boven details. Geef een overzicht op hoofdlijnen van het doel en de resultaten van het project en voorkom dat je verstrikt raakt in onnodige details die afstemming belemmeren of later problemen met verantwoordelijkheden veroorzaken.
- Creëer consensus. Je kunt het meest welsprekende projectcharter ter wereld opstellen, maar het heeft geen enkel nut als belanghebbenden er niet mee willen instemmen. Bedenk dat het projectcharter een hulpmiddel is dat de afstemming tussen belanghebbenden ondersteunt. Als je charter belanghebbenden niet samenbrengt, heeft het geen zin om er een te schrijven.
Projectmanagementtools voor het opstellen & beheren van charters
Softwaretools bieden een eenvoudige manier om je projectcharter op te stellen en op een toegankelijke plek op te slaan, waar alle belanghebbenden en teamleden er indien nodig toegang toe hebben.
Soorten projectmanagementsoftware die nuttig kunnen zijn, zijn onder andere:
- Projectmanagementsoftware: Je kunt de details over doelstellingen en scope uit je projectcharter invoeren en vervolgens gedurende het hele project meten hoe je ervoor staat ten opzichte daarvan.
- Software voor mindmaps: Deze software is nuttig voor brainstormen en het organiseren van informatie over het project voordat je een charter gaat opstellen.
- Gantt-diagrammaker: Gebruik deze software om mijlpalen en tijdlijnen uit te zetten, wat van pas komt nadat je charter is goedgekeurd.
Wat nu?
Projectcharters zijn een belangrijke manier om afstemming te bevorderen en de parameters van de missie te verduidelijken. Maar uiteindelijk zijn ze slechts een document — en bovendien een zeer politiek document. Het proces van consensus bereiken, je project erdoorheen krijgen, je bevoegdheid om middelen in te zetten verdedigen en bergen verzetten om de doelstellingen van je project te behalen, is de echte duistere kunst.
Om je beoordelingsvermogen aan te scherpen en te leren omgaan met de politiek, helpt het om een klankbord te hebben van mensen die het begrijpen. Daarom hebben we DPM-lidmaatschap gecreëerd — de ultieme kennisdelingscommunity voor gepassioneerde projectprofessionals. Deel tips met honderden andere digitale projectmanagers, maak gebruik van hulpmiddelen en neem deel aan veilige oefensessies via interactieve leersessies — zodat je de kans op succes van je projecten kunt maximaliseren.
