6 stappen om een projectcharter te maken (+ voorbeeld & sjabloon)
Projecten kunnen niet zonder charter starten: Projecten kunnen officieel niet starten zonder charter, en het overslaan van deze stap leidt tot gebrekkige afstemming en een groter risico op mislukking van het project.
Charters zorgen voor afstemming en draagvlak: Een projectcharter beschrijft de projectomvang en de bedrijfsmatige onderbouwing, zodat alle belanghebbenden vóór de daadwerkelijke start van het project op één lijn zitten over het doel en de opleveringen.
Blauwdruk voor projectsucces: Een projectcharter definieert rollen, verantwoordelijkheden en projectdoelstellingen en stelt de projectmanager in staat het projectwerk uit te voeren en het projectbudget te besteden.
Houd het eenvoudig en op hoofdlijnen: Je charter moet een overzicht op hoog niveau bieden, onnodige details vermijden en zaken eenvoudig houden, zodat iedereen die bij het project betrokken is begrijpt wat er gebeurt.
Gebruik een sjabloon: Maak niet voor elk nieuw project een charter vanaf nul, maar gebruik een sjabloon (zoals dat van ons!) om tijd te besparen.
Projectcharters beschrijven de reikwijdte en doelstellingen van je project. Als je je nieuwe project goed wilt beginnen, is een uitgebreide charter de juiste manier om te starten, en het bespaart je later tijd.
Zonder een charter kan je project niet officieel van start gaan en is er geen garantie dat al je belanghebbenden dezelfde visie hebben op het doel en de resultaten van het project. Hierdoor loop je het risico op scope creep, miscommunicatie en uiteindelijk het mislukken van het project.
Ik leg uit wat een projectcharter is en hoe een goed opgestelde charter ons gedurende de hele levenscyclus van projectmanagement op koers houdt. Je vindt hier ook voorbeelden van projectcharters, een projectchartersjabloon en een lijst met softwaretools waarmee je je charter kunt opstellen en beheren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een projectcharter?
Een projectcharter is een formeel document dat het gezamenlijke begrip van de reikwijdte van een project, de ontwikkeling en de projectdoelstellingen beschrijft en tegelijkertijd de rollen en verantwoordelijkheden van elke betrokken partij vastlegt. Het is over het algemeen een vrij kort document.
Projectcharters geven groen licht om een project te starten. Net als de juridische betekenis van het woord “charter” geeft een charter binnen projectmanagement toestemming voor het bestaan van een project en machtigt het de projectmanager om het werk uit te voeren en het projectbudget te besteden. Als de charter is goedgekeurd, gaat het project de planningsfase in.
Je kunt een projectcharter ook aangeduid zien als een briefing of een projectinitiatiedocument (PID).
Hier volgt een korte samenvatting:
Wanneer moet ik de projectcharter opstellen?
De projectmanager moet de projectcharter opstellen tijdens de projectinitiatieffase. Het documenteren van het doel van het project, welke activiteiten deel uitmaken van de uitvoering en wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten, is essentieel om belangrijke belanghebbenden voordat de projectkick-off plaatsvindt op één lijn te krijgen.
Projectchartersjabloon en voorbeeld
Download je sjabloon hier en gebruik deze handleiding terwijl je het invult — de inzichten in dit artikel helpen je een ijzersterke projectcharter op te stellen. We hebben ook een ingevuld voorbeeld toegevoegd om je een idee te geven van hoe jouw charter eruit zou moeten zien.
Projectcharter versus werkbeschrijving (SoW) en projectplan
Het belangrijkste verschil tussen deze projectdocumenten is dat werkbeschrijvingen aangeven wat het project inhoudt en wat het budget is, de projectcharter de projectmanager machtigt om dat budget te besteden en het projectplan beschrijft hoe het werk wordt uitgevoerd en hoe het budget wordt besteed.
Werkbeschrijving
Een SoW behandelt de zakelijke behoefte aan een project, vermeldt wat wel of niet deel uitmaakt van een project en beschrijft specifieke projectresultaten. Een SoW vat doorgaans ook de projectaannames en voorgestelde acceptatiecriteria samen.
Een SoW is een cruciaal referentiepunt voor belanghebbenden bij een project en het is absoluut essentieel dat projectmanagers weten hoe ze een SoW maken. Hoewel een goed geschreven SOW je veel problemen kan besparen, kan zelfs een klein foutje aan de andere kant later enorme gevolgen hebben.
Je kunt de SoW zien als een voorloper van en belangrijke bron van input voor het formele projectcharter.
Projectplan
Terwijl het projectcharter het “wat” en “waarom” van een project uitlegt, beschrijft het projectplan het “hoe”. Net zoals het projectcharter voortbouwt op de SoW, bouwt het projectplan voort op het projectcharter.
Een projectplan legt uit hoe je de verschillende aspecten van een project beheert, waaronder potentiële risico’s, de projectplanning, communicatie enzovoort.
Waarom is het projectcharter belangrijk?
Het projectcharter is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat je belanghebbenden het eens zijn over waarom je het project uitvoert, wat er op hoofdlijnen binnen de scope valt en wie wat doet. Sommige organisaties vereisen een ondertekend projectcharter voordat ze middelen toewijzen, waaronder financiering, aan je project.
Laten we de voordelen uitgebreider bekijken vanuit het perspectief van elke betrokken partij.
Voordelen voor projectmanagers & teams
- Maakt de waardepropositie van het project duidelijk: helpt je bepalen of het de moeite waard is om het project uit te voeren
- Bespaart later tijd: de tijd die je aan het begin van een project besteedt aan het verduidelijken van doelstellingen, hoef je later in de levenscyclus van het project niet te besteden aan het oplossen van problemen en onderhandelen
- Verduidelijkt het budget: zorgt ervoor dat financiering beschikbaar is en op tijd wordt vrijgegeven. Door je bevoegdheid om uitgaven te doen en de budgetten voorafgaand aan de start van het project vast te leggen, bespaar je tijd.
- Stelt duidelijke richtlijnen op voor je projectteam: het definiëren van succescriteria is van onschatbare waarde om het team te begeleiden wanneer je het project begint toe te lichten
- Verhoogt het teammoreel: een team dat werkt onder een slordig charter raakt herhaaldelijk in de war, waarbij hun harde werk wordt verspild of in de verkeerde richting gaat. Een goed geschreven charter bevat maatstaven voor een succesvol project, waar je team gemotiveerd en vol vertrouwen naartoe kan werken.
Het projectcharter is inmiddels automatisch geworden, toch? Mensen vergeten waar dit allemaal om draait. Het is een geweldig document; dit is je verkoopdocument om mensen enthousiast te maken over wat we doen. Het geeft ook aan wie de projectmanager is. Wanneer je die formalisering niet hebt, loop je kamers binnen en denken mensen: ‘wie heeft jou tot projectmanagementgod of -godin benoemd?’ Je hebt dit stukje papier om het hier te zeggen. De leidinggevende heeft het ondertekend. Het is dus ook een back-updocument.
Voordelen voor klanten & andere belanghebbenden
- Creëert een gedeeld begrip: belanghebbenden weten wat ze kunnen verwachten en met welke middelenbeperkingen het project te maken heeft
- Dient als marketinginstrument: het projectcharter kan fungeren als verkoopdocument om nieuwe of bestaande investeringen te rechtvaardigen.
Wat neem je op in een projectcharter?
Dit neem je op in je projectcharter:
- Inleiding: legt het doel van het charter uit en vermeldt de projectnaam
- Businesscase en scopeverklaring: legt het doel van het project uit (inclusief zakelijke drijfveren en eventuele gerelateerde projecten), definieert activiteiten op hoofdlijnen die binnen de scope van het project vallen (dit helpt om latere scope-uitbreiding te voorkomen) en behandelt het verwachte rendement op de investering
- Succescriteria: definieert hoe succes eruitziet en hoe het team succes zal meten
- Belangrijkste vereisten of resultaten: vat vereisten op hoofdlijnen en/of belangrijke resultaten samen
- Budget: schat de projectkosten, idealiter per projectfase, en definieert de bronnen van projectfinanciering
- Mijlpalenplanning: schat de projectduur en vat elk belangrijk onderdeel van het project en alle mijlpalen samen
- Aannames en beperkingen: identificeert bekende en onbekende parameters bij de start van het project
- Projectrisico’s: vat belangrijke bekende bedreigingen of kansen samen die het succes van het project kunnen beïnvloeden
- Team en organisatie: definieert projectrollen en verantwoordelijkheden
- Goedkeuringen: bevat ruimte voor belanghebbenden om hun goedkeuring (of afkeuring) van het charter vast te leggen.
Naast deze onderdelen van het projectcharter kun je ook een bijlage toevoegen met documenten zoals:
- Lijst met resultaten: als de resultaten al zijn gedefinieerd, bevat deze lijst details over elk resultaat—wat het is en de bijbehorende acceptatiecriteria (zoals given-when-then-acceptatiecriteria)
- Planningsdocumenten: projecttijdlijn, agenda of andere documenten die projectactiviteiten in een bepaalde volgorde plaatsen en details bevatten over elke projectmijlpaal of -fase
- Communicatieplan: dit bevat details over hoe elke betrokken persoon op de hoogte wordt gehouden van de voortgang, scopewijzigingen, enz.
De Project Management Body of Knowledge (PMBOK) van het Project Management Institute is een goede bron voor meer informatie over elk van deze belangrijke onderdelen.
Een projectcharter maken
Er is geen enkele juiste manier om een projectmanagementcharter te maken, maar hier is een basisproces dat je kunt overwegen:
1. Bespreek het met belanghebbenden en het team
Verzamel informatie over het project door met belangrijke belanghebbenden te overleggen, waaronder de projectmanager, projectsponsors, klanten en vertegenwoordigers van het projectteam.
Vergeet niet dat belanghebbenden ook andere teams kunnen omvatten die gespecialiseerde ondersteuning bieden, zoals experts op het gebied van netwerkcapaciteit en beveiliging.
2. Maak aantekeningen en orden ze
Stel tijdens je gesprekken vragen en maak aantekeningen die je helpen om elk onderdeel van je charter in te vullen. Gebruik je tijd verstandig om de meest relevante informatie te verzamelen; je kunt de ondersteunende details later altijd nog invullen.
3. Gebruik een sjabloon
Maak gebruik van de talloze projectchartersjablonen die online beschikbaar zijn om een indeling te maken die het beste aansluit bij de behoeften van je project.
DPM-leden kunnen ons kant-en-klare chartersjabloon gebruiken, samen met allerlei andere tijdbesparende hulpmiddelen. Je kunt ook een van de voorbeeldprojectcharters in dit bericht als uitgangspunt gebruiken.
4. Neem specifieke informatie op
Laten we beginnen met een slecht voorbeeld. Voor een bankklant schrijft een projectmanager de projectdoelstelling in het charter als “communicatiekanalen verbeteren.” Ja, goede communicatie is een waardevol doel, maar door deze formulering blijft er veel aan de verbeelding over:
- Welke communicatiekanalen zullen worden verbeterd? Klanten? Interne medewerkers?
- Aan de behoeften van hoeveel gebruikers proberen we tegemoet te komen?
- Gaan we een bestaand systeem bijwerken of een volledig nieuw systeem bouwen?
- Wanneer zal het worden voltooid?
- Omvat de scope ook training in de nieuwe communicatietool?
- Omvat het contract doorlopende ondersteuning voor het systeem?
Een volledig projectcharter zou duidelijke, specifieke informatie over deze vragen bevatten, zodat de lezer het doel van het project kan begrijpen. Hier is een beter voorbeeld van een scopeverklaring van een project (een belangrijk onderdeel van je charter):
“Creëer vóór december 2024 een nieuw communicatiesysteem ter vervanging van het ABC-systeem, zodat klanten via de eigen mobiele apps van XYZ Bank met hun productmanagers kunnen chatten. Leid 400 medewerkers op om het systeem intern te onderhouden en te ondersteunen.”
Dit is natuurlijk alleen de doelstelling en niet het volledige charter. Toch laat dit voorbeeld het verschil zien tussen een slordig geschreven en een zorgvuldig opgesteld charter.
Pas een vergelijkbare logica toe bij het opstellen van de andere onderdelen van het charter. Het doel van deze oefening is dat de projectsponsor over voldoende informatie beschikt om het project te kunnen goedkeuren.
5. Beoordelen met teamvertegenwoordigers
Nadat je een projectcharter hebt opgesteld, maar voordat je het met een klant bespreekt, plan je tijd in om het charter samen met belangrijke teamleden te beoordelen op juistheid en volledigheid.
6. Ter goedkeuring presenteren
Let op dat deze stap niet “ter goedkeuring verzenden” is. Het projectcharter is de sleutel tot het verkrijgen van goedkeuring om het project uit te voeren, en het is belangrijk dat het op de juiste manier wordt gepresenteerd. Voeg je charter niet simpelweg als pdf bij een e-mail, om vervolgens te worden genegeerd of zonder meer afgewezen.
Presenteer je charter in plaats daarvan aan je sponsors, belanghebbenden of klanten—doe dit tijdens een vergadering of via een diapresentatie met ondersteunend materiaal. Zorg ervoor dat je voldoende tijd laat voor vragen en antwoorden.
Voorbeelden van projectcharters
Hier zijn drie verschillende voorbeelden van projectcharters om te bekijken:
In dit voorbeeld van een projectcharter voor een interactief spraakresponssysteem heeft de projectmanager naast een projectbeschrijving en de scope ook enkele opmerkingen over de businesscase opgenomen.
Ook heeft de projectmanager de beperkingen in volgorde van prioriteit vermeld, wat nuttig is om snel context te bieden aan degene die dit document leest.
Dit voorbeeld van een projectcharter vermeldt duidelijk de projectdoelstellingen, evenals de mijlpalen en een bijbehorende tijdlijn.
Hoewel je nog niet per se een volledige tijdlijn nodig hebt (deze wordt vastgelegd in het projectplan), is dit een goed onderdeel om op te nemen en vervolgens bij te werken voor projectstatusrapporten, terwijl het team het werk in de uitvoeringsfase voltooit.
Dit voorbeeld lijkt op het bovenstaande voorbeeld, omdat het mijlpalen en een tijdlijn bevat.
De doelstellingen en wat binnen de scope valt, zijn ook duidelijk uiteengezet. Daarnaast bevat het enkele opmerkingen over de processen waarop het project invloed zal hebben. Dat is nuttig, omdat dit verband houdt met de beperking van de houding ten opzichte van verandering (die in het gedeelte over beperkingen wordt vermeld).
Deskundige tips voor het opstellen van een projectcharter
Houd bij het opstellen van een projectcharter rekening met deze tips en beste praktijken:
- Houd het eenvoudig. Je projectcharter mag geen ruimte laten voor interpretatie. Een leek zonder kennis van het project of je organisatie moet het document kunnen pakken en begrijpen wat er aan de hand is.
- Het grote geheel boven details. Geef een overzicht op hoofdlijnen van het doel en de resultaten van het project, en voorkom dat je verstrikt raakt in onnodige details die afstemming belemmeren of later tot problemen met verantwoordelijkheden leiden.
- Creëer consensus. Je kunt het meest welsprekende projectcharter ter wereld opstellen, maar het heeft geen nut als belanghebbenden er niet mee willen instemmen. Bedenk dat het projectcharter een hulpmiddel is dat de afstemming tussen belanghebbenden ondersteunt. Als je charter belanghebbenden niet samenbrengt, heeft het geen zin om er een te schrijven.
Projectmanagementtools voor het opstellen en beheren van charters
Softwaretools bieden een eenvoudige manier om je projectcharter op te stellen en op een toegankelijke plek op te slaan, waar alle belanghebbenden en teamleden er indien nodig toegang toe hebben.
Soorten projectmanagementsoftware die nuttig kunnen zijn, zijn onder andere:
- Projectmanagementsoftware: Je kunt de details over doelstellingen en scope uit je projectcharter invoeren en vervolgens gedurende het project meten hoe je ervoor staat ten opzichte daarvan.
- Mindmappingsoftware: Deze software is nuttig voor brainstormen en het organiseren van informatie over het project voordat je begint met het opstellen van een charter.
- Gantt-diagrammaker: Gebruik deze software om mijlpalen en tijdlijnen uit te zetten, wat goed van pas komt nadat je charter is goedgekeurd.
Wat nu?
Projectcharters zijn een belangrijke manier om afstemming te bevorderen en de parameters van de missie te verduidelijken. Maar uiteindelijk zijn ze slechts een document — en bovendien een zeer politiek document. Het proces van consensus bereiken, je project erdoorheen "verkopen", je bevoegdheid om middelen in te zetten verdedigen en bergen verzetten om de doelstellingen van je project te bereiken: dát is de echte duistere kunst.
Om je beoordelingsvermogen aan te scherpen en te leren omgaan met de politiek, helpt het om een klankbord te hebben van mensen die het begrijpen. Daarom hebben we DPM Membership gecreëerd — de ultieme kennisdelingsgemeenschap voor gepassioneerde projectprofessionals. Deel tips met honderden andere digitale projectmanagers, maak gebruik van hulpmiddelen en neem deel aan veilige oefensessies via interactieve leersessies — zodat je de kans op succes van je projecten kunt maximaliseren.
