6 presentatiedia’s voor de projectstart voor betere teamafstemming
Stel dat je helemaal klaar bent voor de kick-offvergadering van je project. Je hebt een agenda opgesteld, een uitnodiging voor de vergadering verstuurd, je team voorbereid met een interne kick-off en vooraf met de klant overlegd.
Nu sta je klaar voor de projectsponsor en je projectteam om te presenteren, maar zonder visuele hulpmiddelen die de klant kan volgen. Door een strakke, zeer professionele presentatie voor de projectkick-off te maken, voorkom je dit scenario.
Wat je presentatie voor de projectkick-offvergadering moet bevatten
Zorg er allereerst voor dat je PowerPointpresentatie (of Google Slides) voor de project-kick-offvergadering aansluit op je agenda. Je wilt de aanwezigen tijdens de kick-offvergadering niet verwarren met dia’s die niet overeenkomen met de agendapunten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hieronder vind je een voorbeeldindeling die je kunt volgen voor je presentatie voor de project-kick-offvergadering en die aansluit op onze agenda. Zorg ervoor dat je dia’s opsommingen bevatten van wat je gaat bespreken. Niemand wil volledige alinea’s lezen die precies overeenkomen met wat er hardop wordt gezegd.
Kennismaking
Dit gaat verder dan alleen het noemen van de namen en rollen van je team. Vergeet niet:
- Vrolijke gezichten en een organogram
- Een korte toelichting op je bureau: wat je doet en hoe je dat doet (zorg ervoor dat dit volledig relevant is; niemand zit te wachten op een geschiedenisles over het bureau)
Achtergrond van het project
Je wilt hier zeker de inbreng van de klant. Vergeet niet de klant om hun inhoud te vragen, zodat je die vóór de vergadering aan je presentatie kunt toevoegen. Tijdens de vergadering wisselen tussen presentaties of laptops kost tijd en beïnvloedt het verloop van de vergadering.
Projectbriefing
Ook hier wil je de inbreng van de klant. Nadat de klant dit onderdeel gedetailleerd heeft behandeld, voeg je andere notities of informatie toe die je tijdens de verkenning van het nieuwe project hebt gevonden en die relevant zijn voor je projectteamleden en belangrijkste belanghebbenden. Zorg ervoor dat het volgende wordt behandeld:
- Doel van het project
- Begrip van het project
- Projectdoelen
- Het bedrijfsprobleem dat het project moet oplossen
- Projectomvang
Succes
Idealiter heb je dit al kort met de klant besproken tijdens de voorafgaande kick-offvergadering, zodat jullie een eerste gezamenlijk beeld hebben van hoe een succesvol project eruitziet. Neem die notities hier op in de presentatie.
Als dat niet het geval is, kun je enkele KPI’s, succesmetingen of andere indicatoren van projectsucces opnemen die je doorgaans gebruikt voor dat specifieke projecttype of die specifieke branche. Laat ruimte voor bespreking met de klant, zodat ook diens inbreng wordt gewaardeerd.
Projectmanagement
Behandel hier de standaardonderdelen van projectmanagement die in de agenda worden genoemd:
- Projectplan
- Projecttijdlijnen en mijlpalen (Gantt-diagrammen zijn hier uitstekende visuele hulpmiddelen!)
- Methodologie
- Specifieke taken en op te leveren resultaten (een kort overzicht van je RACI-overzicht is doorgaans een goed idee)
- Risico’s en afhankelijkheden
- Communicatieplan, communicatiekanalen en teamwerkplan
- Plan voor verandermanagement
- Projectstatusrapporten en het volgen van de voortgang van het project
Gebruik gerust voor elk onderwerp een nieuwe dia en houd de dia’s kort en bondig.
Overige zaken
Dit onderdeel is wat meer open: laat de klant bepalen wat er verder moet worden behandeld. Je kunt dit ook openstellen voor je projectteam als de tijd het toelaat (hoewel het misschien verstandig is om hun vragen vóór de vergadering eerst door te nemen!)
Volgende stappen
Beschrijf wat er vervolgens moet gebeuren aan de kant van het projectteam en aan de kant van de klant. Vermeld duidelijk de actiepunten, tijdlijnen en wanneer jij als projectmanager een follow-up uitvoert. Duidelijkheid over taken en vasthouden aan tijdlijnen helpt je om draagvlak te krijgen bij het projectteam en de klant.
Sjabloon voor de agenda van een projectstartvergadering
Download ons sjabloon voor de agenda van een projectstartvergadering en begin goed aan je volgende projectstart. We hebben ook een voorbeeld toegevoegd, zodat je precies kunt zien hoe je het invult. Dit is bijzonder handig voor zowel het opstellen van je eigen agenda als voor je eigen presentatie voor de projectstartvergadering.
Dit sjabloon is beschikbaar via het DPM-lidmaatschap, samen met diverse andere sjablonen voor projectstarts.
Wat nu?
Je bent klaar om je projectstartvergadering te houden! Vergeet niet dat dit een belangrijk onderdeel is van het projectinitiatieproces—het doel van de projectstart is ervoor te zorgen dat jij en je team volledig duidelijk voor ogen hebben wat de klant wil en om de verwachtingen met de klant vast te leggen.
Het is ook een goed idee om vlak voor de projectstartvergadering met de klant nog een laatste check-in van 10 minuten met het projectteam te houden (los van je interne projectstart), om er zeker van te zijn dat iedereen op één lijn zit.
Wil je meer weten over projectstarts en andere activiteiten voor projectinitiatie? Abonneer je dan op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.
