Het moment waarop ik wist dat het tijd was om van hulpmiddelen te wisselen
Wrijving door hulpmiddelen: Wanneer een hulpmiddel voor projectmanagement meer werk oplevert dan het bespaart, is het tijd om opnieuw te overwegen of je het wilt blijven gebruiken.
Problemen met invoering: Weinig draagvlak binnen het team en een gebrekkige introductie kunnen erop wijzen dat je van hulpmiddel moet wisselen voor betere functionaliteit.
Complexiteit bij grote organisaties: Starre werkprocessen in hulpmiddelen voor grote organisaties kunnen de productiviteit belemmeren, waardoor je misschien wilt overstappen naar eenvoudigere opties.
Het juiste moment voor verandering: Evalueer hulpmiddelen gedurende drie tot zes maanden; aanhoudende problemen kunnen een overstap noodzakelijk maken.
Blijven waar je bent: Lichte ontevredenheid rechtvaardigt geen verandering; beoordeel of de voordelen opwegen tegen de verstoringen van een migratie.
Overstappen op andere projectmanagementtools is nooit een beslissing die je lichtvaardig neemt. De migratiekosten, de leercurves, de weerstand binnen het team — niets daarvan is triviaal. Maar er komt een moment waarop de wrijving van blijven groter wordt dan de wrijving van vertrekken.
De leiders op het gebied van projectmanagement en operations die dit hebben meegemaakt, zeggen dat de signalen achteraf meestal duidelijk zijn. Het moeilijkere deel is ze op tijd herkennen en er iets aan doen.
Wanneer de tool meer werk oplevert dan bespaart
De meest fundamentele test voor elke projectmanagementtool is eenvoudig: maakt de tool het werk gemakkelijker of juist moeilijker? Matthew Fox, senior projectmanager en operationsspecialist bij Fox Consulting, zegt het duidelijk. "Als je merkt dat je interne medewerkers meer tijd besteden aan het werken met de tool dan aan het werk in de tool, is dat een alarmsignaal," zegt hij.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hij voegt eraan toe dat er iets mis is gegaan wanneer een tool "veel wrijving veroorzaakt", omwegen creëert en een aanzienlijk deel van de werkweek van het team in beslag neemt. "Een tool moet het werk dat wordt uitgevoerd ondersteunen, en geen wrijving veroorzaken wanneer we proberen werk gedaan te krijgen."
Een tool moet het werk dat wordt uitgevoerd ondersteunen, en geen wrijving veroorzaken wanneer we proberen werk gedaan te krijgen.
Wanneer de tool technisch gezien werkt, maar nauwelijks
Soms is het probleem niet dat een tool bepaalde functies voor projectmanagement volledig mist, maar dat het gebruik van die functies aanvoelt als een gevecht. Julia Rajic, operationeel directeur bij Point Blank, heeft dit uit eerste hand ervaren met Resource Guru. "In theorie kon het alles doen wat we nodig hadden," zegt ze, "maar om het die dingen daadwerkelijk te laten doen, voelde het alsof je tanden uit een paardenbek moest trekken."
Het platform miste de flexibiliteit in het dagelijks gebruik die haar team nodig had — dingen zoals tijdelijk personeel eenvoudig beheren en slepen en neerzetten om planningen aan te passen. Het beheer ervan, legt ze uit, "was veel moeilijker dan nodig zou moeten zijn." Wanneer een tool zoveel inspanning vereist om alleen maar te functioneren, is het geen oplossing meer.
Wanneer hiaten in functionaliteit samengaan met mislukte ingebruikname
Van tool wisselen gebeurt zelden om één enkele reden. Rajic beschrijft een andere overstap die haar team heeft gemaakt — van monday.com naar Asana — waarbij de beslissing voortkwam uit een combinatie van ontbrekende mogelijkheden en een gebrek aan draagvlak binnen het team. "Veel van de discussies over waarom we van monday moesten overstappen, gingen over resourcebeheer," legt ze uit. "Het was niet echt goed in resourcebeheer."
Maar functionaliteit was niet het hele verhaal. Het bureau was in eerste instantie nooit goed ingevoerd in monday.com, waardoor de ingebruikname nooit het benodigde niveau bereikte. "Er was veel van: ‘Ik vind dit niet leuk, het is nieuw, ik ga weigeren het te gebruiken,’" zegt Rajic. "De ingebruikname was dus niet voldoende om het succesvol te maken." Wanneer een tool op beide fronten tegelijk tekortschiet, is het moeilijk om tegen de overstap te argumenteren. Maar dit levert wel een goede les op: als je team niet bereid is om in een nieuwe tool te worden ingevoerd, of als je organisatie niet de middelen heeft om tijd aan die invoering te besteden, ben je misschien beter af met de huidige situatie.
De ingebruikname [van monday.com] was niet voldoende om het succesvol te maken.
Wanneer bedrijfsbrede tools bureaucratische rompslomp worden
Bedrijfsbrede platforms zoals Jira zijn gebouwd voor complexiteit — maar die complexiteit kan het probleem worden. Ryan Gilbreath, technisch projectmanager bij RTS Labs, heeft dit zien gebeuren. Over wat de Jira-ervaring van een team maakt of breekt, zegt hij: "Ik heb echt het gevoel dat het afhangt van de manier waarop de Jira-beheerder het instelt en van de workflows die zijn ingericht.” Wanneer die workflows star zijn en toegang tot documenten of samenwerking met andere teams vereist dat je allerlei obstakels moet overwinnen, versnelt de tool het werk niet langer, maar belemmert hij het juist.
"Als het [Jira's configuratie] het tempo van de voortgang vertraagt," zegt Gilbreath, "ga ik waarschijnlijk buiten Jira kijken en iets anders gebruiken, waarschijnlijk een spreadsheet als het erop aankomt." Dat een ervaren technische PM vrijwillig zou terugvallen op een spreadsheet, zegt veel over hoe ver een te sterk geconfigureerde bedrijfstool de plank kan misslaan.
Als het [Jira’s configuratie] het tempo van de voortgang vertraagt, ga ik waarschijnlijk buiten Jira kijken en iets anders gebruiken.
Hoe lang moet je wachten voordat je de knoop doorhakt?
Niet elk toolprobleem rechtvaardigt een onmiddellijke overstap. Melody MacKeand, oprichter van Melody MacKeand Consulting, raadt aan om interne procesverbeteringen een echte kans te geven voordat je concludeert dat de tool zelf het probleem is. "Ik probeer een doorlooptijd van drie tot zes maanden aan te houden om het schip bij te sturen," zegt ze.
Als dezelfde problemen na die periode blijven bestaan, is het misschien tijd om actie te ondernemen — maar MacKeand erkent ook een minder goed meetbare reden om een verandering door te voeren. "Als een team al lange tijd met een platform werkt, bijvoorbeeld 10+ jaar, heeft het soms gewoon behoefte aan een toolverandering om het gevoel te krijgen dat er naar hen wordt geluisterd of dat er daadwerkelijk iets anders is. En in dat geval sta ik echt open voor een toolverandering." Soms zit de waarde van overstappen niet alleen in de bedrijfsvoering — het is ook een signaal aan het team dat de leiding luistert.
Als een team al lange tijd met een platform werkt, bijvoorbeeld 10+ jaar, heeft het soms gewoon behoefte aan een toolverandering om het gevoel te krijgen dat er naar hen wordt geluisterd.
Waarom blijven soms de beste optie is
Natuurlijk is niet elke ontevredenheid over een tool een reden om die te verlaten. Marissa Taffer, oprichter en president van M. Taffer Consulting, biedt een noodzakelijk tegenwicht. "Ik wil niet dat iemand een nieuwe tool moet leren alleen om het leren van een nieuwe tool," zegt ze. "Als er een overtuigende reden is om te veranderen, prima. Maar ik ga de verandering niet doorvoeren alleen omdat ik denk dat we een project beter in een ander systeem zouden kunnen organiseren." De verstoring die een toolmigratie met zich meebrengt — de tijd, de training, de weerstand — moet worden afgewogen tegen een concreet voordeel. Marginale verbeteringen voldoen niet aan die eis.
Als er een overtuigende reden is om [van tools] te veranderen, prima. Maar ik ga de verandering niet doorvoeren alleen omdat ik denk dat we een project beter in een ander systeem zouden kunnen organiseren.
Het thema dat uit al deze perspectieven naar voren komt, is hetzelfde: de tool is er om het team te dienen, niet andersom. Wanneer die verhouding omkeert — wanneer het platform energie begint op te slokken, vooruitgang blokkeert of het vertrouwen aantast — is dat het moment. De PM's die deze beslissingen goed nemen, zijn niet degenen met de meest opvallende technologiestacks. Het zijn degenen die weten wanneer ze moeten blijven en wanneer ze moeten overstappen.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account en hoor van meer experts zoals deze.
