De projectmanagementtools die projectmanagers niet meer mochten gebruiken
Platformen voor projectmanagement: Niet alle platformen voor projectmanagement voldoen aan de verwachtingen, wat leidt tot frustratie en het achterlaten van tools.
Uitdagingen bij capaciteitsplanning: Specifieke tools voor capaciteitsplanning schieten vaak tekort, wat aantoont dat flexibele en aanpasbare oplossingen nodig zijn.
Voorkeuren van klanten: De eisen van klanten kunnen teams ertoe dwingen hun voorkeurstools achter te laten ten gunste van de tools waaraan klanten de voorkeur geven.
Beperkingen van AI: De kwaliteitsdaling bij AI-tools zoals ChatGPT heeft sommige professionals ertoe aangezet alternatieven te verkennen.
Aanpassingsvermogen vereist: Weten wanneer je afstand moet nemen van slecht presterende tools is een belangrijke vaardigheid voor effectief projectmanagement.
Elke projectmanager heeft een gereedschapskerkhof — software die beloofde werkstromen te stroomlijnen, communicatie te centraliseren of eindelijk het capaciteitsvraagstuk op te lossen, maar in plaats daarvan nieuwe problemen veroorzaakte. Van platforms voor ondernemingen tot AI-schrijfassistenten: zelfs de meest goedbedoelde implementaties van tools eindigen soms in verwaarlozing. We vroegen projectmanagers uit de praktijk over de tools waarvan ze afscheid hebben moeten nemen, en waarom.
Projectmanagementplatforms die hun belofte niet waarmaakten
Niet elk projectmanagementplatform maakt zijn belofte waar, en voor ervaren projectmanagers die complexe werkzaamheden beheren, worden de tekortkomingen onmogelijk te negeren. Julia Rajic, operationeel directeur bij Point Blank, ondervond dit aan den lijve toen haar bureau overstapte op Monday.com en uiteindelijk op zijn schreden moest terugkeren. "Veel van de discussie over waarom we van Monday af wilden, draaide om capaciteitsplanning," legt ze uit. "Het was niet echt goed in capaciteitsplanning. Als je projectmanagers hebt die weten hoe ze afhankelijkheden moeten gebruiken en die dingen zoals Waterval willen zien... Daar zijn ze niet enthousiast over."
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eAls je projectmanagers hebt die weten hoe ze afhankelijkheden moeten gebruiken en die dingen zoals Waterval willen zien… Daar zijn ze niet enthousiast over [Monday.com].\u003c/span\u003e
Basecamp kreeg vergelijkbare scherpe kritiek van Matthew Fox, senior projectmanager en operationspecialist bij Fox Consulting, die het volledig ontoereikend vond voor interne projectactiviteiten. "Basecamp is niet geweldig voor intern projectmanagement, ongeacht wat 37signals zal zeggen," zegt hij. "Het is gewoon een vreselijk platform voor projectmanagers. Het is bijna alsof je een Fisher Price-speelgoed gebruikt terwijl je een professioneel hulpmiddel nodig hebt."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eBasecamp is niet geweldig voor intern projectmanagement, ongeacht wat 37signals zal zeggen.\u003c/span\u003e
Soms faalt een tool niet vanwege het concept, maar vanwege de uitvoering. Kayla Keizer, projectmanager bij Northern, had eerder Teamwork.com aanbevolen, totdat ze een situatie tegenkwam waarin het niet helemaal werkte. "Ik heb onlangs Teamwork moeten gebruiken en trek mijn oorspronkelijke shortlist voor Teamwork in," zegt ze. "Het werkt vrijwel hetzelfde als Productive.io, maar ik houd niet van de gebruikersinterface... Ik vind het contrast tussen wat een taak en een subtaken is te onduidelijk."
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e[In Teamwork.com] Ik vind het verschil tussen wat een taak en een subtaak is te vaag.\u003c/span\u003e
Zelfs breed toegepaste platforms zijn niet immuun voor burn-out. Ryan Gilbreath, technisch projectmanager bij RTS Labs, beschrijft een patroon dat hij meer dan eens heeft zien ontstaan: teams die Jira verlaten vanwege organisatorische vermoeidheid, om vervolgens te ontdekken dat ze steeds weer terugkeren. "Sommige mensen waren Jira gewoon zat omdat ze bij grote bedrijven werkten waar er veel bureaucratie omheen zit", legt hij uit. "Ik heb eigenlijk hetzelfde meegemaakt met GitHub Projects. We gebruikten het een tijdje en ontdekten dat we Jira prettig vinden. Dus het was een voortdurend heen-en-weer."
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSommige mensen waren Jira gewoon zat… Ik heb eigenlijk hetzelfde meegemaakt met GitHub Projects. We gebruikten het een tijdje en ontdekten dat we Jira prettig vinden. Dus het was een voortdurend heen-en-weer.\u003c/span\u003e
Tools voor resourceplanning en tijdregistratie die tekortschoten
Resourceplanning en tijdregistratie zijn terugkerende knelpunten binnen projectmanagement, en de tools die hiervoor zijn ontworpen voldoen niet altijd. Rajic liep hiertegenaan met Resource Guru, een speciaal platform voor resourceplanning dat uiteindelijk te rigide bleek voor de behoeften van haar team. "Er zijn tools die alleen voor resourceplanning bedoeld zijn. We gebruikten er ooit een met de naam Resource Guru. Het werkte niet voor ons", zegt ze.
Ze legt uit waarom het niet werkte voor haar situatie: "We hadden de mogelijkheid nodig om middelen aan te vragen. Als ik bijvoorbeeld gedurende twee weken 40 uur een ontwikkelaar nodig heb voor mijn project, is dat in feite een ontwikkelaar voor 50%, toch? Maar dat konden we niet doen.”
Maatwerkoplossingen voor een specifieke situatie zijn ook niet altijd het antwoord. Marissa Taffer, oprichter en president van M. Taffer Consulting, werkte met een klant die een eigen tijdregistratiesysteem had ontwikkeld en hielp hen er uiteindelijk van af te zien. "Een van mijn klanten had een zelfgemaakt tijdregistratiesysteem. Het was prima, maar niet geweldig. Het was gewoon erg onhandig en het was een beetje lastig om er rapportages uit te maken", zegt ze. "Sindsdien zijn ze ervan overtuigd om het op te geven." Eigen tools kunnen veel intern onderhoud vereisen waarvan teams niet beseffen dat het op de lange termijn kosten met zich meebrengt, waardoor kant-en-klare oplossingen vaak de voorkeur krijgen.
Een van mijn klanten had een zelfgemaakt tijdregistratiesysteem. Het was prima, maar niet geweldig. Sindsdien zijn ze ervan overtuigd om het op te geven.
Wanneer een klant een overstap naar een andere tool afdwingt
Soms heeft de beslissing om een tool op te geven niets met de tool zelf te maken. Alexa Alfonso, Senior accountmanager bij Caylent, betoogt dat de voorkeuren van klanten altijd de doorslag geven, zelfs als dat betekent dat je afstand moet doen van een zorgvuldig samengestelde toolstack van je eigen bureau. "Welke tool je klanten ook zullen gebruiken, dat is de beste tool om te gebruiken," zegt ze. "Zelfs als het hun eigen software is, heb ik eerder succes gezien toen we min of meer afscheid namen van de tools die we gebruikten omdat de klant zo enthousiast was over hun softwaresuite. En we zeiden: oké, laat ons binnen... geef ons een plek."
Welke tool je klanten ook zullen gebruiken, dat is de beste tool om te gebruiken.
AI- en productiviteitstools die hun doel misten
De opkomst van AI-tools heeft een nieuwe softwarecategorie geïntroduceerd die PM's moeten beoordelen — en mogelijk opgeven. Yonelly Gutierrez, Senior programmamanager bij Palo Alto Networks en naar eigen zeggen dagelijks AI-gebruiker, kreeg een conflict met ChatGPT nadat ze een aanzienlijke kwaliteitsdaling had opgemerkt. "Ik gebruikte ChatGPT altijd. Ik heb een enorme kwaliteitsdaling opgemerkt, ook al gebruikte ik het vroeger de hele dag, elke dag," zegt ze. "Ik heb gewoon het gevoel dat het veel te veel hallucineert voor wat ik moet doen. Daarom heb ik mijn professionele ChatGPT-abonnement niet eens verlengd; ik gebruik nu alleen nog Gemini."
Zelfs productiviteitstools met minder grote gevolgen kunnen hun aantrekkingskracht verliezen. Varun Anand, CEO van EduHubSpot, hield het eenvoudig toen hij uitlegde waarom hij was gestopt met Grammarly: "Ik heb Grammarly veel gebruikt, maar na een tijdje irriteerde het me, dus heb ik het uitgezet."
Ik heb Grammarly veel gebruikt, maar na een tijdje irriteerde het me, dus heb ik het uitgezet.
Voor Michael Gold, oprichter en fractional hoofd delivery, kwam het probleem met zijn CRM neer op eenvoudige economische overwegingen. In plaats van te blijven betalen voor Close, nam hij het heft in eigen handen. "Ik heb gewoon mijn eigen CRM gebouwd met Replit omdat ik Close gebruikte. Dat kostte me ongeveer $100 per maand," legt hij uit. "Mijn eigen versie bouwen is gewoon erg leuk geweest. Ik zal niet liegen door te zeggen dat het beter is dan Close, maar het is gratis — of in ieder geval $25 per maand voor Replit."
Ik heb gewoon mijn eigen CRM gebouwd met Replit omdat ik Close gebruikte. Dat kostte me ongeveer $100 per maand.
De bereidheid om afscheid te nemen is een vaardigheid
Geen enkele tool is universeel geschikt. Context, teamgrootte, complexiteit van de workflow, verwachtingen van klanten en zelfs budgettaire realiteiten bepalen allemaal of een platform een vaste plek in de gereedschapskist van een PM verdient — of op het kerkhof belandt. Wat deze verhalen gemeen hebben, is dat de beslissing om een tool op te geven, verre van een mislukking, vaak de meest pragmatische stap is die een projectmanager kan zetten. Weten wanneer iets niet werkt en de overtuiging hebben om verder te gaan, is op zichzelf een vorm van professioneel inzicht die projecten en teams op de lange termijn goed van dienst is.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account om meer experts zoals deze te horen.
