12 beste praktijken voor digitaal projectmanagement voor 2026
Er bestaat een enorm aantal best practices voor digitaal projectmanagement – sterker nog, elke PM die in de digitale sector werkt, lijkt wel zijn eigen unieke lijst te hebben! Sommigen hebben brede opvattingen over het beheren van risico’s of de verwachtingen van belanghebbenden. Anderen zweren bij specifieke tools en tactieken voor tijd of het aansturen van mensen.
Weten welke best practices een kwestie van persoonlijke voorkeur zijn en welke essentieel zijn voor je succes, kan best lastig zijn. Daarom ben ik begonnen met het verzamelen van enkele van de belangrijkste best practices die worden besproken binnen onze wereldwijde community van digitaal georiënteerde professionals. Hieronder deel ik enkele van onze favorieten die onze leden hebben geholpen hun portfolio met succesvolle op te bouwen en hun carrière vooruit te helpen.
Het is ook goed om te weten dat je, naarmate je meer ervaring opdoet en meer situaties hebt doorstaan als , je eigen persoonlijke best practices kunt ontwikkelen op basis van wat het beste werkt voor jou en je teams. Training en cursussen kunnen je ook helpen nieuwe best practices voor te ontdekken of bestaande te verbeteren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
12 best practices voor digitaal projectmanagement
Hoewel deze tips vooral gericht zijn op beginnende projectmanagers (of mensen die projectmanager willen worden maar nog geen ervaring hebben), kunnen ook meer ervaren projectmanagers altijd baat hebben bij een opfrisser.
1. Zet je in voor voortdurende verbetering
Digitale projecten hebben doorgaans het voordeel van snelle, iteratieve vooruitgang. Hoewel het hoge tempo en de vele bewegende onderdelen overweldigend kunnen zijn, bieden ze ook een enorme kans om in datzelfde tempo te leren en te verbeteren.
Wanneer je een sprint afsluit of als onderdeel van het proces voor het , neem dan de tijd om een projectretrospectief te houden met je en, indien mogelijk, met je klant of opdrachtgever. Zo krijg je inzicht in het verloop van de sprint of het vanuit de verschillende perspectieven van de betrokkenen.
Om de lessen binnen je breder toe te passen, moet je het delen van die lessen stimuleren. Brainstorm over haalbare processen en methoden en test deze uit, zodat inzichten uit retrospectieven toegankelijk worden voor anderen die een vergelijkbaar traject doorlopen in hun .
2. Kies projectmanagementsoftware die werkt zoals je team werkt
In een meer analoge en sequentiële context is de primaire gebruiker van een … nou ja, een . Maar als het om digitale oplossingen gaat, is vaak zoveel meer dan dat.
Met Gantt-diagrammen en resourceplanners kan je team een digitale toolkit gebruiken om hun eigen taken te beheren, hun tijd te registreren en werkstromen te automatiseren en te beheren. Hiermee kunnen klanten ook een realtime dashboard bekijken en deelnemen aan het gesprek, en kan de tool worden geïntegreerd met veel andere tools om een volledig overzicht te bieden.
Afhankelijk van de grootte van je , de aard van je projecten en de methodologie die je gebruikt, kan de “juiste” voor jou heel anders zijn dan wat je vriend(in) die projectmanagement doet bij dat grote adviesbureau als beste beschouwt. Om de beste beslissing voor jou en je te nemen, begin je met onze lijst van de beste om de juiste oplossing voor jouw toepassingsscenario te vinden.
3. Pak risico’s samen direct aan!
Nieuwe digitale oplossingen brengen inherent nieuwe risico’s met zich mee, die tijdens de voortgang van een sterk kunnen veranderen. Om jezelf de beste kans te geven alle belangrijke risico’s te signaleren, creëer je een cultuur van gezamenlijk risicobeheer door je team en belanghebbenden gedurende het hele project te betrekken bij activiteiten op het gebied van risicobeheer. Overweeg de Delphi-methode te gebruiken om vooraf de gezamenlijke besluitvorming en objectieve risico-identificatie te verbeteren.
Begin al vroeg, wanneer je je risico-plan en het eerste risicoregister opstelt, met het identificeren van risico’s als groep. Gebruik verschillende perspectieven om strategieën om risico’s aan te pakken te ontwikkelen en zorg ervoor dat risico-eigenaren instemmen met wat er van hen wordt verwacht.
Naarmate het vordert, blijf je je risicoregister aanvullen. Maak risicobeoordeling een onderdeel van je vaste ritme of bijeenkomsten en moedig leden en belanghebbenden aan om nieuwe risico's te melden zodra ze die opmerken, zodat je voldoende tijd hebt om de impact te vermijden of te beperken.
4. Kies een projectmethodologie die bij het werk past
Mensen die in de digitale sector werken, kunnen eindeloos discussiëren over of beter is dan het watervalmodel of dat een hybride vorm van beide goed of slecht is, maar het feit blijft dat de methodologie bij het werk moet passen.
Afhankelijk van de aard van het , het type , de voorkeuren van het en de behoefte om aan te sluiten bij de bredere organisatorische werkwijzen van je klant of opdrachtgever, zullen bepaalde -methodologieën of andere methodologieën voordelen hebben ten opzichte van de andere. Onze gids over -methodologieën kan je helpen de juiste te kiezen.
Een belangrijke factor bij deze beslissing is de voorkeur van je . Hoewel de beslissing uiteindelijk aan jou als toekomt, is het belangrijk je te raadplegen om overeenstemming en input van iedereen te verkrijgen. Een methodologie is veel minder nuttig wanneer niemand in het deze toepast.
5. Bouw vertrouwen op door transparantie
Je of klant begrijpt mogelijk niet alle technische onderdelen en risico's van het volledig en vertrouwt er misschien op dat jij een baken van vertrouwen bent, maar dat betekent niet dat ze dom zijn.
Hoewel het verleidelijk kan zijn om jargonachtige projectmanagementtermen en verdraaide versies van de waarheid te gebruiken om problemen te verhullen en ongemakkelijke situaties op korte termijn te vermijden, zijn de successen op lange termijn die je loopbaan echt vooruithelpen geworteld in de relaties en het vertrouwen die je opbouwt door samen de moeilijke zaken aan te pakken.
Neem waar mogelijk de tijd om vertrouwen op te bouwen met je klanten. Leid je klant of opdrachtgever op en leg de complexiteit uit. Als er een probleem is, bereid je boodschap dan goed voor om deze soepel te brengen, maar maak er een prioriteit van om het eerder dan later te communiceren. En zorg natuurlijk altijd voor haalbare oplossingen voor elk probleem dat je aandraagt – laat je klant of opdrachtgever niet met lege handen achter wanneer die de situatie aan de leidinggevenden moet uitleggen.
6. Stel duidelijke KPI's vast
De belangrijkste succesfactoren van een worden vaak geminimaliseerd, verkeerd begrepen of gemakkelijk vergeten. Kortzichtigheid tijdens een kan ertoe leiden dat een product wordt geïntroduceerd in een wereld die er geen nut meer voor heeft. En zodra een digitaal product is gelanceerd, kan het niet meten van de prestaties ervan de bereidheid om door te gaan met de productroadmap beperken.
Stel aan het begin van elk KPI's vast en wees duidelijk over de criteria waaraan moet worden voldaan om die KPI's te behalen. Kies een klein aantal meetwaarden om het gericht te houden op de belangrijkste doelen. Anders loop je het risico dat je jezelf en je te veel spreidt over te veel KPI's, waardoor je geen enkele ervan behaalt.
Dit is vooral belangrijk voor digitale projecten, omdat er zoveel KPI's zijn om uit te kiezen. Het vaststellen van de meest relevante KPI's is cruciaal om ervoor te zorgen dat je een definitief als succesvol kunt bestempelen en voorkomt dat je meetwaarden bijhoudt die eigenlijk weinig zeggen.
Als het van het bijvoorbeeld is om het aantal conversies te verhogen, kun je beter conversiepercentages bijhouden dan meetwaarden zoals verkeer of vertoningen.
7. Creëer werkbare standaardprocessen… en herzie ze daarna!
Zonder vaste processen en standaarden voor projectmanagement duurt het niet lang voordat de zaken uit de hand lopen.
Als je standaardprocedures opstelt voor zaken zoals initiatie, kick-offvergaderingen, risico en kwaliteits, bespaart dat je de moeite om telkens het wiel opnieuw uit te vinden.
De sleutel is om processen te creëren die je daadwerkelijk zal overnemen en volhouden, en ze vervolgens te blijven herzien en aanpassen naarmate je organisatie verandert en groeit.
Een risico proces voor een zeer zichtbare grootschalige implementatie van een financieel overheidssysteem is waarschijnlijk niet het juiste proces om te volgen als je een van vier personen bent dat via Kanban naar een nieuwe functierelease voor je app voor het delen van foto's toewerkt.
Evenzo zal het proces dat je gebruikte toen je een van 15 personen was dat in één kantoor werkte, waarschijnlijk niet meer werken zodra je bent gegroeid naar 130 werknemers, verspreid over 3 verschillende continenten.
8. Communiceer effectief te veel
De uitdrukking “effectief te veel communiceren” klinkt voor sommigen misschien als een contradictio in terminis, maar in de wereld van digitale projecten kan dit het verschil maken tussen slagen en falen.
Met de tumultueuze samenwerking van multifunctionele teams die naar een sprintdoel toewerken en daarbij verschillende tools met communicatiemogelijkheden gebruiken (maar nooit hun e-mail controleren), is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat je boodschap aankomt en dat je over de juiste informatie voor je klant of opdrachtgever beschikt.
Voeg daar nog aan toe dat je mogelijk op afstand werkt in 3 tijdzones — waarvan geen enkele de tijdzone van de klant is — en je hebt alle reden om effectief te veel te communiceren.
Mijn beste werkwijzen?
Stel allereerst een op waar iedereen mee kan instemmen, al is het maar een vast ritme van bijeenkomsten en overeenstemming over welke tools voor welk type communicatie zijn.
Werk vervolgens je en je klanten regelmatig bij over de status, planning en het budget van het .
Geef je de gelegenheid om vragen te stellen en zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit als het gaat om updates van de klant en nieuwe informatie over het . Hierdoor komen vragen en problemen aan het licht voordat ze ontstaan en kunnen leden hun aannames bevestigen voordat ze op basis van een onjuiste aanname verdergaan.
Regelmatige contactmomenten met klanten vergroten de transparantie en het vertrouwen en geven klanten ook de gelegenheid om vragen te stellen.
Zorg er vooral voor dat het wordt nageleefd. Als het door veranderingen in het niet meer werkt, stel het dan opnieuw op zodat het wel kan worden nageleefd. De wet van de jungle is geen manier om te communiceren wanneer je te maken hebt met de complexiteit van een .
9. Beheers het briefingproces
De digitale wereld heeft geholpen bij het ontwikkelen van veel van de beste werkwijzen die we hebben voor het werken in hybride configuraties met teams op afstand en op locatie. Maar toch is de effectiviteit van elk niet beter dan het vermogen van de teamleden om abstracte ideeën duidelijk aan elkaar over te brengen. Daarom is een briefing zo belangrijk.
Een goede briefing van het bevat voldoende informatie om duidelijke richtlijnen te geven, zonder dat er zoveel informatie in staat dat deze voor de doelgroep verstikkend voorschrijvend wordt. De kunst is dat er verschillende soorten briefings zijn voor verschillende doeleinden.
Een briefing van een kan bijvoorbeeld beginnen met de algemene context van het en vervolgens zo diep gaan als belangrijke mijlpalen en het budget. Een briefing van een kan daarentegen de reden bevatten waarom iets moet worden gedaan (bijvoorbeeld een gebruikersverhaal), evenals de vereisten en beperkingen van het .
10. Sta ervoor open om er vroeg bij betrokken te worden
Vaak worden managers van pas vlak voor (of misschien zelfs na) de start van een erbij gehaald. Dit kan betekenen dat je een minder dan ideale werkopdracht erft of dat je het gevoel krijgt voortdurend achter de feiten aan te lopen bij alle details die vóór de ondertekening van het contract zijn besproken.
Hoewel het verkoopproces misschien niet bij je aard past, kan het erg nuttig zijn om te proberen betrokken te raken bij het terwijl de wordt bepaald. Je hebt niet alleen meer achtergrondinformatie wanneer het daadwerkelijk van start gaat, maar je kunt ook de aanpak beïnvloeden, de waarde van je vaardigheden op het gebied van projectmanagement laten zien in een context van bedrijfsontwikkeling en misschien zelfs je carrière vooruithelpen.
11. Identificeer een voortdurend probleem om aan te werken
Houd een doorlopende lijst bij van uitdagingen of vragen waar je tijdens projecten tegenaan bent gelopen en waarvan je niet precies weet hoe je ze moet aanpakken. Het kan simpelweg gaan om het ontbreken van de juiste tool of leverancier, zoals: “iedereen heeft een hekel aan onze huidige software voor tijdregistratie!” of “ik heb een betere lijst met fotografen nodig!” Het kan ook een persoonlijke uitdaging zijn: “Ik vind het lastig om projectstarts te plannen en mijn klanten hebben geen idee wat er speelt.”
Haal deze “Lijst met Struikelblokken” één keer per maand tevoorschijn en kies één probleem uit om een uur aan te werken. Sommige punten op de lijst kunnen snel worden opgelost, bijvoorbeeld door nieuwe software voor tijdregistratie te onderzoeken om te zien welke andere opties mogelijk beter zijn, of door een lijst met vaste leveranciers samen te stellen. Voor sommige problemen is mogelijk een veelzijdige aanpak voor het oplossen van problemen nodig.
Als iets steeds opnieuw ter sprake komt, probeer dan oorzaakanalyse te gebruiken om te onderzoeken waarom het gebeurt en wat eraan bijdraagt. Dat kan betekenen dat je je workflow voor de projectstart opsplitst, feedback van klanten verzamelt of interne blokkades identificeert waar je nog geen rekening mee had gehouden.
Als je bijvoorbeeld voortdurend problemen hebt met het plannen van projectstarts, doe dan wat onderzoek om te zien of iemand advies over dit onderwerp heeft geschreven, of kijk of je een afspraak kunt maken met je manager of mentor om mogelijke oplossingen te bespreken. Na verloop van tijd blijf je dingen aan deze lijst toevoegen, maar je zult ook dingen kunnen afvinken naarmate je nieuwe vaardigheden en hulpmiddelen voor je werk ontwikkelt.
12. Neem contact op met je mensen
Maak er minstens één keer per maand een gewoonte van om bij ieder teamlid te informeren hoe het gaat. Als je in een klein projectmanagementteam werkt en ambitieus bent, zou je één keer per maand met ieder teamlid kunnen gaan lunchen. Als je in een groot team werkt waarvan de leden op afstand werken, kan dit contactmoment zo eenvoudig zijn als een gesprek bij het koffiezetapparaat of een DM in Slack.
Je hoeft niet iedereen aan een kruisverhoor te onderwerpen of te eisen dat je hun diepste gevoelens leert kennen, maar het zal veel betekenen voor je collega's en je helpen projecten efficiënt te beheren als je weet hoe het werk je team beïnvloedt.
Natuurlijk kun je het ook luchtig houden en ontdekken welke series ze kijken, naar welke podcasts ze luisteren, welke projectmanagementartikelen ze lezen en waar ze van plan zijn naartoe te gaan tijdens hun volgende vakantie.
Voel aan wanneer een goed moment kan zijn om een informeel gesprek te beginnen en laat het gesprek zich vervolgens op natuurlijke wijze ontwikkelen. Je weet nooit wanneer deze gesprekken kunnen leiden tot diepgaandere contacten of samenwerkingen, of tot het ontdekken van een detail dat later van pas kan komen bij je projectplanning .
Enkele vragen die ik tijdens deze maandelijkse contactmomenten graag stel:
- “Waar heb je de laatste tijd aan gewerkt dat je erg leuk vindt of juist erg tegenvalt?”
- “Hoe vind je dat het beheer van dit project verloopt, en wat zou er beter kunnen?”
- “Beschik je over de middelen die je nodig hebt?”
- “Waar kijk je naar uit?”
Wat nu?
Voor nog meer informatie over wat digitaal projectmanagement precies inhoudt, sluit je aan bij onze ledencommunity en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modellen, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
