12 beste praktijken voor digitaal projectmanagement voor 2026
Er bestaat een enorm aantal beste praktijken voor digitaal projectmanagement – eigenlijk lijkt iedere projectmanager die in de digitale sector werkt wel een eigen, unieke lijst te hebben! Sommigen hebben brede opvattingen over het beheersen van risico’s of de verwachtingen van belanghebbenden. Anderen zweren bij specifieke hulpmiddelen en tactieken voor tijd of het aansturen van mensen.
Weten welke beste praktijken een persoonlijke voorkeur zijn en welke essentieel zijn voor je succes, kan best ontmoedigend zijn. Daarom ben ik begonnen met het verzamelen van enkele van de belangrijkste beste praktijken die worden besproken binnen onze wereldwijde gemeenschap van digitaal georiënteerde professionals. Hieronder deel ik slechts enkele van onze favorieten die onze leden hebben geholpen hun portfolio met successen op te bouwen en hun carrière vooruit te helpen.
Het is ook goed om op te merken dat je naarmate je meer ervaring opdoet en als door de wol geverfd raakt, je eigen persoonlijke beste praktijken kunt ontwikkelen op basis van wat het beste werkt voor jou en je teams. Training en cursussen kunnen je ook helpen nieuwe beste praktijken voor te ontdekken of bestaande praktijken te verbeteren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
12 beste praktijken voor digitaal projectmanagement
Hoewel deze tips vooral gericht zijn op beginnende projectmanagers (of op mensen die projectmanager willen worden maar nog geen ervaring hebben), kunnen ook meer ervaren projectmanagers altijd baat hebben bij een opfrissing.
1. Zet je in voor voortdurende verbetering
Digitale projecten hebben doorgaans het voordeel van snelle, iteratieve vooruitgang. Hoewel het hoge tempo en de vele bewegende onderdelen overweldigend kunnen zijn, bieden ze ook een enorme kans om in datzelfde tempo te leren en te verbeteren.
Wanneer je een sprint afrondt of als onderdeel van het afsluitingsproces, neem dan de tijd om samen met je en, indien mogelijk, met je klant of sponsor een terugblik op het project te houden. Zo krijg je inzicht in het verloop van de sprint of het vanuit de verschillende perspectieven van de betrokkenen.
Om de lessen binnen je breder toe te passen, moet je het delen van die lessen actief stimuleren. Brainstorm over haalbare processen en methoden en test deze, zodat inzichten uit terugblikken toegankelijk worden voor anderen die een vergelijkbaar pad volgen in hun .
2. Kies projectmanagementsoftware die werkt zoals je team werkt
In een meer analoge en sequentiële context is de primaire gebruiker van een ... tja, een . Maar als het om digitale toepassingen gaat, is vaak zoveel meer dan dat.
Door Gantt-grafieken en resourceplanners te gebruiken, kan je team een digitale toolkit gebruiken om hun eigen taken te beheren, hun tijd te registreren en werkstromen te automatiseren en te beheren. Klanten kunnen hiermee ook een realtime dashboard bekijken en deelnemen aan het gesprek. Bovendien kan het worden geïntegreerd met veel andere tools om een volledig overzicht te bieden.
Afhankelijk van de omvang van je , de aard van je projecten en de methodologie die je gebruikt, kan de “juiste” voor jou heel anders zijn dan wat je PM-vriend bij dat grote adviesbureau het beste vindt. Om de beste beslissing te nemen voor jou en je , begin je met onze lijst van de beste om de juiste oplossing voor jouw gebruikssituatie te vinden.
3. Pak risico's samen direct aan!
Nieuwe digitale oplossingen brengen inherent nieuwe risico's met zich mee, die sterk kunnen veranderen naarmate een vordert. Om jezelf de beste kans te geven om alle belangrijke risico's te signaleren, creëer je een cultuur van gezamenlijk risicobeheer door je team en belanghebbenden gedurende het hele project bij risicobeheeractiviteiten te betrekken. Overweeg de Delphi-methode te gebruiken om vooraf de gezamenlijke besluitvorming en onbevooroordeelde risico-identificatie te verbeteren.
Begin al vroeg, wanneer je je risico-plan en het eerste risicoregister opstelt, met het identificeren van risico's als groep. Gebruik verschillende perspectieven om strategieën voor het omgaan met risico's op te stellen en zorg ervoor dat de risico-eigenaren instemmen met wat er van hen wordt verwacht.
Naarmate het vordert, blijf je je risicoregister aanvullen. Maak risicobeoordeling onderdeel van je vaste ritme of bijeenkomsten en moedig leden en belanghebbenden aan om nieuwe risico’s te melden zodra ze die opmerken, zodat je genoeg tijd hebt om de impact te voorkomen of te beperken.
4. Kies een projectmethodologie die bij het werk past
Mensen die in de digitale sector werken, kunnen eindeloos discussiëren over of beter is dan waterval of een hybride van beide goed of slecht is, maar het feit blijft dat de methodologie bij het werk moet passen.
Afhankelijk van de aard van het , het type , de voorkeuren van het en de behoefte om aan te sluiten bij de bredere organisatorische werkwijzen van je klant of opdrachtgever, zullen bepaalde methodologieën of andere methodologieën voordelen bieden ten opzichte van de andere. Onze gids over methodologieën kan je helpen de juiste te kiezen.
Een belangrijke overweging bij deze beslissing betreft de voorkeuren van je . Hoewel de beslissing uiteindelijk aan jou als ligt, kan je je raadplegen om overeenstemming en input van iedereen te verkrijgen. Een methodologie is veel minder nuttig wanneer niemand in het deze toepast.
5. Bouw vertrouwen op door transparantie
Je opdrachtgever of klant begrijpt mogelijk niet alle technische onderdelen en risico’s van het volledig en vertrouwt er misschien op dat jij een baken van vertrouwen bent, maar ze zijn niet dom.
Hoewel het verleidelijk kan zijn om jargonachtige projectmanagementtermen en verdraaide versies van de waarheid te gebruiken om problemen te verdoezelen en op korte termijn ongemakkelijke situaties te vermijden, zijn de successen op lange termijn die je carrière echt vooruithelpen geworteld in de relaties en het vertrouwen die je opbouwt door samen de moeilijke kwesties het hoofd te bieden.
Neem waar mogelijk de tijd om vertrouwen op te bouwen met je klanten. Informeer je klant of opdrachtgever en leg de complexiteit uit. Als er een probleem is, bereid je boodschap dan goed voor om deze zorgvuldig te brengen, maar maak er een prioriteit van om het eerder dan later te communiceren. En zorg natuurlijk altijd voor haalbare oplossingen voor elk probleem dat je presenteert – laat je klant of opdrachtgever niet met lege handen achter wanneer die de situatie aan de leidinggevenden moet uitleggen.
6. Stel duidelijke KPI’s vast
De belangrijkste succesfactoren van een worden vaak geminimaliseerd, verkeerd begrepen of gemakkelijk vergeten. Bijziendheid tijdens een kan ertoe leiden dat een product wordt geïntroduceerd in een wereld die er geen nut meer voor heeft. En zodra een digitaal product is gelanceerd, kan het niet meten van de prestaties ervan de bereidheid beperken om verder te gaan met de productroadmap.
Stel aan het begin van elk KPI's vast en wees duidelijk over de criteria waaraan moet worden voldaan om die KPI's te behalen. Kies een klein aantal meetwaarden om het gericht te houden op de belangrijkste doelen. Anders loop je het risico jezelf en je over te veel KPI's te verspreiden, waardoor je geen enkele ervan zult behalen.
Dit is vooral belangrijk voor digitale projecten, omdat er zoveel KPI's zijn om uit te kiezen. Het vaststellen van de meest relevante KPI's is cruciaal om ervoor te zorgen dat je definitief kunt vaststellen dat een succesvol is en voorkomt dat je meetwaarden bijhoudt die eigenlijk weinig zeggen.
Als het van het bijvoorbeeld is om het aantal conversies te verhogen, kun je beter conversiepercentages bijhouden dan meetwaarden zoals verkeer of vertoningen.
7. Creëer werkbare standaardprocessen… en bekijk ze daarna opnieuw!
Zonder vastgelegde projectmanagementprocessen en -standaarden duurt het niet lang voordat de zaken uit de hand lopen.
Als je standaardprocedures opstelt voor zaken zoals initiatie, startvergaderingen, risico en kwaliteits, bespaart dat je de moeite om telkens opnieuw het wiel uit te vinden.
De sleutel is om processen te creëren die je daadwerkelijk zal toepassen en volhouden, en ze vervolgens opnieuw te blijven bekijken en aanpassen naarmate je organisatie verandert en groeit.
Een proces voor risico voor een zeer zichtbare, grootschalige implementatie van een financieel overheidssysteem is waarschijnlijk niet het juiste proces om te volgen als je een van vier personen bent dat via Kanban naar een nieuwe functierelease voor je app voor het delen van foto's toewerkt.
Evenmin zal het proces dat je gebruikte toen je een van 15 personen was dat vanuit één kantoor werkte, waarschijnlijk nog werken zodra je bent gegroeid naar 130 medewerkers, verspreid over 3 verschillende continenten.
8. Communiceer te veel, maar wel effectief
De uitdrukking “effectief te veel communiceren” klinkt voor sommigen misschien als een contradictio in terminis, maar in de wereld van digitale projecten kan dit doorslaggevend zijn.
Met de onrust van multifunctionele teams die zich op een sprintdoel storten terwijl ze verschillende tools met communicatiemogelijkheden gebruiken (maar nooit hun e-mail controleren), is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat je boodschap overkomt en dat je over de juiste informatie voor je klant of opdrachtgever beschikt.
Voeg daar het feit aan toe dat je mogelijk op afstand werkt vanuit 3 tijdzones — waarvan geen enkele de tijdzone van de klant is — en je hebt alle reden om effectief te veel te communiceren.
Mijn beste werkwijzen?
Maak om te beginnen een waar iedereen mee kan instemmen, al is het maar een ritme voor bijeenkomsten en overeenstemming over welke tools voor welk type communicatie bedoeld zijn.
Werk je en je klanten vervolgens regelmatig bij over de status, planning en het budget van het .
Geef je de gelegenheid om vragen te stellen en zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit als het gaat om updates van de klant en nieuwe informatie over het . Hierdoor komen vragen en problemen aan het licht voordat ze ontstaan en kunnen leden hun aannames bevestigen voordat ze met een onjuiste aanname verdergaan.
Regelmatige contactmomenten met klanten vergroten de transparantie en het vertrouwen en geven klanten ook de gelegenheid om vragen te stellen.
Zorg er vooral voor dat het wordt nageleefd. Als het door veranderingen in het niet meer werkt, stel het dan opnieuw op zodat het kan worden nageleefd. Het Wilde Westen is geen manier om te communiceren wanneer je te maken hebt met de complexiteit van een .
9. Beheers het briefingproces
De digitale wereld heeft bijgedragen aan veel van de beste werkwijzen die we hanteren voor het werken in hybride configuraties met teams op afstand en op locatie. Toch is de effectiviteit van elk slechts zo goed als het vermogen van de leden om abstracte ideeën duidelijk met elkaar te communiceren. Daarom is briefen zo belangrijk.
Een goede brief bevat voldoende informatie om duidelijke richting te geven, zonder zoveel informatie te bevatten dat deze voor de doelgroep verstikkend voorschrijvend wordt. De kunst is dat er verschillende soorten briefs zijn voor verschillende doeleinden.
Een brief kan bijvoorbeeld beginnen met de algemene context van het en vervolgens zo diep ingaan op belangrijke mijlpalen en het budget. Een brief kan daarentegen de reden bevatten waarom iets moet worden gedaan (bijv. een gebruikersverhaal), evenals de vereisten van het en de beperkingen.
10. Sta ervoor open om er vroeg bij betrokken te worden
Vaak worden digitale managers pas vlak voor (of misschien zelfs na) de start bij een betrokken. Dit kan betekenen dat je een minder dan ideale werkomvang erft of dat je het gevoel krijgt voortdurend achter de feiten aan te lopen wat betreft alle details die vóór de ondertekening van het contract zijn besproken.
Hoewel het verkoopproces misschien niet bij je aard past, kan het erg nuttig zijn om te proberen bij het betrokken te raken terwijl de wordt vormgegeven. Je hebt niet alleen meer achtergrondinformatie wanneer het daadwerkelijk van start gaat, maar je kunt ook de aanpak beïnvloeden, de waarde van je vaardigheden op het gebied van projectmanagement in een context van bedrijfsontwikkeling laten zien en misschien zelfs je carrière vooruithelpen.
11. Identificeer een voortdurend probleem om aan te werken
Houd een doorlopende lijst bij van uitdagingen of vragen waar je tijdens projecten mee te maken hebt gehad en waarvan je niet precies weet hoe je ze moet aanpakken. Het kan simpelweg zijn dat je niet over het juiste hulpmiddel of de juiste leverancier beschikt, zoals: “iedereen heeft een hekel aan onze huidige tijdregistratiesoftware!” of “Ik heb een betere lijst met fotografen nodig!” Het kan ook een persoonlijk probleem zijn: “Ik vind het lastig om projectstarts te plannen en mijn klanten tasten in het duister.”
Haal deze “Lijst met Strubbelingen” eenmaal per maand tevoorschijn en kies één probleem om een uur aan te werken. Sommige punten op de lijst hebben misschien een snelle oplossing, zoals het onderzoeken van nieuwe tijdregistratiesoftware om te kijken welke andere opties mogelijk een verbetering zijn, of het samenstellen van een lijst met vaste leveranciers. Voor sommige problemen is mogelijk een veelzijdige probleemoplossing nodig.
Als iets steeds opnieuw naar voren komt, probeer dan een oorzaakanalyse te gebruiken om te onderzoeken waarom het gebeurt en welke factoren eraan bijdragen. Dat kan betekenen dat je je werkwijze voor de projectstart opsplitst, feedback van klanten verzamelt of interne belemmeringen identificeert waar je nog geen rekening mee had gehouden.
Als je bijvoorbeeld voortdurend problemen hebt met het plannen van projectstarts, doe dan wat onderzoek om te zien of iemand advies over dit onderwerp heeft geschreven, of kijk of je een afspraak met je manager of mentor kunt maken om mogelijke oplossingen te bespreken. Na verloop van tijd zul je deze lijst blijven aanvullen, maar je zult ook dingen kunnen afvinken naarmate je nieuwe vaardigheden en hulpmiddelen voor je werk ontwikkelt.
12. Neem contact op met je mensen
Neem minstens één keer per maand de tijd om contact op te nemen met iedereen in je team. Als je in een klein projectmanagementteam werkt en ambitieus bent, zou je elke maand met iedereen kunnen gaan lunchen. Als je in een groot team werkt waarvan de leden op afstand werken, kan dit contactmoment zo eenvoudig zijn als een gesprek bij de koffieautomaat of een DM in Slack.
Je hoeft niet iedereen aan een kruisverhoor te onderwerpen of te eisen dat je hun diepste gevoelens kent, maar het zal veel betekenen voor je collega's en je helpen projecten efficiënt te beheren als je weet hoe het werk je team beïnvloedt.
Natuurlijk kun je het ook luchtig houden en te weten komen welke series ze kijken, naar welke podcasts ze luisteren, welke projectmanagementartikelen ze lezen en waar ze van plan zijn naartoe te gaan op hun volgende vakantie.
Peil wanneer een goed moment zou kunnen zijn om een informeel gesprek te beginnen en laat het gesprek zich vervolgens op natuurlijke wijze ontwikkelen. Je weet nooit wanneer deze gesprekken kunnen leiden tot diepgaandere contacten of samenwerkingen, of tot het ontdekken van een detail dat nuttig zal zijn bij het plannen van je project in de toekomst.
Enkele vragen die ik tijdens deze maandelijkse contactmomenten graag stel:
- “Waar heb je de laatste tijd aan gewerkt waar je echt plezier in hebt of juist een hekel aan hebt?”
- “Hoe vind je dat het beheer van dit project verloopt, en wat zou er beter kunnen?”
- “Heb je de middelen die je nodig hebt?”
- “Waar kijk je naar uit?”
Wat nu?
Voor nog meer informatie over wat digitaal projectmanagement precies inhoudt, word je lid van onze community en krijg je toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden en kom je in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
