Wat is beschikbaarheid van middelen & hoe houd je deze bij

Meerdere factoren bepalen de beschikbaarheid van middelen. Laten we elk daarvan nader bekijken.

Personele middelen

Het plannen van personele middelen is een van de belangrijkste taken bij het voorspellen van middelen. Hierbij wordt gekeken hoe de samenstelling van het projectteam aansluit bij de projectvereisten. Stel de volgende vragen om ervoor te zorgen dat projectteamleden hun tijd aan de juiste zaken besteden:

• Planning van personele middelen: Wie maakt deel uit van je projectteam en wanneer zijn deze personen beschikbaar? De meeste medewerkers werken aan meerdere projecten en hebben naast jouw project ook andere verantwoordelijkheden. Hebben deze teamleden voldoende tijd om aan jouw project te besteden? Een sjabloon voor middelenplanning komt goed van pas bij het beantwoorden van deze vragen.
• Beschikbaarheid van personele middelen: Welke andere planningsconflicten kunnen ontstaan en de efficiëntie van je team in gevaar brengen? Ongeplande of ongestructureerde vergaderingen kunnen bijvoorbeeld snel tijd wegnemen van waardevolle middelen.
• Middelenpool: Gaat de projectomvang de mogelijkheden van je team te boven? Zijn er tekorten aan vaardigheden of middelen die moeten worden aangevuld door personen buiten je team?

Andere projectmiddelen

Naast personele middelen kan je project ook materiële middelen (benodigdheden en andere apparatuur), financiële middelen en tijd vereisen. Houd bij het plannen van andere projectmiddelen rekening met het volgende:

• Projecthulpmiddelen: Beschikken jij en je team over alle hulpmiddelen (hardware, projectmanagementsoftware, enzovoort) die nodig zijn om de taak uit te voeren? Kan je team eventuele vertragingen bij het ontvangen van middelen opvangen?
• Financiële middelen: Wat is het budget voor dit project? Is het budget toereikend om de vereiste projecttaken uit te voeren? Welke andere financieringsbronnen zijn eventueel beschikbaar om de projectkosten te compenseren?
• Tijdsmiddelen: Welke deadlines zijn aan dit project verbonden? Sluiten de personele, materiële en financiële middelen aan op de gewenste projectplanning?

Hoe houd je de beschikbaarheid van middelen bij?

Het beoordelen van de beschikbaarheid van middelen vindt plaats vóór de middelenplanning, maar omdat de projectomvang en planningen kunnen veranderen, moet deze beschikbaarheid ook gedurende het hele project worden bijgehouden. Zo doe je dat.

1. Identificeer middelen en hun capaciteit: Maak een lijst van de benodigde middelen voor je project (mensen, hulpmiddelen, apparatuur enzovoort) en bereken de capaciteit van middelen—hoeveel tijd ze aan je project kunnen besteden op basis van hun huidige planning. Overleg waar mogelijk met inhoudelijke experts over de vraag of de toegewezen financiële middelen en tijd voldoende zijn om de gewenste werkzaamheden uit te voeren.
2. Houd beschikbaarheid op een centrale plek bij: Bewaar deze informatie op een centrale plek, zoals in je hulpmiddel voor middelenbeheer. Software voor middelenbeheer heeft specifieke functies om de zichtbaarheid en capaciteitsplanning te verbeteren, waardoor dit proces gedurende je hele project eenvoudiger wordt.
3. Stel een middelenplanning op: Breng de capaciteit van elk teamlid in kaart op een middelenkalender. Vergeet niet om vakanties of andere afwezigheden op te nemen. Je gebruikt dit om je plan voor middelenbeheer op te stellen (als onderdeel van je projectplan).
4. Houd toezicht en pas aan: Houd gedurende het hele project de beschikbaarheid van middelen in de gaten. Wijzigingen in de scope en beschikbaarheid zijn onvermijdelijk, dus pas regelmatig je planning of de manier waarop je middelen hebt toegewezen aan (bijvoorbeeld vanwege ziektedagen, wijzigingen in prioriteiten, onvoorziene beperkingen van middelen of werkzaamheden aan andere projecten).

Voordelen van het bijhouden van de beschikbaarheid van middelen

Het is belangrijk om de beschikbaarheid van middelen in de gaten te houden, omdat deze rechtstreeks van invloed is op je vermogen om binnen de planning en het budget van het project te blijven. Hier zijn enkele andere voordelen van het bijhouden van beschikbaarheid:

• Verbetert de planning: Met een duidelijk beeld van wie aan je project kan werken (en wanneer), kun je een nauwkeurigere projectplanning opstellen en conflicten tussen middelen voorkomen.
• Voorkomt overbelasting: Als je het gebruik van middelen meet en weet hoeveel werk elk teamlid op zijn bord heeft, kun je voorkomen dat je het team overmatig inzet. Ze zullen productiever en gemotiveerder zijn om doelen en deadlines te behalen.
• Verbetert de kostenbeheersing: Je weet vooraf of je freelancers moet inschakelen of extra personeel moet aannemen om aan de behoeften van het project te voldoen. Dit helpt kostbare aanwervingen op het laatste moment te voorkomen, die je projectbudget zouden kunnen overschrijden.
• Beter risicobeheer: Je kunt risico's met betrekking tot middelen voorzien, zoals planningsconflicten, ziektedagen of knelpunten, en noodplannen opnemen in je risicoregister voor het project.
• Verbetert de planning en besluitvorming: Je kunt vanaf het begin een beter projectplan opstellen en beter onderbouwde beslissingen nemen om je aan te passen aan wijzigingen in de scope of het personeel.

Uitdagingen die de beschikbaarheid van middelen beïnvloeden

Zoals bij alles in projectmanagement kunnen wijzigingen in de beschikbaarheid van middelen je middelenplan in de war sturen. Hier zijn enkele van de belangrijkste oorzaken die van invloed zijn op je vermogen om middelen effectief te beheren.

• Onverwachte afwezigheden: Teamleden kunnen ziek worden of om andere redenen vrij moeten nemen. Ze kunnen ook midden in het project ontslag nemen. Als je rekende op een specifiek teamlid dat ziek is of het bedrijf heeft verlaten, moet je andere beschikbare middelen vinden om ervoor te zorgen dat het werk nog steeds volgens planning wordt voltooid.
• Wijzigingen in prioriteiten: Je organisatie werkt waarschijnlijk tegelijkertijd aan veel projecten, en projecten veranderen doorgaans van prioriteit (bijvoorbeeld vanwege een belangrijke klant of een externe deadline). In deze gevallen kunnen sommige teamleden worden ingezet voor werkzaamheden aan andere projecten waarmee je geen rekening had gehouden.
• Budgetbeperkingen: Je krijgt mogelijk een kleiner budget dan je aanvankelijk had gepland, waardoor je het werk met minder middelen moet uitvoeren. Of als je je budget te snel opgebruikt, moet je het team mogelijk inkrimpen.
• Planningsconflicten: Bij het beheren van middelen in een grote organisatie met meerdere projectmanagers die verschillende projecten leiden, kun je situaties tegenkomen waarin specifieke teamleden voor meerdere projecten dubbel zijn ingepland.
• Wijzigingen in de vraag naar middelen: Wijzigingen in scope, budget of planning tijdens het project kunnen ertoe leiden dat je meer of minder middelen nodig hebt dan je oorspronkelijk had voorzien.

Technieken voor middelenoptimalisatie

Nadat een projectmanager de beschikbaarheid van middelen heeft vastgesteld en middelen heeft toegewezen, is het belangrijk om het middelenbeheer bij te houden en het gebruik van middelen gedurende het hele project te optimaliseren. Hier zijn enkele veelgebruikte technieken voor middelenoptimalisatie:

Middelen nivelleren

Het nivelleren van middelen is een vaardigheid waarbij vraag en aanbod met elkaar worden vergeleken. Het is een analyse die projectmanagers helpt bepalen of hun middelen effectief worden ingezet. Het nivelleren van middelen helpt bepalen of de huidige middelen toereikend zijn om nieuwe hiaten in de projectvereisten aan te pakken.

Middelen afvlakken

Het afvlakken van middelen is een techniek voor middelenbeheer die probeert de vraag naar middelen te verminderen, zodat een project kan worden uitgevoerd binnen de oorspronkelijk geplande termijn (in tegenstelling tot het nivelleren van middelen, waarbij de planning wordt gewijzigd). Een voorbeeld van het afvlakken van middelen is het inschakelen van een meer ervaren persoon om projectwerk in kortere tijd uit te voeren.

Middelen voorspellen

Het voorspellen van middelen zorgt ervoor dat projectmanagers middelen hebben toegewezen om eventuele problemen aan te pakken die zich tijdens de levenscyclus van een project kunnen voordoen, of om toekomstige projecten met vergelijkbare vereisten uit te voeren.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en leg via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.