Tips voor prioriteiten stellen: 8 manieren om je takenlijst te slim af te zijn
Beheers je takenlijst: Richt je op de activiteiten met de grootste impact en stuur je inspanningen naar de meest waardevolle resultaten—dit kun je doen door de items op je lijst te ordenen en te rangschikken.
Begin met de lastigste taak: Maak tijd en ruimte vrij in je hoofd door "de kikker te eten"—door de grootste en moeilijkste taak op je lijst meteen aan het begin van de dag af te handelen.
Probeer langzaam productief te werken: Haast en voortdurend wisselen tussen taken kan er juist voor zorgen dat werk langer duurt, door fouten, herstelwerk en de tijd die je hersenen nodig hebben om tussen het wisselen door weer bij te komen.
Als projectmanager ben je geen onbekende in het aanpakken van je enorme takenlijst (naast het beheren van de takenlijsten van je team). Het kan lastig zijn om te beslissen waar je moet beginnen wanneer je vanuit een miljoen verschillende richtingen wordt getrokken. Hier zijn enkele van mijn beste tips en trucs om je te helpen strategischer te denken en sh*t gedaan te krijgen.
1. Maak een volledige lijst
Waarom het werkt: Ken je de uitdrukking dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Als je begint met een volledige lijst, zie je zowel het bos als de bomen, zodat je kunt beslissen wat werkelijk het belangrijkste is om aan te pakken en wat kan wachten tot later.
Als je aan verschillende projecten werkt of aan meerdere belanghebbenden rapporteert, kan een volledige lijst je helpen prioriteiten te stellen en te beslissen waar je moet beginnen. Het gaat er niet om iedereen tevreden te stellen; het gaat erom de beste beslissingen te nemen over hoe je je beperkte middelen gebruikt (oftewel je tijd en energie).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zo begin je: Maak een lijst van alles wat op je bord ligt en maak je geen zorgen over de prioriteitsvolgorde totdat je je volledige hersendump hebt gedaan.
Zodra je een volledige lijst hebt, kun je beginnen ze te ordenen van meest belangrijk naar minst belangrijk. Als je items tegenkomt die je snel kunt afhandelen of kunt delegeren, doe dat dan meteen—dat is mooi meegenomen.
2. Eet de kikker
Waarom het werkt: De kikker opeten betekent dat je de moeilijkste of meest vervelende taken op je lijst als eerste aanpakt. Door te beginnen met het lastigste item op je lijst, maak je mentale ruimte vrij die anders mogelijk in beslag wordt genomen door deze dreigende taak. Je bouwt ook momentum op dat je kan helpen andere items op de lijst af te werken (nadat je de kikker hebt opgegeten), vooral wanneer de lijst lang is.
Zo begin je: Pak je lijst (zie tip nummer één) en kies de belangrijkste taak. Breek die taak op in kleinere, beter beheersbare stappen en vink ze een voor een af totdat je de hoofdtaak hebt voltooid. Door de taak op te delen in kleinere stappen voelt deze mentaal minder overweldigend en is hij gemakkelijker te beheren.
3. Als alles urgent is, is niets urgent
Waarom het werkt: Wanneer teamleden, klanten en belanghebbenden allemaal bij je aankloppen met urgente taken, vragen of behoeften, kan dat overweldigend en chaotisch zijn. Het instellen van de juiste prioriteitsniveaus en leren nee te zeggen wordt dan essentieel. Denk na over jouw hoogste prioriteit—als alles belangrijk is, kun je blokkeren of je op de verkeerde dingen richten.
Zo begin je: Leer het team jouw definitie van urgentie. Als iemand bijvoorbeeld op jou wacht voor informatie of feedback en daardoor wordt belemmerd om zijn werk te doen op een manier die de planning in gevaar kan brengen, dan is dat inderdaad urgent. Je kunt ook de Ivy Lee-methode gebruiken om dagelijkse prioriteiten te structureren, zodat je minder snel wordt meegesleept door afleidingen.
Leg aan degene die het verzoek doet uit hoe je bepaalt of iets urgent is en zorg ervoor dat jullie op één lijn zitten. Zo twijfel je later niet aan jezelf en voel je je niet schuldig als er achteraf een detail naar voren komt waardoor het lijkt alsof je de urgentie verkeerd hebt begrepen.
Zo beheerde ik bijvoorbeeld de ontwikkeling van maatwerksoftware voor een klant. Mijn hoofdontwikkelaar probeerde een verbetering af te ronden, zodat het team van de klant deze kon testen. Ondertussen was de klant gefrustreerd omdat er nog een andere taak in de backlog stond om iets kleins te repareren waar de klant last van had bij het gebruik van de software.
De ontwikkelaar ging er echter van uit dat hij de klant hielp door eerst de verbetering voor het testen af te ronden, zodat de klant meer tijd had om vóór de lancering te testen. We pakten de situatie aan door de prioriteiten tijdens toekomstige evaluatiegesprekken met de klant te valideren.
4. Stel deadlines uit wanneer dat mogelijk is
Waarom het werkt: Extra ademruimte kan je helpen productiever en effectiever te zijn en de overweldiging te verminderen die kan ontstaan door concurrerende prioriteiten.
Zo ga je aan de slag: Bekijk je lijst met prioriteiten om mogelijkheden te vinden waarmee je jezelf de ruimte geeft om dingen te verschuiven. Een prioriteitenmatrix kan je helpen taken te categoriseren op basis van urgentie en belang, zodat je kunt bepalen welke items kunnen worden verschoven. Als je niets kunt vinden, bespreek dan met je teamleden of belanghebbenden wat er kan worden aangepast. Vaak zijn dingen niet zo urgent als we denken. Tegengas geven en een perspectief van buitenaf krijgen kan nuttig zijn.
Als je items op je lijst niet kunt uitstellen, kijk dan waar je op een andere manier tijd kunt terugwinnen. Moet je bij elke vergadering aanwezig zijn? Zelfs een extra half uur of uur op je dag om je takenlijst te bekijken kan enorm helpen. Het geeft je meer tijd om je te concentreren en voorkomt een extra moment waarop je van context moet wisselen (een beruchte productiviteitskiller).
5. Vertraag om sneller te gaan
Waarom het werkt: Wanneer je taken afraffelt en voortdurend van context wisselt, is de kans groter dat je belangrijke details vergeet of fouten maakt, wat leidt tot herstelwerk. Doe het rustiger aan om sneller door je lijst heen te komen—you hoeft minder tijd te besteden aan het herstellen van fouten of, erger nog, aan het aanpassen van projectplanningen omdat je vergat een taak te voltooien, goedkeuring te krijgen of een resource toe te wijzen.
Zo ga je aan de slag: Blokkeer tijd in je agenda en wijs voor elke taak een specifieke hoeveelheid tijd toe, waarbij je voldoende tijd overlaat om de taak af te ronden. Je kunt bijvoorbeeld een uur blokkeren om 's ochtends je e-mails te bekijken, zodat je genoeg tijd hebt voor doordachte antwoorden vóór je eerste vergadering.
6. Gebruik projectmanagementtools voor planningen en herinneringen
Waarom het werkt: Terwijl je prioriteiten verschuift, mag je belangrijke taken niet uit het oog verliezen. Bewaar ze in je projectmanagementsoftware of taakbeheersysteem om ruimte in je hoofd vrij te maken (of ruimte in je notities als je iemand bent die met pen en papier werkt). Stel indien nodig weken of maanden van tevoren vervaldatums in—je toekomstige zelf zal de tijdige herinneringen waarderen.
Zo ga je aan de slag: Door je eigen taken bij te houden in dezelfde tool waarin je projecten beheert, hoef je niet op meerdere plekken te zoeken naar meerdere dingen die je nodig hebt om je werk te doen, wat de cognitieve belasting vermindert. Voeg links toe naar bronnen of documenten die je nodig hebt terwijl je je taken beheert, zodat je tool een alles-in-éénplek wordt om dingen gedaan te krijgen.
7. Verzamel gegevens om je capaciteit te bepalen
Waarom het werkt: Misschien voel je je voortdurend overweldigd of overbelast, maar ben je nog steeds productief? Houd je taken bij gedurende een paar weken of zelfs een paar maanden. Hoeveel taken rond je elke dag af en hoeveel worden er toegevoegd? Als er sneller werk aan je wordt toegewezen dan je het kunt afronden en je het gevoel hebt dat je steeds verder achteropraakt, verzamel dan gegevens om dit aan te tonen.
Deze gegevens kunnen je helpen een zaak te bepleiten voor extra ondersteuning in de vorm van een projectcoördinator of een andere projectmanager. Als dit niet nodig lijkt, is het misschien tijd om begeleiding te zoeken bij beter tijdbeheer of om nieuwe technieken voor tijdbeheer uit te proberen.
Zo ga je aan de slag: Geef je takenlijst voor de dag een specifieke kleurcode (of gebruik de functionaliteit van je projectmanagementsoftware om je oorspronkelijke taken te markeren). Als je iets aan je lijst moet toevoegen, gebruik dan een andere kleur inkt of label de taken dienovereenkomstig. Je kunt ook de tijd toevoegen die elke taak je kostte terwijl je je dag doorloopt. Vergeet niet om tijd buiten het werk te noteren (zoals maaltijdpauzes of andere pauzes).
Noteer aan het einde van elke dag hoeveel van uw takenlijst u hebt voltooid en hoeveel uur u nog nodig zou hebben gehad om de volledige lijst af te werken. Misschien hebt u meerdere extra uren nodig, maar als taken kunnen wachten, is dat misschien niet voldoende om te beargumenteren dat u overbelast bent.
Herhaal deze oefening om te zien hoe groot het verschil is tussen wat u elke dag gedaan krijgt en wat u moet doen. Er kunnen pieken en dalen zijn (niet elke dag heeft dezelfde werklast). U kunt deze oefening ook uitvoeren tijdens zowel uw drukke seizoen (als u dat hebt) als een periode met een lichtere werklast, om het verschil te zien.
Als uw bedrijf grote schommelingen kent tussen drukke en rustige periodes, bespreek dan met uw leidinggevend team of u voor drukke periodes tijdelijke hulp kunt inschakelen in plaats van nog een voltijds teamlid aan te nemen. Als u een contractant bent, kan deze oefening u helpen bepalen hoeveel uur of projecten u tegelijkertijd aankunt.
8. Probeer parallel te werken
Waarom het werkt: Als u afgeleid bent en hulp nodig hebt om u te concentreren, kan stil werken met een partner of kleine groep helpen. Hoewel deze techniek, waarbij u gelijktijdig met iemand anders werkt, vaak wordt voorgeschreven aan mensen met ADHD, kunt u er ook baat bij hebben als u deze diagnose niet hebt.
Als projectmanager hebt u misschien een lijst met saaie en weinig glamoureuze taken die u niet bepaald enthousiast maken om aan te pakken. Iemand moet het doen, en het is prima om een beetje externe motivatie nodig te hebben.
Zo begint u: Vraag een collega erbij of maak een Zoom-ruimte aan. Plan uw werksessie in een vast tijdsblok en beperk die telkens tot ongeveer een uur. Bepaal uw doel voor de sessie. Dit kan bijvoorbeeld het controleren van urenstaten zijn, een nieuwe projectplanning maken of uw sjablonen voor terugblikken bijwerken.
Ga aan het werk en laat uw partner hetzelfde doen. Deel aan het einde van de sessie met uw partner wat u wel (of niet) hebt gedaan. Herhaal dit indien nodig totdat al uw taken zijn voltooid.
Word lid van de community van de digitale projectmanager voor meer inzichten
Als u meer praktische tips of inzichten wilt in projectmanagement en beste praktijken op het gebied van productiviteit, word dan lid van onze community en krijg toegang tot onze Slack-werkruimte, waar u contact kunt leggen met uw vakgenoten.
