Tips voor prioriteren: 8 manieren om je takenlijst slim aan te pakken
Beheers je takenlijst: Richt je op de activiteiten met de grootste impact en stuur je inspanningen naar de meest waardevolle resultaten—dit kun je doen door de items op je lijst te organiseren en te rangschikken.
Begin met de lastigste taak: Maak tijd en ruimte vrij in je hoofd door "de kikker te eten"—pak de grootste en moeilijkste taak op je lijst meteen aan het begin van de dag aan.
Probeer langzaam productief te werken: Haasten en voortdurend wisselen tussen taken kan er juist voor zorgen dat werk langer duurt, door fouten, herwerk en de tijd die je hersenen nodig hebben om zich tussen het wisselen aan te passen.
Als projectmanager ben je geen onbekende van het aanpakken van je enorme takenlijst (bovenop het beheren van de takenlijsten van je team). Het kan lastig zijn om te beslissen waar je moet beginnen wanneer je in een miljoen verschillende richtingen wordt getrokken. Hier zijn enkele van mijn beste tips en trucs om je te helpen strategischer te denken en sh*t gedaan te krijgen.
1. Maak een volledige lijst
Waarom het werkt: Ken je de uitdrukking dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Als je begint met een volledige lijst, zie je zowel het bos als de bomen, zodat je kunt beslissen wat echt het belangrijkste is om aan te pakken en wat kan wachten tot later.
Als je aan verschillende projecten werkt of aan meerdere belanghebbenden rapporteert, kan een volledige lijst je helpen prioriteiten te stellen en te beslissen waar je moet beginnen. Het gaat er niet om iedereen tevreden te stellen; het gaat erom de beste beslissingen te nemen over hoe je je beperkte middelen gebruikt (oftewel je tijd en energie).
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hoe je begint: Maak een lijst van alles wat op je bord ligt en maak je geen zorgen over het aanbrengen van een volgorde van prioriteit totdat je klaar bent met het opschrijven van alles wat in je hoofd zit.
Zodra je een complete lijst hebt, kun je beginnen met het rangschikken van meest belangrijk naar minst belangrijk. Als je items tegenkomt die je snel kunt afhandelen of kunt delegeren, doe dat dan meteen—dat is mooi meegenomen.
2. Eet de kikker
Waarom het werkt: De kikker eten betekent dat je de moeilijkste of vervelendste taken op je lijst als eerste aanpakt. Door te beginnen met het lastigste item op je lijst, maak je mentale ruimte vrij die anders misschien in beslag wordt genomen door deze taak die boven je hoofd hangt. Je bouwt ook momentum op, waardoor je andere items op de lijst kunt afwerken (nadat je de kikker hebt opgegeten), vooral wanneer de lijst lang is.
Hoe je begint: Pak je lijst (zie tip één) en kies de belangrijkste taak. Breek die taak op in kleinere, beter beheersbare stappen en vink ze een voor een af totdat je de hoofdtaak hebt voltooid. Door de taak op te delen in kleinere stappen wordt deze mentaal minder overweldigend en gemakkelijker te beheren.
3. Als alles urgent is, is niets urgent
Waarom het werkt: Wanneer teamleden, klanten en belanghebbenden allemaal bij je aankloppen met urgente taken, vragen of behoeften, kan dat overweldigend en chaotisch zijn. Het vaststellen van juiste prioriteitsniveaus en leren nee te zeggen wordt dan essentieel. Denk na over jouw hoogste prioriteit—als alles belangrijk is, loop je misschien vast of richt je je op de verkeerde dingen.
Hoe je begint: Leer het team jouw definitie van urgentie. Als iemand bijvoorbeeld op jou wacht voor informatie of feedback en daardoor zijn werk niet kan doen op een manier die de planning in gevaar kan brengen, dan is dat inderdaad urgent. Je kunt ook de Ivy Lee-methode gebruiken om dagelijkse prioriteiten te structureren, zodat je minder snel wordt meegesleept door afleidingen.
Leg aan degene die het verzoek doet uit hoe je bepaalt of iets urgent is en zorg ervoor dat jullie op één lijn zitten. Zo hoef je niet aan jezelf te twijfelen of je schuldig te voelen als er later een detail naar voren komt waardoor je het gevoel krijgt dat je de urgentie verkeerd had begrepen.
Ik beheerde bijvoorbeeld een softwareontwikkeling op maat voor een klant. Mijn hoofdontwikkelaar probeerde een verbetering af te ronden, zodat het team van de klant deze kon testen. Ondertussen was de klant gefrustreerd omdat er nog een taak in de achterstand stond om iets kleins te repareren waar ze last van hadden bij het gebruik van de software.
De ontwikkelaar ging er echter van uit dat hij de klant hielp door eerst de verbetering voor het testen af te ronden, omdat ze dan meer tijd zouden hebben om te testen vóór de lancering. We pakten de situatie aan door de prioriteiten tijdens toekomstige controlegesprekken met de klant te verifiëren.
4. Stel deadlines uit wanneer dat mogelijk is
Waarom het werkt: Extra ademruimte kan je helpen productiever en effectiever te zijn en de overweldiging te verminderen die kan ontstaan door concurrerende prioriteiten.
Zo begin je: Bekijk je prioriteitenlijst om mogelijkheden te vinden om jezelf de ruimte te geven dingen te verschuiven. Een prioriteitenmatrix kan je helpen taken te categoriseren op basis van urgentie en belangrijkheid, zodat je kunt bepalen welke items kunnen worden verschoven. Kun je niets vinden, bespreek dan met je teamleden of belanghebbenden wat er kan worden aangepast. Vaak zijn dingen niet zo urgent als we denken. Tegengas geven en een perspectief van buitenaf krijgen kan nuttig zijn.
Kun je items op je lijst niet uitstellen, kijk dan waar je anders tijd kunt terugwinnen. Moet je bij elke vergadering aanwezig zijn? Zelfs een extra halfuur of uur op je dag om je takenlijst te concentreren kan enorm helpen. Het geeft je meer focustijd en voorkomt een extra moment waarop je van context moet wisselen (een beruchte productiviteitskiller).
5. Vertraag om te versnellen
Waarom het werkt: Als je taken afraffelt en voortdurend van context wisselt, is de kans groter dat je cruciale details vergeet of fouten maakt, wat leidt tot herstelwerk. Vertraag om sneller door je lijst heen te komen—je hoeft minder tijd te besteden aan het herstellen van fouten of, erger nog, aan het aanpassen van projectplanningen omdat je bent vergeten een taak te voltooien, goedkeuring te krijgen of een resource toe te wijzen.
Zo begin je: Deel je agenda op in tijdsblokken en wijs specifieke hoeveelheden tijd toe aan elke taak, waarbij je voldoende tijd overlaat om de taak te voltooien. Je kunt bijvoorbeeld 's ochtends een uur blokkeren om je e-mails te controleren, zodat je genoeg tijd hebt om doordachte antwoorden te schrijven voordat je eerste vergadering begint.
6. Gebruik projectmanagementtools voor planningen en herinneringen
Waarom het werkt: Verlies belangrijke taken niet uit het oog terwijl je prioriteiten verschuift. Houd ze bij in je projectmanagementsoftware of taakbeheersysteem om mentale ruimte vrij te maken (of ruimte in je notities als je iemand bent die met pen en papier werkt). Stel indien nodig weken of maanden van tevoren vervaldatums in—je toekomstige zelf zal de tijdige herinneringen waarderen.
Zo begin je: Door je eigen taken bij te houden in dezelfde tool waarin je projecten beheert, hoef je niet op meerdere plaatsen te zoeken naar de verschillende dingen die je nodig hebt om je werk te doen, waardoor je cognitieve belasting afneemt. Voeg links toe naar bronnen of documenten die je nodig hebt terwijl je je taken beheert, zodat je tool één centrale plek wordt om dingen gedaan te krijgen.
7. Verzamel gegevens om je capaciteit te bepalen
Waarom het werkt: Misschien voel je je voortdurend overweldigd of overbelast, maar ben je nog wel productief? Houd je taken bij gedurende enkele weken of zelfs enkele maanden. Hoeveel taken voltooi je elke dag en hoeveel worden eraan toegevoegd? Als er sneller werk aan je wordt toegewezen dan je het kunt voltooien en je het gevoel hebt dat je steeds verder achteropraakt, verzamel dan gegevens om dit aan te tonen.
Deze gegevens kunnen je helpen om extra ondersteuning te bepleiten in de vorm van een projectcoördinator of een andere projectmanager. Als dat niet nodig lijkt, is het misschien tijd om coaching te zoeken om je tijd beter te beheren of nieuwe technieken voor tijdbeheer uit te proberen.
Zo begin je: Geef je takenlijst voor de dag een specifieke kleur (of gebruik de functionaliteit van je projectmanagementsoftware om je oorspronkelijke taken te markeren). Als je iets aan je lijst moet toevoegen, gebruik dan een andere inktkleur of label de taken dienovereenkomstig. Je kunt ook de tijd toevoegen die elke taak in beslag nam terwijl je je dag doorloopt. Vergeet niet om tijd te noteren waarop je niet aan het werk bent (zoals maaltijden of pauzes).
Noteer aan het einde van elke dag hoeveel van je takenlijst je hebt voltooid en hoeveel uur je nog nodig zou hebben gehad om de volledige lijst af te werken. Misschien heb je meerdere extra uren nodig, maar als taken kunnen wachten, is dit misschien niet voldoende om te stellen dat je overbelast bent.
Herhaal deze oefening om te zien hoe groot het verschil is tussen wat je elke dag gedaan krijgt en wat je moet doen. Er kunnen pieken en dalen zijn (niet elke dag heeft dezelfde hoeveelheid werk). Misschien wil je deze oefening ook doen tijdens je drukke seizoen (als je dat hebt) en tijdens een periode met minder werk, om het verschil te zien.
Als je bedrijf grote schommelingen kent tussen drukke en rustige periodes, bespreek dan met je managementteam of je voor drukke periodes tijdelijke hulp kunt inschakelen in plaats van nog een voltijds teamlid aan te nemen. Als je een zelfstandige bent, kan deze oefening je helpen bepalen hoeveel uur of projecten je tegelijkertijd aankunt.
8. Probeer samen te werken met een focuspartner
Waarom het werkt: Als je snel afgeleid bent en hulp nodig hebt om je te concentreren, kan stil werken met een partner of kleine groep helpen. Hoewel deze techniek, die bekendstaat als werken met een focuspartner, vaak wordt voorgeschreven aan mensen met ADHD, kun je er ook baat bij hebben als je deze diagnose niet hebt.
Als projectmanager heb je misschien een lijst met vervelende en weinig glamoureuze taken waar je niet bepaald enthousiast van wordt. Iemand moet ze doen, en het is oké als je een beetje externe motivatie nodig hebt.
Zo begin je: Pak een collega erbij of zet een Zoom-ruimte op. Baken je werksessie in de tijd af en beperk die telkens tot ongeveer een uur. Bepaal je doel voor de sessie. Dit kan bijvoorbeeld het controleren van urenstaten zijn, het opstellen van een nieuwe projecttijdlijn of het bijwerken van je sjablonen voor retrospectieven.
Ga aan het werk en laat je partner hetzelfde doen. Wanneer je tijd om is, vertel je partner wat je wel (of niet) hebt gedaan. Herhaal dit indien nodig totdat al je taken zijn voltooid.
Word lid van de gemeenschap van The Digital Project Manager voor meer inzichten
Als je meer praktische tips of inzichten wilt in projectmanagement en beste werkwijzen op het gebied van productiviteit, word dan lid van onze gemeenschap en krijg toegang tot onze Slack-werkruimte, waar je in gesprek kunt gaan met vakgenoten.
