Waarom projectmanagers in 2026 een persoonlijk organisatiesysteem nodig hebben
Waarom hebben we het over een persoonlijk organisatiesysteem?
Nou, ik had het geluk om vroeg in mijn carrière een mentor te hebben die ongelooflijk georganiseerd was. Ik vroeg me voortdurend af hoe ze zich de kleinste details kon herinneren van vergaderingen die maanden geleden hadden plaatsgevonden. Iedereen wilde met haar werken, omdat ze wisten dat ze op haar konden rekenen.
Naarmate ik vorderde in mijn carrière, wist ik dat dit het type projectmanager was dat ik wilde zijn. Betrouwbaar, nauwgezet en mensen voortdurend verbazen met de hoeveelheid informatie die ik in mijn hoofd kan onthouden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Het blijkt dat het geheim is om helemaal niet op je geheugen te vertrouwen.
Waarom PM's een persoonlijk organisatiesysteem nodig hebben—en hoe je er zelf een opbouwt
Wanneer je meerdere projecten, klanten en teams in goede banen leidt, kun je het gevoel krijgen dat je voortdurend wordt overspoeld door allerlei binnenkomende zaken. Dit omvat e-mails, Slack-meldingen, agendaherinneringen of gewoon een “snelle vraag” wanneer je op weg naar buiten een collega passeert.
Georganiseerd zijn draait er volledig om hoe je al die ad-hoctaken, verzoeken, gesprekken en waarschuwingen (enzovoort) elke dag afhandelt, zodat je naar je werk kunt kijken en weet dat je strategisch bezig bent met de activiteiten die je dichter bij je doelen brengen.
Hoe blijf je georganiseerd op je werk? Je moet je persoonlijke organisatiesysteem ontwikkelen.
Hulpmiddelen versus systemen
Laten we dit meteen uit de weg ruimen. Er zijn een aantal geweldige hulpmiddelen, zoals productiviteitsapps en software voor tijdbeheer, die je kunnen helpen je taken en tijd te organiseren, maar hulpmiddelen zijn geen systemen. Google Calendar is een geweldig hulpmiddel om je agenda te beheren, maar hoe je het gebruikt bepaalt hoe effectief het is. Hoe je het gebruikt, is je systeem.
Zie het zo: zelfs als je al het benodigde keukengerei hebt om het perfecte diner te organiseren, zul je hongerige gasten hebben als je niet strategisch plant hoe je elk hulpmiddel gaat gebruiken.
Belangrijkste punt: Een persoonlijk organisatiesysteem is een reeks regels die je voor jezelf opstelt om om te gaan met de vele input waar je in je leven mee te maken krijgt.
Enkele handige hulpmiddelen voor persoonlijke organisatie
Todoist
Dit is een krachtige maar eenvoudig te gebruiken app voor het maken van takenlijsten. Je kunt lijstitems categoriseren in projecten, prioriteitsniveaus toewijzen en terugkerende taken instellen.
Boomerang voor Gmail
Ik omschrijf dit graag als een “verantwoordelijkheidshulpmiddel”, omdat het je helpt anderen verantwoordelijk te houden voor het beantwoorden van e-mails. Je kunt aangepaste instellingen maken voor elke e-mail die je verstuurt, zodat de e-mail bijvoorbeeld weer bovenaan je inbox verschijnt als niemand binnen 2 dagen reageert.
Google Calendar
Dit hulpmiddel behoeft geen introductie, maar het is het vermelden waard omdat het, hoewel eenvoudig, bij goed gebruik een van de krachtigste organisatiehulpmiddelen in je arsenaal is. Een groot onderdeel van mijn organisatiesysteem is bepalen hoe en wanneer ik meldingen van Google Calendar wil ontvangen.
Focus Booster
Dit hulpmiddel voor persoonlijke organisatie is ontworpen om gebruikers te helpen productieve werkgewoonten te ontwikkelen door afleidingen te minimaliseren en de focus te behouden door tijdsblokken te gebruiken. Het is gebaseerd op de Pomodoro-techniek (een techniek waarbij je tijd in vaste blokken verdeelt). Je kunt dit gebruiken om je werkcycli te structureren en je werktijd bij te houden en te analyseren.
Taskful
Taskful is een productiviteitshulpmiddel dat vergelijkbaar is met Todoist. Het fijne aan deze takenlijsttool is dat je subtaken kunt maken om grotere taken te voltooien en dat er een eenvoudige voortgangsbalk wordt weergegeven die laat zien hoe dicht de taak bij voltooiing is. Deze app heeft ook een intuïtief ontwerp en eenvoudige functies die heel gemakkelijk te navigeren zijn, zelfs voor nieuwe gebruikers.
Toggl
Toggl is een hulpmiddel voor tijdregistratie met een bijzonder mooi, gestroomlijnd ontwerp. Je kunt het gebruiken om de tijd die je aan elke taak besteedt bij te houden en je tijd met labels en projecten te categoriseren. Als je niet zeker weet waar je tijd gedurende de dag naartoe gaat, kan het gebruik van een gratis hulpmiddel voor tijdregistratie zoals Toggl je helpen een realistisch beeld te krijgen van hoe je je dagen besteedt.
IFTTT
IFTTT (“als dit, dan dat”) is een app die je kunt gebruiken om activiteiten tussen je andere apps en op verschillende apparaten te synchroniseren.
Ik neem dit op in deze lijst met hulpmiddelen voor persoonlijke organisatie omdat het je kan helpen veel van de kleine organisatorische taken die je gedurende de dag uitvoert te automatiseren, zoals het maken van back-ups van bestanden, het invoeren van gegevens in spreadsheets en honderden andere taken.
Het kost wat tijd om uit te zoeken wat de beste manier is om het te gebruiken, maar zodra je de geautomatiseerde werkstromen hebt gevonden die voor jou werken, kan het veel tijd besparen en mentale ruimte vrijmaken voor grotere ideeën.
Je persoonlijke organisatiesysteem samenstellen
Ik benader mijn persoonlijke systeem graag vanuit de aanname dat ik iets vergeet zodra het uit het zicht is. Als iemand me iets belangrijks vertelt dat ik later moet doen, moet ik het in Todoist zetten, zelfs als ik geen tijd heb om het goed te documenteren. Bijvoorbeeld:
Soms heb je tijdens vergaderingen die direct na elkaar plaatsvinden geen tijd om je vergadernotities te vertalen naar actiepunten. Het kan dan gaan voelen als het klassieke beeld van Lucy en Ethel, die wanhopig proberen een eindeloze stroom snoepjes bij te houden.
Alleen heb je in plaats van heerlijke chocolade te maken met een lopende band vol tijdgevoelige verzoeken. Wanneer dit gebeurt, neem dan 5 seconden de tijd om jezelf eraan te herinneren later nog eens door je notities te gaan. Het gebruik van effectieve strategieën voor het maken van notities kan ook helpen om de opruim- en organisatiewerkzaamheden die achteraf nodig zijn te verminderen.
Dit is slechts één regel die voor mij goed werkt, maar je zult je eigen reeks regels moeten opstellen om te bepalen hoe en wanneer je elk hulpmiddel in je projectmanagementtoolkit gebruikt.
Stel je eigen reeks regels voor persoonlijke organisatie op
1. Maak een lijst van je input.
Begin door na te denken over de soorten input in je leven. Een paar voorbeelden zijn:
- Slack-meldingen
- E-mails van klanten
- Actiepunten uit vergaderingen
- Facturen op papier in de post (zucht)
- Gesprekken bij het koffiezetapparaat
- Agenda-alarmen
2. Vraag jezelf af: hoeveel waarschuwing heb je nodig om deze op tijd af te handelen?
Stel dat je eraan herinnerd wilt worden om een budgetupdate naar je klant te sturen. Je moet deze woensdagochtend versturen, maar je hebt ook minstens 30 minuten nodig om dat budgetrapport samen te stellen en je moet ervoor zorgen dat de eigenaar van het account het heeft goedgekeurd voordat je het naar de klant stuurt.
Een herinnering instellen voor woensdagochtend is simpelweg te laat, dus je moet dinsdagmiddag een herinnering instellen om het rapport af te maken en naar de eigenaar van het account te sturen. Vervolgens heb je een tweede herinnering nodig voor woensdagochtend om te controleren of het is goedgekeurd en het vervolgens te versturen.
Vertrouw niet op Google Calendar om automatisch herinneringen voor je in te stellen. Wanneer ik aan boord ga van een vlucht, krijg ik vaak een (automatisch gegenereerde) agendamelding voor mijn vlucht. Ik vind dat hilarisch. Als je voor niets anders dan Google Calendar zou vertrouwen om je aanstaande vlucht te onthouden, zou je die elke keer missen.
3. Bepaal het niveau van de waarschuwing of herinnering dat je nodig hebt.
Heb je een luchthoorn of een zacht duwtje nodig? Sommige items op je takenlijst zijn tijdgevoeliger dan andere. Je herinnering om op tijd te vertrekken voor een klantvergadering moet veel indringender zijn dan je herinnering om voor volgende maand verlof aan te vragen.
Voor zachte duwtjes stel ik graag terugkerende herinneringen in Todoist in. Ik zie het actiepunt in mijn inbox en weet dat het iets is wat ik ergens vandaag moet doen. Een andere goede optie is om Boomerang of de functie ‘herinner me’ van Slack te gebruiken. Je kunt je herinnering blijven uitstellen totdat je daadwerkelijk tijd hebt om deze af te handelen.
Voor echt tijdgevoelige items wil je ervoor zorgen dat je de waarschuwing ziet, ongeacht waar je mee bezig bent. Zorg ervoor dat je deze herinneringen op je computer en je telefoon ziet. Wanneer ik iets echt niet mag missen, stel ik op mijn telefoon een alarm in als redundante back-up voor mijn Google Calendar-melding.
4. Reserveer regelmatig tijd om georganiseerd te blijven.
De beste manier om ervoor te zorgen dat je je persoonlijke organisatiesysteem daadwerkelijk gebruikt, is er tijd voor vrij te maken. Ik ben graag een van de eersten op kantoor. Het is rustig en er zijn geen vergaderingen, dus het is het perfecte moment om me op de dag voor te bereiden.
Als dat voor jou geen optie is, zet dan organisatietijd in je agenda. Blokkeer de tijd, anders gebeurt het waarschijnlijk niet. Afhankelijk van het agendasysteem dat je organisatie gebruikt, kun je de tijd eenvoudig instellen als ‘bezet’, zodat niemand probeert iets in deze periode in te plannen.
Beter nog, geef deze tijd een duidelijker label. Het is een geweldig voorbeeld voor je team om te zien dat je tijd neemt om je leven op orde te brengen. PM's zijn tenslotte ook maar mensen.
Het voordeel van een persoonlijk organisatiesysteem = vertrouwen
Het spreekt voor zich dat velen van ons georganiseerder willen zijn, omdat we weten dat dit ons kan helpen om productiever te zijn op het werk. Maar er zijn andere, subtielere voordelen aan een degelijk persoonlijk organisatiesysteem: elke keer dat je organisatiesysteem werkt, maak je een goede indruk.
Je collega's, medewerkers, klanten en baas leren je allemaal te vertrouwen. Omgekeerd helpt de wetenschap dat de mensen met wie je werkt georganiseerd zijn, jou om hen te vertrouwen. Niemand werkt graag op een ongeorganiseerde werkplek of met iemand op wie hij of zij niet kan rekenen.
Telkens wanneer ik toezicht hield op een beginnende medewerker, hanteerde ik dit beleid: het maakt me niet uit wat je systeem is, zolang het maar werkt.
Zelfs als er niemand rechtstreeks aan jou rapporteert, kun je door het goede voorbeeld te geven invloed uitoefenen op je hele organisatie. Probeer de volgende keer dat iemand je een actiepunt geeft, iets te antwoorden als: “Begrepen. Ik zet een herinnering voor mezelf om dat donderdagochtend te doen en kom er dan bij je op terug.”
Door een gedetailleerd antwoord te geven, laat je zien dat je een plan hebt om het af te handelen en vertel je wanneer die persoon iets van je kan verwachten. Je vergroot niet alleen het vertrouwen van anderen in jou, maar versterkt ook je vertrouwen in jezelf doordat je je toezeggingen consequent nakomt.
Wat nu?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en maak contact met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.
