Wat is een RAID-logboek (en hoe integreer je er een in je projectworkflow)?

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Galen Low: Je doorzoekt weer als een bezetene je inbox. Deze keer zoek je naar die e-mail van je leidinggevende waarin een beslissing over je project wordt bevestigd. Hoe heette die persoon ook alweer? Wat was de beslissing? Alles staat stil totdat je dit vindt, dus je zet een pot koffie en blijft zoeken. Dit wordt een lange nacht.

We gaan de praktische aspecten van RAID-logboeken verkennen en bekijken hoe je ze in je projectworkflow integreert, zodat je gesprekken met je belanghebbenden kunt sturen, eenvoudig de status van je project kunt communiceren en nooit meer uren hoeft te besteden aan het zoeken naar die e-mail van je leidinggevende.

Hallo allemaal, bedankt dat jullie luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een gemeenschap van digitale professionals met als missie elkaar te helpen vaardigheden op te bouwen, zelfvertrouwen te krijgen en contacten te leggen, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten. Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com.

Oké, vandaag hebben we het over RAID-logboeken en de delicate kunst van het bijhouden van projectrisico’s, acties, problemen en beslissingen om projecten naar succes te sturen.

Bij mij is Kim Essendrup, voormalig lid van de Kolme Group—een organisatie die vastbesloten is bedrijven te helpen datagedreven besluitvorming in hun processen op te nemen. Maar velen van jullie kennen hem waarschijnlijk als een van de twee oprichters en presentatoren van de zeer, zeer populaire podcast PM Happy Hour.

Welkom, Kim!

Kim Essendrup: Hoi, Galen! Bedankt voor de uitnodiging.

Galen Low: Bedankt dat je in de show bent. Mijn hemel, dit is een beroemdheidsmoment voor mij. PM Happy Hour is zo leuk. Elke aflevering die ik heb geluisterd was hilarisch.

Hoe dan ook, ik ben jaloers op je podcast. Ik vind hem geweldig. Voor luisteraars die hem niet kennen: ga hem zeker beluisteren. Er zit een geweldige dynamiek in. Ik vroeg me af of ik mocht beginnen met een echte fanvraag: waarom ben je in de eerste plaats begonnen met de podcast PM Happy Hour?

Kim Essendrup: Om te beginnen moet ik zeggen dat ik ook een grote fan van jou ben, dus we zijn wederzijdse fans. Ik heb veel projectmanagers gecoacht. Ik merkte dat ik steeds dezelfde adviezen gaf en dacht: weet je wat? Ik zet dit gewoon in een blog en mensen lezen de blog, dat wordt geweldig. Vervolgens kwam ik erachter dat mensen niet echt graag blogartikelen van 10.000 woorden over projectmanagement lezen.

Dat is niet bepaald leuk. Ik had ook nog een klein start-upbedrijf waar ik aan werkte, over een ander onderwerp, en de consultant zei tegen me: weet je wat? Je zou een podcast moeten maken. Dus ik heb het hele proces doorlopen: uitzoeken hoe het werkte, een microfoon aanschaffen. Ik deed het voor die andere start-up, die uiteindelijk nergens toe leidde, behalve dat ik zo in de wereld van podcasts terechtkwam.

Ik kreeg het onder de knie. Toen dacht ik: misschien kan ik sommige van die blogartikelen nemen en ze daadwerkelijk interessant maken. En ik dacht: wie is de ene persoon die ik in een podcast met mij kan krijgen en die projectmanagement zelfs interessant kan maken?

Dat moest Kate zijn. Dus ik nam contact op met Kate en zei: hé, wil je dit gekke ding doen? Kate deed meteen mee. Sindsdien wordt het alleen maar leuker.

Galen Low: Ik vind het geweldig. Er zit echt een goede dynamiek in. Het voelt bijna alsof ik naar ochtendradio luister, maar dan naar heel goede ochtendradio. Het is hilarisch geklets, maar het gaat ook over projecten.

Ik denk: ja, dit is helemaal mijn ding. Dit is mijn ding. Hoe dan ook, ik ben een grote fan. Dus mensen, als je het nog niet hebt beluisterd: PM Happy Hour, of Project Management Happy Hour, is volgens mij beschikbaar in vrijwel elke podcastapp die ik ken.

Kim Essendrup: Alles wat we konden vinden.

Galen Low: Precies. Geweldig. Goed, laten we erin duiken.

Vandaag gaan we nerdy doen over RAID-logboeken. Misschien is het goed om eerst onze luisteraars op één lijn te brengen: kun je definiëren wat een RAID-logboek voor jou is en waarom het belangrijk is?

Kim Essendrup: Ja. Zo eenvoudig mogelijk gezegd is een RAID-logboek een logboek waarin RAID een acroniem is voor Risico’s, Acties, Problemen en Beslissingen. Sommige organisaties geven de voorkeur aan aannames en afhankelijkheden in plaats van acties en beslissingen, maar daar kunnen we het zo meteen over hebben.

Het belangrijkste idee is dat het gaat om het risicoregister, actieregister en al die registers die je leert bijhouden, vooral als je een PMI-methodologie volgt. Historisch gezien zetten we deze zaken allemaal in dezelfde spreadsheet. Dat was al ouderwets toen ik decennia geleden met projectmanagement begon.

Het bestaat dus al eeuwig en is een onmisbaar operationeel hulpmiddel om projectmanagers te helpen hun projecten te leiden. Uit onze peilingen blijkt dat ongeveer de helft tot twee derde van de projectmanagers het heeft gebruikt of ervan heeft gehoord. Het is een cruciaal hulpmiddel en daarom brengen we het nu actief onder de aandacht.

Galen Low: Heel interessant. Ik was een van die mensen die het eigenlijk niet besefte, maar ik zat in een sessie met mensen te praten over ons RAID-logboek. Ik had het model geleerd van risico’s, aannames, problemen en afhankelijkheden. Toen stak iemand zijn hand op en zei: weet je zeker dat het niet dit is? En toen vroegen we ons af: welke variant heeft jouw voorkeur en waarom?

Kim Essendrup: Ik houd van acties en beslissingen. Als je aan een aanname denkt, is dat een planningsaanname. Ik ga dit project uitvoeren. Welke aannames hebben we over de scope of over de ontwikkeling van ons plan? Een aanname is iets dat meer als input aan het begin wordt gebruikt.

Een aanname wordt dus eigenlijk een risico, want als je aanname onjuist blijkt, vormt dat een risico. Daarom vallen aannames voor mij vanzelf onder de R van risico. Afhankelijkheden werken op dezelfde manier. Als je een externe afhankelijkheid in je project hebt, is dat óf een risico óf het hoort misschien in je projectplanning, omdat er timing aan verbonden is, met voorgangers en opvolgers.

Het komt dus meestal op een van die twee plaatsen terecht. Soms zijn externe afhankelijkheden zo zorgwekkend dat ze een afzonderlijk tabblad rechtvaardigen; dan krijg je waarschijnlijk RAIDD. Maar ik vind dat als je de focus legt op actiepunten en beslissingen, dit meer operationele zaken zijn. Het zijn de dingen waar je tijdens de uitvoering van je project bovenop moet blijven zitten. Daardoor blijft je RAID-logboek meer gericht op de dagelijkse operationele besturing en gebruik je het om jezelf te organiseren.

Galen Low: Nee, dat vind ik goed. Ik houd van die voortstuwende beweging en ik ben het volledig met je eens. Ik bleef struikelen over het idee dat al mijn aannames en afhankelijkheden eigenlijk risico’s waren. In mijn projecten werden ze allemaal als risico geformuleerd en ik dacht: ik weet niet of ik dit goed doe.

Kim Essendrup: Ja. Misschien is de beste manier om je risicologboek te beginnen wel door alle aannames en afhankelijkheden op te nemen waarop je hele plan in de eerste plaats is gebaseerd.

Galen Low: En zodra je sommige van die aannames ontkracht of bevestigt, kunnen ze er meteen weer uit. Dat vind ik goed. We hadden het over het belang van een RAID-logboek en ik waardeer vooral de kant van de beslissingen.

Alles bij elkaar hebben, vooral in één logboek, in plaats van acht verschillende documenten die mensen moeten controleren en bijhouden en waar ze gedurende het project eerlijk gezegd meestal niet naar kijken.

Kim Essendrup: Anders moet je in Outlook gaan zoeken: o mijn god, waar is die e-mail? Ik weet dat die ergens hier staat.

Galen Low: Ik ben de koning van Outlook-zoekopdrachten, omdat ik ook de koning ben van het totaal niet organiseren van mijn inbox. Maar ja, dat is absoluut logisch. Een van de dingen waar we het eerder over hadden, is dat dit natuurlijk over risico’s gaat, maar ook kan voorkomen dat je project in catastrofale scenario’s terechtkomt. Niet om het overdreven eng te laten klinken, maar het helpt echt om de zaken op de rails te houden. Kun je vertellen hoe je een RAID-logboek daarvoor functioneel zou gebruiken?

Kim Essendrup: Ik denk er graag zo over: gebruik het om elk project te laten lopen of te redden. Het onderdeel ‘laten lopen’ is belangrijk, want als je het niet doet, moet je waarschijnlijk uiteindelijk je eigen project redden.

Als je kijkt naar de hulpmiddelen die je gebruikt om je projecten te beheren, heb je je plan of backlog met alle dingen die je doet en alle items die direct bijdragen aan of je resultaten creëren. Dat is geweldig; dat is wat we doen. Maar waar komt een RAID-logboek om de hoek kijken? Hoe zorg je ervoor dat die dingen goed worden uitgevoerd?

Het RAID-logboek is niet het plan; het is de manier waarop je ervoor zorgt dat het plan wordt uitgevoerd. En wie heeft er nu een project dat perfect verloopt? Als jij dat bent, heb je veel geluk. Er zullen problemen en uitdagingen zijn. Dingen kunnen fout gaan en dingen gaan ook fout.

Wat gebruik je om dat te beheren? Niet je planning, maar je RAID-logboek. Daarmee identificeer je wat er fout kan gaan, welke kleine actiepunten je moet opvolgen om te voorkomen dat jij of je team achterloopt, welke problemen zich hebben voorgedaan en hoe je die zo snel mogelijk oplost om je project zo goed mogelijk op koers te houden.

En welke beslissingen moet je verwachten en plannen, implementeren en beantwoorden, of laten nemen, die je aan het begin van het project niet had voorzien? Dat zijn allemaal zaken die we moeten gebruiken om onze projectplannen op koers te houden en succesvol op te leveren.

Als je daar niet mee bezig bent, niet nadenkt over risico’s en geen beslissingen plant, neemt en vastlegt, begint het plan uiteen te vallen. Het gaat dus vooral om het beheren van de basis. Daar gaan projecten mis: wanneer je de basis niet bewaakt en er niet bovenop blijft zitten. Dat is voor mij de magie van een RAID-logboek. Het is ongelooflijk eenvoudig, maar enorm belangrijk om ons te helpen de basis goed te beheren.

Galen Low: Je vertelde dat je ervaring hebt met coaching. Heb je voorbeelden van situaties waarin alles ontspoorde en je dacht: eigenlijk kan dit worden opgelost met iets basaals als een RAID-logboek?

Kim Essendrup: Zeker. Een aantal jaar geleden nam ik een PMO over dat in Europa was gevestigd. Dat was leuk, want ik kreeg door het bedrijf betaalde reizen naar Europa. Ik woonde nog steeds in de omgeving van Phoenix, dus ik ging ongeveer één keer per maand daarheen. Het was een heel interessante organisatie.

Maar wanneer je de rol van PMO-manager overneemt, ben je ook verantwoordelijk voor alle brandjes. Het was vrijdag. En je weet: wanneer je op vrijdag wordt gebeld over een project, is dat nooit goed nieuws. Het was bij mij rond het middaguur en in het Verenigd Koninkrijk laat in de middag of avond.

Ze zeiden dat het project zo slecht liep dat de klant dreigde ons de problemen in rekening te brengen en daarna het contract op te zeggen. Maandagochtend was ik dus niet meer in Phoenix. Ik zat in de Midlands in het Verenigd Koninkrijk en moest het project onder controle krijgen. De klant was woedend.

Ik zat daar met ons hele team en zij lazen alle problemen op die ze hadden en alles wat ze zeiden. Ik dacht: dat klinkt legitiem. Ik zou ook van streek zijn. Ik zou ook boos zijn. Ze namen al hun uitdagingen en problemen door en ik dacht: wauw. Ik keek naar mijn kant van de tafel en zei: hebben jullie problemen?

Ze leefden helemaal op. O mijn god, de klant heeft ons dit niet gegeven. Jullie hebben ons dat niet gegeven. We konden niet succesvol zijn omdat jullie ons niet alles gaven wat we nodig hadden. De klant zei: dat hebben jullie me niet verteld. Dat wist ik niet. Dus ik keek iedereen aan en wachtte tot het stil was.

Ik zei: goed, kunnen jullie me jullie RAID-logboek laten zien? Het bleef stil. Ik wist niet of ze niet wisten wat een RAID-logboek was en te beschaamd waren om het te vragen, of dat ze beseften: o nee, we hebben helemaal geen RAID-logboek, en nu schaam ik me te veel om iets te zeggen. Dus we zaten daar en ik zei: laten we er dan een maken. Ik klapte mijn laptop open en had een RAID-logboek klaargezet.

Ik begon alles door te nemen: laten we alle problemen vastleggen. Vertel me wat jullie problemen zijn. We brachten alles naar buiten en lieten iedereen aan de klantzijde stoom afblazen. Ik had het op de projector staan en typte alles in. Zo kon ik al hun zorgen en problemen erkennen. Ze voelden zich gehoord, omdat ze mij konden zien typen.

Ik keek naar mijn kant van de tafel, naar mijn team, en zei: en jullie dan? Wat is jullie probleem? Hetzelfde verhaal. Ik legde alles vast. Daarna bekeken we de punten en zeiden: dit lijken veel afhankelijkheden. Jullie verwachtten dit, terwijl wij niet wisten dat we dat moesten doen.

Toen legden we al die afhankelijkheden vast—waarbij wij van jullie afhankelijk waren en jullie van ons. Het mooie was dat we in de loop van de middag niet langer de ene kant van de vergadertafel tegen de andere kant zagen schreeuwen. We draaiden onze stoelen geleidelijk naar de projector, omdat we niet meer tegen elkaar vochten, maar tegen de problemen.

Het is een lang verhaal, maar het laat echt zien dat een RAID-logboek een geweldig platform is om overeenstemming te bereiken, ervoor te zorgen dat iedereen elkaar begrijpt en een gemeenschappelijke bron van problemen te creëren waaraan we gezamenlijk kunnen werken. Het kan dit soort problemen echt omkeren, of je in ieder geval helpen ze onder controle te krijgen.

Galen Low: Ik vind dat een geweldig verhaal en ook de lichaamstaal spreekt me aan. Mensen staan niet meer recht tegenover elkaar en zijn niet langer confronterend; ze bewegen richting samenwerking.

Want volgens mij onderschatten we bij al deze projectmanagementtechnieken, tactieken en processen vaak dat alles bedoeld is om communicatie en samenwerking mogelijk te maken. Ik vond wat je eerder zei over afhankelijkheden interessant. Het kan inderdaad beide kanten op.

Als je dit niet doet, kunnen wij dat niet doen. Maar vaak is het ook: jij doet dit zodat wij dat kunnen doen. Als mensen daar geen zicht op hebben, is het moeilijk te begrijpen waarom ze iets moeten doen. Stellen ze het uit? Zegt niemand iets? En plotseling bevindt het project zich mijlenver van waar het moet zijn.

Soms gaat het gewoon om het bijhouden van de zaken die we moeten volgen. Ik weet dat het als zware documentatie kan voelen, maar uiteindelijk is er geen schande in het feit dat je de honderden dingen die je tijdens je project moet bewaken niet allemaal uit je hoofd kunt bijhouden.

Kim Essendrup: Dat is het echt. Het is één ding om in een vergadering met mensen te praten over een beslissing, afhankelijkheid of risico. Maar wanneer je het in een document zet, vooral in een gedeeld document op Zoom of een projector, het uittypt en iedereen het kan zien, en je er namen naast zet, wordt het plotseling concreet.

Als mijn naam erbij staat, ga ik er automatisch aandacht aan besteden. Het is dus ook een geweldig communicatie- en verantwoordingshulpmiddel. Ik coach en begeleid veel projectmanagers en we hebben een gemeenschap rond onze podcast. Een advies dat vaak terugkomt: als je in een nieuwe omgeving komt of een project overneemt, zorg dan voor een RAID-logboek als je er nog geen hebt.

Je moet begrijpen hoe je het plan gaat uitvoeren en beheren. Een van mijn favoriete uitspraken is, vooral bij projecten voor overheden: behandel je RAID-logboek alsof het mogelijk aan een dagvaarding wordt onderworpen, want dat kan op een dag gebeuren. Dan zul je blij zijn dat je het RAID-logboek hebt bijgewerkt.

Galen Low: Honderd procent. Ik heb aan een paar projecten gewerkt die om verschillende redenen werden gecontroleerd. Als je de juiste documentatie niet direct beschikbaar hebt, zelfs als de gegevens ergens bestaan, moet je ze er nog uit halen. Dat is op zichzelf al een project. Maar een duidelijk spoor hebben van wat er is gebeurd, welke risico’s er waren en hoe we over die risico’s hebben gesproken, kan enorm helpen.

Kim Essendrup: Ik kan me voorstellen dat je daar ’s ochtends wel wakker van werd toen je hoorde dat er die dag een audit zou plaatsvinden.

Galen Low: O mijn god, ja. Iedereen de tijdregistratie openen.

Ik denk dat je een heel goed punt maakte over de praktische toepassing van een RAID-logboek. Veel mensen denken: dat lijkt me veel werk. Ik weet dat je het op de projector zette en twee teams met elkaar liet praten, maar hoe houd je het daarna daadwerkelijk bij als bron van waarheid, na dat moment van overeenstemming?

Kim Essendrup: De projectmanager moet er echt naar leven. Je kunt zeggen: dit is veel meer registratie en beheer dan ik moet doen.

En dat is ook zo. Je kunt ervoor kiezen geen RAID-logboek te gebruiken en hopen dat het goed komt, net zoals wanneer je door een geel verkeerslicht rijdt: je kunt je ogen sluiten, gas geven en hopen dat je geen ongeluk krijgt. Vaak kom je daar misschien mee weg. Maar van de mislukte projecten die ik heb moeten redden, was het antwoord altijd nee wanneer ik vroeg: kun je je RAID-logboek laten zien?

Ook persoonlijk merk ik dat wanneer projecten van de koers raken, ik denk: o mijn god, we rijden hier de greppel in. Dan besef ik: ik heb mijn RAID-logboek niet bijgehouden, of ik heb voor dit project helemaal geen RAID-logboek gemaakt.

Na genoeg van die pijnlijke ervaringen realiseer je je dat je dit echt moet doen. Als we een stap terug doen en het vanuit een breder perspectief bekijken, hebben veel analisten onderzocht wat de faal- en succespercentages van projecten zijn.

De statistieken verschillen per jaar en per onderzoek, maar doorgaans blijkt dat ongeveer 70 tot 80 procent van de projecten de belangrijkste doelstellingen niet haalt. Ongeveer 19 of 20 procent mislukt volledig. We weten dit allemaal, toch? We zijn projectmanagers.

We weten dat er problemen ontstaan, dat dingen worden uitgesteld en dat zaken meer kosten dan verwacht. Als je weet dat de kans groot is dat er een probleem ontstaat, doe je jezelf en je project dan geen tekort als je niet wat tijd besteedt aan het voorkomen daarvan?

Dat is toch ons werk? Wij zijn projectmanagers. Wij zijn de helden die dit voor elkaar krijgen. Een RAID-logboek is dan een soort superwapen dat we moeten gebruiken om onze projecten op koers te houden.

Galen Low: Ik vind die statistieken ook grappig. Volgens mij werken statistieken over alles zo. Niet alleen over projectmanagement. Er wordt gezegd: één op de drie mensen krijgt dit. Dan denk je: ik niet. En wanneer het jou overkomt, denk je: dat moest natuurlijk gebeuren, want één op de drie mensen. Daardoor krijgen we ruimte om het probleem niet direct aan te pakken en er niet proactief mee om te gaan.

Zoals je zei, kunnen we onze ogen sluiten en door een geel licht rijden. Aan de andere kant kun je er ook volledig door verlamd raken en denken: volgens de statistieken gaat mijn project waarschijnlijk mis. Maar toen je het eerder uitlegde, dacht ik: het is alsof je het stuur in handen neemt.

Je hebt een plan, prima, dat is een kaart met een getekende lijn. Maar het daadwerkelijke stuur waarmee je je project vooruitbrengt en voorkomt dat het de greppel in rolt, bestaat uit dingen zoals een RAID-logboek. Ik vind het geweldig dat alles geconsolideerd en overzichtelijk is.

Mensen kunnen er in een bestuurskamer samen aan werken via samenwerking. Dat brengt me bij iets wat je eerder zei: mijn RAID-logboek is altijd een spreadsheet geweest. Veel mensen zeggen: ik heb geen behoefte aan nóg een spreadsheet.

Welke hulpmiddelen zijn er om een RAID-logboek te beheren in een project, behalve Excel of Google Spreadsheets?

Kim Essendrup: Er zijn natuurlijk veel projectmanagementhulpmiddelen op de markt. Bij Kolme Group, mijn PPM-adviesbureau, heeft ons team projectmanagementhulpmiddelen geïmplementeerd voor meer dan 650 organisaties.

Dat is bijzonder: een adviesbureau opbouwen dat dit soort werk voor bedrijven van allerlei groottes en uit verschillende sectoren heeft kunnen doen. Interessant is dat de hulpmiddelen die we implementeren meestal geen goed werk doen met RAID-logboeken.

Veel hulpmiddelen doen er helemaal niets mee. Dat is op zich prima: ze willen bijvoorbeeld de beste software voor taakbeheer zijn, of richten zich op bedrijfsresourceplanning, prognoses en resourcebeheer.

Maar de hulpmiddelen zijn óf gericht op de directie en het bedrijfs- of portfolioniveau, óf ze zijn juist sterk vereenvoudigd en gericht op het team. Daardoor blijft de projectmanager buiten beeld.

We ontdekten dat er een gat was. Sommige hulpmiddelen deden een beetje met RAID, bijvoorbeeld risico’s of problemen, of je kon zelf iets in elkaar zetten met een Kanbanbord. Maar dan verloor je veel van de eenvoud en waarde van een basis-RAID-logboek.

Daarom hebben we een op SaaS gebaseerde RAID-logboekoplossing gemaakt: raidlog.com. We staan nog aan het begin, maar onze missie is om het ultieme hulpmiddel te maken waarmee projectmanagers succesvol kunnen zijn.

Zij zijn de superhelden, verantwoordelijk voor 1,7 biljoen dollar aan kapitaaluitgaven in de Verenigde Staten per jaar. Laten we hen dus de middelen geven om succesvol te zijn.

Galen Low: Dat vind ik geweldig. Het is fascinerend dat software in twee richtingen lijkt te gaan: enerzijds die bedrijfsbrede blik en anderzijds een team dat gewoon dingen gedaan probeert te krijgen. Eenvoudig, makkelijk te gebruiken, met een lage leercurve. En toch blijft de projectmanager achter.

Kun je iets vertellen over hoe jullie oplossing werkt? Koppelt die aan andere software of staat hij op zichzelf?

Kim Essendrup: Het is zelfstandige software. Je krijgt je RAID-logboek met een gebruikersinterface die eruitziet als een spreadsheet. Die interface is snel, eenvoudig en efficiënt. Als je gewend bent aan RAID-logboeken, vertraagt het je niet.

We hebben ook een meer visuele gebruikersinterface. Die is intuïtiever als je nieuw bent met RAID-logboeken of een kritiek probleem met een leidinggevende wilt delen. Je kunt een gedetailleerde weergave van een probleem of beslissing openen en die presenteren op een manier die geschikt is voor een zakelijk gesprek met belanghebbenden of je sponsor.

We voegen meer gebruiksvriendelijke functies toe die je door de processen leiden. Bij een beslissing kun je bijvoorbeeld een T-schema gebruiken met voordelen, nadelen en opties. Dat hebben we ingebouwd in onze beslissingsmodule. We voegen ook warmtekaarten en geavanceerde analyses toe, zoals Monte Carlo-analyses.

Later voegen we ook AI-functies toe. Het blijft een zelfstandig RAID-logboek, maar het is natuurlijk niet het enige hulpmiddel waarmee je een project beheert. Daarom bouwen we integraties. We hebben er al een met Planview AdaptiveWork, gaan er een maken met Jira en willen met zoveel mogelijk hulpmiddelen integreren.

We zijn ook aangesloten op Zapier, dat waarschijnlijk met vrijwel alles ter wereld koppelt. Onze visie is om RAID-logboeken in spreadsheets overbodig te maken. We bieden een krachtige gratis versie voor iedereen die gewoon een eenvoudig basis-RAID-logboek wil.

Galen Low: Wat ik hier het meest interessant aan vind, is dat het veel verder gaat dan alleen een logboek. Een logboek is voor mij het vastleggen van iets wat is gebeurd of kan gebeuren, gewoon een notitie. Maar jullie bieden ook analyse en een T-schema.

Het is eigenlijk meer RAID-beheer dan alleen een RAID-logboek.

Kim Essendrup: Het is nog meer dan dat. We noemen het raidlog.com omdat RAID het belangrijkste operationele hulpmiddel is dat we kennen. Maar RAID-logboeken zijn de afgelopen decennia nauwelijks geëvolueerd, omdat we beperkt zijn door het hulpmiddel dat we gebruiken.

We willen projectmanagers de hulpmiddelen geven die ze nodig hebben om een project te leiden. We stoppen dus niet bij RAID-items. We voegen geleerde lessen en andere zaken toe. Ook vergaderverslagen komen erbij, zodat je je vergaderverslag en RAID-logboek tegelijkertijd kunt bijwerken en jezelf uren per week kunt besparen.

Ons doel is het hulpmiddel te worden waar je automatisch naartoe gaat. Welke plannings-, schema- of backlogtool je ook gebruikt, wij willen daar als aanvulling op aansluiten. We willen de pijn uit projectmanagement halen.

Galen Low: Ik vind het geweldig dat het integreert met andere oplossingen en open is. Je kunt via Zapier gegevens binnenhalen en weer doorsturen. Het gaat uiteindelijk om risicoanalyse, risicobeheer en beslissingsbeheer: de samenwerkingslaag die soms ontbreekt op bedrijfsniveau of juist op het meest praktische teamniveau.

Kim Essendrup: We willen meer bieden dan alleen een hulpmiddel. Door al onze training en coaching willen we kennis en opleiding inbouwen. Als je nieuw bent met risicobeheer, moet het intuïtief zijn. Wat betekent waarschijnlijkheid en impact? We willen contextuele hulp bieden, maar ook geavanceerdere functies zoals Monte Carlo-analyses en verwachte monetaire waarde.

Je voert de gegevens in, klikt op een knop en het systeem doet het werk voor je. Dan kun je bijvoorbeeld berekenen welke reservering je werkelijk moet plannen.

Galen Low: Dat vind ik geweldig. Ik heb meerdere risicoregisters vanaf nul gebouwd en dat zijn heel veel formules. Ik wou dat ik dat niet hoefde te doen.

Kim Essendrup: Inderdaad. Op een gegeven moment denk je: weet je wat, dit is goed genoeg. Ik moet nu verder; ik heb hier een project te doen.

Galen Low: Noem het gewoon een reservering van 15 procent en ga verder.

Mijn laatste vraag. Je zei dat sommige hulpmiddelen de zaken van de projectmanager missen, zoals RAID. Maar is RAID uitsluitend bedoeld voor projectmanagers?

En zo niet, hoe kan iedereen het gebruiken om een teamcultuur op te bouwen waarin verantwoordelijkheid voor risico’s, acties, problemen en afhankelijkheden een teamsport wordt?

Kim Essendrup: De oorsprong van RAID ligt natuurlijk in het esoterische projectmanagement en bij oude projectmanagers. Maar het gaat in wezen om de vraag: hoe krijg je je plan uitgevoerd? Dat plan hoeft geen traditioneel watervalproject te zijn.

Het kan ook agile zijn. Als producteigenaar heb je een product dat je moet ontwikkelen. Hoe beheer je de risico’s voor dat product? Welke beslissingen moeten worden genomen? Zodra een beslissing is genomen, moet je die vastleggen en opvolgen.

Als scrum master leid je een team. Hoe zorg je ervoor dat het team effectief kan werken? Het RAID-logboek gaat niet zozeer over het product, maar over het team. Hoe help je het succesvol te zijn?

Als PMO-manager kun je projectmanagers begeleiden door te zeggen: laat je RAID-logboek zien. Zo zie je hoe ze hun projecten beheren en kun je suggesties doen. Vanuit het perspectief van een projectmanager kun je het logboek ook gebruiken om naar boven toe te managen.

Als je tijd nodig hebt van je PMO-manager, sponsors of belanghebbenden, filter je het RAID-logboek terug naar de drie of vier belangrijkste punten waarvoor je hun hulp nodig hebt. Zo laat je zien dat je de zaken onder controle hebt en betrek je hen erbij.

Het is dus veel meer dan alleen een operationeel projecthulpmiddel. Het is een manier van werken en samenwerken, niet alleen een manier om jezelf, maar ook je team georganiseerd en gemotiveerd te houden.

Galen Low: Ik vind al die punten geweldig. Er zijn maar weinig mensen die niet te maken hebben met risico’s, acties, problemen of beslissingen.

Dit kan voor elke vorm van samenwerking worden gebruikt. En goed dat je filtering noemde. Als projectmanagers kunnen we enorm veel informatie verwerken en vervolgens zeggen we: kijk naar mijn Gantt-diagrammen. Iedereen denkt: nee, ga weg.

We moeten het terugbrengen tot de essentie. Voor RAID-logboeken is dat cruciaal: je moet het in een vorm kunnen presenteren waarin je met een zakelijke belanghebbende kunt praten, niet alleen met een andere projectmanager. Je kunt het gebruiken om een team van projectmanagers te beheren en verwachtingen bij leidinggevenden te managen. Het is gewoon een bron van waarheid die, als je hem zorgvuldig bijhoudt, voor veel verschillende doelen kan worden gebruikt.

Kim Essendrup: Dat is het echt. RAID is slechts het begin. Vaak wordt het uitgebreid met geleerde lessen. Problemen zijn vervelend, maar steeds hetzelfde probleem opnieuw hebben is nog erger. Door je RAID-logboek uit te breiden met geleerde lessen kun je die problemen aanpakken en je leven de volgende keer eenvoudiger maken.

Galen Low: Dat vind ik geweldig en ik ben ook enthousiast over de AI-functies.

Waar kunnen mensen meer informatie over RAID-log vinden?

Kim Essendrup: Op raidlog.com. Het domein is makkelijk te onthouden. Ik wil mensen ook graag uitnodigen het product uit te proberen. We zijn op zoek naar feedback, omdat we er een geweldig hulpmiddel voor projectmanagers van willen maken. Je kunt contact met me opnemen via LinkedIn.

Ik praat graag met iedereen. Als je feedback hebt over het product of de podcast, of gewoon wilt praten over projectmanagement, hoor ik dat graag. En als RAID-logboeken helemaal nieuw voor je zijn, heb ik een boek geschreven, omdat er vreemd genoeg nog geen boek over RAID-logboeken bestond. Zoek op Amazon naar "Ultimate Guide to RAID Log"; volgens mij is het het enige boek over RAID-logboeken.

Galen Low: Dat is ongelooflijk. Ik had geen idee. Ik neem alle links ook op in de shownotities. Ik ga het zelf ook bekijken, want ik vind het fascinerend. Ik dacht altijd: het is gewoon een spreadsheet. Ik ga me er zeker verder in verdiepen.

Kim Essendrup: Geweldig.

Galen Low: Geweldig. Kim, heel erg bedankt dat je er vandaag bij was. Ik waardeer je inzichten enorm. Ik vind het altijd leuk om over projectmanagement te praten, vooral over dit soort projectmanagementkennis: RAID-logboeken, risicoregisters en al die zaken die bijna ondoordringbaar lijken. Maar zodra we erover praten, blijken ze eigenlijk heel eenvoudig en logisch.

Ik waardeer je perspectief hierop enorm. Dit was geweldig.

Kim Essendrup: Bedankt dat ik erbij mocht zijn, Galen.

Galen Low: Goed, mensen, daar hebben jullie het. Als je wilt deelnemen aan het gesprek met meer dan duizend gelijkgestemde projectmanagementliefhebbers, kom dan bij onze gemeenschap. Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor meer informatie.

En als je hebt genoten van wat je vandaag hoorde, abonneer je dan en blijf op de hoogte via thedigitalprojectmanager.com. Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.