Hoe je een psychologisch veilige teamomgeving creëert en waarom dat belangrijk is (met Samantha Schak van PM with Purpose)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Galen Low:

Stel je dit eens voor: je bent een full-stackontwikkelaar die op de top van zijn kunnen presteert. Je werkt story points links en rechts weg. Maar het product waaraan je werkt lijkt bepaalde minderheidsgroepen uit te sluiten, specifiek een minderheidsgroep waartoe jij behoort. Je hebt een idee om het inclusiever te maken, maar je besluit je niet uit te spreken.

Het proces is sowieso al te ver gevorderd. En waarschijnlijk krijg je te horen dat het jouw taak is om code te schrijven, niet om tegen de productvisie in te gaan. Het product wordt gelanceerd en wat blijkt? Op sociale media wordt het aan de schandpaal genageld omdat het minderheidsgroepen uitsluit. Hoe zeker weet je dat scenario’s zoals dit zich elke dag op jouw projecten voordoen?

Heb je een teamcultuur waarin mensen zich vrij voelen om zich uit te spreken en hun perspectief in het gesprek te brengen? Is je organisatie inclusief genoeg om alle barrières voor innovatie weg te nemen? Als je het niet zeker weet, blijf dan luisteren. We gaan bespreken waarom diversiteit en inclusie belangrijk zijn en hoe je zowel virtueel als fysiek een psychologisch veilige omgeving creëert waarin je team kan floreren.

Bedankt dat je luistert. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. We zijn een community van digitale professionals met als missie elkaar te helpen deskundiger, zelfverzekerder en beter verbonden te worden, zodat we projecten beter kunnen opleveren. Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com.

Hallo allemaal. Bedankt dat jullie met ons meeluisteren naar de DPM-podcast.

Mijn gast van vandaag heeft zich toegewijd aan het helpen van anderen, het wegnemen van schaamte en het aanmoedigen van mensen om risico’s te nemen buiten hun comfortzone. Ze combineert leiderschap in projectoplevering met haar werk als creatieve improvisatiedocent. Ze heeft diversiteit en inclusie binnen haar teams en voor haar klanten bevorderd door psychologische veiligheid te creëren voor iedereen die bij haar projecten betrokken is.

Naast projectoplevering heeft ze organisaties geholpen bij het vormgeven en implementeren van sterke diversiteits- en inclusieprogramma’s. Ze is co-host van een podcast over mentaal welzijn met de naam But, Have You Considered Therapy? en geeft improvisatielessen aan jongeren met speciale behoeften. En als dat nog niet genoeg is, is ze ook een fanatieke knutselaar en een zeer getalenteerde taartenversierder.

Vandaag leert ze ons hoe het omarmen van mislukkingen de sleutel kan zijn tot het ontsluiten van innovatie, en deelt ze haar belangrijkste tactieken voor het creëren van een psychologisch veilige omgeving, zowel op locatie als virtueel.

Mensen, verwelkom Samantha Schak. Hallo, Samantha.

Samantha Schak:

O mijn hemel. Dat was een behoorlijk uitgebreide introductie. Heel erg bedankt, Galen.

Ik vind het geweldig om vandaag met je te praten.

Galen Low:

Geweldig dat je in de show bent. Ik wilde je al geruime tijd uitnodigen en ik ben ook ontzettend blij dat je deel bent gaan uitmaken van het DPM-expertteam. Het is geweldig om jouw kennis binnen handbereik te hebben. Het is geweldig om jouw stem aan het gesprek toe te voegen en ik ben gewoon dol op wat je doet.

Ik kijk dus echt uit naar dit gesprek.

Samantha Schak:

Ja, ik ook. We hadden een paar weken geleden zo’n geweldige AMA. Daarom vind ik het leuk om hierover met een breder publiek te praten. Het is een belangrijk onderwerp en dat zal het altijd blijven. We hebben het afgelopen jaar ontzettend veel geleerd, maar ik kijk er echt naar uit om vandaag met je te praten.

Galen Low:

Absoluut. En ja, het is een interessante tijd geweest. Ook waar jij in Austin woont, kom je uit een behoorlijk turbulente periode. Er was een zeldzame sneeuwstorm die midden in een pandemie behoorlijk wat chaos veroorzaakte, maar het lijkt erop dat de situatie zich herstelt en dat de beperkingen daar in Texas zelfs wat worden versoepeld.

Ik vraag me dus af: hoe verschilt je leven vandaag van hoe het er een paar weken geleden uitzag?

Samantha Schak:

Dat is een goede vraag. Ja, tot mijn spijt worden de beperkingen versoepeld. Austin probeert onze mondkapjesplicht en een iets lagere capaciteit te handhaven, maar ja, je weet hoe dat gaat. Als je in Texas woont, ligt het uiteindelijk bij de grote bazen.

Mijn leven ziet er vandaag enorm anders uit. We hebben in het begin behoorlijk wat trauma doorgemaakt. Ik bedoel, het hele jaar, 2021 op zichzelf, begon met een opstand en ging over in ontzettend veel chaos. En nu dit slechte weer.

Het was iets zoals ik het nog nooit had meegemaakt en ik kom uit Chicago. Ik heb dus veel sneeuw gezien en daar veel ervaring mee, maar het was absoluut een heel angstige periode. Ik probeerde erdoorheen te komen, kinderen aan de gang en veilig te houden en ondertussen speelde de gebruikelijke pandemie natuurlijk ook een rol.

De afgelopen weken voel ik me extreem uitgeput. Ik probeer heel mild voor mezelf te zijn en ik volg bewust veel professionals en counselors op het gebied van mentale gezondheid op Twitter en Instagram. Zo krijg ik die boodschappen binnen van: ‘Het is oké om nu uitgeput te zijn.’

Je functioneert dit jaar misschien nooit op honderd procent, maar zeker nu niet. Ik probeer mezelf dus echt wat ruimte en mildheid te geven.

Galen Low:

Geweldig. Hoe zit het met afleiding? Heb je favoriete vormen van afleiding die je tijdens al deze turbulentie naar een gelukkiger plek brengen?

Samantha Schak:

O mijn hemel. Ik moet mijn favoriete ding ooit noemen: TikTok. Ik was eerst een wat tegenstribbelende millennial die verknocht was aan Vine, maar het afgelopen jaar ben ik een enorme TikTok-aanhanger geworden. Ik heb het zelfs verwerkt in enkele merkpresentaties voor projectmanagers, omdat ik daar ontzettend veel interessante dingen volg.

TikTok inspireerde me er zelfs toe om PM with a Purpose op te richten, mijn blog voor projectmanagers. Voor puur entertainment, empowerment, moeilijke gesprekken en goede vertegenwoordiging van diversiteit en inclusie is het absoluut mijn favoriete afleiding.

Galen Low:

Dat vind ik geweldig. Ik moet me daar echt meer in verdiepen. Het heeft een beetje de reputatie dat het alleen maar gaat om dansjes choreograferen in je hoofd.

Samantha Schak:

Nee, vertrouw op de algoritmes. Je moet gewoon beginnen met dingen leuk vinden en mensen volgen. Ik denk trouwens dat TikTok ook diagnoses stelt. Ik zei tegen mijn therapeut: ‘TikTok denkt dat ik ADHD heb.’

En zij zei: ‘Dat zou kunnen.’ Het is absoluut een goede aanvulling voor me geweest en het helpt me om veel problemen te verwerken.

Galen Low:

Een diagnose via TikTok. Dat is de volgende fase.

Samantha Schak:

Echt waar. Mensen ontdekken er hun seksualiteit en allerlei andere gevoelige onderwerpen. Ze zeggen dan: ‘O, kijk wat de algoritmes me nu voorschotelen.’

Er komt dus zeer krachtige data jouw kant op.

Galen Low:

Heel interessant. Laten we erin duiken. Misschien kun je beginnen met een kort overzicht van de professionele versie van jezelf: waar je vandaan komt, wat je hebt gedaan, wat je wilt doen en wat de toekomst brengt?

Samantha Schak:

Ik zou zeggen dat ik momenteel als projectmanager een soort seriële bureauhopper ben. Ik ben begonnen in sales en marketing, heb me omhoog gewerkt en ben vervolgens, zoals de meeste mensen, min of meer in projectmanagement terechtgekomen zonder te beseffen dat het een vakgebied is. Ik heb aan allerlei soorten projecten en voor verschillende klanten gewerkt. Een paar jaar geleden behaalde ik mijn certificering als producteigenaar binnen Scrum, wat ik erg leuk vond. De laatste tijd pas ik dat meer toe als strateeg bij een bureau dat Dockyard heet en volledig op afstand werkt.

Dat is zo’n beetje mijn basis. Ik ben me steeds meer gaan verdiepen in cultuur en diversiteit-en-inclusiepanels binnen mijn bedrijven, taskforces en vergelijkbare initiatieven. Ik probeer het echt in mijn dagelijkse werk te verweven.

Galen Low:

Ik vind die combinatie erg interessant: je algemene achtergrond bij reclamebureaus, maar ook het feit dat je in je rol meer doet op het gebied van diversiteit en inclusie. Daar gaan we uitgebreid op in. Heb je favoriete soorten projecten?

Samantha Schak:

Favoriete soorten projecten? We werken met grotere onderzoeksprogramma’s waarin ik veel onderzoek en ontwerp kan doen. Daar lever ik graag een bijdrage aan. Of ik help richting geven en uitzoeken wat we eigenlijk proberen te doen en waarom.

Dat zijn de projecten waar ik van houd, omdat ze voor verrassingen zorgen. Je begint met één mogelijke oplossing, maar eindigt met allerlei andere oplossingen, soms veel meer dan je had verwacht. Er zijn ook ideeën die je nooit zelf had kunnen bedenken. Ik vind het geweldig om dat binnen een team te stimuleren, zodat we creatieve oplossingen kunnen vinden en ook de klant kunnen verrassen.

Soms zijn het dingen die de klant niet wil horen. Dan moeten we dus uitzoeken hoe we die boodschap overbrengen.

Galen Low:

Ik hou van die opwinding van het creatieve proces. Je eindigt misschien inderdaad niet met het idee waarmee je dacht te zullen eindigen.

Samantha Schak:

Nee. Dat gebeurt bijna nooit. Je kunt het dus maar beter omarmen en er heel goed in worden.

Galen Low:

Absoluut.

Een ding dat me is opgevallen toen ik je beter leerde kennen, is dat je veel van je passies hebt geïntegreerd in wat je doet en in het merk dat je voor jezelf hebt opgebouwd. Je bent gepassioneerd over improvisatie, diversiteit en inclusie en projectmanagement.

Was dat bewust? En hoe heb je die verschillende elementen met elkaar verbonden?

Samantha Schak:

Dat is een geweldige vraag. Vaak kon ik het zelf niet goed zien. Ik had twee werelden die ongeveer tegelijkertijd samenkwamen. Ik begon met improvisatie en improvisatieles rond dezelfde tijd dat ik projectmanagement ontdekte.

Je zou misschien niet meteen denken dat de ene wereld erg creatief en bewust ongestructureerd is, terwijl de andere kant van mij juist structuur probeerde te creëren en daaraan probeerde vast te houden. Toch begon ik overlap te zien toen ik me verder ontwikkelde in zowel projectmanagement als improvisatie.

Een van de eerste thema’s waar we vandaag op ingaan, is mislukking: hoe je die omarmt en wat dat betekent op het podium en in projecten. Het gaat er ook om veiligheid te creëren, zodat je risico’s kunt nemen.

Wanneer je een improvisatiegroep ziet die al lang samenwerkt en het lijkt alsof alles gescript is, komt dat vaak doordat het team zoveel vertrouwen en veiligheid heeft opgebouwd dat het van het gebaande pad kan afwijken, een volledig andere wereld kan betreden en samen iets kan creëren.

Dat is precies wat we doen wanneer we projecten of welk soort product dan ook creëren en opleveren. Ik begon steeds meer overeenkomsten te zien en kon die vervolgens in mijn werk verwerken. Daardoor bracht ik ook iets anders naar een bedrijf.

Ik kon me meer onderscheiden, begrijpen wat een persoonlijk merk is en dat merk ontwikkelen. Ook werd ik degene bij wie mensen terechtkonden om iets te faciliteren of een workshop te creëren. Zo begon ik echt een niche te vinden.

Galen Low:

Heel interessant. Ik zie daarin echt die spanning tussen de projectmanager die alles onder controle wil houden en de improvisatiespeler die opeens een bankje moet zijn in een sketch. Dat lijkt lijnrecht tegenover elkaar te staan. Maar als je het juiste evenwicht vindt, ben ik het er volledig mee eens dat vertrouwen binnen het team en een omgeving waarin iedereen zich vrij voelt om samen te werken, een bankje te zijn of geweldige digitale producten op te leveren, in wezen hetzelfde zijn.

Samantha Schak:

Structuur creëert veiligheid, en flexibiliteit doet dat ook. Je weet dat je kunt afwijken als de structuur niet voor je werkt en een andere richting kunt kiezen.

Maar als je volledig zonder structuur werkt, heb je geen idee waar je naartoe gaat. Het gaat dus echt om het vinden van die perfecte balans.

Galen Low:

Honderd procent. Laten we onze luisteraars ook wat houvast geven. Je beschrijft jezelf als een projectleider die zich specifiek richt op het creëren van een inclusieve ruimte waarin de psychologische veiligheid van iedereen die bij projectbeslissingen betrokken is, wordt beschermd.

Iedereen die door het project kan worden geraakt, alle belanghebbenden, teamleden en klanten. Om ons op één lijn te krijgen: hoe definieer je psychologische veiligheid en waarom is die belangrijk?

Samantha Schak:

Dat is een grote vraag. Ik heb onlangs nog iemand op Twitter opgeslagen die vroeg: wat is psychologische veiligheid?

Er waren zoveel geweldige antwoorden en zoveel verschillende interpretaties. Mijn persoonlijke definitie is een combinatie van verschillende bronnen. Voor mij betekent psychologische veiligheid dat je je authentieke zelf en je authentieke stem kunt meenemen in het werk dat je doet. Ook moet je kunnen onderscheiden wat er direct voor je ligt — de doelen van het project en het bedrijf — van je eigen persoonlijke doelen, zonder dat die elkaar voortdurend tegenwerken.

Als ik zeg dat je je hele zelf meeneemt, bedoel ik ook je mentale capaciteit en wat je fysiek nodig hebt: pauzes, ruimte en het vermogen om je in die omgeving menselijk te voelen. Een psychologisch veilig team ondersteunt dat allemaal.

Voor jou als projectmanager is dat een enorme verantwoordelijkheid. Het kan overweldigend zijn, omdat je veel moet doen zonder dat je evenveel macht hebt. Je moet dus werken aan invloed en aan al die verschillende gebieden. Je moet leren welke unieke ervaringen mensen meebrengen.

Iedereen die deelneemt aan een Zoom- of Google Meet-gesprek neemt jaren aan trauma mee: professioneel trauma, persoonlijk trauma. Vervolgens moet je al die mensen samenbrengen om een beslissing te nemen of samen iets te creëren.

Dat is een zware verantwoordelijkheid voor projectmanagers. We krijgen die taak, maar beseffen niet altijd dat het onze taak is, omdat het niet in de functieomschrijving staat. Toch is het uiteindelijk iets waarvoor je verantwoordelijkheid kunt nemen.

Galen Low:

Dat vind ik goed. Het staat niet in de officiële functieomschrijving en nergens op papier, maar het gaat wel om het creëren van een omgeving waarin mensen kunnen samenwerken. Ik ben erg gecharmeerd van het idee dat het niet alleen gaat om wat je doet, maar ook om wie je bent. Neem dat ook mee. Het product wordt daardoor rijker, omdat het doordrongen is van die inzichten.

Samantha Schak:

De eerste stap is jezelf kennen. Wat heb ik nodig? Wat zijn mijn basisbehoeften? Hoe communiceer en werk ik graag? Wat is mijn werkstijl?

Als je wilt weten hoe je veiligheid creëert, begin je met de vraag: wat geeft mij een veilig gevoel? Wat heb ik nodig? Ik moet eerst mijn eigen zuurstofmasker opzetten voordat ik zuurstof kan geven aan de persoon naast me.

Dat is de eerste basis voor het creëren van een veilig team: de veiligheid die je in jezelf moet creëren.

Galen Low:

Is het zo eenvoudig, of is het meer een voortdurend proces voor jou en de mensen met wie je werkt? Moet je tijd investeren om uit te zoeken wie je bent en dat vervolgens meenemen naar je werk? Hoe bouw je dat steeds verder op en kom je erop terug?

Samantha Schak:

Volledig. Je kernzelf zal waarschijnlijk niet gedurende je hele leven veranderen, maar je gewoonten en levensstijl veranderen natuurlijk wel voortdurend. Ook wat er om je heen gebeurt, verandert steeds.

In verschillende levensfasen ontwikkel je je tot een andere versie van jezelf, maar je houdt een kern die bestaat uit je waarden en ervaringen. Die verandert niet zomaar. Het gaat erom hoe je ermee omgaat, hoe je die aan anderen laat zien en hoe je die sterke punten gebruikt om ook de sterke punten van andere mensen naar voren te brengen.

Galen Low:

Was er een bepaald moment of een aanleiding waardoor je je aandacht ging richten op diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid?

Samantha Schak:

Ik zal een persoonlijk verhaal vertellen. Ik heb het grootste deel van mijn leven met een eetstoornis geworsteld. Op mijn elfde werd ik op dieet gezet en daarna volgde een cyclisch patroon van lichaamsdysmorfie en zelfbeschadiging. Een paar jaar geleden kwam dat echt op de voorgrond en ontdekte ik een denkrichting die intuïtief eten wordt genoemd.

Dat is gebaseerd op luisteren naar je lichaam en bewegen op een manier die je plezier geeft. Er zijn veel bronnen over te vinden. Zo ontdekte ik dat de nadruk op BMI volledig uit balans is. BMI is bedacht door een witte mannelijke wiskundige, zonder dat hij ooit bedoeld had dat het op de huidige manier gebruikt zou worden.

Daar kwamen alle eurocentrische ideeën over het lichaam bij, die niet overeenkwamen met zwarte en bruine lichamen, om nog maar te zwijgen over misogynie en allerlei andere lagen. Ik wist daar al iets van, maar doordat ik diep begon te helen, kon ik het echt toelaten.

De tijd die ik niet meer besteedde aan het veranderen van mijn lichaam, wilde ik gebruiken om andere veranderingen in de wereld te bewerkstelligen. Ik kreeg ongeveer twee of drie jaar geleden opeens mentale ruimte. Ik ben nog steeds aan het helen; het gebeurde niet van de ene op de andere dag. Toen dacht ik: diversiteit en inclusie — dit is iets waar ik me blijkbaar al die tijd al mee bezighield.

Galen Low:

Dat is fascinerend. Je tilt een laag van de ui op en daaronder blijkt een groter patroon van onbalans te zitten in alles wat we doen: gaat het om voeding of om samenwerking?

Er zijn veel aannames, slechte gewoonten, verouderde informatie en verouderde manieren van werken waar we mee omgaan zonder te vertragen en te vragen of dit wel de juiste manier is. Het is een diep persoonlijk, maar zeer fascinerend moment dat je in deze richting heeft geduwd.

Je bent binnen je teams een soort voorvechter van diversiteit en inclusie. Welke invloed heeft dat gehad op de manier waarop je teams en projecten werken sinds je elementen als het omarmen van mislukking, improvisatie en speelsheid bent gaan integreren?

Samantha Schak:

Op individueel niveau heb ik moeten accepteren dat ik zal falen zodra ik me met diversiteit en inclusie ga bezighouden. Als ik mezelf kwetsbaar opstel, nieuwsgierig probeer te zijn, onderzoek en speel, zal ik misstappen maken. Niet alleen vanwege mijn beperkte perspectief en ervaringen, maar ook vanwege mijn eigen identiteit. Voor wie me niet kan zien: ik ben een witte vrouw.

Ik moet dus beseffen dat ik zal falen. Ik kan veel momenten bedenken waarop ik binnen diversiteit en inclusie fouten heb gemaakt. Die momenten waren leermogelijkheden. Ik mag me er alleen niet door laten tegenhouden, want ik moet het werk blijven doen. Juist in die mislukkingen begin ik te groeien.

Wat teams betreft, heb ik gemerkt dat ik moeilijke gesprekken kan helpen ontsluiten. Dat zijn gesprekken zoals: ‘Je maakte laatst een racistische microagressie naar mij. Laten we daar eerlijk over praten.’ Of: ‘Ik zat in een gesprek met zeven andere mannen en kreeg geen erkenning voor een idee. Het idee ging naar iemand anders en dat deed pijn. Ik heb die erkenning nodig voor mijn professionele ontwikkeling.’

Je moet die gesprekken faciliteren, want er verandert niets als je problemen niet rechtstreeks benoemt. Je moet ze op een zachte, vriendelijke en open manier benaderen, maar je moet ze wel voeren. Spreek dingen meteen aan en laat ze niet blijven liggen tot iemands jaarlijkse beoordeling.

Dat is eng. Het is eng voor mij en voor anderen. Maar als je zegt: ‘We gaan deze open gesprekken voeren en het zal soms ongemakkelijk zijn’, ontstaat juist ruimte voor groei. Teams en mensen leren dan meer over elkaar, over hun behoeften en over hoe dat ook doorwerkt in de wereld om hen heen.

Galen Low:

Wat is volgens jou het verschil tussen een geslaagd en een mislukt gesprek? Stel dat iemand zegt: ‘Ik had het gevoel dat ik tijdens het vorige gesprek geen erkenning kreeg vanwege mijn identiteit’, en dat ter sprake brengt bij de anderen. Wat zou dan een positief resultaat zijn?

Samantha Schak:

Dat hangt af van de persoon en van wat er precies is gebeurd. In de meeste gesprekken probeer ik nieuwsgierig te worden naar de intentie, want intentie komt niet altijd overeen met impact — in feite zelden.

Je kunt vragen: ‘Kun je uitleggen wat je hiermee bedoelde?’ of ‘Kun je me helpen begrijpen wat de bedoeling was toen dit werd gezegd?’ Als het tijdens het gesprek gebeurt, kun je heel specifiek zijn: ‘Bedankt, John, dat je benoemt dat mijn eerdere punt goed was.’

Benoem wat er is gebeurd en hoe het jou persoonlijk heeft geraakt. Zeg: ‘Dit liet me zo voelen’ of ‘Dit deed dit met mij’. Maak er geen feitelijke beschuldiging van en label mensen niet. Eén actie definieert iemand niet, net zoals één actie jou niet definieert.

Als je een patroon ziet, moet je het wel stoppen, want een patroon kan uitgroeien tot giftig gedrag. Wees specifiek, benoem de persoonlijke impact en bespreek hoe je verdergaat. Geef de ander een manier om te begrijpen wat er gebeurde en wat die persoon ermee kan doen.

Galen Low:

En wat doe je wanneer iemand reageert met: ‘Je doet belachelijk. Dat is helemaal niet gebeurd. Waarom doe je zo gek?’

Samantha Schak:

Dat klinkt als gaslighting, iets wat ik in veel gesprekken heb gezien. Als iemand jouw ervaring ontkent, kun je zeggen: ‘Je ontkent mijn perceptie van wat er is gebeurd en dat doet me misschien nog meer pijn dan de oorspronkelijke actie.’

De ontkenning kan een manier zijn om schaamte te vermijden. Iemand wil niet onder ogen zien dat die iets verkeerd heeft gedaan en is nog niet klaar om die feedback te horen. Dat legt veel emotionele last bij jou. Je moet ook herkennen wanneer je dit niet voor iemand anders kunt oplossen.

Je kunt zeggen: ‘Het is oké dat dit gebeurt. Dit is niet de eerste keer dat ik dit zie.’ Of: ‘We zijn gewoon twee mensen die met elkaar praten. Ontken mijn ervaring niet, dan zal ik de jouwe ook niet ontkennen. Laten we deze muur even laten zakken en dit samen bespreken.’

Galen Low:

Dat verklaart ook waarom deze gesprekken zo moeilijk zijn. Je bevindt je in een psychologisch kwetsbare toestand en brengt ter sprake dat je gekwetst bent. Tegelijk moet je rekening houden met het feit dat de persoon die je aanspreekt ook pijn of schaamte kan voelen.

Samantha Schak:

Je moet teams niet alleen leren hoe ze feedback geven, maar ook hoe ze feedback ontvangen. Geef het goede voorbeeld. Als je feedback krijgt, kun je zeggen: ‘Ik hoor je. Ik wil hier meer over leren. Wat kan ik de volgende keer anders doen?’

Ik waardeer het wanneer mensen feedback geven, want kritiek is belangrijk en we vermijden die vaak. Hoe je negatieve feedback geeft, is echt een kunst. Binnen een kader van diversiteit en inclusie is dat nog belangrijker.

Galen Low:

Hoe begin je op dag één met een nieuw team aan het opbouwen van zo’n veiligheidscultuur?

Samantha Schak:

Ik gebruik een soort teamstart. Ik vraag iedereen: waar ben je echt goed in? Wat kun je met je ogen dicht? Wat zijn je geheime wapens? Wat doe je buiten je vakgebied waar anderen misschien niets van weten?

Daarna vraag ik naar hun werkstijl, persoonlijkheid en doelen voor de komende zes maanden. Hoe kan ik helpen die doelen te ondersteunen? De projectdoelen komen waarschijnlijk niet overeen met iemands persoonlijke doelen. Je moet met beide rekening houden om mensen tevreden te houden en gezonde teams te behouden.

Ik vraag ook hoe mensen feedback willen ontvangen en laat ze vertellen over iets wat ze in een vorig project hebben meegemaakt. Zo leer je wie ze zijn, wat ze hebben doorgemaakt en wat ze ervan hebben geleerd.

Maak het leuk. Houd negatieve feedback gericht op de groep. Zeg niet: ‘Ik wil dat deze persoon dit doet’, maar: ‘Ik wil dat het team dit doet.’ Bij het vieren van successen kun je mensen juist heel specifiek benoemen.

De regel is: geef lof in het openbaar en negatieve feedback privé. Stel samen met het team de spelregels op. Vraag: ‘Kunnen we afspraken maken over hoe we samenwerken?’ Er zijn veel oefeningen met teamcanvas beschikbaar.

Niet iedereen wil iets doen dat niet direct met het werk te maken heeft, maar het is belangrijk te beseffen dat hoe we samenwerken veel belangrijker is dan wat we uiteindelijk creëren.

Galen Low:

Wat voeg je toe wanneer het om een volledig virtueel team gaat?

Samantha Schak:

Ik voer veel persoonlijke check-ins uit. Niet noodzakelijk formele één-op-éénvergaderingen, maar ik vraag mensen vaak: ‘Wat voel je nu? Wat vond je van die vergadering?’ Ik geef niet meteen mijn eigen mening, omdat ik eerst wil weten wat iedereen denkt.

Stel open vragen. Vraag niet: ‘Vond je dat verschrikkelijk?’ of ‘Ben je het daar niet mee eens?’ Wees niet bang om regelmatig in te checken.

Bij een virtueel team is het moeilijk om gezichten te lezen. Ik deel vaak mijn scherm en camera en moedig anderen aan dat ook te doen, maar ik begrijp het wanneer iemand dat niet kan of wil. Ik moet ervan uitgaan dat mensen soms afgeleid zijn. Dat is oké, want ik raak zelf ook afgeleid.

Tijdens dagelijkse stand-ups vraag ik: ‘Hoe voel je je? Wat heb je gisteren gedaan? Wat ga je vandaag doen? Zijn er blokkades?’ Ik deel zelf heel open hoe ik me voel. Daardoor begonnen anderen dat ook te doen. Als je je kwetsbaar opstelt, krijg je dat vaak terug.

Galen Low:

Dat toont hoe belangrijk empathisch leiderschap is, vooral op afstand. Het gaat niet alleen om losse gesprekken en sessies, maar om elke dag het voorbeeld te zijn en veiligheid consequent te versterken.

Samantha Schak:

Ik gebruik elke dag de afkorting MRI: Most Respectful Interpretation, oftewel de meest respectvolle interpretatie. Ik lees bijvoorbeeld iets in een Slack-bericht omdat er niet vijf uitroeptekens staan, zoals ik gewend ben. Dan moet ik mezelf eraan herinneren om de meest respectvolle interpretatie te kiezen. Misschien heeft die persoon een slechte dag of speelt er iets anders.

Een andere zin die ik van mijn therapeut heb geleerd, is: ‘Laat mensen zijn waar ze zijn.’ Als een team nog niet enthousiast of hecht is, is dat oké. Ik heb mijn eigen verwachtingen, maar ik moet mensen toestaan te zijn waar ze zijn.

Galen Low:

Voor projectmanagers is dat lastig, omdat we geprogrammeerd zijn om problemen op te lossen. Soms wil iemand geen oplossing; die persoon moet gewoon even zijn waar die is en erdoorheen komen.

Samantha Schak:

Je kunt gewoon vragen: ‘Wil je troost of wil je een oplossing? Wil je even ventileren of wil je dat ik zeg wat ik denk dat je moet doen?’ Soms wil iemand alleen een klankbord en geen oplossingen. Vraag dus wat iemand nodig heeft.

Galen Low:

Waarom zouden we hier niet al tientallen jaren open over praten? We proberen voortdurend te raden en aannames te maken. Op afstand hebben we daar niet genoeg contact voor. Directheid in communicatie is dus essentieel, mits die respectvol en empathisch wordt toegepast.

Samantha Schak:

Er is nu geen ruimte voor aannames. We moeten heel duidelijk en doelgericht communiceren. Dat kan vermoeiend zijn en intentie zal niet altijd dezelfde impact hebben als je hoopte.

Het helpt om vooraf een script voor jezelf te schrijven. Als je een gevoelig onderwerp met een klant moet bespreken, geef jezelf dan vijf minuten om een notitie of spraakmemo te maken. Zeg het alvast tegen jezelf. In een virtuele omgeving zijn er te veel mogelijke interpretaties en zijn we al zo van elkaar verwijderd.

Galen Low:

Dat sluit aan bij iets waar we vaker op terugkomen: we bereiden ons uitvoerig voor op presentaties en pitches, maar niet altijd op moeilijke gesprekken. Misschien moeten we ook daarvoor een script maken.

Samantha Schak:

Precies. Als goede projectmanager maak je notities, verzamel je gegevens en leg je beslissingen en suggesties vast. Je gedachten op een beetje gestructureerde manier ordenen kan enorm helpen.

Galen Low:

Hoe kan dit alles doorwerken in de bredere organisatiecultuur?

Samantha Schak:

Dit is deels mijn persoonlijke stijl en iets wat ik duidelijk maak. Als je met mij werkt, weet je welke waarden ik hanteer: mensen, proces en product. Inclusieve producten worden steeds meer de norm. Het gaat niet alleen om diverse stockfoto’s, maar om vragen als: is dit toegankelijk? Voor wie is dit gemaakt? Welke onbedoelde schade kan dit veroorzaken?

Voor organisaties moet het echt vanuit de top komen. Daarom zorg ik ervoor dat de organisatie waar ik werk diversiteit en inclusie als kernwaarde heeft. Mijn huidige bedrijf neemt dit serieus, organiseert rondetafelgesprekken en informele gesprekken en verzamelt gegevens via enquêtes.

Iedereen is eigenaar van diversiteit en inclusie. Als het in jouw projectteam zichtbaar wordt en mensen zien dat je teams creëert die goed kunnen samenwerken, zal het zich naar andere gebieden verspreiden.

Galen Low:

Hoe ga je om met mensen die weerstand bieden of proberen het systeem te misbruiken?

Samantha Schak:

Ik probeer eerst op persoonlijk niveau contact te maken. Waar is die persoon in geïnteresseerd? Hoe kan ik diegene bij het gesprek betrekken? Soms zeg ik: ‘Doe even mee. Het is veel leuker als je erbij bent.’

Ik benoem ook dat iets misschien vreemd voelt. Bijvoorbeeld: ‘We gaan een improvisatieoefening doen. Het klinkt misschien een beetje dom, maar dit is waarom we het doen en wat het ons oplevert.’ Leg uit waarom je iets doet en welk doel het heeft.

Ik gebruik ook gegevens en voorbeelden van andere organisaties. Dan komt de onderbouwing niet alleen van mij.

Galen Low:

Meet je diversiteit en inclusie binnen je teams?

Samantha Schak:

Op teamniveau wordt het vooral zichtbaar in de producten die we maken en in wat eraan voorafging. Toegankelijkheid is een goed beginpunt. Welke oefeningen hebben we gedaan? Welke persona’s hebben we gebruikt? Hebben we het product niet alleen ontworpen voor een ideale dertigjarige, valide witte persoon?

Binnen het team kijk je naar moraal en geluk. Mentale gezondheid is een groot onderdeel van inclusie waar we niet genoeg over praten. Op organisatieniveau is het gemakkelijker te meten dan op teamniveau.

Galen Low:

Hoe ga je om met budgetten voor workshops en teamontwikkeling?

Samantha Schak:

Ik breng die principes mee in elke vergadering. Of het nu een stand-up, klantvergadering, workshop, kick-off of demo is: ik bereid de agenda voor, stuur het gesprek en bepaal hoe we met elkaar praten.

Het moet verweven zijn in alles wat je doet. Als je het niet consequent toepast, zullen mensen merken dat het niet authentiek is. Je hoeft er dus geen afzonderlijk budget voor te maken; het is een laag over al je werk heen.

Galen Low:

Welke laatste aanbeveling heb je voor projectmanagers?

Samantha Schak:

Diversifieer wie je volgt op LinkedIn, Twitter, Instagram en TikTok. Je taal en toon zullen veranderen en je leert van ervaringen die je zelf niet hebt. Je hoeft iemand niet telkens persoonlijk te vragen naar diens cultuur of levenservaring; verbreed ook gewoon je eigen blik.

Je zult nooit alles begrijpen en je zult fouten maken. Wees dus mild, vriendelijk en heb er ook plezier in. Projectmanagers zijn mensenmanagers. Je kunt mensen helpen groeien en daarmee ook de organisatie laten groeien.

Galen Low:

Dat is een mooi tegenwicht tegen wat we aan het begin zeiden: laat het algoritme je niet in een hokje plaatsen. Zoek juist actief naar diverse levenservaringen.

Samantha Schak:

Werpt een breed net uit. Je weet nooit wat je terugkrijgt. Er zijn miljoenen manieren om te leven en miljoenen verschillende levenservaringen. Je zult nooit alles perfect begrijpen. Je gaat fouten maken, dus wees mild en vriendelijk voor jezelf.

Galen Low:

Het belangrijkste inzicht is misschien wel dat je moet omarmen dat je fouten maakt op het gebied van diversiteit en inclusie. Het is geen bestemming, maar een reis. We worden er steeds beter in en zullen nooit op een punt komen waarop we klaar zijn.

Samantha Schak:

Je komt er nooit als je het niet probeert, geen moeilijke gesprekken voert en je niet openstelt voor feedback. Je moet morgen beginnen, of eigenlijk vandaag, nu.

Galen Low:

Begin nu. Samantha, bedankt dat je vandaag bij ons was. Het was geweldig om dit gesprek te voeren. Er is inderdaad ontzettend veel te bespreken en ik zou graag nog dieper op verschillende onderwerpen ingaan.

Samantha Schak:

Heel erg bedankt, Galen. Het was geweldig om met je te praten. Dit onderwerp ligt me na aan het hart en ik zou er nog heel lang over kunnen praten. Ik wil dat andere projectmanagers dit elke dag gaan integreren.

Galen Low:

Welke strategieën gebruik jij om psychologische veiligheid binnen je teamomgevingen te ondersteunen? Wat werkt voor jou en wat niet? Vertel ons een verhaal. Heb je ooit in een team met een giftige cultuur gezeten? Wat waren de resultaten? Of: wanneer heb je je ooit het veiligst gevoeld in een teamomgeving en waardoor voelde die zo veilig? Laat het ons weten in de reacties hieronder.

Wil je meer leren en vooruitkomen in je werk? Sluit je dan aan bij onze community met een DPM-lidmaatschap. Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor toegang tot ons ledenforum, mastermind-mentorgroepen, onze bibliotheek met minicursussen, live mentorsessies, onze Ask Me Anything-sessies met verschillende experts, e-boeken, sjablonen en meer.

Als je vandaag iets interessants hebt gehoord, abonneer je dan en blijf in contact via thedigitalprojectmanager.com. Tot de volgende keer. Bedankt voor het luisteren.