Een boeiende workshop op afstand faciliteren

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Galen Low: Hallo allemaal, bedankt voor het luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een gemeenschap van digitale professionals met als missie elkaar te helpen vaardigheden te ontwikkelen, zelfvertrouwen op te bouwen en verbinding te maken, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten. Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com/membership.

Goed, vandaag krijgen we een les in het faciliteren van boeiende workshops op afstand van bestsellerauteur, deskundig executive facilitator, oprichter van Starfish Synergies en de exclusieve Noord-Amerikaanse aanbieder van Hasbro's Play-Doh Power Solutions bedrijfstrainingen, mevrouw Theresa Bailey.

Theresa, welkom terug in de show.

Theresa Bailey: Heel erg bedankt. Ik ben zo blij dat ik terug ben.

Galen Low: Ik ben zo blij dat je er bent, want we hadden het over hoe je Play-Doh gebruikt in workshops met managementteams en hoe dat creativiteit en innovatie ontsluit. En ik dacht: o mijn god, dit is perfect. Als ik het zou moeten introduceren, zou ik zeggen dat de wereld van projectmanagement en de rol van de projectmanager, vooral in de digitale wereld, behoorlijk aan het veranderen is. En ik dacht: er zijn twee onderling verbonden ontwikkelingen die ik zie in de wereld van digitaal projectmanagement. Ten eerste wordt er steeds vaker van projectmanagers verwacht dat ze workshops en sessies kunnen faciliteren. Ten tweede vindt samenwerking op projectbasis steeds vaker plaats in hybride en externe configuraties.

Dus in mijn ogen is elke projectmanager die op dit moment een boeiende workshop op afstand of hybride kan faciliteren goud waard. En wie kan ons dat beter leren dan jij, die dit zo vaak doet? Ik heb er zin in om erin te duiken.

Theresa Bailey: Ja, en eerlijk gezegd help ik mensen uitzoeken hoe ze moeten faciliteren, vooral mensen die er niet van houden om voor andere mensen te spreken. We weten dat spreken in het openbaar op de angstschaal vaak hoger wordt beoordeeld dan de dood. Dus waarschijnlijk is mijn populairste workshop het helpen van mensen om uit te zoeken hoe ze moeten faciliteren. Ik weet dus dat het overal in het vakgebied zo'n belangrijke vaardigheid is.

Galen Low: En je hebt gelijk: er is iets onnatuurlijks aan, en daarom moet je het aanscherpen en trainen.

Hopelijk kunnen we vandaag leren van sommige dingen die jij tijdens je reis op de moeilijke manier hebt geleerd. Je was niet altijd facilitator; je bent volgens mij ongeveer vijftien jaar geleden min of meer in het faciliteren gerold. Kun je ons je oorsprongsverhaal vertellen? Hoe ben je van het bijna nastreven van een academische carrière met een doctoraat in de psychologie naar het faciliteren van bedrijfworkshops met leidinggevenden en Play-Doh gegaan?

Theresa Bailey: Absoluut. Ik wilde vele jaren geleden eigenlijk sportpsycholoog worden. Ik deed vrijwilligerswerk omdat ik dat wilde doen, maar ook om toegelaten te worden tot een graduate school voor een opleiding tot klinisch psycholoog. Ik deed vrijwilligerswerk bij de Canadian Mental Health Association. In Ottawa werkte ik aan een project om te begrijpen hoe dakloze mensen diensten wilden ontvangen. Ik ging een opvangcentrum binnen en kwam tegenover een jonge man te zitten die precies twee weken jonger was dan ik.

We waren op dezelfde manier opgegroeid. Ik wilde begrijpen hoe hij daar terecht was gekomen en ik hier. Op dat moment verdwenen mijn dromen om sportpsycholoog te worden naar de achtergrond en begon ik te bestuderen wat mensen helpt om te floreren en effectief te zijn. Daarna behaalde ik een master in gemeenschapspsychologie, waarbij ik probeerde te begrijpen wat mensen helpt om het goed te doen. Ik bestudeerde veerkracht in een noodopvang voor jonge vrouwen om te zien wat mensen helpt om na zo'n situatie verder te komen.

Dat was het eerste deel van mijn leven. Daarna ging ik het onderwijs in. Ik werkte op het gebied van geestelijke gezondheid en in allerlei aanverwante gebieden. Toen ik mijn derde kind kreeg, ging ik de consultancy in, zodat ik meer flexibiliteit had. Mijn fundament was echter mijn werk als onderzoeker.

Toen ik de vaardigheden ging gebruiken die ik via mijn achtergrond in gemeenschapspsychologie en gemeenschapsontwikkeling had opgedaan, en ik veel meer aan teambuilding, gemeenschapsfacilitatie en strategische planning deed, ontdekte ik dat ik het onderzoeksdeel met spreadsheets niet leuk vond. Zo raakte ik uiteindelijk meer betrokken bij faciliteren.

Daar voelde ik me thuis. Ik voelde me thuis wanneer ik probeerde het beste uit mensen te halen als we allemaal samen op één plek waren. Snel vooruit naar de pandemie: in maart 2020 verloor ik in drie dagen al mijn inkomsten. Ik besloot terug te gaan naar mijn roots en stelde een cursus over veerkracht samen, die ik begon te verkopen.

Ik werd door de vicepresident marketing in Canada gevraagd een workshop met Hasbro te doen. We wilden die uitvoeren. Dit leidt naar de rest van het gesprek. Op dat moment had ik nog nooit een online workshop gefaciliteerd, omdat dat niet nodig was geweest. Ik moest toen een online workshop samenstellen omdat de fysieke workshop twee keer was geannuleerd, en ze vroegen me Play-Doh in die workshop te verwerken.

Ik kwam opdagen, zocht uit hoe ik het moest doen en het ging zo goed dat ik drie weken later de kans kreeg om Play-Doh Power Solutions bedrijfstrainingen te ontwikkelen. Dat doe ik nu, denk ik, al vier jaar.

Galen Low: Ik vind het geweldig dat het zaadje werd geplant door je fascinatie voor het helpen van mensen om te floreren. Als je dat over je hele verhaal heen legt, klopt het.

Als je in een workshop zit, hebben we mensen samengebracht om een doel te bereiken. We willen dat ze floreren. Het is misschien niet de meest comfortabele situatie. Je moet iets ontsluiten, A) in jezelf om te kunnen faciliteren en B) in je deelnemers, zodat zij kunnen floreren.

Ik vind het mooi dat dit het thema vormt van waarom je om je workshop en de sessie die je faciliteert zou moeten geven. Niet alleen omdat het moet, maar omdat het misschien deel uitmaakt van de uitkomst die je wilt helpen realiseren.

Theresa Bailey: Absoluut. Mensen voelen het wanneer je alleen maar een workshop geeft om hem te geven. Dat is een van de eerste dingen waar ik over praat. Het leidt waarschijnlijk ook naar enkele andere onderwerpen die we bespreken, maar wat zijn je intenties? Je hebt doelstellingen, dingen die je wilt bereiken. Ik praat over de vinkjes. Wat zijn dus je intenties voor een workshop, maar ook: welke kijk op de wereld breng je mee?

Voor mij zijn de doelstellingen als vinkjes en de intenties als de randen van een bowlingbaan voor mensen die leren bowlen. Wanneer je je intenties voor de workshop vaststelt en anderen dat ook laat doen, zijn jullie allemaal toegewijd aan hetzelfde. Dan is het gemakkelijker om draagvlak te creëren voor een echt effectieve workshop.

Galen Low: Ik vind die invalshoek mooi, omdat doelstellingen en een vinkje zetten niet vaak betekenen dat je een workshop verlaat en iedereen zegt: ja, we hebben al die vakjes aangevinkt. Het kan een geweldige manier zijn om te bepalen: hebben we onze tijd verstandig geïnvesteerd? Hebben we bereikt waarvoor we kwamen? Maar er is ook een soort ongrijpbare kwaliteit die een workshop goed maakt.

Misschien draai ik die vraag naar jou om, want je hebt veel workshops gedaan en veel sessies geleid. Wat maakt een workshop boeiend voor deelnemers, of die nu op afstand, hybride of fysiek plaatsvindt? Wat zorgt ervoor dat mensen het gevoel hebben dat hun tijd echt waardevol is besteed?

Theresa Bailey: Ik denk dat ik misschien anders ben. Ik wil niet zeggen uniek, maar het is voor mij belangrijk dat iedereen de kans krijgt om deel te nemen. We kunnen nadenken over wat wel en niet boeiend is. Het is vaak niet boeiend wanneer één persoon alle spreektijd heeft en jij alleen informatie ontvangt.

Aan de andere kant is het ook intimiderend voor mensen die niet gewend zijn om ruimte te krijgen of bang zijn om deel te nemen. Je moet dus een manier vinden om mensen bij het gesprek te betrekken die relevant voelt. Wie houdt van ijsbrekers die niet relevant zijn? Heel weinig mensen. Ik heb die vraag gesteld en waarschijnlijk zegt slechts zeven procent: ja, ik hou van ijsbrekers, tenzij je ze kunt verbinden met hun werk.

Je moet dus een manier vinden om mensen te betrekken op een manier die relevant voelt. Dan zullen mensen die niet graag deelnemen eerder meedoen, maar voelt het ook veilig en voelen ze zich niet in het middelpunt geplaatst. Voor mij is een goede workshop productief, boeiend en veilig.

Galen Low: Ik vind dat aspect van veiligheid geweldig. Het is bijna een balans tussen: o mijn god, die persoon heeft alle spreektijd opgeëist en niemand kreeg de kans iets bij te dragen, en de andere kant: ik zat in deze sessie en moest deelnemen, en o mijn god, het was zo irritant.

Er is een balans tussen veiligheid en comfort. Het gaat niet per se om iemand slepend, schoppend en schreeuwend laten deelnemen omdat het moet. Het zou juist boeiend voor die persoon kunnen worden, omdat die op een bepaald moment tijdens de workshop denkt: eigenlijk heb ik het gevoel dat ik kan bijdragen, dat het veilig is en dat mijn inbreng waardevol zal zijn.

Theresa Bailey: Absoluut. Vaak ben ik aan het begin van een project aanwezig, of dat nu met een projectmanager is of op de manier waarop zij het hebben ingericht, om de toon te zetten voor het werk dat zal volgen. Voor projectmanagers is dat volgens mij een heel belangrijk onderdeel: uitzoeken hoe we gaan samenwerken.

Zorg ervoor dat mensen die doorgaans een zachtere stem hebben een manier vinden om gehoord te worden, bijvoorbeeld door te spreken, een bericht te sturen of op een andere manier die bij hen past. Ze moeten weten dat er een veilige manier is om binnen te komen en dat hun stem net zo waardevol is als die van ieder ander. Dat kun je doen door vast te leggen hoe je de workshop uitvoert, en dat kan doorlopen in de rest van je werk.

Galen Low: Dat is eigenlijk een heel goede overgang. Ik dacht dat we misschien konden ingaan op jouw aanpak van workshops. Ik wil vooral inzoomen op het externe en hybride aspect. Je vertelde ons aan het begin al een ongelooflijk verhaal over hoe je het onder druk gewoon moest uitzoeken.

Maar zelfs sommige dingen waar we het over hebben, zoals het feit dat niet alle magie in de ruimte gebeurt, draaien om planning en doelgerichtheid. Kun je ons meenemen in enkele van de belangrijkste elementen waar je aan denkt bij het voorbereiden van een workshop op afstand of een hybride workshop?

Welke aanpakken helpen om verbeeldingskracht en creativiteit te ontsluiten en deelnemers in een innovatiemodus te brengen?

Theresa Bailey: Er zijn hier een heleboel stappen voor, maar uiteindelijk gaat het erom uit te zoeken wat je eruit wilt halen en hoe je ervoor zorgt dat iedereen het gevoel heeft zichzelf te herkennen in het werk dat wordt gedaan.

Normaal gesproken praat ik meerdere keren met degene die mij heeft ingeschakeld. Misschien voer ik een paar gesprekken met anderen om hun inbreng te krijgen, of misschien hebben we een uitgebreid gesprek om dat uit te zoeken. Daarna is het echt achterwaarts ontwerpen: dit zijn de drie dingen die we behandeld willen hebben.

Overigens moedig ik een volledige workshopdag op afstand niet aan. Verdeel die over een paar dagen. Dat is veel gemakkelijker voor mensen als het mogelijk is. Bepaal daarna hoe je die gaat structureren. Ik heb een vrij vaste manier waarop ik dingen graag doe. Het eerste uur, of misschien een half uur tot 45 minuten, is vooral gericht op het creëren van de juiste ruimte voor het werk dat we de rest van de dag gaan doen.

Dat betekent dat iedereen zich verbindt aan wat we doen en dat ik iets te weten kom over hoe mensen zich erbij voelen. Vervolgens structureer je de workshop. Dat zijn echt eenvoudige dingen, zoals wanneer je pauzes inplant, ervoor zorgen dat er pauzes zijn, vooraf laten weten wanneer die plaatsvinden en het camerabeleid bespreken.

Galen Low: Voorwerk. Ik denk dat deelnemers aan een workshop gemakkelijk kunnen denken: die facilitator heeft gewoon een standaardagenda, komt binnen, doet zijn ding en klaar.

Maar er gebeurt vooraf juist veel samenwerking en onderzoek: wie zal er aanwezig zijn? Wat willen we hieruit halen? Je moet zorgen voor afstemming met de mensen die je hebben gevraagd te komen, begrijpen wie hier deel van uitmaakt en het juiste beleid en de juiste verwachtingen instellen.

Ik vind het ook mooi dat een hybride, fysieke en externe workshop verschillend zijn. Zelfs de aandachtsspanne en de hoeveelheid tijd voordat vermoeidheid optreedt, verschillen afhankelijk van de vraag of iets fysiek, op afstand of hybride plaatsvindt. Je moet dat allemaal plannen en vervolgens uitleggen: dit kun je verwachten en dit gaan we doen.

De magie ontstaat uiteraard in de ruimte wanneer je faciliteert, maar zonder al deze voorbereiding en dit voorwerk ontstaat die magie niet. Heb je situaties meegemaakt waarin mensen zeiden: oké, ik weet dat je me Play-Doh hebt gestuurd en ik weet dat het een workshop is, maar ik wil mijn camera niet aanzetten. Sorry?

Theresa Bailey: Soms gebeurt dat vanwege de bandbreedte. Vooral waar wij zijn, zullen sommige mensen hun camera uitzetten, maar zetten ze die wel aan om te laten zien wat ze hebben gemaakt. Dat is prima. Soms hebben mensen op de achtergrond dingen gebeuren waar ze zich niet prettig bij voelen. We vragen mensen in ieder geval om te laten zien wat ze hebben gemaakt, maar meestal vinden ze het prima, omdat we de dingen zo structureren dat mensen willen zien wat anderen doen en er daadwerkelijk van genieten dat anderen hun reacties kunnen zien.

We doen verschillende dingen, zoals muziek gebruiken. Vaak zie je mensen met hun schouders dansen. Ze staan niet letterlijk op en dansen, maar daardoor ontstaat een omgeving waarin mensen elkaar willen zien. Ik vertel mensen die hun camera uit hebben soms dat ik dat ook doe, maar dat het moeilijker is om in te schatten wanneer mensen een pauze nodig hebben als iedereen zijn camera voortdurend uit heeft, omdat je de energie minder goed kunt lezen.

Dus zelfs wanneer mensen de camera af en toe aan- en uitzetten, helpt dat de energie van iedereen. Als het kan, is het goed om de camera soms aan te hebben.

Galen Low: Dat is eigenlijk logisch. Ik vind de reden erachter goed. Vaak zie ik sessies waarin het een harde, rigide regel is: je moet je camera aan hebben. Maar je noemde zojuist vier goede redenen waarom iemand zijn camera uit kan hebben en vier goede redenen waarom het niet alleen is: je moet je camera aanzetten omdat ik dat zeg. Het is meer: zodat ik de ruimte kan lezen, kan begrijpen wat mensen nodig hebben, kan zien hoe ze reageren en kan bepalen hoe we verdergaan en onze doelen en intenties bereiken.

Theresa Bailey: Sorry, ik wilde alleen zeggen dat het precies daarop terugkomt: de intenties.

Als we het eens zijn geworden over de intenties voor de workshop, zullen mensen zich minder snel terugtrekken, omdat ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun rol in de bijeenkomst. In elke bijeenkomst, niet alleen in een workshop, hangt het verloop af van de energie die je meebrengt.

Dus als het niet werkt, neem ik daar enige verantwoordelijkheid voor, maar hoeveel energie breng jij mee? We kunnen samen een geweldige dag hebben, of niet. Ik denk dat het meestal in je voordeel werkt wanneer je mensen daar verantwoordelijkheid voor geeft.

Galen Low: Dat vind ik mooi. Zij bepalen dus ook zelf hoe waardevol de tijd is, niet alleen jij als facilitator.

Over de sessie zelf, het faciliteren en het creëren van een ervaring waarin mensen zich kunnen vinden: ik heb gezien dat dit zelfs in gewone vergaderingen heel uitdagend kan zijn. Je hebt een hybride of externe vergadering en het is moeilijk. We hebben die vaardigheid nog niet allemaal ontwikkeld: hoe onderbreek je iemand, hoe steek je je hand op, hoe neem je deel of hoe laat je je stem horen in een ruimte vol luide stemmen? Zeker wanneer je de externe deelnemer bent en iedereen fysiek aanwezig is en je de dingen niet goed kunt horen.

Hoe democratiseer je de ervaring voor deelnemers in een fysieke, externe of hybride setting? Hoe ga je om met frustraties die bij een hybride sessie horen, zoals technologie, psychologische veiligheid of het feit dat het voor deelnemers niet duidelijk is of en waar ze kunnen bijdragen?

Theresa Bailey: We leren nog steeds, natuurlijk, en de technologie verandert voortdurend. Daarnaast werk ik met verschillende technologieën en kan de ervaring volledig anders zijn afhankelijk van de vraag of we Teams, Zoom, Google Meet of een ander platform gebruiken. Maar ook hier is planning nodig.

Een fysieke workshop met het werk dat ik doe vereist veel gesjouw of verzending van materialen. Een hybride of virtuele workshop vereist veel meer testen om ervoor te zorgen dat alles wat we nodig hebben beschikbaar is. We moeten weten waar de camera's zijn, zeker als hier drie mensen in één ruimte zitten en anderen elders zijn. Vervolgens moeten we zorgen dat we iedereen kunnen zien en horen. Dat vergt simpelweg wat meer planning en inspanning.

Je kunt alleen doen wat je kunt doen. Technologie is technologie, zoals we weten: geweldig, maar soms kan er ook iets misgaan. Het is belangrijk iemand in de ruimte te hebben die mensen kan helpen. Wijs ook iemand aan, uit je eigen organisatie of ergens anders, die mensen helpt inloggen of vragen monitort voor het geval ik als facilitator vergeet de chat te bekijken of die niet zie.

Een extra persoon die helpt monitoren maakt een enorm verschil en kan het verloop verbeteren, omdat niemand het gevoel krijgt genegeerd te worden.

Galen Low: Dat vind ik geweldig. Ik zou dat bijna voor sommige van mijn eigen vergaderingen willen doen. We hebben zeker meegemaakt dat ik mijn laptopscherm wil delen, maar vervolgens niemand kan zien.

Dan steekt iemand zijn hand op en maakt geluid. We denken: iemand heeft een vraag. Wie is het? Ik kan het niet zien. Er ontstaat allerlei ongemak en soms missen we vragen. Ik vind het een geweldig idee dat dit belangrijk genoeg is om iemand aan te wijzen die ervoor zorgt dat niets wordt genegeerd of tussen de mazen door glipt. Dat is precies wat mensen in een sessie demotiveert: ze steken hun hand op, maar niemand komt bij hen, of ze stellen een vraag die niemand ziet.

En raad eens wat ik de rest van de sessie ga doen? Niet meer bijdragen.

Theresa Bailey: Je kunt die rol ook laten rouleren. Het hoeft niet elke keer dezelfde persoon te zijn. Het is zelfs effectief om te rouleren, omdat iedereen op verschillende momenten goed moet opletten. Je ziet dan dat iemand een vraag stelt of begint te antwoorden, waarna anderen in de chat gaan antwoorden.

Dat is wat je wilt. Je wilt dat mensen opletten en genoeg om je onderwerp geven om te communiceren. Ik vind het ook belangrijk dat mensen weten wanneer ze niet willen onderbreken. Soms wil ik dat mensen onderbreken; soms wil ik bepaalde informatie gewoon overbrengen zodat we naar het volgende onderdeel kunnen gaan.

Laat mensen weten wanneer ze mogen onderbreken. Als ze niet willen onderbreken, zorg er dan voor dat ze weten dat ze het in de chat kunnen zetten en dat we erop terugkomen. Dat is heel belangrijk en een effectieve manier om iedereen in al die verschillende vormen te begeleiden.

Galen Low: Verwachtingen managen is tegenwoordig een heel breed begrip, maar in de context van een sessie vind ik het mooi dat er relatief eenvoudige dingen zijn die mensen duidelijkheid geven. In veel sessies binnen onze gemeenschap zeg ik meteen tijdens de huishoudelijke mededelingen: gebruik gerust de chat aan de zijkant.

Het leidt niet af en het is niet onbeleefd. Het hoeft zelfs niet gerelateerd te zijn. Wat ik niet had beseft totdat jij het zei, is dat je mensen daarmee vertelt dat het de stroom niet hoeft te onderbreken. Ik heb ook vergaderingen meegemaakt waarin ik dat niet had gezegd. Degene die praat ziet dan iets in de chat en voelt dat hij er onmiddellijk op moet reageren.

Dat onderbreekt de gedachtegang, terwijl het misschien maar een opmerking of een antwoord op een vraag was. Ik vind het idee goed dat gesprekken op beide plekken kunnen plaatsvinden, dat er momenten zijn om te onderbreken en momenten waarop je dat misschien niet wilt. Ondertussen houdt iemand de chat in de gaten en let die op wie een vraag heeft of beleefd wil tussenkomen zonder te onderbreken.

Zo ontstaat een ervaring waarin iedereen weet wat er gaat gebeuren. Er is duidelijkheid.

Theresa Bailey: Absoluut. Mensen houden van een gevoel van structuur, maar ook van flexibiliteit. Dat helpt veel wanneer je online werkt; het wordt dan meer een gesprek zoals dit, waarin mensen het gevoel hebben dat ze kunnen bijdragen.

Galen Low: Een van de dingen waar jij en ik het over hadden, was niet alleen het democratiseren van de ervaring, maar ook het verbeteren van inclusiviteit en toegankelijkheid. Play-Doh is interessant, omdat het in veel opzichten toegankelijk is wat betreft de manier waarop mensen kunnen deelnemen.

Uiteraard zullen we sessies hebben met mensen met verschillende mogelijkheden. De manier waarop we een sessie plannen, met of zonder Play-Doh, is misschien niet geschikt voor hun deelname. Heb je tips opgedaan, iets aan je aanpak toegevoegd of doelen gesteld om je sessies toegankelijker te maken voor mensen met verschillende mogelijkheden?

En voor mensen die zichzelf misschien niet als neurotypisch identificeren of andere fysieke mogelijkheden hebben? Wat is jouw aanpak?

Theresa Bailey: Veel mensen die niet neurotypisch zijn, werken graag met verschillende materialen. De workshop is voor hen dus een succes. Ik richt me er echt op zo inclusief mogelijk te zijn. Dat komt weer neer op plannen en, wanneer dat mogelijk is, vooraf weten wie er zal zijn en met hen samenwerken om te bepalen hoe je inclusiever kunt zijn.

Ik vertelde je over een situatie waarin ik een demonstratie van mijn werk gaf aan een tafel met mensen die ik nog niet allemaal kende. Er was een persoon die beide armen had verloren en een vrouw die blind was. Het zette me echt aan het denken: hoe kan ik mijn werk inclusiever maken voor iedereen?

Ik denk dat het echte antwoord is om mensen te vragen hoe zij denken dat ze kunnen deelnemen. Misschien geven zij mij gemakkelijker de antwoorden dan ik ze zelf kan bedenken. In zulke situaties moet je samenwerken met mensen met verschillende mogelijkheden en met de mensen die hen ondersteunen. Zo vind je oplossingen waarmee iedereen kan bijdragen en zich goed kan voelen. Mensen vinden het prettig wanneer je het vraagt. Vraag het dus gewoon.

Galen Low: Ik vind die vooruitstrevende beweging mooi. Het is niet: dit gaat niet werken voor deze groep. Het is: hoe kunnen we dit voor deze groep laten werken? Dan wordt het een gesprek, dialoog en vorm van overleg.

Bij toegankelijkheid is er vaak een soort best practice, naleving of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan schermlezers voor slechtziende gebruikers van een website. Maar wanneer we daadwerkelijk met deze mensen praten over hoe ze hun leven hebben aangepast om het te laten werken, komen ze vaak met oplossingen die buiten de gebaande paden vallen.

Ze hebben zelf innovatieve ideeën ontwikkeld die in geen enkel handboek staan. Wanneer je erover nadenkt, zie je hoe iets in het echte leven wordt gebruikt, in plaats van alleen een lijst met mogelijke aandachtspunten. Die aandachtspunten kunnen uitstekend zijn, maar weerspiegelen niet altijd hoe mensen er in zulke situaties werkelijk mee omgaan. Ik hou van het idee: vraag het gewoon, want zij hebben ideeën.

Misschien zeggen ze: Play-Doh gaat voor mij niet werken. Sorry. Maar misschien hebben ze ook ideeën en waarderen ze het dat ze worden geraadpleegd, zodat ze kunnen deelnemen.

Theresa Bailey: Ja. En als het niet voor hen werkt, kunnen we misschien andere manieren vinden waarop ze kunnen deelnemen. Misschien kunnen ze op een andere manier feedback geven en nadenken over de vragen die we stellen. Er zijn veel manieren om eromheen te werken, maar vragen is de beste en meest directe manier om de juiste informatie te krijgen.

Galen Low: Om af te ronden wil ik het nog hebben over de periode na de workshop. Ik wilde vragen hoe je weet dat je sessie succesvol was, maar ik draai de vraag liever om: wat is het mooiste dat iemand na deelname aan een van je workshops over die workshop kan zeggen?

Theresa Bailey: Dat is een goede vraag. Dit is waarschijnlijk waarom ik hou van wat ik doe: ik krijg onmiddellijk feedback en ik vraag er ook om. Ik ga rond en vraag op een specifieke manier om feedback. Meestal vraag ik om één woord dat samenvat hoe mensen zich voelen. Mensen hebben mij achteraf daadwerkelijk berichten gestuurd om te zeggen dat een concept waar we over spraken, op welke manier dan ook, hun leven heeft veranderd.

Dat is behoorlijk krachtig. Natuurlijk krijg je ook getuigenissen. Maar gisteren had ik een interessante ervaring met een groep mannen en vrouwen. Er was waarschijnlijk een grote leeftijdsrange, van ongeveer 25 tot 65 jaar.

Achteraan zat een groep waarvan ik dacht dat het een probleemgroep zou worden. Ik dacht: dat is mijn tafel; daar zal ik steeds naartoe moeten lopen om te zorgen dat ze op koers blijven. Maar aan het einde vroeg ik om één woord. Het was een groep mannen. Toen ik naar achteren liep en vroeg welk woord hun gevoel na de training samenvatte, zeiden ze dat hun woord 'vervuld' was.

Ik zei: vervuld? En zij zeiden: ja. Vervolgens wezen ze naar twee mannen en zeiden: deze twee hebben nog nooit met Play-Doh gespeeld. Ze hadden het niet thuis. Ze vonden het bevrijdend om creatief te kunnen zijn, als volwassenen gewoon te spelen en ideeën op verschillende manieren uit te drukken. 'Vervuld' krijg ik niet elke dag te horen, maar gisteren kwam het van twee mannen van, zou ik zeggen, boven de vijftig.

Galen Low: Wauw. Dat is geweldig. En eerlijk gezegd is dat de magie. Of het woord nu 'vervuld' is of dat iemand gewoon met voldoening vertrekt: iets dat meer als spelen voelt, kan niet alleen productief maar ook onthullend zijn.

Is dat een echt woord? Het kan je daadwerkelijk helpen dingen anders te zien dan voorheen. Ik vind dat geweldig. En dat is een beetje waarom we doen wat we doen, waarom faciliteren belangrijk is, waarom sessies belangrijk zijn, waarom mensen samenbrengen belangrijk is en waarom innovatie stimuleren belangrijk is.

Theresa Bailey: Absoluut. Als ik geen woorden zou horen als gemotiveerd, betrokken, samenwerkend, creatief en verfrist, zou ik teruggaan en mijn workshop opnieuw vormgeven, zodat ik die woorden aan het einde wel hoor.

Galen Low: Wauw. Dat vind ik geweldig.

Theresa, heel erg bedankt voor deze mini-masterclass over het faciliteren van externe en hybride workshops. Er zitten enorm veel goede tips in. Ik waardeer het echt.

Theresa Bailey: Graag gedaan. Ik hou van wat ik doe en ik vind het geweldig wanneer andere mensen een deel van de kennis die ik op de moeilijke manier heb opgedaan kunnen gebruiken om hun eigen leven en dat van alle anderen gemakkelijker te maken.

Galen Low: Ik heb de hele tijd al gehint op de Play-Doh. Hoe kunnen mensen meer te weten komen over wat je doet?

Theresa Bailey: Ze kunnen naar mijn website gaan: starfishsynergies.com, of me vinden op LinkedIn. Ik ben Theresa Bailey, degene met de Play-Doh op mijn omslagfoto. Ik hou van wat ik doe. Het is geweldig om mensen samen te brengen en iets op gang te brengen. Dat gebruik ik het meest met projectmanagers. Ik praat graag met mensen.

Galen Low: Geweldig.

Goed allemaal, daar hebben jullie het. Zoals altijd: als je wilt deelnemen aan het gesprek met meer dan duizend gelijkgestemde voorvechters van projectmanagement, kom dan bij ons collectief. Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor meer informatie. En als je hebt genoten van wat je vandaag hebt gehoord, abonneer je dan en blijf in contact via thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.