Maak je statusrapporten nuttig (met Robyn Reynolds)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager. Deze podcast wordt mogelijk gemaakt door Clarizen, de leider op het gebied van software voor enterpriseproject- en portfoliomanagement. Ga naar Clarizen.com voor meer informatie. Vandaag praat ik met Robin Reynolds, een van onze vaste DPM-experts bij The Digital Project Manager en de adviesrubriekmedewerker voor Dear DPM, waar je digitale projectmanagementvragen kunt stellen. Robyn, heel erg bedankt dat je weer te gast wilt zijn.

Robin Reynolds:

Hoi Ben. Ik vind het geweldig om terug te zijn. Ik praat altijd graag met je.

Ben Aston:

Mooi. Ben je ooit in de problemen gekomen omdat je ervan overtuigd was dat je de klant goed op de hoogte hield van alles wat er in het project gebeurde, maar er op een dag een ramp toesloeg en alle e-mails, berichten en sms’jes die je dacht te hebben verstuurd op magische wijze verdwenen leken? Daarom heb je een statusrapport nodig. Vandaag praten we dus over die gevreesde statusrapporten. Zijn ze echt nodig? En zo ja, wat moet erin staan? Hoe kunnen we ze minder vervelend maken en hoe zorgen we ervoor dat ze echt nuttig zijn?

Als je Robin nog niet kent: laat me haar goed introduceren. Robin woont vlak bij mij, althans zo stel ik het me graag voor, in Portland. Ze houdt van emoji’s, lijstjes en puppy’s. Daar praten we zo meteen meer over. Als een van onze DPM-experts zal Robin ook verschijnen in onze komende cursus Mastering Digital Project Management. Als je niet weet waar ik het over heb en projectmanagementtraining nodig hebt, neem dan een kijkje.

Het is een intensieve cursus van zeven weken met interactieve videosessies, wekelijkse lessen, opdrachten, groepsdiscussies en ook de mogelijkheid van coachingsessies. Ga naar digitalprojectmanagerschool.com en schrijf je in. Er zijn nog maar een paar plaatsen beschikbaar.

Maar Robin, je bent onlangs van baan veranderd. Vertel eens over je nieuwe baan.

Robin Reynolds:

Ik rond net mijn eerste paar weken bij mijn zogenaamd nieuwe baan af en het is fantastisch geweest. Ik werk nu voor 10Up. We helpen het web beter te maken door websites en hulpmiddelen voor contentmakers zorgvuldig te ontwikkelen.

Wat zo leuk is aan 10Up, is dat iedereen op afstand werkt – echt iedereen. We werken onder andere voor AMC, NBC Universal en Time Inc.

Ben Aston:

Als iedereen op afstand werkt, in welke tijdzone werk je dan? Alleen Noord-Amerika, of ook andere landen?

Robin Reynolds:

Gelukkig zijn we goed georganiseerd in verschillende groepen en pods. Ik zit technisch gezien in een pod die volledig in Pacific Time werkt. Daarnaast is er een Europese pod, enzovoort.

Sommige dagen heb ik misschien een vergadering die wat vroeger is dan ik zou willen, maar dat gebeurt niet vaak.

Ben Aston:

Kun je van pod wisselen als je bijvoorbeeld in de zomer naar Europa wilt?

Robin Reynolds:

Een van onze teamleiders heeft dat toevallig net gedaan. Ze zit nu in Europa, reist rond, geniet volop en leidt tegelijk haar team.

Ben Aston:

Klinkt goed. Welke uitdagingen brengt het met zich mee als iedereen voortdurend op afstand werkt?

Robin Reynolds:

Ik werkte ook bij mijn vorige baan op afstand, maar bij 10Up moedigen ze iedereen sterk aan om binnen de eigen tijdzone te werken. We gebruiken Zoom als videohulpmiddel. Dat is geweldig voor het contact met klanten en teams: video is de verwachting, niet alleen de telefoon.

Ben Aston:

Het is dus geen optionele extra.

Robin Reynolds:

Precies.

Ben Aston:

En dat werkt echt?

Robin Reynolds:

Tot nu toe wel. Ik zit natuurlijk nog in de beginfase en ben de nieuwe persoon. Ik probeer te accepteren dat ik niet alles weet, veel te leren en te luisteren, mijn teams en klanten te leren kennen en relaties op te bouwen.

Ben Aston:

Is er iets waarvan je in je nieuwe rol dacht: daar moet ik beter in worden?

Robin Reynolds:

Ik denk vooral dat je moet erkennen dat je dit werk al eerder hebt gedaan. Wanneer je aan een nieuwe rol begint, kun je last krijgen van het impostersyndroom: heb ik dit wel eerder gedaan? Natuurlijk wel, het is alleen een andere omgeving. Je moet dus meer vertrouwen hebben in je eigen projecten.

Ben Aston:

Dat herken ik. In een nieuwe omgeving lijkt het ineens alsof je niets weet.

Robin Reynolds:

Ja, alsof je de domste persoon bent.

Ben Aston:

Hoe regel je middelen voor je projecten?

Robin Reynolds:

We gebruiken een combinatie van 10 Thousand Feet en onze eigen planningstool. Daardoor krijgt iedereen de juiste middelen voor de projecten. We plannen ook enkele maanden vooruit, zodat we conflicten ruim van tevoren kunnen voorkomen.

Ben Aston:

Dat klinkt volwassen. Aan welke projecten werk je?

Robin Reynolds:

Ik kan de namen van de klanten niet noemen, maar het gaat om een combinatie van onderhoudscontracten voor websites en volledige herontwerpen en herbouw van websites met WordPress.

Ben Aston:

Laten we het over statusrapporten hebben. Heb je bij 10Up al je eerste statusrapport geschreven?

Robin Reynolds:

Zeker. We hebben er onze eigen indeling en aanpak voor, zoals elk bureau en ieder persoon het anders kan doen.

Ben Aston:

Waarom zijn statusrapporten volgens jou de moeite waard?

Robin Reynolds:

Niemand vindt statusrapporten of het maken ervan leuk. Het is niet bepaald het spannendste deel van het werk. Vaak denken mensen: ik moet dit doen, maar niemand leest het toch.

Toch zijn ze belangrijk. Goede projectstatusrapporten zorgen voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap binnen je team. Ze helpen problemen oplossen, beperken risico’s en zorgen er vooral voor dat je op koers blijft richting je projectdoelen.

Vooral voor klanten leveren ze waarde. Ze geven klanten vertrouwen dat hun geld aan het project wordt besteed en kunnen hen er goed uit laten zien bij hun leidinggevenden, omdat ze het rapport kunnen doorsturen naar andere belanghebbenden.

Tot slot kunnen statusrapporten je echt uit de brand helpen. Je hebt een schriftelijk spoor als dingen misgaan. Je kunt aantonen dat je een risico hebt gemeld, welke beperking je hebt voorgesteld en wat je hebt gedaan om het probleem te verhelpen.

Ben Aston:

Wat moet er minimaal in staan? Ik wil ze zo eenvoudig mogelijk houden. Je wilt niet twee uur bezig zijn met één rapport en bij vier klanten ben je dan een hele dag kwijt.

Robin Reynolds:

Hoe eenvoudiger een statusrapport, hoe beter. Maak er geen uitgebreid projectplan van. De basis bestaat uit de projectnaam, klantnaam, projectvisie of samenvatting in één zin, de projectstatus, het aantal uren en de voortgang ten opzichte van planning en budget.

Vermeld ook wat onlangs is afgerond. Ik link meestal naar de recente taken en verwijs naar de PM-tool als de klant daar toegang toe heeft.

Daarna vermeld je wat je binnenkort wilt afronden, bijvoorbeeld volgende maand of volgende week. Zo weet de klant wat de prioriteiten zijn en kan die aangeven als iets niet langer prioriteit heeft.

Neem ten slotte problemen en blokkades op. Daar meld je mogelijke risico’s en bespreek je tijdens de statusbespreking oplossingen om die risico’s te beperken.

Ben Aston:

Hoeveel detail is genoeg?

Robin Reynolds:

Mijn projectstatusrapporten mogen niet langer dan ongeveer twintig minuten duren. De eerste versie kost wat meer tijd. Ik gebruik het moment ook om na te denken over het project en te controleren of ik begrijp hoe alles ervoor staat.

Ik maak soms eerst een ruwe versie waarin ik alle ideeën en notities neerzet. Daarna haal ik alle overbodige tekst weg en maak ik het rapport zeer beknopt. Vraag jezelf af: kan het eenvoudiger? Kan ik gewoon naar de taak linken? Bespreek de details vervolgens tijdens een gesprek. Probeer niet alle problemen in het rapport op te lossen; identificeer ze, verwijs door en bespreek ze.

Ben Aston:

Dat maakt het rapport niet alleen een document waar de klant om vraagt, maar ook een belangrijk hulpmiddel om de vinger aan de pols van het project te houden, risico’s opnieuw te beoordelen en vooruit te plannen.

Robin Reynolds:

Precies. Vanuit het perspectief van RACI zijn projectmanagers verantwoordelijk voor het maken van het statusrapport. Het team en de klanten zijn verantwoordelijk voor het lezen ervan, geïnformeerd blijven en vragen stellen of verduidelijking vragen.

Ben Aston:

Gebruik je bij 10Up een bepaalde methodologie?

Robin Reynolds:

We combineren verschillende werkwijzen. Dat hangt van het project af; we zijn niet gebonden aan één aanpak.

Ben Aston:

Bij agile projecten bestaat de verleiding om te denken dat statusrapporten niet nodig zijn omdat iedereen weet wat er gebeurt. Maar een rapport geeft een overzicht van resterende uren, budget, werk en risico’s. Dat is ook bij agile projecten waardevol.

Robin Reynolds:

Zeker. Een klant kan het rapport bovendien delen met een leidinggevende of andere belangrijke belanghebbenden die mogelijk extra werk of budget voor je bedrijf kunnen opleveren.

Ben Aston:

Wat doe je nadat je het statusrapport hebt opgesteld?

Robin Reynolds:

Stuur het liever niet op vrijdagmiddag, want dan leest bijna niemand het. Ik verstuur statusrapporten meestal halverwege de week. Ik bespreek het rapport tijdens een statusvergadering met de klant of het team. Soms stuur ik het vooraf, soms tijdens het gesprek, en deel ik mijn scherm om alles samen door te nemen.

Het rapport is geen tekst die je hardop voorleest. Het is een raamwerk voor het gesprek: wat hebben we gedaan, wat gaan we doen en waar staan we ten opzichte van de planning?

Ben Aston:

Dat is goed advies. Door je scherm te delen, kun je sturen waar de klant naar kijkt in plaats van alleen maar te hopen dat de juiste onderdelen worden gelezen.

Robin Reynolds:

Met video aan zie je elkaar en is er veel lichaamstaal. Je praat nog steeds over dezelfde dingen en vraagt bijvoorbeeld hoe het weekend was. Op afstand kan dat dus net zo effectief zijn.

Er is geen perfecte manier om het te doen, maar er zijn wel verkeerde manieren. Begrijp wat je klant en je interne team prettig vinden en pas je aanpak daarop aan.

Ben Aston:

Heb je tips om ervoor te zorgen dat klanten je statusrapporten daadwerkelijk lezen?

Robin Reynolds:

Bespreek ze tijdens een statusgesprek en sla nooit een statusrapport over. Zorg dat je altijd op tijd bent, goed voorbereid bent en dat het rapport inhoud heeft. Zorg ervoor dat het foutloos en duidelijk is en gebruik het niet om iemand publiekelijk af te vallen.

Ben Aston:

Hoeveel maatwerk voor de klant is te veel?

Robin Reynolds:

Volg je intuïtie. Bij een klein contract op basis van tijd en materiaal kan het inefficiënt zijn om elk uur en elke taak volledig te registreren en in spreadsheets te verwerken. Leg aan de klant uit waarom dat niet efficiënt is. Als er zakelijke redenen zijn om het toch te doen, bespreek dan extra budget of leg uit dat er minder projectwerk kan worden uitgevoerd.

Ben Aston:

Als de klant veel extra rapportage wil, is dat werk en moet ervoor worden betaald. Het kan een wijzigingsverzoek zijn, of er moet iets anders uit de scope verdwijnen.

Robin Reynolds:

Vraag je klant en team altijd om feedback op de rapporten. Wat voor jou logisch lijkt, kan voor engineers onduidelijk zijn. Pas aan waar dat nuttig is, maar voorkom inefficiënt maatwerk.

Ben Aston:

Bedankt, Robin. Bekijk Robins artikel op thedigitalprojectmanager.com. Je vindt er een voorbeeld van een statusrapport en een sjabloon om te downloaden.

Daarmee hebben we statusrapporten behandeld. Voor we afsluiten wil ik het hebben over de Dear DPM-rubriek van The Digital Project Manager.

Robin Reynolds:

Die loopt al een paar maanden.

Ben Aston:

Bijna zes maanden. We hebben een nieuwe vraag gepubliceerd en jij hebt iemand aangeraden ontslag te nemen. Was dat verstandig?

Robin Reynolds:

Dat klinkt extreem als je het zo formuleert. Deze persoon beschreef een moeilijke situatie waarin diegene geen steun, leiderschap of begeleiding kreeg om in de rol te groeien. Het leek duidelijk dat een nieuwe mogelijkheid gezocht moest worden. Maar je kunt niet zomaar je baan opzeggen. Daarom gaf ik advies over wat je intussen kunt doen: je energie ergens anders in steken, sporten, niet proberen iemand op kantoor te veranderen en contact opnemen met HR. Noteer ondertussen wat er gebeurt, voor het geval escalatie nodig is.

Ben Aston:

Was jij dat soms, Robin?

Robin Reynolds:

Nee. Ik herken mezelf gewoon in elke vraag die binnenkomt.

Ben Aston:

Als je anoniem een vraag wilt stellen, ga dan naar het onderdeel Dear DPM in de hulpmiddelensectie van The Digital Project Manager. Misschien wordt jouw vraag geselecteerd. Vertel ons waarmee je worstelt of waarvoor je hulp nodig hebt; we geven je graag advies.

Robin, bedankt dat je erbij was.

Robin Reynolds:

Bedankt Ben, dit was leuk.

Ben Aston:

Als je wilt meepraten over statusrapporten of een vraag wilt stellen aan Dear DPM, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com en word lid van ons Slack-team. Ga naar de hulpmiddelensectie voor meer dan duizend andere PM’s die hierover praten.

Ben Aston:

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.