Hoe je AI gebruikt om je statusrapporten af te stemmen op je doelgroep

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Galen Low: Hallo allemaal, bedankt voor het luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een gemeenschap van digitale professionals met als missie elkaar te helpen vaardigheden op te bouwen, zelfvertrouwen te krijgen en met elkaar verbonden te blijven, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten. Als je daar meer over wilt horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com/membership.

Oké, vandaag hebben we het over de complexiteit van effectief communiceren met verschillende stakeholderdoelgroepen en over de vraag of generatieve AI kan worden vertrouwd om projectstatusupdates af te stemmen op die hyperactieve leidinggevende, die ongeïnteresseerde vicepresident en je scherpzinnige systeemarchitect — allemaal met jouw naam eronder.

Vandaag schuift Devin Mahoney bij me aan, cybersecurity-expert en oprichter en CEO van softwarestartup QTalo. Devin heeft een bijzonder interessante achtergrond. Hij begon als werknemer nummer 10 bij Kyrus Tech, waar zijn divisie 60% van de omzet van het bedrijf hielp genereren en startups zoals Carbon Black en Red Canary hielp uitgroeien tot wat ze vandaag zijn. Daarna begeleidde hij andere ondernemingen, zoals Randori, en nu richt hij zich op zijn eigen platform, dat projectcommunicatie eenvoudiger moet maken.

Devin, bedankt dat je er vandaag bij bent!

Devin Mahoney: Galen, ik ben heel blij dat ik hier ben. Bedankt voor de uitnodiging.

Galen Low: Ik ben blij dat we contact hebben gelegd. We zijn eigenlijk elkaars fans. Ik weet dat je naar deze podcast hebt geluisterd. Ik volg je nieuwsbrief. Het voelde gewoon logisch om contact te leggen en samen te werken. Ik kijk er echt naar uit om erin te duiken.

Devin Mahoney: Ik ook.

Galen Low: We hebben al wat gepraat en tijdens ons vorige gesprek vertelde je dat je voor je product, dat gericht is op projectstatusupdates, met 200 projectmanagers hebt gesproken over statusrapportage en andere projectcommunicatie, maar vooral over statusrapportage.

En ik dacht: dat is best uniek, want ik weet niet of statusrapportage altijd het populairste gespreksonderwerp is wanneer je met projectmanagers praat. Maar het is wel heel interessant en belangrijk. Ik vroeg me af: wat is tijdens je gesprekken met die 200 projectmanagers een van de meest opvallende en dringende pijnpunten rond statusrapportage waar mensen steeds weer op terugkomen?

Devin Mahoney: Je hebt gelijk, Galen. Er zijn niet veel mensen die zo diep om statusrapportage geven, maar het was fascinerend omdat alles waar we met projectmanagers over spraken begon met een statusrapport. Ze konden niet budgetteren voordat ze de status hadden opgesteld. Ze konden geen middelen toewijzen voordat ze de status hadden opgesteld.

Uiteraard konden ze ook niet met hun leidinggevenden praten voordat ze wisten wat de status van hun project was. Ik heb dus veel tijd besteed aan het nadenken over status, en er zijn twee grote pijnpunten die we steeds opnieuw horen. Het eerste is wildgroei aan tools. Projectmanagers gebruiken enorm veel tools om de inzichten te krijgen die ze nodig hebben voor deze statusrapporten en al het andere.

Ze kijken in Jira, Asana en Notion, maar ook in Slack en e-mail. Het tweede probleem is dat kennis overal verspreid staat, vooral nu teams op afstand werken. Al die kennis zit in al die verschillende tools. Dat zijn de grote pijnpunten die we zien bij het maken van een statusrapport.

Galen Low: Daar herken ik me echt enorm in. Voor mij bestaat statusrapportage uit twee fasen. Fase één is precies dat: al die informatie verzamelen. Het is een oefening, bijna een speurtocht, toch? Je denkt: oké, welke tools moet ik deze week induiken om dat gesprek te vinden waarin iemand dat ene ding zei, waar staat ons budget en hoe zit het met al die andere zaken? Het is bijna een creatieve collage die je samenstelt. En het kost moeite — het is vermoeiend. Daarna komt fase twee: het moment waarop je heel eerlijk tegen jezelf moet zijn.

Je denkt: het project gaat best goed. Vervolgens verzamel je alle informatie en zeg je: oké, nu moet ik dit communiceren aan mensen die het kritisch zullen bekijken, aan mensen die misschien niet eens dicht bij het project staan en me er stevig over zullen ondervragen, en aan mensen die misschien genoeg hebben van wekelijkse statusupdates en ze niet lezen.

Maar je moet jezelf afvragen: geeft dit echt een duidelijk beeld? Ik heb al deze informatie overal vandaan gehaald, uit al die tools, uit mijn wildgroei aan tools, waar iedereen een beetje vatbaar voor is. Is het accuraat? Klopt het? Vertel ik het juiste verhaal? En hoe zullen mensen zich voelen wanneer dat verhaal bij hen aankomt?

Dus ja, ik herken dat. En ergens is het niet verrassend dat die wildgroei aan tools bestaat. Je moet overal zoeken om te achterhalen wat er met je project gebeurt, waardoor je eigenlijk de vertaler wordt van wat er werkelijk in het project speelt. Maar dat komt niet altijd doordat je het echt weet. Soms plak je alles gewoon aan elkaar en probeer je het op dat moment te begrijpen terwijl je het verstuurt.

Devin Mahoney: Galen, ik vind je vergelijking met de verschillende fasen van rouw geweldig, waarbij aanvaarding het eindpunt is.

Galen Low: Dit is waar het project staat. Het is inderdaad over budget. Statusrapportage is over het algemeen best pijnlijk. In de kringen waarin ik me beweeg, praten we misschien wel over statusrapportage, statusupdates en communicatie met stakeholders, of we zijn gewoon op die manier nerds.

Maar ik denk niet dat ik ooit iemand heb ontmoet die zei: ik vind dit geweldig. Dit is mijn favoriete onderdeel van projectmanagement: alle informatie uit al die tools verzamelen en het verhaal vertellen aan een groep mensen die me er waarschijnlijk stevig over zullen ondervragen of er negatief op zullen reageren.

Hoe dan ook, er gebeurt een hele wereld aan werk nadat je dat statusrapport hebt afgeleverd. Maar jij kijkt hier vanuit een interessant perspectief naar, omdat je een platform voor projectcommunicatie bouwt. Als ik even terugga naar 2024: we leven in een wereld waarin generatieve AI zich razendsnel ontwikkelt, en wij nemen hier een podcast op over projectstatusupdates.

De vraag is misschien: moeten we ons nog wel zorgen maken over beter worden in statusrapportage? Hoe ver zijn we verwijderd van volledig geautomatiseerde statusrapportage? Of denk je dat er altijd menselijke tussenkomst nodig zal zijn?

Devin Mahoney: Ja. Galen, ik waardeer die vraag echt, want dit is zo'n spannende tijd voor generatieve AI.

En je hebt gelijk: dit komt eraan. Laten we ons dus voorbereiden, want generatieve AI biedt ons een enorme kans om het probleem van statusrapportage radicaal te vereenvoudigen en dit proces te automatiseren. We staan op het punt al het vervelende werk dat we al jaren doen te automatiseren.

Er zijn een paar mensen met wie ik sprak die het echt leuk vonden, maar het is gewoon vervelend werk. Het komt dus ook naar statusrapporten. Maar wat betekent dat voor ons, de projectmanagers? We kunnen ons ontwikkelen en vragen gaan stellen over onze gegevens waar onze stakeholders echt om geven.

Zo presenteren we betere statusupdates die informatiever zijn. We moeten wel voorzichtig blijven. Generatieve AI hallucineert namelijk. Misschien lost iemand dat ooit op, maar op dit moment moet er nog een mens bij betrokken zijn. Ik denk dus dat AI heel dicht bij het automatiseren hiervan komt, maar voorlopig moet de mens betrokken blijven om ervoor te zorgen dat je het rapport krijgt dat je nodig hebt. Nog belangrijker: de projectmanager moet weten hoe een goed rapport eruitziet. Het gaat niet alleen om het creëren van iets, maar om weten dat het juiste is gecreëerd en dat je ermee verder kunt.

Galen Low: Dat vind ik goed. En ook het woord ‘hallucinatie’ vind ik interessant. We gebruiken dat nu veel bij generatieve AI, maar het is eigenlijk altijd van toepassing geweest op het proces van projectstatusrapportage. Projectmanagers hallucineerden al een beetje, toch? Alles ligt op schema. Er is niets aan de hand. O ja, behalve dat probleem. O ja, dit risico wordt daadwerkelijk werkelijkheid. Wacht even.

Ik heb statusrapporten gezien van projectmanagers met wie ik heb gewerkt die misschien opzettelijke hallucinaties bevatten: alles is in orde, maak je geen zorgen, zelfs als dat niet zo was.

Devin Mahoney: Misschien zit er ook wat zelfbedrog bij?

Galen Low: Ja, precies. Het is iets persoonlijks, toch? Het is mijn rapportkaart van mezelf aan mijn stakeholders. Het is een moment van reflectie en soms zelfreflectie. Maar ik vind het idee goed dat je je afvraagt: hoe ziet goed eruit?

En wat moeten mensen horen? Ik vind het geweldig dat we misschien niet al onze tools hoeven af te struinen om deze informatie te verzamelen, en die tijd kunnen gebruiken om iets strategischers te doen. Maar je moet nog steeds echt even met de gegevens leven, ze begrijpen en bepalen wat het verhaal voor jou is, wat het verhaal is voor al je verschillende stakeholdergroepen en hoe je dat effectief kunt communiceren. En is het accuraat? Want dat kan ook enorm misgaan, vooral als je werkt aan een project dat later wordt gecontroleerd of aan andere vormen van toezicht wordt onderworpen.

Maar ja, ik vind het geweldig. Het is een spannende tijd. Ik vind het interessant dat je generatieve AI combineert met statusrapportage, en daar gaan we het zo over hebben.

Devin Mahoney: Projectmanagers zijn leiders. Wij zijn leiders. Zo geven we leiding: via statusrapporten en door mensen de juiste actie met de juiste informatie te geven.

Galen Low: Geweldig. Zeg het voort.

Devin Mahoney: AI komt eraan en zal er zijn. Het is er al, of we dat nu leuk vinden of niet. We kunnen het dus maar beter omarmen, want het zal ons op allerlei manieren helpen. AI stelt ons in staat om het niveau van onze communicatie met stakeholders te verhogen. We zijn hier om vertrouwen en communicatie op te bouwen. We kunnen de samenvatting van AI gebruiken, controleren en verifiëren wat er staat, en vervolgens anticiperen op de behoeften van onze verschillende stakeholders. Zo kunnen we betere vragen stellen, het bedrijf vooruithelpen en opnieuw vanuit onze eigen positie leidinggeven aan de organisatie.

Galen Low: Wat ik het meest waardeer aan jouw aanpak, is dat deze op communicatie gericht is. AI neemt de beslissingen niet noodzakelijkerwijs voor je. Het helpt je om de communicatie met stakeholders te verbeteren, zodat je werk eenvoudiger wordt.

Devin Mahoney: En ik denk dat je iets interessants aansnijdt: als AI dit produceert en het onze taak is om deze updates te beoordelen, wat doen we dan eigenlijk?

AI is er en zal blijven. We kunnen het dus maar beter omarmen. Het zal ons helpen om betere communicatie te hebben, onze stakeholders beter te begrijpen en ons werk als projectmanagers naar een hoger niveau te tillen.

Galen Low: Ik vind dat een goed perspectief. Voordat we afronden: is er nog iets dat je met ons publiek wilt delen over statusupdates, communicatie, misverstanden, fouten en de manier waarop projecten verlopen?

Devin Mahoney: Ik heb met veel managers gesproken en met veel mensen die geen projectmanager zijn. Wat ik iedereen wil meegeven, is dat projectmanagers er zijn om mensen en teams te helpen slagen.

Maar wie helpt de helpers? Projectmanagers worden vaak over het hoofd gezien wanneer alles goed gaat. We krijgen niet altijd de tools die we nodig hebben om effectiever te werken. Ik ben persoonlijk enthousiast over hoe AI ons kan helpen deze tools te creëren en dit probleem op te lossen. Investeren in een effectieve tool voor projectmanagers betaalt zich terug via alle teams die zij ondersteunen.

Galen Low: Dat vind ik geweldig. Veel van onze successen als projectmanagers zijn inderdaad onzichtbaar. Daardoor krijgen we niet altijd ondersteuning. We praten in onze gemeenschap vaak over de brandblusser of reddende projectmanager die alle problemen oplost en daarvoor wordt geprezen.

Maar de projectmanager die al zijn projecten soepel laat verlopen, proactief werkt en voorkomt dat er iets wordt geëscaleerd, staat vaak niet eens op de radar. Ik vind het idee dus sterk dat we projectmanagers kunnen helpen het verhaal te vertellen van de waarde die zij via communicatie leveren. Er komt veel meer bij kijken dan een paar woorden in een e-mail typen en die naar je stakeholders sturen.

Devin Mahoney: Dat hebben we allemaal nodig.

Galen Low: Devin, bedankt dat je vandaag bij me was. Dit was erg leuk. Ik vind geweldig wat je doet en ben blij dat je in de show te gast was.

Devin Mahoney: Galen, bedankt voor de uitnodiging. Het was erg leuk om hierover te praten.

Galen Low: Goed, mensen, daar hebben jullie het. Als je wilt deelnemen aan het gesprek met meer dan duizend gelijkgestemde voorvechters van projectmanagement, sluit je dan aan bij onze gemeenschap. Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor meer informatie. En als je hebt genoten van wat je vandaag hebt gehoord, abonneer je dan en blijf in contact via thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.