Krijg meer gedaan als projectmanager (met Cedric Waldburg van SendTask)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren.
Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager.
Als projectmanagers krijgen we veel gedaan, maar wat zijn de trucs om meer gedaan te krijgen en datgene wat we doen beter te doen?
Vandaag praat ik met Cedric Waldburg.
Cedric, ontzettend bedankt dat je bij ons te gast bent.

Cedric Waldburger:

Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Ben.
Ik ben blij dat ik erbij kan zijn.

Ben Aston:

Laat me iets over Cedric vertellen.
Vanuit het perspectief van projectmanagement is hij een interessante gesprekspartner, omdat hij er op de een of andere manier in slaagt ontzettend veel te doen.
Hij richtte zijn eerste bedrijf op toen hij veertien was. Hij heeft verschillende technologiebedrijven gebouwd, in nog veel meer bedrijven geïnvesteerd en werkt momenteel aan een start-up voor productiviteit. Daarom is hij hier vandaag. Het bedrijf heet Sendtask, waar we het zo over zullen hebben.
Hij is betrokken bij allerlei interessante bedrijven, waaronder een cryptovalutabedrijf, maar verdeelt zijn tijd ook over veel verschillende plaatsen. Hij heeft geen appartement meer en beweert slechts 64 spullen te bezitten. Daarover kun je lezen op zijn blog, sixtyfourthings.com.
Vandaag wil ik Cedrics brein plunderen over hoe je meer gedaan krijgt. Ik denk dat dit voor projectmanagers heel belangrijk is om te begrijpen en onder de knie te krijgen, omdat er nooit genoeg tijd lijkt te zijn om alles te doen.
Voordat we daarin duiken, Cedric, laten we eerst wat meer over jou te weten komen. Kun je vertellen wat jouw verhaal is? Ik gaf al een korte schets van hoe je op je veertiende je eerste bedrijf begon, maar hoe komt het dat je nu doet wat je doet?

Cedric Waldburger:

Ja, absoluut.
Je noemde al dat ik vroeg mijn eerste bedrijf begon. Sindsdien ben ik volgens mij besmet met het start-upvirus. Ik ben gefascineerd door het proces van een bedrijf opbouwen en vind het ontzettend interessant om dat proces te ontrafelen: hoe ga ik van een idee dat ik gisteravond aan de bar had naar één miljoen? Eén miljoen kan één miljoen gebruikers betekenen, één miljoen verzonden pakketten of één miljoen aan omzet.
Dat proces fascineert me zo sterk dat ik veel dingen in mijn leven heb geoptimaliseerd om deel uit te maken van veel verschillende bedrijven en dat proces zo vaak mogelijk en in zoveel mogelijk scenario's te ontrafelen.

Ben Aston:

Heb je nog stiekeme ideeën? Welke ideeën had je gisteravond aan de bar?

Cedric Waldburger:

Dit is een bijzondere week. Ik doe momenteel dienst bij de Zwitserse luchtmacht.
Ik verbaas me er telkens weer over hoeveel inefficiëntie ik hier elke week zie. Dus ik heb volop ideeën over hoe dingen beter kunnen.

Ben Aston:

Cool. Je doet dus allerlei verschillende dingen, en je hebt het over rondvliegen zonder ergens echt te wonen. Maar wat doe je precies?
Ik weet dat je reist en bij verschillende bedrijven betrokken bent, maar hoe groot is die betrokkenheid? Als je van plaats naar plaats gaat, wat doe je dan?

Cedric Waldburger:

Op dit moment werk ik aan drie bedrijven. Ongeveer 50% van mijn tijd besteed ik aan Sendtask, het productiviteits-hulpmiddel. Dat bedrijf is volledig verspreid georganiseerd, dus we hebben er niet eens een kantoor.
De andere twee bedrijven, het cryptovalutabedrijf en het computer vision-bedrijf, hebben kantoren in de VS en Europa. Om die teams te ontmoeten, ben ik dus regelmatig in Berlijn, Zürich, Miami en San Francisco.
Daartussenin zijn er conferenties waar ik naartoe ga, of soms gewoon leuke reizen. Ik heb mijn leven zo ingericht dat ik overal kan werken. Soms kies ik er ook gewoon voor om ergens te zijn, tijd door te brengen met een vriend die ik al een tijdje niet heb gezien en vanaf die plek te werken.

Ben Aston:

Dat klinkt leuk, maar vertel eens: wat is een computer vision-bedrijf? Wat is computer vision?

Cedric Waldburger:

We hebben een algoritme geschreven dat beelden van camera's analyseert. We gebruiken het om bars te helpen transacties te analyseren en het registratiebestand van het kassasysteem te vergelijken om fraude te detecteren. Eigenlijk bouwen we een soort Google Analytics voor bars.

Ben Aston:

Voor bars?

Cedric Waldburger:

Voor bars en restaurants, ja.

Ben Aston:

En wat kunnen mensen met die inzichten doen? Kunnen ze bijvoorbeeld bepalen hoe waarschijnlijk het is dat iemand langer aan een tafel blijft zitten, hoeveel tijd iemand daar doorbrengt of hoeveel geld iemand uitgeeft?

Cedric Waldburger:

De belangrijkste toepassing is momenteel de volgende. We ontdekten dit een paar jaar geleden, omdat een van mijn medeoprichters actief was in de bar- en restaurantsector. Hij had eerder een bar beheerd en zag dat je doorgaans tussen de tien en 25% van je omzet verliest, simpelweg omdat drankjes niet goed worden aangeslagen.
Een deel daarvan is fraude of diefstal. Soms worden drankjes gewoon vergeten. Het is een groot probleem als een gemiddelde Amerikaanse bar ongeveer vier miljoen dollar omzet per jaar draait. Dan verlies je dus tussen een half miljoen en een miljoen dollar per jaar. Zoals je je kunt voorstellen, bestaan er voor zo'n groot probleem veel oplossingen.
Sommige mensen plaatsen RFID-chips op flessen of zetten weegschalen onder elke fles. Er zijn ook diensten die mensen naar je bar sturen om je personeel in de gaten te houden, maar dat is allemaal niet erg elegant en het kost veel geld om zulke systemen te implementeren.
Wij sluiten gewoon aan op de beveiligingscamera's die je meestal al hebt. Onze software reduceert een video van twee uur, die een dienst bestrijkt, tot slechts 50 beelden waarop te zien is wanneer een transactie daadwerkelijk plaatsvond. Wanneer een biertje of cola daadwerkelijk werd overhandigd, koppelen we dat automatisch aan je verkoopsysteem.
De volgende dag krijg je een rapport met bijvoorbeeld: gisteravond zagen we 500 transacties en 100 daarvan konden niet correct aan het kassasysteem worden gekoppeld. Je moet dus met deze medewerkers overleggen, deze transacties bekijken en nagaan of je hen beter kunt trainen om het aantal foutieve transacties te verlagen.

Ben Aston:

Indrukwekkend. Dat klinkt interessant. Dat is dus een van de bedrijven.
Is dat een van de bedrijven waar je nu veel tijd aan besteedt?

Cedric Waldburger:

Ja. Dat is een van de drie. Het heet Glimpse.
Aan Glimpse en het cryptovalutabedrijf Definity besteed ik samen de helft van mijn tijd; de andere helft gaat naar Sendtask.

Ben Aston:

Ik ben geïnteresseerd in cryptovaluta, zoals iedereen dat dit jaar lijkt te zijn, nu Bitcoin de tienduizend dollar heeft bereikt.
Waar pas jij daarin? Er lijkt elke dag een nieuwe cryptovaluta te worden gelanceerd. Iedereen springt nu op de kar. Wat doen jullie precies?

Cedric Waldburger:

Wij bouwen een nieuwe blockchain. Veel nieuwe valuta's die je ziet verschijnen, zijn tokens die dagelijks worden uitgegeven.
Veel daarvan zijn in feite tokens die boven op Ethereum zijn gebouwd. Dat is geweldig, want Ethereum biedt de mogelijkheid om slimme contracten te maken en allerlei dingen binnen het Ethereum-ecosysteem te doen.
Wij bouwen een volledig afzonderlijke blockchain voor een veel snellere en beter schaalbare versie van Ethereum. In Ethereum duurt het ongeveer 15 minuten voordat een transactie definitief is. Dat betekent dat je zeker weet dat de transactie daadwerkelijk is uitgevoerd. Er moeten enkele blokken worden toegevoegd na het blok waarin je transactie is vastgelegd, en dat duurt op Ethereum ongeveer 15 minuten.
Als je erover nadenkt, is dat niet erg praktisch wanneer je in een winkel of een andere praktijksituatie iets met Ethereum wilt betalen.
In ons systeem gebruiken we geen proof of work, maar proof of stake, een ander consensusmechanisme. Daardoor duurt het slechts 0,9 seconde voordat een transactie definitief is.

Ben Aston:

Wat is proof of stake dan? Hoe werkt dat?

Cedric Waldburger:

Proof of stake betekent dat een nieuw blok niet wordt gevonden door de wiskundige puzzels op te lossen die de huidige proof-of-work-algoritmen gebruiken. In plaats daarvan zet je een deel van je geld in en bepaalt een algoritme wie het volgende blok mag maken.
Wij doen dat met iets wat we threshold relay noemen. We hebben in feite een manier gevonden om in een gedistribueerde, gedecentraliseerde omgeving willekeurige getallen te maken en willekeurig enkele clients te kiezen die vervolgens het volgende blok mogen maken en daarvoor worden beloond.

Ben Aston:

Interessant.
Ik ken de hele uitdaging rond de achterstand van transacties op Bitcoin, waardoor alles trager wordt, en de fork die zou plaatsvinden maar uiteindelijk niet doorging. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor de prestaties.
Het zal interessant zijn om te zien wat er de komende jaren met cryptovaluta gebeurt, maar de ontwikkelingen van de afgelopen maanden zijn gewoon krankzinnig.
Denk je dat het een zeepbel is? Of wat denk je dat er gaat gebeuren?

Cedric Waldburger:

Ik denk dat het erg moeilijk is om te zeggen wat de werkelijke waarde van Bitcoin is. Er is simpelweg geen vergelijkbare tegenhanger in de echte wereld.
Een voorbeeld dat mij laat zien dat het nu mainstream wordt, is een van de bedrijven waarin ik heb geïnvesteerd: de grootste e-commercesite voor seksspeeltjes in Zwitserland. Tot ongeveer zes of negen maanden geleden was dat bedrijf meestal het onderwerp waar vrienden het meest in geïnteresseerd waren wanneer ik hen ontmoette. Iedereen wilde weten wat er nieuw op de markt was en wat werkte.
Nu gaat alles over crypto. Alleen al het feit dat crypto zoveel interessanter is en meer aandacht trekt dan seksspeeltjes, zegt veel over hoe groot de aandacht voor deze sector inmiddels is.

Ben Aston:

Ja, leuke dingen.
Je werkt dus met al deze verschillende bedrijven, maar wat is je rol binnen die bedrijven? Met welke uitdagingen krijg je te maken bij de verschillende start-ups waarmee je werkt?

Cedric Waldburger:

Bij Sendtask ben ik de enige oprichter, CEO en CTO tegelijk, en draag ik dus veel verschillende petten.
Bij de andere twee ben ik meer een operationeel directeur en medeoprichter. Daar is iemand die de dagelijkse leiding heeft, terwijl ik help met de organisatie, processen opbouw en ervoor zorg dat iedereen op één lijn zit.
Jarenlang dacht ik dat het een groot dilemma was dat ik me niet kon concentreren. Ik ben gewoon te nieuwsgierig en kan om de een of andere reden niet lang op slechts één bedrijf focussen. Lange tijd was dat een worsteling, maar onlangs realiseerde ik me dat het me dwingt om aan de bedrijven te werken in plaats van erin.
Daarmee bedoel ik dat ik me echt richt op het bouwen van de juiste processen waarmee anderen het werk kunnen uitvoeren en op het creëren van een omgeving waarin anderen zo efficiënt mogelijk kunnen zijn.
Bij Sendtask betekent CEO zijn voor mij bijvoorbeeld maar twee dingen. Ten eerste stel ik de richtlijnen op en zorg ik dat iedereen is afgestemd op onze algemene visie. Ten tweede zorg ik ervoor dat iedereen de hulpmiddelen, processen en omgeving heeft die nodig zijn om zo effectief mogelijk te werken.
Dat zijn in principe mijn enige twee taken, wat nog steeds veel is. Door me daar uitsluitend op te richten, kan ik het bedrijf goed opschalen, omdat ik me niet zo sterk met de dagelijkse processen bemoei.

Ben Aston:

Interessant. Hoe manage je dat allemaal? Hoe houd je bij dat je momenteel bij drie verschillende bedrijven betrokken bent en dat je voor die bedrijven kaders probeert te creëren om succesvol te zijn?
Wat zit er in je gereedschapskist? Hoe houd je overzicht over alles wat je doet?

Cedric Waldburger:

Omdat de bedrijven verspreid zijn over San Francisco, Miami, Zürich en Berlijn, hebben we ook met veel tijdsverschillen te maken.
Ongeveer twee jaar geleden realiseerde ik me dat ik heel goed moest worden in synchroniseren met mensen. Door de tijdsverschillen is het soms moeilijk om mensen telefonisch te bereiken.
Ik gebruik vooral twee hulpmiddelen met de teams. Het ene is Slack, dat ik geweldig vind. Het is leuk om met Slack te werken en het is ideaal om contact te houden met mensen over de hele wereld. Het andere hulpmiddel dat ik natuurlijk vaak gebruik, is Sendtask.
We hebben die twee met elkaar verbonden en een Slack-integratie voor Sendtask gebouwd. Kort gezegd is Sendtask een gedeelde taakbeheerder waarmee je je taken en prioriteiten kunt bijhouden. Voordat we Sendtask hadden, bespraken we in Slack vaak een probleem, functie of feedback van een klant. We kwamen dan tot een conclusie, maar daarna liep het gesprek vaak dood.
Soms zetten twee mensen het op hun takenlijst, maar vaak was niet duidelijk wie eraan zou werken en wie het probleem zou oplossen.
Met Sendtask hebben we een eenvoudige integratie met Slack gebouwd. Je kunt gewoon typen: “/Sendtask, hé Ben, kun je me dat sturen of die functie vóór volgende woensdag bouwen?” Sendtask maakt dan automatisch een taak aan die aan jou is toegewezen, met de juiste deadline voor volgende woensdag en de juiste titel. Je krijgt ook een link naar het oorspronkelijke gesprek, zodat je alle details kunt terugvinden.
Dat is erg nuttig geweest. Dit zijn volgens mij de twee belangrijkste hulpmiddelen waarmee ik overzicht houd en met de teams op één lijn blijf.

Ben Aston:

En hoe groot zijn je teams bij Sendtask? Ik ben benieuwd naar wat jullie hebben gebouwd.
Je richt je op taakbeheer binnen projectmanagement. Er zijn er ontzettend veel. Vertel eens over het team dat aan Sendtask werkt.

Cedric Waldburger:

Het Sendtask-team bestaat momenteel uit elf mensen in tien verschillende landen. We zijn in februari begonnen. De maand daarna, in maart van dit jaar, brachten we onze eerste bèta- of alfaversie uit. We hebben net een iOS-app uitgebracht en staan op het punt de Android-app uit te brengen.
We richten ons volledig op lean processen en snel iets uitbrengen. We testen het met echte klanten en gebruikers en verbeteren het vervolgens snel. De meeste mensen hebben een technische achtergrond, dus velen van ons zijn ontwikkelaars. Daarnaast hebben we iemand voor content en schrijven, en natuurlijk mensen voor ontwerp en gebruikerservaring.

Ben Aston:

Cool.
Wat heeft je ertoe gebracht? Ik begrijp het idee van verspreide teams, maar in mijn ervaring kan het lastig zijn, en wat je beschrijft klinkt voor mij nogal extreem.
Je hebt elf mensen in tien verschillende landen. En hoeveel tijdzones zijn dat? Minstens drie. Waarom koos je ervoor om op deze verspreide manier te werken?

Cedric Waldburger:

We begonnen Sendtask te bouwen toen ik al veel reisde. Toen ik besloot dit bedrijf te starten, vroeg ik me af waar ik het moest opzetten, omdat ik toch nooit lang op dezelfde plek ben.
Ik dacht dat het een interessant experiment kon zijn om te onderzoeken of ik mijn persoonlijke levensstijl, zonder vaste woning of appartement, kon vertalen naar de manier waarop je een bedrijf bouwt. Een bedrijf zonder kantoor dus.
Er zijn uiteraard nadelen en voordelen. Een nadeel is dat het iets moeilijker is om iedereen op één lijn te houden. Je moet processen opbouwen om contact te houden en elkaar af en toe te zien.
Er zijn ook veel voordelen. Iedereen kan uiterst flexibel met zijn werktijden omgaan. We verplichten mensen dus niet om om acht uur te beginnen en om vijf uur te stoppen. Dat heb ik geleerd toen ik als softwareontwikkelaar werkte: soms ben ik 's ochtends niet productief, maar werk ik juist heel goed van 14.00 tot 02.00 uur.
Ik wil mensen de mogelijkheid geven om te werken wanneer ze het productiefst zijn en flexibel met hun tijd om te gaan. Daarnaast biedt het ons de kans om overal het beste talent aan te nemen.
Als ik mensen in Berlijn, Zürich, Miami of zelfs San Francisco aanneem, is de talentenpool altijd veel kleiner dan wanneer ik uit ongeveer drie tijdzones kan werven.

Ben Aston:

Hoeveel tijdzones overbruggen jullie?

Cedric Waldburger:

Volgens mij vijf op dit moment. Mijn eigen tijdzone niet meegerekend, want die verandert om de paar dagen.

Ben Aston:

Doen jullie dingen zoals dagelijkse stand-ups of wekelijkse vergaderingen? Wat is het ritme om iedereen op één lijn te krijgen en samen te komen?

Cedric Waldburger:

Het begint ermee dat we elkaar elke 90 dagen ontmoeten. Een keer per kwartaal brengen we iedereen samen, omdat een bedrijf bouwen volgens mij vooral draait om de mensen met wie je het bouwt.
Je kunt de beste processen ter wereld hebben, maar uiteindelijk draait het altijd om hoe mensen met elkaar omgaan en hoe je iedereen op één lijn krijgt.
We vliegen iedereen ongeveer één keer per kwartaal naar dezelfde locatie. Elke 90 dagen gebruiken we die week voor teambuilding, om elkaar buiten het werk te leren kennen en leuke ervaringen op te doen.
We gebruiken die tijd ook om na te denken over de moeilijke problemen die in ons bedrijf naar voren komen. Wat is Sendtask? Wie is onze doelklant? Dat soort vragen.
De laatste twee dagen gebruiken we meestal om de routekaart voor de komende 90 dagen op te stellen, tot we elkaar weer ontmoeten.
We houden tweewekelijkse planningssessies om vast te leggen waar iedereen aan gaat werken. Daarna kan iedereen weer terug naar zijn werkplek en zeer efficiënt werken met weinig gesynchroniseerde communicatie. We hebben slechts één keer per week een gesprek van ongeveer 45 minuten waarin we updates bespreken. We noemen die gesprekspunten.
Het gaat vooral om zaken die volgens mensen beter mondeling dan schriftelijk kunnen worden behandeld. We gebruiken dat gesprek ook voor wat plezier. Aan het einde lossen we meestal samen een raadsel op.
We zijn allemaal gepassioneerd over creatieve probleemoplossing en houden van moeilijke problemen. Elke week presenteert iemand anders een raadsel aan de hele groep en probeert dat zo moeilijk mogelijk te maken. We zijn er inmiddels behoorlijk goed in geworden.

Ben Aston:

Dat is leuk. Wat zijn volgens jou voor iemand die met een verspreid team werkt de geheimen om werken op afstand te laten slagen? Wat heb je ontdekt dat essentieel is om werken op afstand mogelijk te maken?

Cedric Waldburger:

Voor ons ging het erom bewust te worden van de voor- en nadelen van op afstand werken.
Wat betekent dat voor elke afzonderlijke rol? Een softwareproduct bouwen leent zich hier goed voor, omdat mensen zelfstandig kunnen werken zodra ze alle informatie hebben die ze nodig hebben. Als ze eenmaal zijn ingewerkt, kennen ze het systeem en begrijpen ze onze processen.
We evalueren ook elke 90 dagen opnieuw hoe we samenwerken. Elke keer dat we bijeenkomen, bespreken we wat goed en minder goed heeft gewerkt en geven we elkaar feedback.
Zoals bij elk ander bedrijf draait het om blijven ontwikkelen, openstaan voor feedback en je processen aanpassen om ze beter te maken.
Het andere essentiële onderdeel is voor mij dat het allemaal om de mensen draait: ruimte en tijd creëren waarin we elkaar kunnen leren kennen en kunnen zien wie er achter de werkrol zit. Ontdekken wat iemand leuk vindt en hoe die persoon in zijn vrije tijd is.

Ben Aston:

Laten we even teruggaan naar Sendtask. Waar kwam het idee vandaan om een projectmanagementhulpmiddel te maken?
Er zijn ontzettend veel andere projectmanagementhulpmiddelen. Veel daarvan doen veel meer dan alleen taakbeheer. Wat maakte dat je dit wilde bouwen? En hoe verschilt Sendtask van Asana en Basecamp, de hulpmiddelen waar mensen vaak standaard voor kiezen?
Wat is jullie routekaart voor Sendtask?

Cedric Waldburger:

Omdat het zo'n drukke markt is, wilde ik dit bedrijf of product aanvankelijk helemaal niet bouwen.
Ik probeerde al lange tijd een ander hulpmiddel te vinden dat deed wat wij nu bouwen.
Het idee ontstond toen mijn eerste bedrijf een bureau was. We bouwden websites, brochures en logo's voor veel verschillende klanten en werkten met veel freelancers. We hadden ook een intern team van ongeveer vijftien mensen. Dat bedrijf bestaat nog steeds; ik houd me alleen niet meer bezig met de dagelijkse leiding. Op een bepaald moment realiseerden we ons dat het gebruik van Asana of een andere taakbeheerder veel efficiënter was dan e-mail gebruiken om taken aan elkaar toe te wijzen.
Het is veel gemakkelijker om bij te houden wie waaraan werkt en elkaar op de hoogte te houden wanneer deadlines verschuiven. Er zijn zoveel voordelen dat we nooit meer terug wilden.
We maakten ook veel checklists, zodat we niet telkens hoefden na te denken over alle stappen die we moesten controleren wanneer we bijvoorbeeld een website uitbrachten.
Voor interne teams was dit dus zeer logisch en het maakte ons veel efficiënter. Maar wanneer we met een klant of leverancier praatten, vielen we steeds terug in onze oude gewoonten en gebruikten we e-mail. Dat vond ik niet logisch.
We ontdekten dat taken voor dit soort communicatie veel efficiënter waren. Waarom zouden we dan terugvallen op e-mail, met alle nadelen van verloren taken en het onthouden wie je welke taak voor welke deadline hebt toegewezen?
Ik denk dat daar twee redenen voor zijn. Ten eerste wil ik een klant met wie ik slechts af en toe werk niet dwingen om nog een account aan te maken. We hebben allemaal honderden accounts en wachtwoorden en dat is omslachtig.
Ten tweede zocht ik iets dat zo intuïtief was dat ik niet eerst met een klant hoefde te gaan zitten om uit te leggen hoe we Asana of Trello zouden gebruiken.
Dat waren dus de twee dingen waar ik naar zocht: direct kunnen beginnen zonder iemand te dwingen eerst een account te maken, en iets dat zo intuïtief en eenvoudig is dat ik niet eerst hoef uit te leggen hoe we het gaan gebruiken.
Ik heb 48 verschillende hulpmiddelen voor productmanagement getest, maar kon niets vinden dat vooral de eerste functie bood. Met iemand samenwerken zonder dat die persoon eerst een account moet aanmaken, bestond gewoon niet.
Daarom besloten we Sendtask te bouwen. Je kunt een taak aan iedereen toewijzen zolang je het e-mailadres van die persoon kent. Die persoon krijgt een e-mail met de taakomschrijving en alle benodigde informatie. Vervolgens kan diegene op de e-mail antwoorden om een opmerking achter te laten, of op een link klikken om de taak te openen. Die link authenticeert de gebruiker, waarna die persoon met de taak kan werken alsof hij of zij een account heeft.
Dat is ideaal als je snel en eenvoudig met iemand wilt samenwerken, maar niet via e-mail en wel via een taakbeheerder.

Ben Aston:

Wat is jullie visie? Wat is de routekaart voor Sendtask? Waar gaan jullie vanaf hier naartoe?

Cedric Waldburger:

Wij zien Sendtask als de plek waar je je eigen taken prioriteert, taken delegeert en de prioriteiten van anderen opvolgt. Je kunt zien wat zij hebben gedaan met de taken die je naar hen hebt gestuurd.
Onze visie is dat het niet nóg een app moet zijn die je moet gebruiken. Je moet taken kunnen maken en naar Sendtask kunnen sturen vanuit de plek waar je al een groot deel van je tijd werkt.
Ik noemde al onze Slack-integratie. Die is voor veel gebruikers erg nuttig, omdat ze hiermee rechtstreeks vanuit Slack taken kunnen aanmaken en hun prioriteiten kunnen controleren zonder ooit naar de Sendtask-website te gaan.
We hebben hetzelfde gedaan met een e-mailintegratie, waarmee je e-mails snel in taken kunt omzetten en omgekeerd.
Onze langetermijnvisie is volgens mij om werken weer leuk te maken, of het in elk geval leuk te maken om grote problemen op te delen in kleinere stappen, zodat grote problemen en stappen haalbaarder worden.

Ben Aston:

Laten we ook praten over het minimaliseren van je leven. Je doet ontzettend veel verschillende dingen en reist veel. Als ik zou proberen alles te doen wat jij doet, zou ik waarschijnlijk gek worden.
Wat zijn jouw lifehacks? Hoe houd je al die ballen die je in de lucht houdt onder controle?
Wat zijn je trucs om je leven te organiseren wanneer je te veel te doen hebt?

Cedric Waldburger:

Ik gebruik Sendtask natuurlijk veel om bij te houden wat ik vandaag, deze week enzovoort moet doen.
Een van de meest efficiënte dingen die voor mij werkt, is dat ik elke ochtend de eerste vijftien minuten besteed aan een duidelijk beeld van mijn dag en wat ik wil bereiken.
Ik deel mijn dag ook op in twee helften. Ik begin meestal vroeg, rond zes uur op kantoor, en tot 13.00 uur neem ik geen telefoontjes of vergaderingen aan. Zeven uur lang werk ik alleen aan langetermijnprioriteiten en de dingen die ik gedaan wil krijgen.
Daarbij horen lezen als ik meer over een onderwerp wil leren, schrijven, prototypes bouwen of brainstormen.
Om 13.00 uur is mijn dag al zeer succesvol, omdat ik veel van de geplande zaken heb gedaan en mijn hoofd vrij is om te reageren.
Vanaf 13.00 uur voer ik telefoongesprekken, woon ik vergaderingen bij en ga ik uit eten. Mijn dag opdelen in twee grote blokken, in plaats van steeds een vergadering, een uur ononderbroken tijd en dan weer een gesprek, werkt voor mij geweldig.
Midden op de dag heb ik al het gevoel dat ik veel heb bereikt. Dat maakt me blij en zorgt ervoor dat ik 's middags nog productiever ben.

Ben Aston:

Dat is precies de uitdaging als ik dit probeer te vertalen naar het leven van een projectmanager. Het zou geweldig zijn als je tegen klanten kon zeggen: sorry mensen, maar wij vergaderen alleen 's middags. 's Ochtends doen we ons eigen werk.

Cedric Waldburger:

Toen ik bij Media Sign werkte, een bureau, zag ik dat het misschien moeilijk was om driekwart van de dag af te schermen. Ik begon meestal drie uur voordat de meeste klanten aan het werk gingen. Ons bedrijf begon hier tussen acht en negen uur, dus als ik drie uur eerder op kantoor was, hielp dat al om veel gedaan te krijgen.
De klanten begrepen dat meestal wel. Ze begrepen dat ik vóór elf uur 's ochtends geen telefoontjes aannam. Daardoor had ik al een blok van vijf uur waarin ik werk kon verzetten. Natuurlijk maakte ik mezelf beschikbaar voor noodgevallen, maar verder probeerde ik hen later die dag terug te bellen.

Ben Aston:

Een goede tip dus: vertel klanten dat je niet beschikbaar bent en kijk wat er gebeurt.
Wat zou volgens jou één belangrijke les zijn? Je hebt in de bureauwereld gewerkt en begrijpt hoe het is om projectmanager en productmanager te zijn. Je hebt je leven geminimaliseerd en structuren en processen gemaakt om efficiënter en effectiever te zijn. Waar begin je als je meer gedaan wilt krijgen?

Cedric Waldburger:

Voor mij draait veel om prioriteiten en daar heel duidelijk over zijn.
Ik heb bijvoorbeeld besloten dat mijn belangrijkste prioriteit de afgelopen jaren, en waarschijnlijk ook de komende jaren, is om zoveel mogelijk te leren over het bouwen van een bedrijf.
Toen ik dat eenmaal besefte, was ik bereid om op andere gebieden van mijn leven offers te brengen.
De afgelopen anderhalf jaar heb ik geen appartement en geen vaste woning gehad. Ik bezit alleen wat in mijn rugzak past en reis enorm veel. Alleen dit jaar heb ik ongeveer twintig dagen in vliegtuigen doorgebracht.
De volgende stap was bewust worden van wat dat betekent en de juiste processen bouwen om met de nadelen van die levensstijl om te gaan. Ik luister bijvoorbeeld naar veel podcasts en audioboeken, omdat ik dat kan doen wanneer ik op een luchthaven in de rij voor de beveiliging sta, aan boord ga of anders tijd zou verspillen.

Ben Aston:

Als mensen minimalistischer willen leven: hoe was het proces voor jou toen je besloot 99% van je spullen weg te doen? Ging dat gemakkelijk?

Cedric Waldburger:

Ik begon steeds meer te reizen en had meestal alleen toegang tot de spullen die ik toch al kon meenemen.
Ik was nieuwsgierig en wilde als experiment weten hoeveel spullen ik eigenlijk bezat. Ik ben nogal analytisch en werk goed met getallen.
Ik begon mijn appartement door te lopen en een spreadsheet te maken van alles wat ik bezat. Ik schreef op dat ik vijf zwarte T-shirts, drie paar schoenen, twee leren jassen enzovoort had.
Zodra ik een getal had, wilde ik optimaliseren. Als ik maar één type T-shirt mocht hebben, welk T-shirt zou dat dan zijn? Als ik maar één type schoenen mocht bezitten, welk type zou ik kiezen? Ik vind zulke vragen erg leuk; ze zijn bijna filosofisch.
Zo begon ik na te denken over hoe ik drie soorten schoenen kon terugbrengen tot één. Schoenen nemen veel ruimte in en je wilt er eigenlijk maar één hebben. Ik heb nu één paar schoenen plus Vibrams om te wandelen. Dat zijn schoenen met afzonderlijke teenruimtes.

Ben Aston:

Ja.

Cedric Waldburger:

Dat was de eerste stap: nadenken over wat ik echt nodig heb en welk merk of model voor de meeste situaties het beste is.
Daarna ben ik een proces van 90 dagen gaan gebruiken. Elke 90 dagen bekijk ik de spullen die ik nog heb. Ik kijk naar de spreadsheet en vraag mezelf af welke spullen ik de afgelopen 90 dagen niet heb gebruikt en de komende 90 dagen waarschijnlijk ook niet zal gebruiken.
Zo bestrijk je een half jaar, en dat is een lange periode. Daar vallen koude en warme dagen onder, formele en informele activiteiten. Als ik geen situatie kan bedenken waarin ik iets zal gebruiken, leg ik het weg. Ik stop het in een tas en laat het bij mijn ouders of een vriend achter.
Vaak is het emotioneel moeilijk om spullen weg te doen, maar ze in een tas in een hoek zetten is gemakkelijker dan ze meteen weggeven.

Ben Aston:

Ja.

Cedric Waldburger:

Negentig dagen later heb ik tot nu toe nog nooit iets uit die tas gehaald. Ik had nooit behoefte om iets terug te pakken. Dan wordt het heel gemakkelijk om de spullen te doneren, weg te geven of te verkopen. Zo blijf ik het steeds opnieuw doen.
Ik heb nu nog 48 spullen. Toen ik mijn appartement opgaf, waren het er 64; nu zijn het er 48, en ze zijn allemaal zwart.

Ben Aston:

Het interessante is dat je blijkbaar een zeer efficiënt wasschema nodig hebt. Met slechts 48 spullen moeten je kleren gewassen, gedroogd en weer beschikbaar zijn voordat je ze opnieuw nodig hebt.
Je moet dus heel efficiënt zijn in het schoonhouden van je kleding.

Cedric Waldburger:

Ik heb kleding voor zeven volledige dagen en daarna moet ik wassen. Alles is zwart, dus ik kan alles tegelijk wassen. De meeste spullen zijn gemaakt van materiaal dat snel droogt en kreukvrij is. Het is behoorlijk efficiënt; ik heb mijn kleding daarop geoptimaliseerd.

Ben Aston:

Als je naar sixtyfourthings.com gaat, kun je Cedrics lijst bekijken. Daarop staan ook enkele klassiekers uit Vancouver, zoals Lululemon en Kit & Ace.
Cedric is precies het soort persoon waarvoor Kit & Ace kleding maakt: iemand die veel onderweg is en flexibele kleding wil. Jij bent er de perfecte klant voor.

Cedric Waldburger:

Precies. Ik ben dol op hun kleding. Ze is geweldig voor het soort reizen dat ik maak, hoe vaak ik haar moet wassen en hoe duurzaam ze moet zijn, terwijl ze er toch formeel uitziet.

Ben Aston:

Technisch kasjmier.

Cedric Waldburger:

Ja.

Ben Aston:

Daar draait het allemaal om.
Cedric, ontzettend bedankt dat je bij ons was. Het was geweldig om je vandaag te spreken.

Cedric Waldburger:

Hetzelfde geldt voor mij. Bedankt dat je me hebt uitgenodigd.

Ben Aston:

Als je wilt deelnemen aan het gesprek, laat dan een reactie achter bij het bericht op de blog of ga naar het communitygedeelte van digitalprojectmanager.com om je bij ons Slack-team aan te sluiten. Daar vinden allerlei interessante gesprekken plaats. Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.