Earned value-management gedefinieerd: formules & voorbeelden
Het voordeel van EVM: EVM beoordeelt projectprestaties door scope, planning en middelen te evalueren. Het biedt duidelijkheid over budget en tijdlijnen door een geldbedrag als basiseenheid te gebruiken.
Verder dan eenvoudige statistieken: Alleen vertrouwen op percentages van het bestede budget en de verstreken tijd kan de werkelijke projectprestaties verhullen. EVM laat zien of de uitgaven aansluiten bij de daadwerkelijke voltooiing van het project.
Houd belanghebbenden aan je zijde: Door EVM en de juiste softwaretool voor projectmanagement te gebruiken, kun je vragen van belanghebbenden over het naleven van budgetten en tijdlijnen nauwkeuriger beantwoorden.
Beheer van verdiende waarde (EVM) is een projectmanagementtechniek die projectprestaties en voortgang beoordeelt door metingen voor scope, planning en middelen te evalueren.
Het kan je helpen om vragen van belanghebbenden nauwkeuriger te beantwoorden, zoals:
- Blijven we binnen het budget?
- Ronden we het project binnen het budget af?
- Besteden we zoals verwacht?
- Lopen we volgens planning?
Wat is beheer van verdiende waarde?
Met EVM kun je zowel over planning als kosten rapporteren, waarbij een geldwaarde als basiseenheid wordt gebruikt. Het biedt een onderling vergelijkbare handleiding voor rapportage over de projectstatus.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Nu denk je waarschijnlijk: Mijn projectmanagementtool vertelt me hoe ver ik met het project ben en ik weet hoe ver ik met het budget ben. Is dat niet genoeg?
Niet altijd.
Stel dat je aan Project ABC werkt. Het budget is $100,000 en het project zou zes maanden moeten duren. We hebben zojuist maand twee afgerond.
Volgens eenvoudige logica zouden we op dit moment 33% van het budget moeten hebben besteed en 33% voltooid moeten zijn. Maar dat is niet noodzakelijkerwijs het volledige beeld.
Bijvoorbeeld:
- Een projectteam kan 33% van een budget gebruiken zonder dat het project voor 33% voltooid is. Misschien werkten ze bijvoorbeeld met nieuwe technologie en besteedden ze 33% van het budget en de tijd aan R&D, waardoor ze achterliepen op hun geplande voortgang.
- Misschien had een project tijdens het eerste derde deel van de projectplanning geen 33% van het budget mogen besteden. Als de eerste 33% van het projectplan bestond uit onderzoek en het verzamelen van vereisten, uitgevoerd door een team van drie personen, maar de laatste 66% een team van 18 ontwerpers en ontwikkelaars vereist, dan verkeert het projectbudget in gevaar.
Wat we in plaats daarvan moeten doen, is een beter inzicht krijgen in de waarde die we hebben gecreëerd in de context van de tijd en het budget die we hebben geïnvesteerd.
Wat heb ik nodig om de verdiende waarde te berekenen?
Om EVM uit te voeren en alle benodigde berekeningen te maken, hebben we de volgende gegevenssets nodig:
Je moet ook een paar tabellen maken om deze gegevens samen te voegen.
Geplande waarde
Geplande waarde (PV) is de tijdsgebonden uitgave van een project. Deze verdeelt het budget om te laten zien hoe het gedurende de looptijd van het project wordt besteed. De som van al het geplande werk moet uitkomen op de totale gebudgetteerde kosten (TBC).
Hier is een voorbeeld van de PV-tabel voor een voorbeeldproject:
Een paar dingen om in gedachten te houden:
- Volgens de kennisverzameling voor projectmanagement (PMBOK) moeten je regelitems overeenkomen met de gestructureerde werkomschrijving (WBS), met een lijst van afzonderlijke items. Als DPM beschik je hier misschien wel of niet over. Ik vind het het beste om dezelfde regelitems te gebruiken als in de raming, omdat je zo alles naar de oorspronkelijke gegevens kunt herleiden.
- Tijdsfasen kunnen maanden, weken of kwartalen zijn.
- In het bovenstaande voorbeeld zijn de projectmanagementkosten een percentage van het uitgevoerde werk. De PM-raming bedraagt dus 20% van de som van de uren van de overige taken. De maandelijkse uitgaven bedragen daarom 20% van de som van het budget voor die maand.
- Bijvoorbeeld: maart
Kosten van gepland werk = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
PM-tijd = $12540 x 20% = $2508
- Bijvoorbeeld: maart
- Naast cumulatieve geplande waarde staat (PV). Wanneer we in de uitgebreidere formules over PV spreken, kijken we naar het cumulatieve bedrag.
Werkelijke kosten
De werkelijke kosten (AC) zijn het budget dat tot nu toe aan het project is besteed, gegroepeerd in dezelfde tijdsgebonden perioden. Het is belangrijk dat de tijdsperioden hetzelfde zijn, zodat we appels met appels vergelijken.
Hier is een voorbeeld van de AC-tabel voor hetzelfde voorbeeldproject:
Houd rekening met:
- Net als bij de PV gebruiken we de cumulatieve waarde voor de berekeningen.
- Het is het eenvoudigst als je deze gegevens rechtstreeks uit je projectbudgetsoftware of tijdregistratietool kunt halen. Dit sluit aan bij een andere goede praktijk van mij: mijn budgetten in alle tools op dezelfde manier instellen. De schatting, het budgetrapport en het verdiende-waarderapport moeten allemaal dezelfde regelitems bevatten.
- Het is zeer onwaarschijnlijk dat je AC rechtstreeks overeenkomt met je PV, omdat mensen niet perfect zijn, en dat is prima.
Verdiende waarde
De verdiende waarde (EV) is het onderdeel dat alle berekeningen met elkaar verbindt. Hiermee kun je een geldbedrag koppelen aan de voortgang die je in het project hebt geboekt, in dezelfde tijdsgebonden perioden. Daardoor kun je voortgang en bestede bedragen vergelijken aan de hand van dezelfde basiseenheid.
EV is in de kern het product van het voltooiingspercentage en de gebudgetteerde kosten van een taak.
Deze wordt berekend met de volgende formule: Verdiende waarde EV = (PV)(%Voltooid)
Voorbeeld van EV
Als verkenning & onderzoek een budget van $13,200 heeft en aan het einde van de maand voor 60% is voltooid, vermenigvuldigen we 13,200 x 60% = 7,920.00
| Taaknaam | Budget | % Voltooid | EV |
|---|---|---|---|
| Verkenning & onderzoek | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Verderop leg ik uit hoe je de EV van een regelitem bepaalt, maar hier is alvast een voorbeeld van de EV-tabel voor dat voorbeeldproject.
Houd rekening met:
- We hebben voor de consistentie dezelfde tijdsperioden aangehouden.
- Zodra een item is voltooid, blijft het voor de rest van het project op 100% staan.
- Net als bij de PV en AV hebben we de cumulatieve waarde nodig voor de berekeningen.
Wat zijn CPI en SPI?
De kostenefficiëntie-index (CPI) en de planningsprestatie-index (SPI) zijn beide indicatoren van de gezondheid van je project.
Bij beide indexen, zoals we in het bovenstaande gedeelte hebben gezien, delen we de EV door de AC of de PV. Het resultaat van de deling ligt tussen 0 en 1 of is hoger dan 1.
Hoe dichter de resultaten bij 1 liggen, hoe dichter we bij de planning zitten. Hoe verder het resultaat van 1 af ligt, hoe groter het verschil tussen de planning en de huidige situatie.
Voor CPI delen we de verdiende waarde door de werkelijke kosten. Zo kunnen we bekijken wat we hebben bereikt en of dit overeenkomt met de werkelijke bedragen die we hebben uitgegeven. Een index van minder dan 1 betekent dat het project de neiging heeft het budget te overschrijden. Als de index hoger is dan 1, blijft het project binnen het budget.
Voorbeeld van CPI
- Als het resultaat lager dan 1 is, betekent dit dat je project het budget overschrijdt.
- Als het resultaat hoger dan 1 is, betekent dit dat je project binnen het budget blijft.
- Als het resultaat 1 is, ligt je project op schema.
Verdiende waarde: 93,192.00
Werkelijke kosten: 121,225.00
CPI: 0.768752 (budgetoverschrijding)
Voorbeeld van SPI
- Als het resultaat kleiner is dan 1, betekent dit dat je project achterloopt op schema.
- Als het resultaat groter is dan 1, betekent dit dat je project voorloopt op schema.
- Als het resultaat 1 is, ligt je project op schema.
Gerealiseerde waarde: 93,192.00
Geplande waarde: 100,500.00
SPI: 0.926686 (achter op schema)
Stapsgewijs: hoe bereken je de gerealiseerde waarde?
Zoals ik hierboven al aangaf, is de gerealiseerde waarde EV = (PV)(% voltooid), maar hoe weet je wat het percentage voltooid is?
Dit kan lastig zijn, vooral als de posten in je budget niet precies overeenkomen met je takenlijst.
Bij het plannen van een project en het opstellen van een tijdlijn vind ik het altijd nuttig om ervoor te zorgen dat taken op hoofdniveau overeenkomen met het budget. Hoewel je takenlijst gedetailleerder is en je hiermee de voltooiing in overzichtelijke stappen kunt volgen, kun je het percentage voltooid ook optellen naar de bovenliggende taak.
In een ideaal scenario heb je een tool (zoals Microsoft Project) die dit voor je kan doen. Het percentage voltooid van de bovenliggende taak kan vervolgens worden gebruikt om de EV te berekenen die bij die budgetpost hoort.
| Budgetposten | Takenlijst van het project |
|---|---|
Planning | Startbijeenkomst Instellen |
| Ontwerp | Stijlgids Draadmodellen Ontwerpronde 1 Ontwerpronde 2 |
| Ontwikkeling | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| QA | Testplanning Sprint 2 Sprint 3 Gebruikersacceptatietest |
Laten we bijvoorbeeld naar ontwerp kijken:
| Geplande waarde | % voltooid | Gerealiseerde waarde |
|---|---|---|
| Ontwerp $20,000 | Ontwerp (62.5%) Stijlgids (100%) Draadmodellen (100%) Ontwerpronde 1 (50%) Ontwerpronde 2 (0%) | $20,000*62.5%= $12,500 |
Het kan lastig zijn om het percentage voltooid van een taak te bepalen. Daarom is het over het algemeen nuttig om dit te koppelen aan specifieke op te leveren resultaten, maar dat is een onderwerp voor een andere blogpost over projectplanning en werkstructuren (WBS).
Soms moet je op je gevoel afgaan. Jij hebt als projectmanager een goed beeld van de vraag of je een taak op je lijst voor 50% of 75% hebt voltooid. Dit is waar een goede band met het team en transparante, eerlijke gesprekken veel voordeel opleveren.
6 formules voor beheer van de gerealiseerde waarde
Hier vind je een spiekbriefje met alle formules die je nodig hebt om je gerealiseerde waarde te berekenen, erover te rapporteren en deze te begrijpen.
1. Gerealiseerde waarde
Gebruikt voor: het beoordelen van de voortgang van een project op basis van de geschatte waarde van het uitgevoerde werk
Formule: EV = (PV)(% voltooid)
De resultaten interpreteren:
- Een widget ter waarde van $2,000 die voor 75% voltooid is, vertegenwoordigt $1,500 aan gerealiseerde waarde $2,000 x 75% = $1,500
2. Planningsafwijking
Gebruikt voor: bepalen of je project achterloopt, voorloopt of op schema ligt (uitgedrukt in een geldbedrag)
Formule: SV = EV – PV
De resultaten interpreteren:
- Als dit resultaat negatief is, betekent dit dat je project voorloopt op schema
- Als het resultaat positief is, betekent dit dat je project achterloopt op schema
- Als het resultaat nul is, betekent dit dat je project volgens schema verloopt
3. Kostenafwijking
Gebruikt voor: inzicht in de vraag of het project boven, onder of binnen het budget ligt (uitgedrukt in een geldbedrag)
Formule: CV = EV – AC
Zo interpreteer je de resultaten:
- Als het getal negatief is, betekent dit dat je project het budget overschrijdt
- Als het getal positief is, betekent dit dat je project binnen of onder het budget blijft
- Als het resultaat nul is, betekent dit dat je project binnen het budget blijft
4. Kostenprestatie-index
Gebruikt voor: bepalen of je project boven of onder het budget ligt (als percentage van de inspanning)
Formule: CPI = EV ÷ AC
Zo interpreteer je de resultaten:
- Als het resultaat lager dan 1 is, betekent dit dat je project het budget overschrijdt.
- Als het resultaat hoger dan 1 is, betekent dit dat je project onder het budget blijft.
- Als het resultaat 1 is, verloopt je project volgens schema.
5. Planningsprestatie-index
Gebruikt voor: inzicht in de vraag of een project achter- of voorloopt op schema (als percentage van de inspanning)
Formule: SPI = EV ÷ PV
Zo interpreteer je de resultaten:
- Als het resultaat lager dan 1 is, betekent dit dat je project achterloopt op schema.
- Als het resultaat hoger dan 1 is, betekent dit dat je project voorloopt op schema.
- Als het resultaat 1 is, verloopt je project volgens schema.
6. Geschatte kosten bij voltooiing
Gebruikt voor: het schatten van de afwijking tussen de geplande en werkelijke kosten wanneer het project het einde bereikt
Formule: EAC = TBC ÷ CPI
Zo interpreteer je de resultaten:
- Als het resultaat hoger is dan je geplande budget bij voltooiing, is dat de voorspelde overschrijding die je moet plannen om te corrigeren of waarvoor je je moet voorbereiden.
Handige hulpmiddelen voor waardemanagement
Ik weet wat je denkt: je denkt: “Mackenzie, moet ik al deze formules uit mijn hoofd leren? Zijn er geen hulpmiddelen die dit doen?”
Het antwoord is ja, maar ik heb er geen gevonden die dit bijzonder goed doen.
Mijn voorkeursmethode om EVM-berekeningen uit te voeren is in een spreadsheet zoals Google Sheets of Excel. Zo kun je mijn methode vandaag nog gaan gebruiken:
- Stel meerdere tabbladen in Google Sheets of Excel in om de gegevens te verzamelen en het rapport uit te voeren. Ik raad één tabblad per berekening aan. Bijvoorbeeld: één tabblad voor de geplande waarde, één voor de verdiende waarde en één voor de werkelijke kosten.
- Bonus: bekijk mijn sjabloon voor het berekenen van EVM.
- Leer, als je dat nog niet hebt gedaan, draaitabellen te gebruiken en ervan te houden! : )
- Exporteer de juiste gegevens uit je projectmanagementtool — hiermee kun je het voltooiingspercentage op taak- of projectniveau bepalen
- Exporteer de juiste gegevens uit je tijdregistratietool — hiermee kun je de werkelijke kosten bepalen
- Klaar-is-Kees, je hebt EVM-gegevens binnen handbereik!
Waarom is beheer van verdiende waarde belangrijk bij digitale projecten?
Door beheer van verdiende waarde te introduceren in mijn afdeling en mijn projectmanagementpraktijk, kreeg ik eindelijk consistente rapportages voor alle projecten. Ik rapporteerde niet langer op basis van een persoonlijk gevoel.
Mijn standpunt is dat transparantie het beste beleid is en dat gegevens ons iets geven om naartoe te werken. Als je project 20% afwijkt van de ideale SPI, is het op te lossen probleem hoe we 20% sneller kunnen werken om de achterstand in te halen; het antwoord daarop is wat je aan je klant vertelt.
Je hebt niet veel gegevens nodig om deze berekeningen uit te voeren, maar je hebt wel enkele gegevenspunten nodig om te meten. Als je een projectraming hebt (ongeacht hoe globaal), een projectplanning (ongeacht hoe voorlopig) en een vorm van gegevens over de werkelijke kosten, kun je rapporteren over de verdiende waarde van je project.
Wat nu?
Wil je de fijnere kneepjes van EVM beheersen? Meld je aan voor het DPM-lidmaatschap en neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers.
