Slik lykkes du med å begynne i en ny jobb som prosjektleder
Å begynne i en ny prosjektlederstilling er like spennende som det er nervepirrende. Du har funnet en prosjektlederjobb, gjort et godt inntrykk i intervjuet og har gjort jobben før, så hvorfor er du så nervøs? Å begynne i et nytt selskap kan by på en rekke utfordringer mens du lærer deg rutinene.
Da jeg begynte i Roboboogie, hadde jeg allerede fem års erfaring fra prosjektlederfeltet. Selv om erfaringen min med å lede fullstendig fjernarbeidende team, samt å lede prosjekter i et byrå med over 60 personer, definitivt hjalp meg med å lykkes, var det fortsatt en utfordring å komme inn i arbeidet og lære prosessene i dette mindre teamet.
Det finnes ikke mange ressurser der ute for å dele kunnskap når man begynner i en ny prosjektlederstilling. For å hjelpe deg med å bli involvert så raskt som mulig, og for å imponere sjefen, får du her fem tips som hjelper deg med å komme i gang på kort tid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her er et godt sted å begynne hvis du prøver å komme i gang som prosjektleder uten tidligere erfaring.
1. Lytt & lær
De første ukene kan være et virvar. Du skal møte de nye kollegene dine, prøve å ikke gå deg vill på vei til toalettet og umiddelbart glemme den nye e-postadressen din … det er mye å sette seg inn i. I tillegg må du lære deg de gjeldende prosessene for prosjektledere.
Selv om grunnstrukturen i prosjektledelse er den samme i de fleste selskaper, kan måten man fører et prosjekt gjennom livssyklusen på variere fra team til team. Det er viktig å lytte aktivt til kollegaen som går gjennom prosessen med deg, og stille spørsmål ofte. Det er én av de lederegenskapene innen prosjektledelse du trenger å utvikle, ettersom hvert teammedlem spiller en viktig rolle i å fullføre prosjektet.
Selv om dette kan virke som elementær kunnskap når man begynner i en ny jobb, er det dobbelt så viktig for prosjektledere å få tak i denne informasjonen raskt. Som prosjektleder er du dirigenten for prosjektet, og hvis du er usikker på hvordan prosessen fungerer, blir du ditt eget verste mareritt: et hinder i veien.
2. Forstå kundene dine
Mens du lærer deg rutinene på det nye kontoret, er det også en flott anledning til å lære om kunden eller kundene du skal jobbe med.
Fornøyde kunder gir fornøyde prosjekter, så sørg for å stille spørsmål om teamet deres, arbeidsmetodene deres og den beste måten å kommunisere effektivt med dem på (hvis du også skal ha ansvar for kundekommunikasjonen). Foretrekker de faste ukentlige møter, eller vil de heller ha små daglige oppdateringer? Er e-post den foretrukne kommunikasjonsformen deres, eller vil de heller diskutere ting på telefon? Disse spørsmålene avhenger av størrelsen på og typen prosjekt du skal lede, men det er lurt å ha dem i bakhodet når du begynner.
Det er også lurt å sette av tid til å fordype seg i og undersøke selskapet. Se nærmere på tjenestetilbudet deres og konkurrentene. Denne kunnskapen kan gjøre deg bedre forberedt på å snakke om trender & ideer med det kreative teamet når du kommer inn i arbeidet.
3. Bli kjent med teamet ditt
I tillegg til å bli kjent med kunden din er det også viktig å bli kjent med teamet ditt. Når du forstår beste praksis og prosessene som hjelper hvert medlem av teamet med å være produktivt, slik de er beskrevet i en personalhåndbok, blir det mye enklere å lede prosjektet. Hvis du setter av tid kort tid etter at du har begynt i den nye prosjektlederstillingen, og snakker med det nye teamet ditt, får du ikke bare en bedre forståelse av hvordan de jobber, men viser også at du er interessert i dem som personer, ikke bare som kolleger.
En rask og enkel måte å sette av tid til å snakke med kollegaene dine på er å invitere dem på kaffe eller lunsj. Snakk om morsomme ting eller arrangementer man kan gjøre i byen i nærheten av kontoret. Dere kan også snakke om hva som fikk dem til å begynne i selskapet.
En annen flott måte å lære hvordan det nye teamet ditt jobber på er å stjele et par ekstra minutter etter et møte. Spør spesielt de kreative teammedlemmene hvordan de setter av tid til arbeidet sitt, slik at det neste møtet eller den neste oppfølgingen med dem ikke avbryter denne tiden. Skaper- og ledertid er svært forskjellig, så hvis du forstår hvordan de kreative kollegene dine jobber, vil det forbedre både prosjektprosessen og den generelle stemningen i teamet betydelig. Når teamet ditt forstår at du vet hvordan de jobber best, og at du ønsker å støtte dem i det, kan de levere bedre arbeid.
4. Ta initiativ
Mens du følger 30-60-90-dagersplanen din, er det ikke sikkert at arbeidsmengden din er full av faktiske prosjektlederoppgaver. Benytt denne anledningen til å vise pågangsmot, og se etter prosjekter eller oppgaver du kan hjelpe til med. Det kan være noe så enkelt som dataregistrering, eller til og med et kontorærend.
Gjør de nye teammedlemmene dine oppmerksomme på at du er klar og tilgjengelig for å hjelpe med alt de trenger hjelp til. Kanskje trenger de et ekstra par øyne på en e-post for å sikre at grammatikken er riktig, eller på et designarbeid som har gått i stå. Å gjøre deg tilgjengelig er en flott måte å vise at du tar initiativ, og kan til og med etter hvert føre til nye muligheter utenfor prosjektledelse som du kan føye til i ditt arsenal av prosjektlederferdigheter.
5. Verktøyskolen
Ifølge en rapport fra Winterberry Group fra 2015 bruker et gjennomsnittlig byrå 12 verktøy til å håndtere arbeidsprosessen sin, mens enkelte byråer bruker opptil 30 verktøy. Selv om du kanskje har god oversikt over ressurser du har brukt tidligere, er det ingen garanti for at den nye stillingen din bruker dem.
Et spørsmål jeg liker å stille under jobbintervjuer, er hvilke verktøy byrået bruker til å håndtere prosjektene sine. Det er en flott mulighet til å lære mer om hvilke typer prosjekter selskapet vanligvis jobber med (utvikling kontra UX & design). På denne måten ligger jeg ett skritt foran dersom jeg får et tilbud, og kan bruke tiden frem til startdatoen på å gjøre meg kjent med verktøyene deres.
Hvis du ikke kjenner til denne informasjonen når du begynner i den nye jobben, er det ingen grunn til bekymring. Husker du trinn én? Lytt og lær. Bli kjent med verktøyene selskapet bruker, og gjør deretter litt research for å se om de utnyttes fullt ut. Hvis du for eksempel ikke har utforsket programvareløsninger for ressursstyring, kan de bli virkelige problemløsere når det gjelder effektiv fordeling og sporing av ressurser.
Finnes det funksjoner som ikke brukes i dag, men som kan spare teamet for tid? Hva med et alternativt verktøy som kan erstatte to verktøy?
Det er viktig å merke seg at størrelsen på selskapet kan avgjøre om det er mulig å gjøre en fullstendig endring eller legge til et verktøy. Oppstartsbedrifter kan tilby større fleksibilitet når det gjelder bruk av ulike verktøy, mens mer etablerte selskaper kan trenge at enhver endring går gjennom flere ledd før den kan settes i verk.
Hvis den nye prosjektlederjobben din er i et større selskap, kan du snakke med nærmeste leder for å undersøke muligheten for å bruke verktøyet i mindre skala (på team- eller prosjektnivå), i stedet for å foreslå en endring for hele selskapet.
Konklusjon
Alt i alt kan det å begynne i en ny prosjektlederjobb være både spennende og overveldende. For å gjøre overgangen til den nye jobben enklere og komme raskere inn i arbeidet, bør du huske:
- Lytt og lær: Ta til deg så mye informasjon som mulig.
- Forstå kundene dine: Still spørsmål, og invester virkelig tid i å lære om kunden eller kundene dine.
- Bli kjent med teamet ditt: Bli kjent med det nye teamet ditt og hva som motiverer dem.
- Ta ansvar: Grip muligheten til å lære nye ferdigheter og bidra på arbeidsplassen.
- Verktøyskolen: Frisk opp kunnskapen om alle funksjonene verktøyene i selskapet har, og undersøk kanskje også muligheten for å innføre noen nye.
Hva synes du?
Har du noen egne tips som har hjulpet deg med å komme raskere inn i arbeidet? Vurderer du å slutte i den nåværende jobben din og trenger råd? Fortell oss det i kommentarfeltet.
