Viktig veiledning i prosjektporteføljestyring (PPM)
Lær å sjonglere: PPM hjelper prosjektledere med å håndtere komplekse prosjekter, optimalisere prioritering og rekkefølge, og oppnå maksimal avkastning på investeringen ved å velge ut og gjennomføre prosjekter på en strategisk måte.
PPM-bildets puslespill: PPM bygger bro mellom strategi og gjennomføring, slik at organisasjonen din effektivt kan prioritere og gjennomføre prosjekter som best støtter forretningsmålene og de strategiske målene.
PMO: Arbeidsflytens trollmenn: Prosjektstyringskontoret (PMO) implementerer konsekvente arbeidsflyter og standarder, noe som hjelper prosjektledere med å opprettholde orden på tvers av prosjektporteføljen.
Prosjektporteføljestyring (PPM) beskriver hvordan prosjektledere håndterer den ofte forvirrende blandingen av relaterte, avhengige og sammenkoblede prosjekter.
PPM tar hensyn til det store bildet av tidligere, nåværende og fremtidige prosjekter og beregner optimal prioritering og rekkefølge for å maksimere organisasjonens avkastning på investeringen (ROI).
I denne PPM-veiledningen går jeg gjennom alt du trenger å vite for å komme i gang med PPM, samt hvordan du implementerer PPM på en vellykket måte for å forbedre prosjektene dine.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
PPM gjennomføres best ved hjelp av PPM-verktøy eller programvare for virksomhetsomfattende prosjektporteføljestyring, avhengig av organisasjonens størrelse og behov.
Hva er prosjektporteføljestyring?
Prosjektporteføljestyring viser til sentralisert styring av ett eller flere prosjekter for å oppnå strategiske mål. Det er en måte å bygge bro mellom strategi og gjennomføring på ved å sikre at organisasjonen velger ut, prioriterer og gjennomfører prosjekter på en vellykket måte.
Her er hovedforskjellen mellom prosjekt- og porteføljestyring:
- Prosjektledelse innebærer å anvende kunnskap, ferdigheter, verktøy og teknikker på prosjektaktiviteter for å oppfylle angitte krav i individuelle prosjekter
- PPM fokuserer på å velge hvilke prosjekter man skal satse på, basert på om de støtter virksomhetens mål
I større virksomheter omtales dette som virksomhetsomfattende prosjektporteføljestyring.
Hva er rollen til en prosjektporteføljeforvalter?
Rollen til en prosjektporteføljeforvalter er å føre tilsyn med en organisasjons prosjektportefølje, og derfor er vedkommende sentral i strategisk planlegging og gjennomføring. De forvalter én eller flere porteføljer, vurderer prosjektenes samsvar med strategiske mål og fastsetter prioriteringer (noe som ofte er et stort smertepunkt).
Prosjektporteføljeforvaltere er en del av prosjektstyringskontoret (PMO), som har ansvar for å etablere arbeidsflyter og standarder på tvers av organisasjonens portefølje. PMO-et kan også avgjøre hvilke prosjektmetodikker en organisasjon bruker.
Hvorfor er prosjektporteføljestyring viktig?
Når porteføljestyring i prosjektledelse gjennomføres på riktig måte, hjelper det organisasjoner med å:
- Identifisere den potensielle avkastningen på et prosjekt. PPM gjør det mulig for selskaper som ønsker å investere i nye prosjekter (og ofte konkurrerende og relaterte prosjekter), å forutse risiko og ta en informert beslutning om å gå videre eller ikke.
- Kommunisere effektivt på tvers av organisasjonen. PPM sikrer at tverrfunksjonelle parter som er involvert i prosjekter, er samkjørte, noe som reduserer risikoen for uenighet.
- Få interessentenes støtte til prosjekter ved å hjelpe dem med å forstå den bredere konteksten og håndtere og redusere prosjektrisiko bedre.
La oss for eksempel si at byrået ditt har 50 pågående prosjekter. Tidslinjene overlapper, for ikke å nevne kundene og teammedlemmene som er satt til å jobbe med dem. Dere gjennomfører noen av prosjektene for å holde hjulene i gang, andre med tanke på å vinne priser, og andre igjen som innovasjonssatsinger.
Men som byråeier, programleder eller prosjektdirektør, hvordan vet du om du fokuserer teamene og prosjektene deres på de riktige tingene? Du lurer på:
- Er dette prosjektet en god idé? Hvis ikke, hva bør vi gjøre i stedet?
- Hvilke prosjekter bør vi prioritere?
- Hvordan kan vi fokusere ressursene våre mest effektivt?
- Hvordan kan vi gjennomføre disse prosjektene samtidig og lønnsomt?
Av disse grunnene er det å ta en sertifisering i porteføljestyring en måte å sikre at du arbeider i tråd med beste praksis. Kunnskapen du tilegner deg gjennom et av disse programmene, hjelper deg med å øke suksessen som porteføljeforvalter og kan gi deg tilgang til mer seniorstillinger.
Viktige mål for prosjektporteføljestyring
PPM har to hovedmål:
- Å maksimere fordelene en virksomhet oppnår fra prosjektene den gjennomfører. Dette innebærer å velge kun de prosjektene som skaper verdi, samtidig som man tar hensyn til strategisk samsvar med virksomhetens mål, hvor stor innsats som kreves for å gjennomføre prosjektet, og tilgjengelige ressurser.
- Å oppnå balanse på tvers av hele prosjektporteføljen ved å sikre en hensiktsmessig kombinasjon av prosjekter med høy og lav risiko samt langsiktige og kortsiktige prosjekter. En optimal prosjektmiks gjør virksomheten bedre rustet til å nå sine operasjonelle og økonomiske mål.
Prosessen for prosjektporteføljestyring: 5 faser
Et strategisk porteføljestyringssystem krever en porteføljestyringsprosess. Her er trinnene i en robust PPM-prosess. Du kan også bruke KI i prosjektporteføljestyring sammen med disse trinnene.
1. Opprett en oversikt og fastsett en strategi
Identifiser først prosjektene i prosjektforløpet, inkludert potensielle prosjekter, ved å samle inn viktig informasjon om prosjektene og organisasjonen. Kategoriser prosjektene basert på hvor de befinner seg i prosjektets livssyklus, inkludert fullførte og kansellerte prosjekter.
Identifiser deretter virksomhetens strategiske mål og forretningsmål for å vurdere om prosjektene du har valgt, samsvarer med disse målene. Still deg selv spørsmål som «hvor mye vil dette koste virksomheten?», «hvordan vil dette være til nytte for oss?» og «er dette prosjektet nødvendig for vekst og overlevelse?» som en del av rammeverket for prosjektprioritering.
2. Analyser prosjektporteføljen din
Analyser deretter styrkene og svakhetene i prosjektporteføljen din. Evaluer hvert prosjekt individuelt basert på planlagte milepæler, estimert avkastning på investeringen, rapporteringsplan og ressursallokering.
Still spørsmål som disse når du gjennomfører analysen:
- Er noen av disse prosjektene overlappende?
- Kan vi slå sammen noen av de eksisterende prosjektene våre for å oppnå bedre effektivitet?
- Er det noen prosjekter vi bør stanse helt?
- Hvor sannsynlig er det at dette prosjektet vil lykkes?
- Hvilke risikoer forventer vi under gjennomføringen?
- Hvilke prosjektfordeler forventes?
3. Sørg for samsvar med strategiske mål
Gjennomfør deretter en samsvarsanalyse for å avgjøre om prosjektene du bestemmer deg for å gjennomføre, er i tråd med virksomhetens strategiske initiativer. Noen av de veiledende prinsippene dine bør være:
- Graden av strategisk samsvar mellom porteføljen og virksomheten. Du trenger en balanse mellom kortsiktige vekstmuligheter, langsiktige mål og ønsket om langsiktig innovasjon.
- Fordelingen av prosjekter, inkludert antallet og typen prosjekter, samsvarer med de strategiske målene på en økonomisk fornuftig måte.
- Sannsynligheten for at sluttproduktet vil gi den forventede avkastningen.
- En vurdering av tilknyttede risikoer. Det er viktig å vurdere risiko ikke bare økonomisk, men også med hensyn til prosjektplanen, prosjektomfanget, ressurser og teknologi.
4. Styr prosjektporteføljen din
Deretter kommer styringsdelen av prosessen. På dette tidspunktet må du revurdere prosjektporteføljen for å ta informerte beslutninger om mulig omfordeling av budsjett og ressurser. Gir det for eksempel mening å la medarbeidere med gode resultater arbeide med mindre kritiske prosjekter?
Du må kanskje prioritere prosjekter i porteføljen din basert på informasjon du avdekket i tidligere faser av PPM-prosessen. Du må kanskje også omplanlegge prosjekter basert på denne omprioriteringen.
Det sier seg selv at samarbeid er helt avgjørende før du tar disse beslutningene, for å sikre at du ender opp med riktig portefølje. Til syvende og sist bør porteføljen din ha en sunn blanding av risiko og gevinst, samt oppfylle interne krav.
5. Test og tilpass
Til slutt bør du teste og tilpasse. Det er ingen garanti for at du får PPM-prosessen riktig med en gang, og det bør du faktisk heller ikke forvente. Du må tilpasse deg og gjøre endringer i sanntid.
Hva tilpasning innebærer, er ganske forskjellig for hvert selskap, slik det bør være, men det er en god idé å teste den nye porteføljen med noen få interessenter og innhente tilbakemeldinger etter behov.
Hva er modenhetsstadiene i en PPM-implementering?
Organisasjoner våkner ikke bare opp en dag med en ferdig utformet virksomhetsstrategi, en prosjektportefølje som er i tråd med strategien, og et velfungerende sett med prosesser som støtter den. Det krever en del arbeid å implementere PPM på en vellykket måte.
Her er modenhetsstadiene en organisasjon vanligvis går gjennom når det gjelder PPM-implementering:
- Opprett den innledende prosessen. På dette stadiet arbeider organisasjonen hovedsakelig med ad hoc-gjennomføring av prosjekter. Hvis den følger noen PPM-prosesser, er disse prosessene ikke dokumentert.
- Opprett en strukturert prosess og et sett med standarder. På dette tidspunktet har organisasjonen bestemt at den vil ha nytte av PPM, og begynner å dokumentere noen av styringsprosessene sine.
- Dokumenter repeterbare styringsprosesser. Fortsett arbeidet med å dokumentere eksisterende prosesser, slik at de kan brukes i hele prosjektporteføljen.
- Følg en styrt PPM-prosess. Organisasjonen anvender PPM-prosesser i hele selskapet og overvåker også resultatmålinger for å følge med på porteføljens helsetilstand.
- Optimaliser PPM-prosessen. Samle inn og anvend erfaringer for å kunne forbedre organisasjonens PPM kontinuerlig.
Tips for å lykkes med prosjektporteføljestyring
Når porteføljen er rullet ut, kan det være vanskelig å se hva du skal gjøre videre. Her er noen tips for å lykkes:
- Prioriter nøyaktig identifisering av risikoer og tilhørende strategier for risikohåndtering (dvs. risikostyring)
- Ikke vær redd for å avslutte prosjekter hvis de ikke lenger er i tråd med selskapets strategi
- Gjør det mulig for arkitekter, IT-planleggingsteam og toppledelsen å samordne gjennomføringen med virksomhetsstrategien
- Forenkle tids- og oppgavestyringen for prosjektmedlemmene, og sørg for at de har friheten og fleksibiliteten til å registrere oppgave- og tidsdata ved behov
- Prioriter datanøyaktighet og tilgang til data. En forsinkelse i tilgangen til data kan svekke evnen din til å ta beslutninger, samt evnen din til å overholde regulatoriske krav
- Bruk de riktige verktøyene for å holde oversikten og forenkle prosessen. Hvis prosjektteamet for eksempel får frihet og fleksibilitet til å registrere oppgave- og tidsdata, kan det forbedre nøyaktigheten til målingene av porteføljens resultater.
Hvis du vil vite mer, kan du lytte til denne podkastepisoden om optimalisering av prosjektporteføljestyring:
Vanlige utfordringer innen PPM
Her er noen utfordringer som prosjektporteføljeforvaltere bør være oppmerksomme på:
- Konkurranse om ressurser i porteføljen: Prosjektporteføljeforvaltere må bestemme hvilke ressurser som skal tildeles hvilke prosjekter, og det er ofte ikke nok ressurser til alle.
- Motstand mot endringer i organisasjonen: Porteføljer medfører endringer i organisasjoner, og porteføljeforvaltere må være pådrivere for disse endringene for å få støtte fra teamet og andre interessenter.
- Følge opp og måle resultater: Når mange prosjekter pågår samtidig, kan det være vanskelig for porteføljeforvaltere å holde oversikt over resultatene til enkeltprosjekter og porteføljen som helhet.
- Overholdelse av bransjereguleringer og standarder: Porteføljeforvaltere må sørge for at hvert prosjekt i porteføljen følger reglene og reguleringene i bransjen, noe som kan gå utover tempo og effektivitet.
- Skalering etter hvert som organisasjonen vokser: Etter hvert som organisasjonen vokser og utvider porteføljen, må prosjektporteføljeforvaltere tilpasse prosessene og systemene sine for å håndtere flere ressurser og prosjekter.
Fordeler med prosjektporteføljestyring
PPM gir mange fordeler, blant annet:
- Bedre beslutningstaking: Med tilgang til riktige data og måltall kan prosjektporteføljeforvaltere ta bedre beslutninger om hvilke prosjekter de skal gjennomføre, og hvordan de skal gjennomføres.
- Muligheten til å prioritere prosjekter med høy verdi: PPM lar deg analysere og prioritere prosjektene som vil gi størst verdi for organisasjonen, og de som bringer deg nærmere organisasjonens mål.
- Redusert sannsynlighet for overforbruk: Uansett hvor vellykket et prosjekt kan være, kan det bli rammet av overforbruk. PPM hjelper en bedrift med å se hvor ressursene er overallokert, og stanse overforbruket før det oppstår.
- Mer effektiv endringsledelse: PPM fjerner ineffektivitet og gjør det mulig for organisasjonen å fokusere på egnede strategier for å nå organisasjonens mål. PPM gjør også en bedrift mer smidig og bedre i stand til å tilpasse seg endringer med minimalt bryderi eller avbrudd.
- Svært effektiv prosjektgjennomføring: Med en effektiv PPM-strategi kan en bedrift omstrukturere og forbedre metodene sine for porteføljestyring av prosjektgjennomføring som del av en større prosess for å endre bedriftens operative eller strategiske retning.
- Økt sannsynlighet for vellykket prosjektleveranse: PPM innfører standarder, prosesser og beste praksis (fastsatt ut fra data om hva som fungerer og ikke fungerer) som er konsistente på tvers av alle prosjekter.
PPM-verktøy for økt effektivitet
Verktøy for prosjektporteføljestyring har funksjoner for:
- Instrumentpaneler for å følge porteføljens fremdrift, lønnsomhet og om leveransene er i rute
- Automatiseringer som hjelper deg med å sørge for at du får varsler om de riktige elementene
- Gantt-diagrammer for å følge arbeidsbelastning og avhengigheter og identifisere flaskehalser
- Andre funksjoner for arbeidsstyring, med fokus på å administrere flere prosjekter samtidig
Mange PPM-programvareverktøy tilbyr også apper og skrivebordsversjoner, integrasjoner slik at du kan koble dem til eksisterende verktøy, og maler for rask konfigurering.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du innser at du ikke trenger alle funksjonene i et PPM-verktøy, vil du finne enklere prosjektstyringsprogramvare som kan hjelpe deg med å administrere oppgaver og team som dekker flere prosjekter.
