Verdenskjent forfatter og rådgiver advarer om at prosjektledelse blir irrelevant uten rask omstilling

De siste 25 årene har jeg arbeidet på tvers av kontinenter for å hjelpe organisasjoner — fra multinasjonale selskaper som PwC, BNP Paribas og GlaxoSmithKline til globale institusjoner som Verdensbanken og De forente nasjoner — med å omsette strategi til virkelighet gjennom prosjekter. Jeg har vært styreleder for Project Management Institute og leder for tiden Projects & Company, et selskap som arbeider for å hjelpe organisasjoner og ledere med overgangen til transformasjonsalderen.

Min tidligere bok fra Harvard Business Review, Håndboken i prosjektledelse fra Harvard Business Review, begynte med en enkel, men provoserende idé: «Alle er prosjektledere, men de fleste vet det ikke.»

Min kommende bok, Drevet av prosjekter (HBR Press, januar 2026), tar dette ett skritt videre: «Alle organisasjoner er prosjektdrevne — men de fleste ledere vet det ikke.»

I boken argumenterer jeg for at verden beveger seg forbi tradisjonelle hierarkier og inn i en tid der prosjekter er den nye operasjonsmodellen. Selskapene som vil lykkes, er de som kontinuerlig kan transformere seg selv gjennom godt ledede og målrettede prosjekter.

Sammen med Ricardo Vargas utviklet jeg også mesterklassen i kunstig intelligens i prosjektledelse og lanserte AI-prosjektledelsessertifiseringen (AIPM) sammen med APMG International. På litt over ett år har mer enn 600 fagpersoner fra over 60 land fullført programmet. De representerer en ny generasjon ledere — mennesker som forstår at verdien av AI ikke ligger i å erstatte prosjektledere, men i å styrke dem.

Antonios tips

Dette er tiden for å tenke nytt, stille spørsmål ved alt, bryte gamle vaner og utforme nye som samsvarer med hastigheten, smidigheten og intelligensen i verdenen vi lever i nå.

You should also read

• Eisenhower-matrisen: Slik prioriterer du oppgaver på en smart måte

• Tips for å bygge Slack-profilen din

• Slik mestrer du ressursstyring i prosjektledelse

Hvorfor AI er den mest transformative kraften i prosjektledelsens historie

Jeg ser på AI som den mest transformative kraften i prosjektledelsens historie.

I flere tiår har prosjektfagfolk brukt enorme mengder tid og energi på sporing, rapportering og administrasjon — aktiviteter som, selv om de er nødvendige, ofte hindret oss i å fokusere på det som virkelig driver suksess: tydelig formål, samordning og lederskap.

I dag fjerner AI i prosjektledelse mye av denne friksjonen. Den automatiserer planlegging, risikosporing, sammendrag for interessenter og fremdriftsrapportering — og frigjør ledere slik at de kan konsentrere seg om tenkning på høyere nivå: strategisk klarhet, engasjement og effekt.

I mitt eget daglige arbeid bruker jeg nå langt mindre tid på operasjonell oppfølging og langt mer på strategisk integrasjon — og hjelper organisasjoner med å redesigne hvordan de gjennomfører transformasjon i en AI-aktivert verden.

Spørsmålet jeg pleide å stille, var: «Hvordan kan jeg fullføre dette prosjektet raskere?»

Nå spør jeg: «Hvordan kan jeg gjøre dette prosjektet viktigere?»

Dette skiftet er dyptgripende: fra effektivitet til relevans, fra leveranser til resultater, fra ledelse til lederskap.

AI erstatter ikke prosjektledere — den synliggjør det dyktige prosjektledere alltid har gjort best: å knytte formål sammen med fremdrift.

Hva AI kan og ikke kan gjøre i praktisk prosjektgjennomføring

AI egner seg svært godt til kunnskapsintensive, repetitive og datadrevne oppgaver:

• Automatisere rapportering, risikologger og dokumentgenerering
• Utarbeide kommunikasjonsmaler og møtesammendrag
• Identifisere tidlige varselsignaler i prosjektdata

Den gode nyheten er at dette er oppgaver de fleste prosjektledere ikke liker å gjøre. Kjernen i prosjektledelse — tillit, dømmekraft og historiefortelling — forblir menneskelig.

Du kan ikke automatisere empati. Du kan ikke lære opp en modell til å lese stemningen i et team etter en mislykket milepæl. KI kan behandle følelser, men den kan ikke føle dem.

Fremtidens fremragende prosjektledere vil mestre begge deler: De vil la KI håndtere «leveransens vitenskap», slik at de kan fokusere på «lederskapets kunst».

Gjennom arbeidet mitt har jeg på nært hold vært vitne til fremveksten av det jeg kaller den KI-forsterkede prosjektlederen. Dette er egenskapene jeg ser hos hver og en av dem:

• En person som bruker KI til å innhente innsikt, ikke bare data
• En person som delegerer gjentakelser til algoritmer, men lar dømmekraft og historiefortelling forbli menneskelig
• En person som veileder mening i stedet for bare å administrere oppgaver

Verden vår beveger seg forbi tradisjonelle hierarkier og inn i en tid der prosjekter er den nye driftsmodellen. Selskapene som vil lykkes, er de som kontinuerlig kan omforme seg gjennom godt ledede prosjekter med et tydelig formål.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Antonio Nieto-Rodriguez

Verdensmester i prosjektledelse

Hvordan KI forbedrer synlighet, samordning og beslutningstaking i prosjekter

KI løser ikke kompleksitet — den belyser den.

I prosjektledelse antar vi ofte at mer teknologi betyr mer kontroll. I virkeligheten avdekker KI det underliggende kaoset raskere. Den synliggjør dobbeltarbeid, ineffektivitet og, mest ubehagelig av alt, manglende samsvar mellom formål og gjennomføring.

Til å begynne med er dette desorienterende. Men når du først tar det til deg, blir KI et speil for kontinuerlig forbedring. Den forteller deg ikke hva du bør rette opp neste kvartal, men hva du bør rette opp nå.

Da jeg nylig introduserte KI-støttede beslutningsdashbord — bygget via Lovable — for en ledergruppe, sa en av lederne: «Jeg føler at vi har fløyet et fly i skyene, og at noen nettopp fjernet tåken.»

Det er nettopp poenget — KI gir deg ikke nye vinger; den gir deg syn.

«Tåken» var den typiske støyen og usikkerheten rundt prioriteringer, ressurser og eierskap. Dashbordet avdekket overlapp mellom prosjekter og mangler på ressurser som hadde vært skjult i regneark. Ved å synliggjøre dette ga KI teamet umiddelbar klarhet.

Et eksempel fra virkeligheten på hvordan KI forbedrer gjennomføringen av storskalaprosjekter

Et nylig eksempel kommer fra et stort, globalt selskap innen forbruksvarer som håndterte over 200 aktive omstillingsinitiativer. Historisk hadde lederne deres problemer med å forstå hvor verdien faktisk ble skapt. De hadde mange dashbord, men svært lite innsikt.

Vi tok i bruk en KI-drevet «plattform for prosjektinnsikt» som samlet data fra systemene deres — Excel, Jira, Power BI og til og med pulsmålinger blant ansatte — og deretter la KI-analyse oppå dette for å oppdage mønstre mennesker vanligvis overser. Dette var en spesialtilpasset implementering som kombinerte flere KI-komponenter fra ulike store språkmodeller for å analysere følelser, risikoer og prosjektsignaler helhetlig.

Allerede i løpet av noen dager avdekket vi mønstre som ingen menneskelig analytiker hadde oppdaget: Prosjekter med lave resultater for interessentenes følelser hadde for eksempel dobbelt så høy sannsynlighet for å mislykkes i senere faser.

Dette førte til en radikal revurdering av styringsmodellen deres. Gjennomgangene gikk fra å handle utelukkende om budsjett- og tidsplanstyring til også å omfatte engasjement og formål. Lederne begynte å spørre: «Tror folk fortsatt på dette prosjektet?» — et spørsmål som viste seg å være mer forutsigbart for suksess enn noen KPI.

Seks måneder senere hadde gjennomføringseffektiviteten økt med 30 %, kostnadene falt med €12 millioner, og moralen hadde fått et kraftig løft. Men utover måltallene var den virkelige endringen organisasjonens bevissthet om hvordan prosjekter gjenspeiler kulturen og verdiene dens.

Hvorfor det gir størst effekt å fjerne gjentakende oppgaver med KI

Jeg bygger ikke aktivt orkestrering av fleragentsystemer eller autonome leveringsroboter. Det er ikke dette jeg fokuserer på akkurat nå. Det jeg gjør, er mye enklere og etter mitt syn mer verdifullt på kort sikt: Jeg lærer hvordan jeg kan bruke grunnleggende programmering og automatisering til å fjerne gjentakende oppgaver fra arbeidsdagen.

Jeg har for eksempel begynt å bruke ChatGPT til å skrive små skript som renser spørreundersøkelsesdata, genererer førsteutkast til prosjektrapporter og organiserer tilbakemeldinger fra interessenter i strukturerte formater — risikoer, avhengigheter, sponsorer og oppfølgingspunkter. Tidligere gjorde jeg dette manuelt i PowerPoint og Excel. Nå er arbeidsflyten slik: Samle inn rådata → kjør et skript eller en enkel automatisering → få et strukturert utkast som jeg kan gjennomgå, utfordre og forbedre.

Dette er viktig av to grunner:

1. Oppmerksomhetens kapasitet: Alle prosjektledere er overbelastet i dag. Den virkelige flaskehalsen er ikke data – det er kognitiv kapasitet. Når jeg automatiserer «monteringsarbeidet», får jeg tid og rom til å tenke strategisk, i stedet for å bruke kveldene på å formatere lysbilder og statusrapporter.
2. Innsiktens hastighet: Nå kan jeg teste ideer raskere. I stedet for å vente i flere dager på at noen skal analysere interessentsignaler og oppdage nye risikoer, kan jeg selv generere en oversikt på få minutter og ta den med inn i en ledersamtale samme dag.

Så foreløpig er ikke veien min «å erstatte prosjektlederen med en KI-agent». Den er «å utvide prosjektlederens kapasitet med små, svært målrettede automatiseringer». Jeg er langt mer interessert i å gi prosjektledere større handlingsrom enn i å late som om prosjektet kan kjøre seg selv.

Foreløpig er ikke veien min «å erstatte prosjektlederen med en KI-agent». Den er «å utvide prosjektlederens kapasitet med små, svært målrettede automatiseringer». Jeg er langt mer interessert i å gi prosjektledere større handlingsrom enn i å late som om prosjektet kan kjøre seg selv.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Antonio Nieto-Rodriguez

Verdensmester i prosjektledelse

Slik endrer KI sentrale ritualer og arbeidsflyter for prosjektgjennomføring

De siste årene har jeg sett at organisasjonenes største utfordring ikke er å velge mellom Agile og Waterfall – det er å lære å kombinere dem på en intelligent måte. Vi går inn i en tid med hybrid prosjektledelse, der den rette kombinasjonen av metoder, data og menneskelig intuisjon avgjør hva som lykkes.

KI fremskynder denne overgangen. Det gir oss muligheten til å kombinere disiplinen fra tradisjonell prosjektledelse med tilpasningsevnen i Agile – og gjøre metodikken om til et levende system som lærer.

I praksis betyr dette at vi må tenke nytt om de sentrale ritualene våre:

• Omfangsdefinering er ikke lenger en engangsøvelse: Med KI-verktøy som MS Project Copilot og Miro Assist kan vi kjøre raske scenario­simuleringer som tester flere prosjektomfang eller gjennomføringsbaner før vi forplikter oss. I stedet for rigide planer lager vi tilpasningsdyktige veikart som utvikler seg etter hvert som nye data blir tilgjengelige.
• Å samkjøre team kombinerer nå menneskelig dialog og digital innsikt: Jeg bruker KI til å analysere møtetranskripsjoner eller tilbakemeldinger fra interessenter for å oppdage manglende samkjøring tidlig – noe mennesker ofte merker for sent. Men samkjøring skjer fortsatt i menneskelige samtaler; KI fungerer bare som et speil. For å gjøre dette kombinerer jeg vanligvis Otter.ai (programvare for notater til møtesammendrag og oppdagelse av manglende samkjøring), Miro Assist (verktøy for nettbasert samarbeid) og Power BI AI Insights (programvare for prosjektprognoser til analyse av gjensidige avhengigheter). Kraften ligger i å bruke dem sammen i stedet for å være avhengig av ett enkelt verktøy.
• Styring av gjennomføringen har også blitt et hybridritual: KI-dashbord – bygget via Lovable – bidrar til å spore gjensidige avhengigheter og varsle risiko med bemerkelsesverdig presisjon, mens team bruker Agile-ritualer – daglige oppfølgingsmøter og retrospektiver – for å opprettholde eierskap og tempo. Et av favoriteeksemplene mine er hvordan enkelte team bruker KI-assistenter til å generere sammendrag av retrospektiver og fremheve tilbakevendende mønstre som mennesker deretter kan diskutere og tolke.

Likevel har ikke kjernen i prosjektledelse endret seg, slik jeg har sagt – det handler om dømmekraft, empati og mening. KI kan gi beslutningsgrunnlag, men kan ikke inspirere til forpliktelse.

En minimalistisk KI-verktøystack for moderne prosjektledere

Listen over KI-verktøy som kan brukes, er endeløs. MS Project Copilot, Notion AI, Grain, Otter.ai, Miro Assist og Asana Intelligence kan støtte scenario­simulering, transkripsjonsanalyse og tidlig oppdagelse av risiko. Til dashbord fungerer plattformer som Power BI AI Insights og Tableau Pulse godt.

For meg har imidlertid utviklingen av verktøystacken gått bort fra kompleksitet. Her er den bevisst minimalistiske stacken min:

• ChatGPT til programmering og automatisering
• NotebookLM til engasjerende kommunikasjonsformer
• Miro til samarbeidsbasert utforming og kartlegging av interessenter
• Lovable til dashbord for ledelsen
• Og egendefinerte GPT-er som er trent på metoden min for prosjektlærret

For fem år siden ønsket alle team seg flere prosjektstyringsverktøy. Nå ønsker vi oss færre – men smartere – verktøy. Den kraftigste verktøystacken er ikke den som har flest funksjoner, men den som gir færrest distraksjoner.

Slik kan en egendefinert GPT for prosjektgjennomføring utvide et teams kognitive kapasitet

Når vi snakker om egendefinerte GPT-er, har mitt viktigste gjennombrudd det siste året vært vår interne Project GPT Assistant — en samtalebasert KI som er trent på mer enn 20 år med min praktiske prosjekterfaring, casestudier, maler og arbeidsmetoder.

Den fungerer som en ekte medpilot for prosjektleveranser. Den utarbeider prosjektmandater, sammenfatter intervjuer med interessenter, bygger risikomatriser og genererer til og med fortellinger eller metaforer for historiefortelling til ledelsen. I praksis er det som å ha en juniorkonsulent som aldri sover — men som har lest hvert eneste dokument jeg noen gang har utarbeidet.

Et godt eksempel: Tidligere i år støttet jeg en multinasjonal bank i et stort digitaliseringsprogram som omfattet mer enn 80 initiativer. Tradisjonelt ville det å oppsummere innsikter fra dusinvis av intervjuer med interessenter og samle dem i ett strategisk budskap ha tatt teamet mitt tre til fire dager med manuelt arbeid.

Med Project GPT Assistant lastet vi opp intervjutranskripsjonene, og innen 20 minutter hadde den generert:

• En kortfattet sammenfatning av tilbakevendende temaer
• Et utkast til sammendraget for ledelsen til presentasjonen ved prosjektoppstart
• En rekke «tidlige varselsignaler» hentet ut fra språklige mønstre knyttet til motstand og risiko

De neste 48 timene brukte vi på strategisk tenkning — på å tolke resultatene, definere prioriteringer og utforme en overbevisende endringsfortelling.

Det er den virkelige fordelen. Tidligere ble KI sett på som en måte å effektivisere den mekaniske siden av prosjektledelse på. Det jeg har oppdaget, er at den også utvider vår kognitive kapasitet. Den gjør det mulig for oss ikke bare å jobbe raskere, men også å tenke dypere.

Antonios tips

Tidligere ble KI sett på som en måte å effektivisere den mekaniske siden av prosjektledelse på. Det jeg har oppdaget, er at den også utvider vår kognitive kapasitet. Den gjør det mulig for oss ikke bare å jobbe raskere, men også å tenke dypere.

En oppfordring til hastverk i prosjektledermiljøet

Prosjektlederyrket endrer seg ikke raskt nok til å forbli relevant i KI-alderen. Ikke ennå.

Altfor lenge har prosjektledelse vært fanget i sin egen suksess. Vi har bygget rammeverk, sertifiseringer og metoder som fungerte utmerket i en forutsigbar og kontrollerbar verden — men den verdenen er borte.

De fleste organisasjoner styrer fortsatt prosjekter med tankesett og verktøy fra 1970-tallet. Møter, rapporter, maler … Det er som om resten av næringslivet suser fremover, mens prosjektledelsen jogger etter med en skriveplate i hånden.

KI er vekkerklokken vi ikke kan ignorere. Den automatiserer ikke bare de administrative delene av jobben vår — den skriver om reglene for hvordan arbeidet utføres, hvordan team settes sammen og hvordan verdi skapes.

Hvis vi ikke utvikler oss raskt, risikerer prosjektledelse å bli irrelevant — en fagdisiplin som forklarer fortiden i stedet for å forme fremtiden. Derfor oppfordrer jeg miljøet vårt til å handle raskt.

Dette er tiden for å finne opp oss selv på nytt, stille spørsmål ved alt, bryte gamle vaner og utforme nye som samsvarer med hastigheten, fleksibiliteten og intelligensen i verdenen vi nå lever i.

Hvordan det neste tiåret vil redefinere prosjektledelse og lederskap

For ut fra det jeg ser, vil det neste tiåret redefinere hva det vil si å lede og styre.

• Alle organisasjoner vil bli prosjektdrevne — transformasjon vil ikke lenger være valgfritt.
• Alle ledere må beherske prosjektorientert tenkning — strategier vil lykkes eller mislykkes gjennom prosjekter.
• Alle prosjektteam vil bli KI-forsterket — mennesker vil fokusere på kreativitet, empati og etikk, mens KI håndterer data, prognoser og mønstergjenkjenning.

På mange måter er vi vitne til fødselen av et nytt yrke: prosjektlederen i transformasjonsalderen. Fremtidige toppledere vil fungere som øverste prosjektledere — og fordele ressurser dynamisk basert på prosjektinnsikt i sanntid.

Organisasjonene som omfavner denne endringen, vil blomstre. De som ikke gjør det, vil sakte bli irrelevante.

Praktiske råd for å lede organisasjonens transformasjon

Mine råd for denne transformasjonen kan oppsummeres i tre enkle prinsipper:

1. Bli forelsket i problemet, ikke prosessen: Ikke forhast deg med gjennomføringen. Ta deg tid til å forstå det egentlige «hvorfor».
2. Bruk AI til å se lenger, ikke raskere: Mer fart uten klarhet forsterker bare forvirringen.
3. Bygg tillit før teknologi: Ingen algoritme kan reparere en ødelagt kultur.

Hvis du ikke skaper rom for at teamene dine kan reflektere, lære og knytte sammen formål og handling, vil ingen teknologi redde deg.

Og til slutt, spør deg selv: «Leder du transformasjonen – eller overlever du den bare?»

Følg med

Hvis du vil utforske mer av Antonio Nieto-Rodriguez' arbeid og tanker, kan du besøke følgende lenker:

• Personlig nettsted
• Prosjekter & selskap
• LinkedIn

Og her er hans kommende bok: Prosjektdrevet: Organisasjonenes fremtid i transformasjonsalderen (Harvard Business Review Press, januar 2026)

Flere ekspertintervjuer kommer i Den digitale prosjektlederen!