Topp 4 målinger av ressursutnyttelse & hvordan du måler dem
I det hektiske daglige prosjektarbeidet er det lett å gå seg vill i detaljene og glemme å ta hensyn til helheten. Målinger av ressursutnyttelse kan være et viktig verktøy for å administrere prosjektressurser og overvåke prosjekt- og porteføljehelsen.
Hva er ressursstyring?
Ressursstyring i prosjekter er en viktig del av prosjektlederens ansvarsområder. Det innebærer å sette sammen og administrere prosjektteamets medlemmer, samt å planlegge for ressursene og forsyningene som trengs for å fullføre prosjektarbeidet. For å administrere prosjektressurser effektivt må du ta hensyn til ressurstilgjengelighet, ressursallokering og ressursstyring. Tenk på disse sentrale begrepene slik:
- Ressurstilgjengelighet: hvor mye tid folk i teorien har til å bidra i et prosjekt
- Ressursallokering: hvor mye tid folk faktisk bruker på prosjektarbeid
- Ressursstyring: optimalisering av tildelte ressurser i løpet av et prosjekt.
Viktige målinger av ressursutnyttelse
Prosjektledere analyserer målinger av ressursutnyttelse som en del av ressursanalysen for å forstå hvilke ressurser som brukes, hvordan de brukes, og om bruken av dem er hensiktsmessig. Målet er å identifisere ineffektiv ressursbruk og deretter utvikle en strategi for å forbedre ressursutnyttelsen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men hvilke resultatmålinger er viktigst å følge med på? Nedenfor finner du en liste over viktige målinger av ressursutnyttelse som kan være et godt utgangspunkt. De er nyttige for å avgjøre om ressursene brukes optimalt.
Husk at denne listen ikke er uttømmende. Du vil kanskje oppdage at andre målinger eller strategier er mer nyttige for prosjektene, teamene og selskapet ditt.
1. Ressursutnyttelse
Dette er en oversikt over og analyse av hvor mange timer et teammedlem er tilgjengelig, og hvor mye tid vedkommende bruker på hvert prosjekt. Det kalles også fakturerbar utnyttelsesgrad.
Den enkleste måten å beregne utnyttelsesgraden på er å bruke følgende formel:
Arbeidstimer / Tilgjengelige timer = Utnyttelsesgrad
Utnyttelsesgraden baseres på hvor mye tid et teammedlem bruker på et prosjekt, sammenlignet med hvor mye tid vedkommende har fått tildelt til det. Du kan se på det som fakturerbare timer sammenlignet med tilgjengelige timer. Her er et eksempel:
36 arbeidstimer / 40 tilgjengelige timer = 90 prosent utnyttelsesgrad for teammedlemmet
2. Opptrappingstempo
Opptrappingstempo måler tiden det tar for et teammedlem å nå ønsket utnyttelsesgrad. Hvis opptrappingstempoet er for lavt, kan teammedlemmet trenge ekstra opplæring eller støtte. Det kan også signalisere at introduksjonsprosessen for fremtidige nyansatte bør forbedres.
3. Avvik i arbeidsinnsats
Avvik i arbeidsinnsats måler forventede timer opp mot faktisk utførte timer. Det kan beregnes per ressurs, prosjekt eller avdeling. Denne målingen er nyttig for å fastslå hvor mange timer som trengs for et prosjekt. Trendene som kommer frem fra disse dataene, kan hjelpe ledere med prosjektplanlegging.
4. Kostnadsavvik
Kostnadsavvik gir innsikt i budsjettet. Prosjektledere beregner kostnadsavvik ved å sammenligne faktiske utgifter med estimerte kostnader. Denne målingen viser om prosjektene holder seg innenfor budsjettet, og hvordan de kan påvirke inntektene.
SMART-mål og målinger av ressursutnyttelse
Når prosjektledere følger med på målinger av ressursutnyttelse, er det viktig å sette og nå mål knyttet til disse målingene.
Å sette mål og referanseverdier bidrar til å sikre at ressursene brukes effektivt, og at budsjett og tid brukes i tråd med planene. Hvert mål bør være spesifikt, målbart, oppnåelig, realistisk og tidsavgrenset – derav SMART-akronymet.
Spesifikt
Teammedlemmer kan ikke nå et mål med mindre det er tydelig definert. Hvem er involvert, hva prøver de å oppnå, når må de oppnå det, hvilke hindringer og/eller krav vil hemme fremdriften, og hvorfor må de oppnå dette målet?
Målbart
Hva er målet på suksess? Det finnes ingen enkelt definisjon som besvarer dette spørsmålet, og det varierer fra prosjekt til prosjekt. Ta hensyn til målet og hvordan suksess ser ut. Data som inntekter, automatiserte rapporter, undersøkelser og arbeidsprodukter er nyttige indikatorer på suksess.
Oppnåelig
Hvor viktig er målet, og hvordan kan det oppnås? Har teamet verktøyene og ferdighetene som kreves for å oppnå det? Hvis ikke, hva kan gjøres for å støtte teamet?
Relevant
Hvordan passer prosjektet og målene med resten av selskapets mål? Begge deler bør være tydelig samstemt med selskapet.
Tidsavgrenset
Hva er fristen for målet? Hvordan vil fremdriften se ut halvveis?
Eksempel på SMART-mål
Et eksempel kan gjøre det lettere å skille et SMART-mål fra, eh, et mindre smart mål.
Eksempel: Sarah skal publisere 18 kreative innholdselementer på sitt personlige nettsted innen utgangen av tredje kvartal 2022 for å øke det månedlige lesertallet på nettstedet med 10 %.
For å nå dette målet skal hun sette av 4 timer i uken til innholdsproduksjon, først på morgenen på lørdager og søndager, for å redusere risikoen for distraksjoner.
Dette målet er viktig fordi det støtter ønsket hennes om å bruke mer tid på kreative aktiviteter for å bedre sitt emosjonelle velvære.
Dette målet er SMART fordi det er kvantifiserbart og har en fastsatt frist. Målet inneholder også kontekst om den relative betydningen og samsvaret med bredere målsettinger.
Hvis dette eksempelet er relevant for arbeidet ditt, bør du sette deg inn i ressursstyring for kreative team og ressursstyring for byråer, to viktige strategier for å optimalisere hvordan kreative team og byråer fordeler talentene og tiden sin.
Betydningen av måltall for ressursutnyttelse
Måltall for ressursutnyttelse er viktige indikatorer på prosjektets helse og bidrar også til å sikre riktig prosjektfinansiering og støtte. Se for deg følgende scenarioer:
- Følg med på prosjektets helse. Prosjektoppgavene følger planen, men du har en følelse av at arbeidsmengden som kreves for å holde tritt med prosjektplanen, er altfor høy. Måltall for ressursutnyttelse hjelper deg med å kvantifisere konsekvensene for prosjektets bunnlinje og korrigere kursen før dette problemet med ressursallokering kommer ut av kontroll. Dette kan innebære å justere tidsplanen, identifisere driftseffektiviseringer og/eller erstatte ressurser med rimeligere alternativer.
- Optimaliser ressursallokeringen på tvers av prosjektporteføljen. Analyse av ressursdata bidrar til å avgjøre om ledere kan omfordele overflødige ressurser til andre prosjekter som kan trenge ekstra hjelp. Som prosjektleder kjenner du sannsynligvis teamets ferdigheter og karriereambisjoner, og du kan bidra til å anbefale passende oppgaver som øker medarbeidernes motivasjon og dermed produktiviteten og porteføljens helse.
- Forbedre prosjektutvelgelsen. Resultatmåltall er også nyttige for å avgjøre om et prosjekt bør legges ned. Omvendt kan nøyaktig bruk av måltall for ressursutnyttelse også rettferdiggjøre at prosjekter ikke havner på den såkalte hoggestabben.
Slik følger du med på måltall for ressursutnyttelse
For små prosjekter eller avdelinger kan en prosjektleder følge med på måltall for ressursutnyttelse ved hjelp av et enkelt Excel-regneark (for eksempel en liste over teammedlemmer med antall arbeidede timer per dag).
Ettersom det kan være tidkrevende å oppdatere måltall for ressursutnyttelse, anbefaler jeg å etablere en fornuftig frekvens.
Da jeg jobbet som konsulent, hentet jeg ut økonomirapporter hver måned for å forstå hvor mange timer teammedlemmene brukte på prosjektet, sammenlignet med estimatene som ble utarbeidet ved prosjektets start (programvare for ressursstyring kan hjelpe med dette!)
Mot slutten av et prosjekt eller mens jeg ventet på finansiering, økte jeg frekvensen til annenhver uke, ukentlig eller til og med daglig, slik at jeg kunne holde interessentene oppdatert om den økonomiske prognosen og, viktigst av alt, unngå kostnadsoverskridelser.
Programvare for ressursstyring
Programvare for ressursstyring er et uvurderlig verktøy som prosjektledere kan bruke til å samle ressursdata og analysere disse dataene for optimal ressursutnyttelse.
I noen tilfeller kan et regneark fungere (som dette for sporing av ressursallokering), men for mer kompliserte prosjekter som krever flere ressurser, vil du sannsynligvis ønske deg en dedikert programvare for ressursstyring.
Funksjoner i programvare for ressursstyring
Når du skal velge riktig programvare for ressursstyring for organisasjonen din, bør du undersøke om programvaren inneholder disse viktige funksjonene for ressursstyring:
- Visualisering av ressurstilgjengelighet og ressursallokering på tvers av teammedlemmer
- Ressursplanlegging
- Integrasjon med programvare for timeregistrering
- Automatisert ressursallokering basert på parametere du angir
- Varsler når det oppstår uventede endringer i resultatmålinger
- Mulighet til å angi ulike tillatelser for forskjellige brukergrupper.
Hvilken programvare for ressursstyring er best?
Det er vanskelig å fastslå hvilken programvare for ressursstyring som er best – det avhenger av mange faktorer, som prosjektmål, størrelsen på organisasjonen din og virksomhetens art.
Finn ut mer om hvordan du velger programvare for ressursstyring basert på dine spesifikke behov, og få listen vår over de beste alternativene som er tilgjengelige på markedet akkurat nå.
Eller les hvordan du velger riktig ressursprogramvare for dine behov her.
Andre typer programvare
Du kan kombinere programvare for ressursstyring med andre typer programvare for å gjøre det enklere å spore og fullføre ulike oppgaver. Eksempler inkluderer programvare for prosjektplanlegging, programvare for ressursstyring innen markedsføring, programvare for ressurssporing og programvare for prosjektstyring.
Selv om noen kanskje ser på programvare som den eneste løsningen for sporing av ressurser, er det også slik at regneark og databaser kan utføre disse oppgavene.
Forskjellen handler om kostnader og tid. Du kan kanskje håndtere denne utfordringen på egen hånd, men uten bruk av programvare for ressursstyring vil det uunngåelig gå ut over timene du har tilgjengelig.
Håndtering av enorme datamengder
Målinger av ressursutnyttelse krever konstant oppmerksomhet, men innsikten de gir, beskytter teammedlemmer, ressurser og prosjekter mot sløsing.
Disse målingene bidrar også til å veilede prosjekter fra oppstart til ferdigstillelse og videre. Målinger er nødvendige i dagens raskt skiftende, teknologidrevne landskap.
Hvis du trenger mer hjelp med målinger av ressursutnyttelse, beste praksis for prosjektressursstyring eller andre emner innen digital prosjektstyring, kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.
