Styringspanel for prosjektstyring: KPI-er og hvordan du bygger et
Prosjektsponsoren din trenger å forstå hvordan prosjektet utvikler seg, men har ingen tålmodighet med budsjettregnearket, tidsplanen og prosjektplanen. De trenger helhetsbildet, ikke detaljene fra dag til dag. Det er nettopp dette et prosjektstyringsdashbord er til for.
Hva er et prosjektstyringsdashbord?
Et prosjektstyringsdashbord er et visuelt verktøy i sanntid som samler prosjektets mest kritiske data i én oversiktlig visning som er enkel å lese. Det er vanligvis innebygd i visuell prosjektstyringsprogramvare, og de beste prosjektdashbordene gjør mer enn å vise data – de analyserer prosjektets helse og prognostiserer fremtidige resultater.
Et prosjektstyringsdashbord visualiserer vanligvis:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Prosjektets tidslinjer, milepæler og kritiske sti (en Gantt-diagramvisning fungerer godt her)
- Aktuelle og beregnede kostnader
- Oppgavestatus, hindringer og avhengigheter
- KPI-er som følges opp gjennom prosjektstyring for å overvåke omfang, tidsplan og budsjett
Dashbordet bør også integreres med de andre prosjektstyringsappene dine, slik at interessenter kan gå i dybden på detaljert informasjon om prosjektstatus når de trenger det, uten at disse detaljene gjør hovedvisningen uoversiktlig.
Slik oppretter du et prosjektstyringsdashbord
- Fastsett måleparameterne Bestem hvordan suksess ser ut før prosjektet starter, helst i planleggingsfasen. Velg måleparametere som er meningsfulle og enkle å samle inn, for eksempel avvik i tidsplanen, budsjett mot faktiske kostnader og fullføringsgrad for oppgaver. Hvis en måleparameter ikke vil påvirke en beslutning du tar, bør du fjerne den.
- Koble til datakildene dine Dashbordet er bare så godt som dataene det bygger på. Koble det direkte til stedet der arbeidet faktisk utføres, for eksempel oppgavesporingen, timelistene og budsjettverktøyet, slik at det oppdateres automatisk i stedet for å være avhengig av manuell inntasting. Bruk det til å følge med på hva som skjer i prosjektet i sanntid.
- Velg riktige visualiseringer Tilpass diagramtypen til dataene. Bruk stolpediagrammer til sammenligninger, linjediagrammer til trender over tid og RAG-statusindikatorer (rød/gul/grønn) for raske helsekontroller. Prioriter tydelighet fremfor visuell kompleksitet.
- Sett sammen oppsettet Plasser elementene slik at de viktigste signalene er synlige uten rulling. Samle relaterte måleparametere. Bruk en rapportbygger med dra-og-slipp-funksjon for å gjøre raske endringer basert på tilbakemeldinger fra interessentene.
- Gå gjennom og vedlikehold det Et dashbord som ingen stoler på, er ubrukelig. Utpek en ansvarlig, fastsett en oppdateringsfrekvens og vurder måleparameterne på nytt når prosjektprioriteringene endres. Et veldesignet dashbord følger beste praksis for prosjektstyring og bør være tilgjengelig for alle interessenter via prosjektstyringsplattformen din.
7 viktige komponenter i prosjektstyringsdashbord
Prosjektstyringsdashbord kan tilpasses i stor grad, og hva du inkluderer, avhenger av prosjektets størrelse, interessentenes preferanser og målene i prosjektplanen. Når det er sagt, har de fleste dashbord et grunnleggende sett med komponenter.
Disse kjernekomponentene for PM hører hjemme på nesten alle dashbord:
- Oppgavestatus og fremdrift: hva som er fullført, pågår og er blokkert. Grunnlaget for enhver visning av prosjektoppfølging.
- Avvik i tidsplanen: ligger du foran eller etter planen? Visualiser dette sammen med milepæler og den kritiske stien ved hjelp av en Gantt-diagramvisning.
- Budsjett mot faktiske kostnader: aktuelle og beregnede kostnader sammenlignet med utgangspunktet ditt, fulgt opp gjennom prosjektstyring for å oppdage overskridelser tidlig.
- Teamets arbeidsbelastning og utnyttelse: hvem har for mange oppgaver, og hvem har kapasitet? Dette er avgjørende for å håndtere ressursfordelingen i prosjektet.
- Status for risikoer og problemer: åpne risikoer rangert etter alvorlighetsgrad, slik at ingenting kritisk går gjennom sprekkene.
Ytterligere komponenter for spesifikke bruksområder:
- Inntekter og kundeoversikt: gjennomsnittlig inntekt per kunde, anskaffelseskostnader og antall nye kunder. Nyttig ved planlegging av en markedsføringsinnsats.
- Kundetilfredshet: kundebevaringsgrad, undersøkelsesresultater og sannsynlighet for å anbefale. Nyttig for prosjekter rettet mot kunder.
- Salgsresultater: kundens livstidsverdi, anskaffelseskostnader og salgsvekst sammenlignet med målene.
- Kontantstyring: løpende kontantbeholdning registrert ukentlig, månedlig eller kvartalsvis for å følge kortsiktige og langsiktige trender.
- Rekruttering og ansettelser: rekrutteringskostnader, nye ansatte som er kommet om bord, og fakturerbare timer. Relevant for prosjekter som omfatter utvidelse av arbeidsstyrken.
- Nettanalyse: sidevisninger, fluktfrekvens og målkonvertering for team som administrerer en kampanje i sosiale medier eller en tilstedeværelse på nettet.
- Innkjøp: antall leverandører, kostnader og en statusrangering basert på pris, pålitelighet og kommunikasjon for å håndtere tilgjengelighet av ressurser og risiko i forsyningskjeden.
Prosjektdashbord varierer mye avhengig av prosjektets spesifikke behov og hvilke interessenter som er involvert. Her er noen eksempler som kan gi inspirasjon til dine egne prosjekter!
Eksempler på prosjektdashbord
Det andre eksempelet på et dashbord rapporterer om statusen til selve prosjektoppgavene, i stedet for mål som er spesifikke for prosjektomfanget. I denne visningen kan interessenter se antallet oppgaver etter status og en oversikt over ufullførte oppgaver fordelt på prosjektfase.
Fordeler med prosjektdashbord
Det er mye å vinne på å sette opp og bruke prosjektdashbord. Godt utformede dashbord gir flere fordeler:
- Bedre prosjektkoordinering: Prosjektledere bruker ofte dashbord til å koordinere med prosjektteammedlemmer om oppgavestatus og effektivisere kommunikasjonen. Dette reduserer usikkerhet og bidrar til å begrense feil som skyldes feilkommunikasjon.
- Raskere beslutningstaking: Ta beslutninger raskere med et tydelig og dynamisk dataverktøy lett tilgjengelig. Når viktige prosjektmålinger samles på ett sted i et brukervennlig format, reduseres flaskehalser, og du kan utvikle løsninger på prosjektproblemer raskere.
- Mer detaljerte prosjektinnsikter: Få raskt oversikt over KPI-er og relevante måledata. Bruk tilgjengelig prosjektinformasjon til å få innsikt i hvordan prosjekter utvikler seg, og i kvaliteten på resultatene dine.
- Bedre skalerbarhet: Skaler enkelt et lite prosjekt til et stort prosjekt. Bruk et prosjektdashbord til å gå fra å ansette en håndfull medarbeidere til å administrere ressursfordeling på tvers av avdelinger, eller utvid en begrenset tilstedeværelse i sosiale medier til en digital markedsføringsgigant.
- Mer effektiv bruk av tilgjengelige ressurser: Tiden og innsatsen du sparer med et enkelt og intuitivt diagram, betyr sparte penger og prosjekter som leveres i tide.
Ulike organisasjoner kan foretrekke ulike typer plattformer for prosjektstyring basert på deres unike prosjektbehov knyttet til data, rapportering og dashbord.
De beste dashbordverktøyene du kan bruke
Prosjektstyring er en omfattende oppgave, og du trenger de beste tilgjengelige verktøyene for å lykkes. Noen ganger kan du klare deg med et Microsoft Excel-regneark eller sette opp noe i Google Regneark, men spesialisert prosjektstyringsprogramvare gjør jobben mye enklere.
Hvis du ser etter spesifikk programvare for prosjektdashbord, kan du se listen vår over de beste alternativene her.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du har et stramt budsjett, kan du også prøve programvare for rapportering med åpen kildekode.
Vanlige spørsmål
Hvilke KPI-er bør finnes på et dashbord for prosjektstyring?
De fem KPI-ene som hører hjemme på nesten alle dashbord for prosjektstyring, er tidsplanavvik, budsjett sammenlignet med faktiske utgifter, fullføringsgrad for oppgaver, teamutnyttelse og risikostatus. Utover dette avhenger de riktige måltallene av målgruppen. Ledere trenger sammendrag på porteføljenivå, mens leveringsteam trenger detaljer på oppgavenivå. En nyttig regel er: Hvis et tall ikke ville endret en beslutning du tar denne uken, bør du fjerne det.
Hva er forskjellen mellom et prosjektdashbord og en statusrapport?
Et dashbord er direkte oppdatert, oppdateres kontinuerlig og brukes til løpende overvåking. En statusrapport er et periodisk dokument som oppsummerer prosjektets status på et bestemt tidspunkt. Dashbordet er kilden, mens statusrapporten er et kuratert utdrag fra det. Ingen av dem erstatter den andre: Dashbord fanger opp problemer tidlig, mens statusrapporter formidler beslutninger og kontekst som rådata ikke kan formidle.
Hvor mange måltall bør et dashbord for prosjektstyring vise?
Mellom fem og ti. Med færre enn fem mangler du sannsynligvis en kritisk dimensjon ved prosjektets status. Med mer enn ti blir dashbordet en dataopphopning som forsinker beslutninger i stedet for å støtte dem. Hvert måltall bør rettferdiggjøre sin plass ved å peke på en beslutning. Hvis ingen ville handlet annerledes etter å ha sett det, hører det ikke hjemme på dashbordet.
Kom i gang med å bruke et dashbord for prosjektstyring
Nå som du vet hva dashbord for prosjektstyring er, og hvordan de bidrar til vellykkede prosjekter, er du sannsynligvis ivrig etter å sette opp et for ditt neste initiativ.
Les mer ved å registrere deg som DPM-medlem og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.
