Slik løser du 5 problemer med ressursallokering

Det er avgjørende å ha en plan for å håndtere disse problemene med ressursallokering, slik at du kan styre de beste ressursene til riktig arbeid og fullføre hvert prosjekt på best mulig måte. En del av ressursallokeringen er å kunne justere beslutningene dine om ressursfordeling for å håndtere flaskehalser i gjennomføringen av prosjektet.

Vanlige problemer med ressursallokering

Her er noen vanlige problemer som har en tendens til å prege beslutnings- og ressursallokeringsprosessen.

1. Omfangsutglidning

Et av de vanligste problemene med ressursallokering er omfangsutglidning. Dette skjer når ting stadig legges til i prosjektomfanget og raskt vokser utover grensene for de tilgjengelige ressursene dine.

• Hva forårsaker det? Omfangsutglidning oppstår når kunder ber om endringer eller arbeid som ikke var beskrevet i det opprinnelige omfanget, eller når teammedlemmer legger mer til i leveransene sine enn det som er nødvendig. Når du eller teamet ditt «tar deg vann over hodet», kan det raskt føre til utbrenthet eller prosjektfeil hvis det ikke korrigeres.
• Hvordan unngå det? Den beste måten å unngå omfangsutglidning på er å fastsette et tydelig prosjektomfang fra første dag, kartlegge den totale mengden ressurser basert på prosjektomfanget og kommunisere forventningene tydelig til kunden og teamet ditt.
• Hvordan løse det? Å erkjenne omfangsutglidning er det første steget for å løse problemet. Derfra kan du innføre prosedyrer for endringsstyring, slik at kundene blir klar over hvordan forespørslene deres fører til forsinkelser i tidsplanen eller krever et større budsjett. Hvis omfangsutglidningen kommer fra teammedlemmene dine, må du sørge for at du kommuniserer forventninger og tilbakemeldinger tydelig til dem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kasusstudie

La oss si at du utvikler et CRM-system for en kunde, men at kunden etter at prosjektomfanget er avtalt, bestemmer seg for at de ønsker mer avanserte funksjoner som krever langt mer komplekse kodeferdigheter og dermed flere ressurser.

For å ta høyde for dette må du forlenge tidsplanen, øke budsjettet eller fjerne noe annet fra prosjektomfanget. Løsningen er da å sette seg ned med kunden, vurdere prosjektet på nytt og bestemme hvilket kompromiss som skal inngås. Du bør også fastsette nye parametere og retningslinjer for fremtidige justeringer av prosjektomfanget.

2. Kompetansegap

Et annet vanlig problem med ressursallokering som kan dukke opp, er mangel på nødvendig personell eller riktige ferdigheter for å fullføre et prosjekt. Dette omtales som et kompetansegap og kan føre til mange problemer hvis det ikke håndteres tidlig.

• Hva forårsaker det? Et kompetansegap oppstår når du mangler teammedlemmer med kunnskapen som kreves for å fullføre en oppgave. Dette kan vanligvis skje når det kreves en bestemt leveranse eller aktivitet som ingen i det eksisterende teamet ditt er i stand til å fullføre.
• Hvordan unngå det? Akkurat som ved omfangsutglidning er den beste måten å bekjempe kompetansegap på å fastsette et tydelig definert prosjektomfang ved prosjektets begynnelse. Hvis du har beskrevet hvert trinn i prosjektet nøye, vet du nøyaktig hvilke ferdigheter og hvilket personell som kreves for å fullføre prosjektet.
• Hvordan løse det? Det finnes to alternativer for å løse kompetansegap: å ansette nye teammedlemmer som har de nødvendige ferdighetene, eller å bruke tid og ressurser på å lære opp eksisterende teammedlemmer i disse ferdighetene. Begge deler vil kreve en betydelig mengde tid, noe som kan forskyve prosjektets tidsfrist.

Kasusstudie

La oss si at du arbeider med et webutviklingsprosjekt for en kunde. Du vil selvsagt trenge noen med informatikk- og programmeringsferdigheter i teamet ditt.

Noen av kundens forespørsler vil imidlertid kreve ytterligere installasjon av maskinvare, noe du ikke var forberedt på. Det vil kreve en omfattende omlegging som ligger langt utenfor omfanget av det som opprinnelig var planlagt. Du står nå overfor et kompetansegap når det gjelder noen som kan håndtere denne delen av prosjektet.

Du bruker en hel uke på å lete etter det riktige teammedlemmet som oppfyller disse kvalifikasjonene, mens resten av teamet ditt venter på at det nye teammedlemmet skal bli onboardet og satt inn i prosjektet. Du må også utsette prosjektets tidsfrist og sløser med verdifulle ressurser.

Selv om kompetansegapet nå er fylt, og du har lært noe for fremtidige prosjekter, vil du miste tid på å fullføre det nåværende prosjektet.

3. Unøyaktig prognostisering

I stedet for at prosjektomfanget utvides eller at du mangler de nødvendige ferdighetene for å fullføre et prosjekt, kan du feilaktig eller unøyaktig forutsi hvilke ressurser som trengs for å fullføre prosjektet.

• Hva forårsaker det? Det skyldes vanligvis manglende kunnskap om hvordan prosjektet skal fullføres. Hvis man ikke forstår prosjektleveransene, kan det for eksempel føre til at man ikke har de riktige ferdighetene eller de riktige teammedlemmene.
• Hvordan unngår man det? For å forebygge unøyaktig prognostisering bør du kommunisere aktivt med teammedlemmene og fagekspertene dine for å sikre at du har en klar forståelse av hva som må gjøres. Du kan også bruke spesifikk programvare for prosjektprognoser for å bidra til å forutsi hvilke problemer som kan oppstå i løpet av prosjektet.
• Hvordan løser man det? Det beste du kan gjøre, er å kommunisere tydelig med interessentene og teamet ditt og utsette tidsfristen for å rette opp eventuelle mangler i prosjektet på en effektiv måte.

Eksempel

Det finnes et rammeverk innen ressursallokering som kalles «ryggsekk», der du ser for deg en bag som representerer den totale, begrensede mengden tilgjengelige ressurser for å fullføre et prosjekt. Du kan ikke legge til mer i et prosjekt uten å gjøre ryggsekken større eller erstatte den, fordi den representerer tydelig definerte grenser for både nedre og øvre grense for de totale ressursene dine.

Unøyaktig prognostisering er som å velge feil størrelse eller form på ryggsekken for å fullføre prosjektet. Du får ikke plass til nok av det du faktisk trenger for å nå målene dine, eller til de riktige tingene.

All ressursoptimalisering i verden kan ikke hjelpe deg hvis du rett og slett ikke er forberedt på det som kan skje. Forstå hvert prosjekt fullt ut og i detalj for å være best mulig forberedt på alle mulige utfall.

4. Kommunikasjonsbrudd

Et annet vanlig problem med ressursallokering er kommunikasjonsbrudd, noe som kan føre til mye kaos i prosjektet ditt.

• Hva forårsaker det? Det kan skyldes at man ikke har etablert tydelige kommunikasjonsmåter, men det kan også skyldes at man ganske enkelt misforstår hva hver interessent prøver å kommunisere. Dette er lett å gjøre når vi ikke har tydelige regler for hvordan vi skal samhandle med hverandre.
• Hvordan unngår man det? Den enkleste måten å unngå kommunikasjonsbrudd på er å sette seg ned tidlig i prosjektet og lage en kommunikasjonsplan. Den beskriver hvilke kommunikasjonsmåter som skal brukes, og hvilket felles språk som kan benyttes. Den hjelper deg også med å sette grenser for når og hvor dere skal kommunisere, slik at alle har samme forståelse.
• Hvordan løser man det? Når kommunikasjonsbrudd først har oppstått, er det beste du kan gjøre for å komme på rett spor igjen, å begynne å kommunisere tydeligere og etablere kommunikasjonskanaler. Du bør også innføre regelmessige prosjektoppdateringer for hele teamet og sette tydelige forventninger fremover.

Eksempel

La oss anta at du har et fullt ut fjernarbeidende team som jobber med en kunde som ikke jobber eksternt. Kommunikasjon kan bli et problem fordi det ene teamet allerede er vant til fjernarbeid, mens det andre teamet er vant til å jobbe og kommunisere ansikt til ansikt ved behov.

Du kan ha ett teammedlem i New York og et annet i Vancouver som arbeider etter samme standard, men kunden din i Omaha føler kanskje at de ikke får oppdateringene de ønsker, eller at de ikke mottar tilbakemeldinger raskt nok.

En måned inn i prosjektet er kunden fornøyd med arbeidet som blir gjort og målene som nås, men uttrykker frustrasjon over «manglende kommunikasjon». Da kan det være på tide å sette opp et møte for å sikre at alle har samme forståelse av fremdriften i prosjektet, og for å avklare forventningene til kommunikasjon fremover.

5. Underutnyttelse av ressurser

Underutnyttelse oppstår når du ikke utnytter ferdighetene, personellet eller til og med utstyret som er tilgjengelig for deg, fullt ut for å gjennomføre et prosjekt. Dette kan føre til ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget, unøyaktige prognoser eller manglende engasjement fra teammedlemmer.

• Hva forårsaker det? Ofte skyldes denne tilnærmingen manglende kunnskap om ressursene du har til rådighet og hvordan de utnyttes. Hvis du for eksempel har noen på teamet som er dyktig innen backend-utvikling, men lar vedkommende jobbe med frontend-utvikling, kan personen miste engasjementet for arbeidet eller ikke være så effektiv som han eller hun kunne ha vært. 
• Hvordan unngå det? En av de beste måtene å unngå denne typen problemer med ressursfordeling på er å investere tid og energi i kartlegging og oversikt over ferdigheter. Dette hjelper deg med å identifisere hvilke ferdigheter som trengs og allerede er tilgjengelige, samt hvilke fysiske eller digitale ressurser som allerede finnes.
• Hvordan løse det? For å løse underutnyttelse av ressurser bør du begynne med å overvåke fordelingen av arbeidsbelastningen og deretter omfordele ressursene strategisk. Dette vil til syvende og sist spare deg mer tid enn om du fortsetter i dette mønsteret med underutnyttelse.

Kasusstudie

Se for deg at du jobber med et prosjekt for å utvikle en ny app for en kunde innen netthandel. Du vil forsikre deg om at du bruker de riktige ressursene for å få jobben gjort, men har et relativt nytt team som du fortsatt holder på å bli kjent med.

Etter noen dager har du en samtale med et av teammedlemmene dine, som du har satt til å jobbe med UI/UX, og innser at vedkommende passer bedre til å følge opp analyser og måltall.

En enkel kurskorrigering er å flytte dette teammedlemmet til en mer passende del av prosjektet, notere ferdighetene i verktøyet du foretrekker for ferdighetskartlegging, og ta kontakt med kunden igjen om endringen for å sikre at alle er på samme side.

Les mer: Ønsker du å administrere lagerressurser bedre? Se listen vår over de beste verktøyene for lagerressursstyring.

Hvorfor bør du løse problemer med ressursfordeling? 

Hovedårsaken til at du bør løse problemer med ressursfordeling, er at ineffektiv ressursfordeling i betydelig grad kan hindre prosjektets suksess og påvirke teamet og organisasjonen negativt. Problemene kan skape en negativ opplevelse både for teamet og kunden.

Å ta tak i ressursstyring og mestre ressursfordeling kan bidra til å effektivisere prosjektarbeidsflytene dine, samtidig som effektiviteten øker ved at du gjennomfører flere oppgaver på kortere tid og med færre ressurser. Riktige metoder for ressursfordeling kan spare deg for mye tid og økonomiske ressurser på lang sikt gjennom nøye og strategisk planlegging.

Det er imidlertid langt enklere å beskrive denne teknikken for ressursstyring i teorien enn å implementere den effektivt. 

Verktøy for å løse problemer med ressursfordeling

Programvareverktøy er den enkleste måten å fordele ressurser på. Her er noen viktige fordeler ved å bruke programvareverktøy for ressursfordeling:

• Bedre oversikt: Verktøy for ressursfordeling kan hjelpe deg med å identifisere og spore alle ferdighetene, personellet, de fysiske og digitale ressursene dine osv., slik at du kan ta beslutninger raskt og med trygghet.
• Bedre planleggings- og tidsplanleggingsmuligheter: Noen verktøy hjelper deg med å planlegge ikke bare teammedlemmer, men også hvilke verktøy som skal brukes og når teammedlemmer kan trenge å tilby bestemte ferdigheter på bestemte tidspunkter i prosjektet.
• Identifiser og løs problemer med ressursfordeling enkelt: En åpenbar funksjon er muligheten til å flagge problemer med ressursfordelingen, slik at du kan løse dem før de blir større problemer.
• Ressursprognoser: Det finnes spesifikke prognoseverktøy som hjelper deg med å administrere prosjektressursene dine og maksimere ressursutnyttelsen.
• Sporing i sanntid: Muligheten til å se fremdriften i sanntid kan hjelpe deg med å administrere ressursene enda mer effektivt.
• Samarbeid og kommunikasjon: Noen av de bedre verktøyene gjør det mulig å kommunisere på ett og samme sted, slik at prosjektets interessenter kan finne alt de trenger på ett sted.

Her er noen viktige funksjoner i programvare for ressursstyring du bør se etter når du velger riktig verktøy for prosjektene dine:

1. Synlighet i sanntid: Du må kunne se hvem som er tilgjengelig, arbeidsbelastningen deres og kapasiteten deres i sanntid. 
2. Detaljert ressursplanlegging: Programvaren for ressursallokering bør gjøre det mulig å planlegge ressurser for bestemte prosjektoppgaver og tidsperioder, med funksjoner som dra-og-slipp-planlegging og muligheten til å visualisere tidslinjer.
3. Prognoser for etterspørsel: Du bør kunne forutsi ressursbehov og planlegge kapasiteten deretter.
4. Kompetansesporing: Du trenger muligheten til å holde oversikt over ferdighetene og kompetansen til teammedlemmene dine, noe som er avgjørende for å tilordne de riktige personene til de riktige oppgavene. Funksjoner som gjør det mulig å merke ansatte med ferdigheter og søke basert på disse ferdighetene, kan forbedre effektiviteten i ressursallokeringen.
5. Økonomistyring: Det er avgjørende å kunne holde oversikt over prosjektbudsjetter og kostnader. Denne funksjonen lar deg overvåke de økonomiske konsekvensene av beslutninger om ressursallokering og sørge for at prosjektene holder seg innenfor budsjettet.
6. Planlegging av ressursbelastning: Et godt verktøy bør gi en oversikt som gjør det mulig å følge med på hvem som gjør hva, hvor mye tid som er avsatt, mulige flaskehalser og hvem som har kapasitet.
7. Automatisering av ressursallokering: En enkel funksjon som kan ha stor effekt, er muligheten til å automatisere prosessene for ressursstyring. Automatisering av prosessen med å tilordne oppgaver, for eksempel med dra-og-slipp-verktøy, kan redusere manuelt arbeid og forbedre effektiviteten.
8. Sporing av ressursutnyttelse: Det er avgjørende å overvåke hvor effektivt ressursene brukes, for å kunne optimalisere dem. Det er kritisk å finne et verktøy som hjelper deg med å utnytte alle ressursene du har til rådighet.
9. Samarbeidsverktøy: For team, særlig fjernteam, er funksjoner som legger til rette for kommunikasjon, deling av oppgaver og fildeling, viktige for å holde alle samkjørte.
10. Scenarioplanlegging og modellering: Noen avanserte verktøy gjør det mulig å teste «hva om»-scenarier for å forstå virkningen av endringer i ressursallokering eller prosjektets tidslinje. Denne funksjonen er spesielt effektiv for større prosjekter.

Hva skjer videre?

Å håndtere problemer med ressursallokering kan virke ganske overveldende, men jeg håper denne artikkelen har gitt deg ny selvtillit til å møte disse utfordringene direkte. Hvis du ønsker å lære mer om ressursallokering eller ressursstyring, vil vi gjerne se at du blir medlem og blir med tusenvis av andre digitale prosjektledere i Slack-fellesskapet vårt.