Slik hjelper du teammedlemmer med utbrenthet: 6 måter
Gjenkjenn tegn på utbrenthet tidlig: Det blir enklere å snu utviklingen når du oppdager utbrenthet tidlig ved å identifisere symptomer som redusert produktivitet, manglende engasjement og dårligere kvalitet på arbeidet.
Vis empati overfor teamet ditt: Når du forstår og anerkjenner teamets følelser og legger til rette for åpne diskusjoner, hjelper du dem med å overvinne utbrentheten (og kan forhindre at den oppstår i utgangspunktet).
Følg nøye med på arbeidsmengden: Sjekk regelmessig hvilke oppgaver hver person har, ha hyppige individuelle møter for å diskutere prioriteringer, og bruk prosjektstyringsprogramvare til å balansere og omfordele oppgaver etter behov.
Vær åpen for tilbakemeldinger: Skap et miljø der teammedlemmer føler seg komfortable med å si fra, lytt aktivt når de deler bekymringer, og gjennomfør endringer etter behov for å holde teamet engasjert og motivert.
Det er normalt å oppleve stress mens man arbeider med et prosjekt. Stresset og adrenalinet det skaper, kan bidra til å presse et prosjektteam til å nå en leverings- eller fristdato.
Men hva skjer når stressfaktorene blir for omfattende, og det begynner å påvirke prosjektet negativt? Hva skjer når teamet er så stresset at de blir utbrente? Denne artikkelen fremhever noen av varselsignalene på utbrenthet, og hva du kan gjøre for å hjelpe et team med å unngå det.
Tegn på utbrenthet hos teammedlemmene dine
Utbrenthet i teamet kan være subtilt i begynnelsen, men blir mer tydelig over tid. Det kan påvirke ikke bare teamets yrkesliv, men også privatlivet deres.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I tillegg til de fysiske og psykiske helsemessige konsekvensene av utbrenthet, kan det også føre til utfordringer med rekruttering og å beholde ansatte, samt høy turnover i organisasjonen.
For å unngå en situasjon der utbrenthet blir så alvorlig at det skader teamet ditt (fysisk, psykisk og følelsesmessig), er dette noen vanlige tegn du bør se etter.
1. Lavere produktivitet
Hvis et team opplever utbrenthet, vil dette gjenspeiles i resultatene deres. Tegnene omfatter:
- Redusert produksjon og effektivitet
- Oppgaver tar lengre tid å fullføre enn de burde
- Flere feil eller mangler
Hvis du legger merke til at et team plutselig presterer dårligere, og det ikke finnes andre problemer (som begrensninger knyttet til tid, kostnad og omfang), kan teamet oppleve utbrenthet.
2. Lavere engasjement
Selv om ingen kan være fullt fokusert 100 % av tiden, vil de fleste prosjektteam generelt være engasjert i prosjektet og vise interesse for prosjektaktivitetene.
Hvis teamet derimot opplever utbrenthet, kan du se en nedgang i engasjementet i teamet, som kan se slik ut:
- Manglende interesse for teammøter eller diskusjoner
- Tilbaketrekning fra sosial samhandling med teammedlemmer
- Mindre initiativ eller motvilje mot å ta på seg nye oppgaver
- Fravær eller uplanlagt fravær fra arbeidet
Hvis medarbeiderengasjementet i teamet var godt, men du plutselig legger merke til at teamet ikke lenger er særlig engasjert, kan utbrenthet på arbeidsplassen være årsaken.
3. Fysisk og følelsesmessig utmattelse
Utbrenthet kan gi seg utslag på mange måter, blant annet som fysisk, psykisk og følelsesmessig utmattelse. Hvis du ser noe av det følgende, kan teamet oppleve utbrenthet:
- Synlig tretthet eller stress hos teammedlemmer
- Rapporter om søvnproblemer eller fysiske helseproblemer
- Følelsesmessige utbrudd eller uvanlig irritabilitet
Hvis du observerer noe av dette blant teammedlemmene dine, eller legger merke til en endring i et teammedlems følelsesmessige velvære, kan dette tyde på utbrenthet.
4. Lavere kvalitet på arbeidet
Prosjektteamet ditt består sannsynligvis av de beste og dyktigste medarbeiderne – de er svært kompetente og flinke i arbeidet sitt.
Når du legger merke til en betydelig endring i kvaliteten på arbeidet deres, bør du derfor vurdere om utbrenthet kan være et symptom på følgende:
- Et merkbart fall i standarden på arbeidet som leveres
- Overskredne frister eller forhastet arbeid
Ingen ønsker med vilje å levere arbeid av dårlig kvalitet, men hvis det finnes andre faktorer som påvirker teamet (for eksempel utbrenthet), kan dette bidra til generelt dårligere kvalitet.
5. Isolasjon
Uansett om teamet ditt bruker et smidig eller fossefallsbasert rammeverk for prosjektgjennomføring, er kommunikasjon, medarbeiderengasjement og samarbeid avgjørende for at ethvert prosjekt skal lykkes.
Hvis utsagnet nedenfor beskriver tilstanden for samarbeidet i teamet, kan utbrenthet bidra til denne mangelen på kommunikasjon og samarbeid:
- Teammedlemmer arbeider isolert i stedet for å samarbeide
- Manglende åpen kommunikasjon
- Lavere responsivitet
Hvis teammedlemmer opplever utbrenthet, kan de vise tegn på isolasjon.
Hvordan hjelpe teammedlemmer med utbrenthet
Her er seks trinn for å hjelpe teammedlemmer eller ansatte med utbrenthet.
1. Ta det på alvor
Utbrenthet og stress er reelle problemer. Ansattes mentale helse er like viktig som å overholde en prosjektfrist eller avslutte et salg. Ifølge Deloitte står psykiske helseproblemer i Canada i gjennomsnitt for 30 til 40 prosent av kravene knyttet til kortvarig uførhet (STD) og 30 prosent av kravene knyttet til langvarig uførhet (LTD).
Dette er reelt og påvirker organisasjonen din. Selv om det kanskje ikke er noe du fysisk kan observere hos teamet ditt, kan utbrenthet og stresset som følger med, være mentalt og følelsesmessig.
Å overse eller avfeie tegn på stress og utmattelse kan være farlig for teamet ditt. Virker teammedlemmer som vanligvis er energiske, sløve for tiden? Mangler det entusiasme i teamet? Du kan bidra ved å ta dette og eventuelle tegn, som avvik i atferd eller vaner, på alvor og ikke ignorere dem.
2. Møt dem med empati
Det er viktig at teammedlemmer føler at de har en leder som forstår hva de går gjennom. Empati og forståelse for andres situasjon er viktig for å hjelpe teammedlemmer med å håndtere utbrenthet.
Prøv å forstå hvordan du selv kunne ha følt deg i deres situasjon (redd, engstelig, frustrert), og hvordan det kan føles å oppleve utbrenthet. Empati vil føre til en kultur der teammedlemmer åpent kan diskutere utbrenthet med lederne sine, og der løsninger kan utvikles.
3. Identifiser årsaken
Det kan være svært nyttig å forstå hva årsakene til utbrenthet er, slik at man kan hjelpe teammedlemmer med å håndtere det. Årsakene kan blant annet være:
- Urealistiske prosjekt tidsplaner og stor arbeidsmengde
- Utilstrekkelige prosjektressurser (ofte ikke nok ressurser)
- Uklart omfang og uklare krav fra kunder og oppdragsgivere
- Konflikter i teamet
Når man skal håndtere og forebygge utbrenthet blant ansatte i teamet, er det viktig å fokusere på den grunnleggende årsaken til problemet, ikke symptomene.
4. Følg arbeidsmengden nøye
En måte å bidra til å håndtere utbrenthet på er å sørge for at arbeidsmengden i teamet er balansert, og at teammedlemmene ikke utsettes for uforholdsmessig stor arbeidsmengde.
En måte å gjøre dette på er å bruke et prosjektstyringsverktøy som hjelper med planlegging og ressursplanlegging.
God ressursstyring kan bidra til å sikre at teammedlemmer eller ressurser ikke blir overbelastet eller underutnyttet.
Regelmessige statusmøter med teamet (eller et daglig standupmøte hvis teamet ditt jobber agilt) kan også hjelpe deg med å følge med på arbeidsmengden ved å synliggjøre alles oppgaver og begrensninger.
5. Skap en teamkultur som støtter balanse mellom jobb og fritid
For å bidra til å forebygge utbrenthet i teamet bør ledere arbeide for å skape en kultur som støtter balanse mellom jobb og fritid. Tidsplaner er viktige, men det samme er de ansattes trivsel, helse og velferd. Dette er et budskap som ikke bare bør kommuniseres av organisasjonens ledelse, men også praktiseres.
En måte å gjøre dette på er å ha et fast sett med arbeidstider og fleksible arbeidsplaner der teammedlemmene kan samarbeide. Dette gir teammedlemmene fleksibilitet i løpet av dagen til å organisere arbeidet slik de selv ønsker, eller til å planlegge ting som personlige avtaler.
På samme måte bør ledere planlegge aktiviteter som fremmer en sunn balanse mellom jobb og fritid. Sosiale arrangementer, som piknik utendørs eller andre sosiale aktiviteter, kan bidra til å forebygge utbrenthet.
Organisasjoner kan også oppmuntre teammedlemmer til å ta ut PTO og «koble av» fra kontoret uten frykt for at det skal gå ut over prestasjonene deres. Mange organisasjoner tilbyr ressurser og støtte i form av helse- og velferdsordninger, som hjelpeprogrammer for ansatte (EAPs).
Arbeidsgivere kan også tilby tjenester og andre fordeler som fremmer helse og velvære, for eksempel tilgang til rådgivning eller refusjon for treningsaktiviteter (og aktivt oppmuntre teamet til å bruke dem).
Hvis du er usikker på hvilke fordeler som er tilgjengelige for ansatte for å bidra til å unngå utbrenthet, kan du rådføre deg med kollegene dine i personalavdelingen.
6. Vær åpen for tilbakemeldinger
For å unngå og bekjempe utbrenthet må ledere være åpne for ærlige tilbakemeldinger fra teamet sitt. De bør være åpne for å høre om årsakene til og symptomene på utbrenthet som teamet kan oppleve, uten å dømme, og være forpliktet til å ta grep for å håndtere det.
Dette vil ikke bare skape en kultur der folk føler seg komfortable med å kommunisere med lederne sine, men kan også skape en kultur som støtter balanse mellom arbeid og fritid.
På samme måte bør ansatte føle seg komfortable med å diskutere dette med ledelsen hvis de har tilbakemeldinger om problemer som stress på arbeidsplassen og andre ansattes opplevelser som kan bidra til utbrenthet.
Feil du bør unngå
Ikke få panikk! Bare fordi teamet ditt kan vise noen av tegnene på utbrenthet, betyr ikke det at verdenen din holder på å rase sammen. Å unngå utbrenthet i teamet krever en proaktiv og bevisst tilnærming. Her er noen vanlige feil du bør unngå:
1. Å ignorere tidlige varselsignaler
Det er uheldig å overse eller avfeie tegn på stress og utmattelse hos deg selv, og det kan også være farlig å ignorere disse tegnene hos andre. Vær oppmerksom på tegnene på utbrenthet som er nevnt tidligere i denne artikkelen, og ta grep for å håndtere dem.
En enkel måte å gjøre dette på er å ha regelmessige oppfølgingssamtaler med teamet ditt (enten dette gjøres på gruppenivå eller individuelt med teammedlemmer). Følg opp medarbeiderne dine og spør dem om stressnivået deres og eventuelle bekymringer eller problemer de måtte ha med arbeidsplasskulturen.
Vær åpen for å lytte! Dette er spesielt viktig hvis selskapet ditt har vokst raskt—utbrenthet er ofte knyttet til rask vekst og endringer i en organisasjon.
2. Å ikke håndtere arbeidsmengden
Å overbelaste teammedlemmer med for mange oppgaver eller urealistiske tidsfrister er generelt ikke bra for prosjekter, ettersom det kan føre til utbrenthet, personalutskifting og problemer med å beholde ansatte i organisasjonen. For å bidra til å unngå utbrenthet bør du ha som mål å balansere fordelingen av arbeidet og planlegge ressursene på en balansert måte på tvers av teamet.
På samme måte er det viktig at alle forstår hvilket arbeid som er innenfor og utenfor prosjektets omfang, slik at de kan håndtere arbeidsmengden. Manglende tydelighet rundt prioriteringer og omfang kan føre til forvirring og overarbeid.
3. Å forsømme fri
Alle prosjekter har en tidslinje med en start- og sluttdato. Fremdriften mot å nå sluttdatoen i tide kan være stressende for et prosjektteam. Det kan være svært lett for teammedlemmer å la være å ta ut eller utsette PTO, eller til og med unngå å ta pauser i løpet av arbeidsdagen.
Prosjektledere bør oppmuntre til en bevisst kultur der det oppmuntres til å ta pauser eller ferier. All planlagt tid borte fra arbeidet (offentlige helligdager, PTO og annet fravær, for eksempel dager for mental helse eller egenomsorg) bør tas med i den overordnede prosjektplanen.
Dette vil bidra til at teammedlemmer føler at de faktisk kan ta seg fri og koble av. Hvis det å ta fri fra arbeidet blir ignorert eller sett ned på, og grensene mellom arbeid og fritid ikke respekteres, kan praksiser som arbeid etter arbeidstid eller å droppe ferier bli normen, og dette kan føre til utbrenthet eller gjøre den verre.
4. Dårlige eksempler fra ledelsen
Du som prosjektleder og andre ledere i organisasjonen spiller en rolle i å forebygge utbrenthet i teamet ved å være et godt eksempel. Når ledere arbeider svært lange dager eller ikke tar pauser, setter dette et usunt eksempel.
Det er en feil du bør unngå å ikke vise en balansert tilnærming til arbeid og fritid.
Ikke krasj og brenn
Nå som du er forberedt på å se de tidlige varselsignalene på utbrenthet og unngå det i teamet ditt, kan du snakke med teammedlemmene dine og se hvordan de har det. Det er aldri for sent å organisere en kaffepause for teamet eller et treff med spørrekonkurranse.
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
