Slik gjennomfører du en ressursgapanalyse: 5 grunnleggende trinn

Det er også viktig å ta hensyn til teamets ferdigheter når du gjennomfører en analyse av ressursmangler. Du kan for eksempel trenge ti heltidsansatte teammedlemmer for å oppfylle kravene til kontraktstimer neste måned.

Noen prosjekter krever både designere og utviklere, mens andre kan trenge flere utviklingsressurser. Du må forstå hvor mange personer som kreves for å fullføre arbeidet, og hvilke ferdigheter de må ha for å gjennomføre alt arbeidet du planlegger.

Hvorfor er en analyse av ressursmangler viktig?

En analyse av ressursmangler er viktig fordi den kan hjelpe deg med å identifisere eventuelle mangler i ressursfordelingen din, både på kort sikt (hvilke ressurser du trenger den neste uken eller de neste to ukene) og på lang sikt (hvilke ressurser du vil trenge i neste kvartal eller i løpet av de neste seks månedene).

Her er noen flere grunner til å gjennomføre analyser av ressursmangler regelmessig gjennom de ordinære arbeidsprosessene dine:

• For å bekrefte at du har de riktige ressursene til å fullføre planlagt arbeid: Regelmessige analyser av ressursmangler kan hjelpe deg med å forstå om du har de riktige ressursene til å fullføre det planlagte (eller forventede) arbeidet. Hvis du for eksempel har planlagt oppstart av seks prosjekter innen nettsteddesign og -utvikling i løpet av de neste tre månedene, har du nok designere, utviklere og prosjektledere til å fullføre arbeidet?
• For å ansette de riktige personene til riktig tid: Hvis du gjennomfører en analyse av ressursmangler for forventet arbeid (prosjekter du regner med å vinne eller starte i fremtiden), kan du se hvem du kan trenge å ansette, og når de bør begynne. Du kan også bruke historiske data som sammenligningsgrunnlag her, hvis det er relevant. Du vil kunne få innsikt i hvor lang tid det tar å ansette for eksempel en designer på mellomnivå, sammenlignet med en senior designer. Du kan også ha nytte av programvare for bemanningsbyråer her.
• For å budsjettere for kommende utgifter til å skaffe flere ressurser: Når du forstår ressursmanglene og budsjettet du trenger for å dekke dem, kan du håndtere dette før budsjettet blir fastsatt (og unngå å overraske ledelsen).
• For å balansere arbeidsmengden mellom teammedlemmene: Selv om det er normalt at teammedlemmer har perioder med mer og mindre prosjektarbeid, vil en analyse av ressursmangler og gjennomgang av viktige resultatindikatorer (KPIs) og måltall som ressursutnyttelse per person hjelpe deg med å fordele arbeidet jevnere og unngå svært store svingninger. Ingen liker å være overbooket i seks uker eller mer for deretter å sitte uten oppgaver i en måned.
• For å forutsi hvilke ressurser som trengs til fremtidig arbeid: Ved å gjennomføre en analyse av ressursmangler for fremtidig arbeid (arbeid du ennå ikke har vunnet, eller som ligger seks måneder eller mer frem i tid), kan du være mer proaktiv når det gjelder å dekke manglene. Har du planlagt oppstart av et prosjekt i løpet av sommeren? Vurder å publisere stillinger eller kontraktsbehov om våren, slik at du får tid til å velge den beste personen til jobben.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik gjennomfører du en analyse av ressursmangler

Her er en trinnvis veiledning for å gjennomføre en analyse av ressursmangler og forstå dataene du har samlet inn.

1. Vurder teammedlemmenes tilgjengelighet

Begynn med å vurdere teammedlemmenes tilgjengelighet. Dette kan være så enkelt som å lage et regneark med navnet på hvert teammedlem og hvor mange timer de er tilgjengelige hver uke. Når du gjør dette, må du huske å ta hensyn til ferie eller PTO. 

Selv om du kanskje ikke kan ta høyde for uventet fravær, som sykdom, permisjon ved dødsfall eller en prosjekttidslinje som ble endret sent i prosessen, bør dette gi deg en ganske god oversikt over det nåværende teamets kapasitet og tilgjengelighet for prosjektarbeid. Dette kan håndteres enklere ved hjelp av programvare for ressursstyring av ansatte.

2. Tildel teammedlemmer foreløpig

Det neste trinnet er å foreløpig tildele teammedlemmer. Hvis du jobber for et byrå med flere kunder og en rekke foreløpige prosjekter i pipelinen til enhver tid, kan dette trinnet bli komplisert.

Start med det arbeidet som allerede er inngått avtale om, og tildel oppgaver til alle teammedlemmene. Du kan også tildele potensielt prosjektarbeid (arbeid du ikke har vunnet, eller som ennå ikke har startet opp) for å se om du trenger å booke flere prosjekter eller roe litt ned for å unngå å overbooke teamet. Husk at du får en ny mulighet til å gjøre dette senere.

3. Identifiser mangler

Når det eksisterende arbeidet er tildelt og de nåværende ressursene dine er fullt disponert, ser du etter manglene. Hva er den nåværende situasjonen for ressursutnyttelsen din, og hvordan sammenlignes den med den ønskede situasjonen? Er det teammedlemmer som er overbooket, mens andre er underutnyttet?

Når du forstår hvor manglene finnes, kan du lage en handlingsplan for å håndtere dem (i neste trinn av denne prosessen).

4. Lag en plan for å fylle manglene

Det finnes to hovedmåter å fylle eventuelle mangler på: balansere arbeidsmengden mellom eksisterende teammedlemmer eller legge til flere ressurser (ved å ansette nye teammedlemmer eller låne dem fra andre team). 

• Hvis du trenger å balansere belastningen mellom teammedlemmer, bør du starte samtalen med teamledere eller andre prosjektledere.
• Hvis du trenger å håndtere en mangel ved å ansette et nytt teammedlem, bør du ta denne samtalen med HR eller ledelsen. Presenter mangelen du har identifisert, og hvilken type ressurs du trenger for å fylle den. 

Hvis du for eksempel identifiserer en mangel på utviklere for det neste året eller lenger, kan det hende du må ansette en ny heltidsutvikler. Men hvis analysen viser at ressursmangelen gjelder en kortere periode (for eksempel noen uker til noen måneder), bør du vurdere å bruke en konsulent (eller frilanser) for å fylle mangelen midlertidig.

5. Prognostiser ressurser på forhånd for fremtidige prosjekter

Når det gjelder prognostisering av ressurser for fremtidige prosjekter, følger du de samme trinnene som i den kortsiktige analysen av ressursmangler og ser på hva du har, og hva du trenger. Ta dette med en klype salt – mye kan endre seg før disse prosjektene settes i gang.

Folk kan forlate organisasjonen, tidsplaner kan endres, og interessenter kan ha andre prioriteringer som krever at ressurser flyttes til andre områder (for eksempel arbeid med et nytt produkt eller en ny tjeneste).

Når det er sagt, bør du proaktivt identifisere mangler og planlegge hvordan de skal håndteres. Du kan bruke det du lærer når du analyserer fremtidig arbeid, til å informere om eventuell strategisk ressursplanlegging og bidra til bedre beslutningstaking.

Verktøy for analyse av ressursmangler

Du kan enkelt bruke Google Sheets eller Excel til å lage en mal for analyse av ressursmangler eller en mal for ressursplanlegging, men det finnes mange programvareverktøy for prosjektstyring og programvareverktøy for ressursplanlegging som du kan bruke mens du analyserer ressursmangler.

Hvis du er bekymret for at de nåværende prosessene dine ikke er effektive eller hensiktsmessige for å undersøke den nåværende situasjonen og sikre at du kan møte kundenes behov, er en av de viktigste fordelene med verktøy for ressursplanlegging at de er utviklet spesielt for dette formålet. Nedenfor finner du noen av våre favoritter blant programvareverktøy for ressursstyring.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
2. 2. Saviom — Best for resource planning & capacity management
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Kantata — Best for people-centric resourcing
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
9. 9. monday AI Workspace — Best for simple workload planning
10. 10. Microsoft Project — Best for Microsoft users

Utfordringer med analyse av ressursgap

For å hjelpe deg på vei med gap-analysen har jeg samlet de vanligste utfordringene du kan møte på, og hvordan du kan overvinne dem:

• Mangel på organisering: Hvis virksomheten din ikke har sentralisert prosjekt- og ressursstyring, kan det være vanskelig å starte prosessen med å analysere ressursgapet, langt mindre fullføre den. Bare det å hente inn en liste over alle ressursene i et regneark og se på hvordan de er fordelt daglig eller ukentlig, gir deg et godt utgangspunkt for å avdekke eventuelle gap og ta informerte beslutninger om hvordan du skal fylle dem.
• Varierende prestasjonsnivåer: Ingen kan prestere på 100 % (eller mer) hele tiden, så variasjoner i prestasjonsnivå kan også skape ressursgap. Teammedlemmer som bruker lengre tid enn anslått, eller som er borte fra kontoret for å hvile og hente seg inn, kan ha stor innvirkning. 
• Endringer i forretningsstrategien: Betydelige endringer i virksomhetens strategiske mål kan påvirke ressursbehovet. Hvis du for eksempel går fra å tilby bare tjenester innen webdesign og -utvikling til også å håndtere vedlikehold av nettsteder, trenger du flere ressurser med andre ferdigheter enn dem som allerede finnes i teamet ditt. Selv om du «på papiret» kanskje kan bemanne alle prosjektene dine, kan virkeligheten være annerledes på grunn av forskjellen i kompetansen som trengs.
• Eksterne faktorer: En annen utfordring er eksterne faktorer som kan påvirke ressursbegrensninger. For nye prosjektledere kan det være utfordrende å forstå hvilke eksterne faktorer som kan påvirke den nåværende (og planlagte) prestasjonen, og hvordan dette kan henge sammen med ressursgap. Et teammedlem kan for eksempel ha behov for et lengre sykefravær, en kunde eller interessent kan be om en omfattende endring i arbeidsomfanget eller prosjektet, eller gammel eller ustøttet teknologi kan føre til forstyrrelser. Ting du ikke har kontroll over, kan ha direkte innvirkning på prosjektbemanningen eller føre til avvik i ressursplanleggingsprosessen.

Bli med oss for flere anbefalte fremgangsmåter for ressursstyring

Hvis du trenger et konkurransefortrinn når det gjelder ressursstyring, kan The Digital Project Manager-fellesskapet være akkurat det du leter etter. Malene våre og oversiktene over verktøy gjør det enklere for deg å gjennomføre ressursgap-analysen du trenger. Og hvis du står fast? Hundrevis av aktive og erfarne prosjektledere kan dele beste praksis eller flere ressurser.