Slik bygger du effektive arbeidsflyter for team i 6 trinn

Eksempel på en teamarbeidsflyt

Her er et eksempel på en arbeidsflyt fra markedsføring. Teamet består av en digital prosjektleder, markedsføringsstrateger, innholdsprodusenter, grafiske designere, utviklere og en ansvarlig for nettbaserte fellesskap – alle samlet på en plattform for prosjektstyring innen markedsføring.

Slik kan en prosjektarbeidsflyt se ut for en markedsføringskampanje, fra idé til operativ lansering. 

1. Kampanjeplanlegging og strategi: Markedsføringsstrategene og innholdsteamet definerer kampanjemål (f.eks. økt produktsalg), identifiserer målgruppen og bestemmer hvilke digitale kanaler som skal brukes. De utarbeider en kampanjestrategi som beskriver hovedbudskap, ressursallokering, budsjett, strategiske mål og tidsplaner. 
2. Innholdsproduksjon og design: Innholds- og designteamet produserer det kreative materialet (f.eks. artikler, videoer og innlegg i sosiale medier) basert på kampanjens mål. Prosjektlederen kontrollerer at innholdet er klart for publisering, og at det har riktig merkevareprofil og formatering. 
3. Teknisk implementering: De tekniske medlemmene av teamet setter opp landingssider, kontrollerbare nettressurser og verktøy for analyse og måling. De kan også integrere dette med selskapets CRM-systemer og klargjøre eventuelle sekvenser for arbeidsflytautomatisering.
4. Gjennomføring av kampanjen: Teamet lanserer kampanjen på tvers av digitale plattformer og følger nøye med på utrullingen, med nødvendige justeringer basert på sanntidsdata og resultater.
5. Overvåking og analyse: Dataanalytikere og annonsespesialister følger med på kampanjens resultater ved hjelp av forhåndsdefinerte måltall. Dette innebærer å samle inn og analysere data fra ulike kanaler, lage rapporter for å kommunisere resultatene og holde oversikt over forbedringer til neste gang.
6. Evaluering og videreutvikling: Evaluer kampanjeresultatene sammen med interessentene, og identifiser hva som gikk bra, og hva som kan forbedres i fremtiden. Dere skal også planlegge justeringer for fremtidige kampanjer basert på det dere har lært. 

Denne arbeidsflyten kan ligne på en overordnet prosjektplan, men forskjellen er at en teamarbeidsflyt er ment å brukes gjentatte ganger. Når teamet trenger å lansere en ny digital kampanje, kan de derfor bruke denne teamarbeidsflyten på nytt for å holde alle på rett spor. 

Hvorfor det er viktig å administrere teamets arbeidsflyt

Her er et par grunner til at det er viktig å administrere teamets arbeidsflyt: 

• Få alle til å være på samme side: Ved å administrere teamets arbeidsflyt får alle teammedlemmer en tydelig forståelse av prosjektmålene, tidsfristene og prosessene. Reduser forvirring og samkjør teamets innsats ved å få alle på samme side og gjøre det tydelig hva som må gjøres.
• Styrk ansvarligheten: Alle vet hva som forventes av dem, og du kan enkelt følge med på resultatene opp mot disse forventningene. Denne graden av tydelighet bidrar til å skape en ansvarsfølelse og oppmuntrer folk til å ta eierskap til oppgavene sine. 
• Reduser bortkastet arbeid: Effektiv styring av teamets arbeidsflyt hjelper deg med å strømlinjeforme prosesser, eliminere overflødige eller dupliserte oppgaver og sørge for at ressursene fordeles effektivt. Dette kan fremskynde prosjektgjennomføringen og redusere bortkastet innsats og irreversible kostnader. 
• Forbedre tilpasningsevnen: En veldefinert og godt administrert arbeidsflyt er en smidig arbeidsflyt. Den er fleksibel, slik at team kan reagere på endringer underveis. Endringer i prosjektomfanget (f.eks. ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget), ressurstilgang eller eksterne faktorer som kan ha ført teamet ut av kurs, kan håndteres på en god måte. 
• Oppmuntre til kontinuerlig forbedring: Oppdater teamets arbeidsflyt slik at den samsvarer med teamets og prosjektets behov på det aktuelle tidspunktet. Dette hjelper deg med å håndtere flaskehalser eller ineffektivitet og finne muligheter for prosessoptimalisering, noe som kan føre til bedre resultater over tid. 

Slik oppretter du en arbeidsflyt for teamet

For å opprette en arbeidsflyt må du identifisere hva som må gjøres, hvem som må involveres og nøyaktig hva som må gjøres, og deretter teste, forbedre og implementere den.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Fastslå målet med arbeidsflyten

Definer de konkrete målene du ønsker å oppnå med arbeidsflyten. Dette kan være å opprette en repeterende prosess for å lansere kampanjer (som i eksempelet ovenfor), utvikle programvare eller lage nye produkter. 

Tydelige og målbare mål hjelper deg med å tilpasse arbeidsflyten til teamets behov, unngå fristelsen til å «koke havet» (det vil si å påta seg for mye på én gang) og avgjøre om arbeidsflyten gir de ønskede resultatene. 

2. Identifiser hvilke teammedlemmer som må involveres

Identifiser rollene og ansvarsområdene for hver del av arbeidsflyten for å sikre at både du og teamet ditt har en tydelig forståelse av hvem som er ansvarlig for hver del – husk at det er avgjørende å fordele markedsføringsressurser riktig!

Tips

Programvareverktøy gjør prosessen med å fordele, tildele og planlegge ressurser mye enklere, og mange tilbyr automatiseringer som kan redusere repetitive og manuelle oppgaver. Her er en liste over programvare for administrasjon av markedsføringsressurser du kan se på som et utgangspunkt.

Gjør det konkret ved å lage dokumentasjon som viser alles navn, rolle og bilde. Folk liker å føle seg inkludert, og denne visuelle fremstillingen kan bidra til å samle folk og skape en følelse av kollektivt eierskap, særlig når dere jobber eksternt. 

3. List oppgaver og trinn i prosessen

Samle personene som skal involveres, og planlegg hvordan dere skal nå målet. Bryt arbeidsflyten ned i detaljerte oppgaver og trinn. Hvert trinn bør være handlingsrettet og nødvendig for å nå målene med arbeidsflyten.

Bruk verb for å beskrive oppgaver, for eksempel utarbeide, gjennomgå, redigere, utvikle, godkjenne, teste eller publisere/distribuere, slik at det blir tydelig nøyaktig hva som må gjøres. Legg til informasjon om hvem som skal utføre hver oppgave eller hvert trinn i prosessen, og dokumenter dette. Jeg liker å bruke et RACI-diagram til denne delen av planleggingen og opprettingen av arbeidsflyten. 

4. Lag et diagram over arbeidsflyten

Lag en visuell fremstilling av arbeidsflyten ved hjelp av diagrammer og flytskjemaer. Jeg liker alltid å kartlegge arbeidsflyten på papir først for å sikre at jeg kan presentere den på best mulig og tydeligst mulig måte. 

For eksempel opprettet jeg, i en tidligere stilling der jeg utviklet kundestøtteprosesser for et stort programvareselskap, visuelle arbeidsflyter som illustrerte hver prosess i kundeserviceteamet. Jeg brukte verb og handlingsorienterte titler på arbeidsflyttrinnene, med beslutningspunkter, ønskede resultater og ansvarlige for hvert trinn.

5. Test og juster arbeidsflyten

Før full implementering bør du teste arbeidsflyten i liten skala for å identifisere eventuelle problemer eller flaskehalser. Vær klar til å gjøre justeringer basert på tilbakemeldinger fra alle deltakerne! 

Dette bidrar til å redusere risikoen i prosessen og sørger for at du identifiserer og løser eventuelle problemer i prosessens tidlige fase, før ting blir for kompliserte eller omfanget gjør dem uhåndterlige, slik at du unngår en uorganisert arbeidsplass. Ha ukentlige oppfølgingsmøter med kjerneteamet for å forstå hvordan det går, og gjør endringer underveis.

Etter at du har gjort endringer, må du oppdatere alle artefakter og informere teamet. Hvis du gjør store endringer, bør du gjennomføre en ny pilot eller test av arbeidsflyten i teamet.

6. Implementer arbeidsflyten og fortsett å forbedre den

Kontinuerlig overvåking og videreutvikling hjelper deg med å sikre at arbeidsflyten forblir relevant og effektiv når forholdene endrer seg. Husk å dokumentere alle endringer du gjør, og vurder om du kan bruke denne arbeidsflyten som en mal neste gang du trenger å bygge en lignende arbeidsflyt.

Tips for å forbedre arbeidsflytene dine

Her er noen tips for å utvikle, vedlikeholde, videreutvikle og optimalisere arbeidsflyter for å oppnå best mulig effektivitet. 

1. Vurder teknologien nøye 

Jeg fraråder å planlegge og utforme arbeidsflytene dine i programvare fra starten av, fordi det er lett å bli overveldet, og du kan miste oversikten over de virkelig viktige elementene i arbeidsflytplanleggingen. Begynn heller med penn og papir.

Når du forstår arbeidsflyten godt nok til å ta i bruk verktøy, bør du velge med omhu. Velg verktøy som dekker teamets umiddelbare behov, og som integreres sømløst med arbeidsflytene dine og andre systemer som er i bruk. Vurder funksjonene i hvert verktøy opp mot kravene til arbeidsflyten, og ta hensyn til brukervennlighet.

Du kan oppdage at du trenger en kombinasjon av prosjektstyringsverktøy eller prosjektplanleggingsverktøy, verktøy for arbeidsflytkartlegging og samhandlingssystemer for å styre arbeidsflyter og forretningsprosesser.  

2. Dokumenter alt

Hvis du vil at folk skal vite hva som foregår, må du dokumentere hva som skal skje, hvorfor det skal skje, og hvem som skal gjøre det. Grundig dokumentasjon av arbeidsflyten bidrar til åpenhet og ansvarlighet, og kan være uvurderlig ved opplæring av nye teammedlemmer eller gjennomgang av prosjektets historikk. 

Eksperttips

Sjekklister kan høres grunnleggende ut, men de kan bli din beste venn når du skal opprette og administrere arbeidsflyter. De hjelper alle med å forstå nøyaktig hva som ble eller ikke ble gjort, ved hjelp av en rask ja/nei-indikator.

Hvis du ikke liker dokumentasjon eller ikke føler deg komfortabel med å utvikle den, anbefaler jeg skriveverktøy som Grammarly eller ChatGPT. En annen smart måte å bruke ChatGPT til dokumentasjon på er å opprette eller bruke en spesialtrent GPT som forstår hva du prøver å oppnå, og i hvilket format.

3. Inkluder tilbakemeldinger fra kundene

Tilbakemeldinger fra kunder om gjennomstrømning, service eller andre deler av kundestøtten kan være en indikasjon på et problem i arbeidsflyten i teamet ditt. 

Legg til rette for at kundene kan gi tilbakemeldinger, og innfør en prosess for å analysere og svare på tilbakemeldingene som grunnlag for videreutvikling. Be om tilbakemeldinger fra kundene for å få en blanding av positive og negative tilbakemeldinger, og bruk spørreundersøkelser og fokusgrupper for å få konkrete tilbakemeldinger. 

4. Prioriter fleksibilitet og tilpasningsevne

Utform arbeidsflyter for teamet som i seg selv er fleksible, og som kan justeres når behovene i arbeidsflyten, teamdynamikken eller de eksterne omgivelsene endrer seg. Opprett jevnlige kontrollpunkter for å vurdere hvor tilpasningsdyktig arbeidsflyten er, og gjør justeringer ved behov.

Jeg pleier å gjøre mange endringer i de tidlige fasene av implementeringen av arbeidsflyten, og når den først er stabil, følger jeg den opp over lengre tid gjennom kvartalsvise eller halvårlige gjennomganger. Jeg går også raskt gjennom alle konkrete tilbakemeldinger fra kunder, interessenter eller teammedlemmer. 

5. Fokuser på roller, ikke bare personer

Fokuser på hvilken rolle hver person har i organisasjonen, slik at du fortsatt har oversikt over ansvarsområdene dersom noen slutter. Dette gjør det også enklere å få et nytt teammedlem raskt oppdatert. 

Eksperttips

Nedbemanning rammer ofte teamenes arbeidsflyter og prosjekter på uventede måter. Når personer fjernes fra en organisasjon uten å bli erstattet, står de som blir igjen i tverrfunksjonelle team, uten kunnskapen, ferdighetene, erfaringen og kapasiteten deres.

Her er noen tips til hvordan du kan organisere deg på nytt etter en uventet endring, for eksempel en nedbemanning: 

1. Vurder raskt på nytt de gjenværende personene og rollene, og identifiser manglene. Samarbeid med ledere og toppledelsen for å fordele arbeidet mellom eksisterende teammedlemmer. 
2. Øk hyppigheten og tydeligheten i kommunikasjonen innad i teamet og på tvers av avdelinger, særlig for arbeidsflyter på tvers av team. 
3. Tilby ekstra opplæring og støtte til gjenværende teammedlemmer og til medlemmene av teamet som får nye roller eller ansvarsområder. Dette kan gjøre overgangen enklere og redusere betydelig svekket motivasjon. 
4. Fortsett å gjennomgå hvor effektiv prosessen og tiltakene dine er, slik at arbeidet kan gå fremover. Vær åpen for tilbakemeldinger, og vær forberedt på å endre arbeidsflyten slik at den samsvarer med teamets justerte kapasitet. 

Hva nå?

Hvis du har arbeidsflyter i teamet som du liker godt, eller som du synes fungerer veldig bra, vil jeg gjerne høre om dem! Bli med meg i DPM-fellesskapet for å dele historier om suksess og fiasko og lære sammen med oss.