Prosjektlederen deler hvordan hun går fra prosjektledelse til systemarkitektur
Melissa Magee deler hvordan KI-verktøy som Copilot, SharePoint og Asana har forvandlet hennes tilnærming til prosjektledelse til systemarkitektur. Oppdag hvordan hun automatiserer godkjenninger, reduserer syklustider og sparer organisasjonen for $40–60k årlig.
Melissa Magee
Prosjekt- og porteføljeforvalter hos Chaucer
KI-transformasjon: Melissa Magee forteller hvordan KI endrer arbeidsoppgavene og rollen hennes innen prosjektledelse.
Fordeler med automatisering: KI-drevne systemer sparer tid og penger og forbedrer prosjektinnsikt og effektivitet.
Effektiv forberedelse: Når KI informeres om behovene på forhånd, blir resultatet mer kvalitativt og effektivt.
Verktøyintegrasjon: Magee bruker KI-verktøy som Copilot, SharePoint og Asana for å effektivisere prosjektledelsen.
KIs begrensninger: Selv om KI øker produktiviteten, er menneskelig tilstedeværelse avgjørende for å håndtere følelser og nyanser i prosjekter.
Melissa Magee er prosjekt- og porteføljeforvalter hos Chaucer, og hun jobbet tidligere som internasjonal prosjektleder i et HR-teknologi- og konsulentselskap. Ved siden av arbeidet lager hun ressurser for å hjelpe folk med å gå over til prosjektledelse.
Vi satte oss ned med henne for å finne ut hvordan AI endrer arbeidet hennes. Hun fortalte oss at hun i stadig større grad blir systemarkitekt.
Hvordan AI endrer oppgaver innen prosjektleveranse og -styring
Jeg heter Melissa Magee. For tiden er jeg prosjekt- og porteføljeforvalter i et selskap som produserer frysetørket frukt. Jeg forvalter en B2B-portefølje med mer enn 100 prosjekter. Jeg jobber direkte med salgsteamet og kundene for å utvikle nye produkter og levere ingredienser. Jeg jobber også med driften, der jeg har utviklet flere nye prosesser for å forbedre effektiviteten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
For tre år siden gikk jeg fra å undervise spansk på ungdomsskolen til prosjektledelse. Før min nåværende rolle var jeg internasjonal prosjektleder i et HR-teknologi- og konsulentselskap. Ved siden av arbeidet har jeg også laget ressurser for å hjelpe folk med å gå over til prosjektledelse eller bort fra undervisning.
Jeg bruker AI hver dag. Jeg lager prosjektplaner, finjusterer prosesser og samler notater med det. Jeg bruker også AI til å skrive mer presist og til å justere tonen i kommunikasjonen min. Jeg går gjennom prosjektporteføljen min og finner uavklarte oppgaver ved hjelp av AI. Jeg har brukt det til å programmere og lage nye nettsteder, sette i gang dokumenter og disposisjoner samt håndtere komplekse prosjekter.
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eJeg bruker AI hver dag. Jeg lager prosjektplaner, finjusterer prosesser og samler notater med det.\u003c/span\u003e
Hvordan AI-drevne systemer sparer $40-60k årlig
Jeg konverterte nylig hele godkjennings- og lagringssystemet vårt for CapEx fra en Z-stasjon til SharePoint. Jeg opprettet alle arbeidsflytene og varslene, noe som sparte ledergruppen for timevis med godkjenninger, e-poster og manuelle prosesser. Det økte også synligheten i prosjektene, slik at alle vet hvilken godkjenningsstatus et prosjekt har. Ingen gjetting lenger.
For å gjøre dette opprettet jeg et dokumentbibliotek og brukte «liste»-funksjonen i SharePoint. Jeg forhåndslastet rundt 45 forhåndsgodkjente CapEx-prosjekter for 2026, med lenker til mapper med dokumentene deres, samt en godkjenningsarbeidsflyt. Når hver person har stemplet dokumentet og endret statusen, varsler systemet automatisk den neste personen. Jeg inkluderte også andre oppgaver og varsler. Jeg brukte Copilot til å opprette noen av arbeidsflytene. Jeg reduserte noen prosjektsyklustider med opptil 90 % og forhindret prisøkninger som følge av stoppede godkjenninger og utløpte tilbud, noe som sparte omtrent $40-60k årlig på tvers av prosjekter til en verdi av $11M.
Denne nye prosessen sparer den øverste ledelsen 10-15 minutter per prosjekt, noe som blir mye i løpet av året. Den gir også økonomiteamet mer direkte informasjon, slik at de kan ferdigstille månedsrapporteringen 20-30 minutter raskere. I første kvartal i år mer enn doblet vi andelen godkjente CapEx-prosjekter takket være effektiviteten og synligheten. Jeg får tilbakemeldinger fra direktører og avdelingsledere om at de er svært fornøyde med denne nye prosessen. Den sparer dem for tid, og de trenger ikke lenger å koble seg til VPN hjemmefra, noe som var svært plagsomt for alle.
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eJeg reduserte noen prosjektsyklustider med opptil 90 % og forhindret prisøkninger som følge av stoppede godkjenninger og utløpte tilbud, noe som sparte omtrent $40–60k årlig på tvers av prosjekter til en verdi av $11M.\u003c/span\u003e
Det blir mer effektivt når AI forstår behovene
Ved å stille noen spørsmål før jeg ber om et leveranseprodukt, får jeg et mer strømlinjeformet og bedre produkt. Noen minutter med god forberedelse for å hjelpe AI med å forstå behovene mine sparer betydelig tid. Jeg spør til og med AI om hvilke spørsmål jeg bør stille.
Jeg forteller AI hva jeg trenger, og spør: «Før du lager dette, hva trenger du fra meg for å lage et bedre leveranseprodukt?» Jeg synes denne arbeidsmåten er spesielt effektiv.
Slik automatiserer AI prosjektstyring og dokumentkontroll
Så mange nettbaserte godkjenningsprosesser kan automatiseres, og vi kan automatisere enda flere. Ulike prosesser krever godkjenninger, blant annet dokumentkontroll, eskalering av problemer og godkjenning av fakturaer. For øyeblikket håndterer vi disse manuelt via e-post eller tungvinte Excel-regneark. Ved å automatisere disse prosessene kan vi gjennomgå og godkjenne med ett enkelt klikk.
Jeg oppretter for tiden en eskaleringsprosess for leverandørproblemer. Et SharePoint-skjema vil automatisk utløse en liste, samle inn informasjon og automatisere de neste trinnene for gjennomgang. Jeg bruker også Asana og AI-funksjonen deres til å hjelpe meg med å kode komplekse deler. Mens jeg arbeidet med en prosjektplan for å overvåke 300 traller, fikk jeg AI til å lage koden, som jeg kopierte og limte inn i Asana. I løpet av noen minutter hadde jeg en måte å følge fremdriften for 300 reparasjoner på – en oppgave som ville ha tatt meg flere timer å bygge manuelt.
I løpet av noen minutter hadde jeg en måte å følge fremdriften for 300 reparasjoner på – en oppgave som ville ha tatt meg flere timer å bygge manuelt.
Jeg automatiserer også dokumentkontroll. Igjen fylles et skjema ut, og riktig prosess utløses basert på eieren. Dette vil gi de nødvendige rammene for oppdatering av dokumenter, sikre samsvar med de tekniske og regulatoriske teamene våre og bidra til etterlevelse under revisjoner. For øyeblikket håndterer vi denne prosessen utelukkende via e-post og manuelt.
Jeg har automatisert følgende:
- Endringskontroll (dokumentkontrollprosess)
- Arbeidsflyter for kodeendringer eller oppdatering av elementer
- Automatisering fra møte til oppgave
- Godkjenning, synlighet og livssyklusautomatisering for investeringer
- Automatisering av portefølje- og rapporteringsfrekvens
Andre automatiseringer: Statusendringer fyller automatisk ut datoer og utløser varsler til økonomi, drift og ledere. En status med «Trenger mer informasjon» sender arbeidet tilbake til eieren for oppfølging. Dette sikrer en konsekvent prosess og fjerner behovet for manuell oppfølging fra prosjektlederen.
Jeg bruker Copilot til å feilsøke listeformler, felt og beregninger, samt til å generere sammendrag.
De delene av prosjektstyringen som fortsatt krever menneskelig involvering, omfatter håndtering av tidslinjer, innarbeiding av beredskapsplaner og forståelse av den menneskelige faktoren. Emosjonell intelligens er også fortsatt en avgjørende del av prosjektstyringen. Dette innebærer å vite når, hvorfor og hvem man skal snakke med, samt å være sensitiv overfor personligheter og tonefall.
Emosjonell intelligens er fortsatt en avgjørende del av prosjektstyringen.
Hvilke AI-verktøy revolusjonerer prosjektleveranser og rapportering
AI-verktøykjeden min inkluderer:
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator: tar møtenotater og kobler til Planner for oppgaver og Loops. Med AI-genererte møtesammendrag tildeler jeg oppgaver i Loop.
- Asana: Jeg bruker Asana til å administrere utvikling av nye produkter og kommunisere med mange interessenter på tvers av selskapet. Jeg bruker det til automatiserte arbeidsflyter som automatisk varsler folk når oppgaver er fullført og klare for deres oppfølging. Dette sparer tid, gjør prosessene mer effektive og hindrer at oppgaver forsvinner i e-poster. Jeg opprettet en prosjektplan i Asana for å holde oversikt over 100 utstyrsenheter. AI hjalp meg med å lage instruksjoner for å duplisere oppsettet for sporing på noen få minutter. Jeg har også implementert Asana for spesifikke prosesser, som NPD-prosessen vår. Jeg har forhåndsutfylte maler, slik at jeg tildeler folk roller, og systemet tildeler automatisk oppgaver og forfallsdatoer basert på prosjektets startdato.
- Microsoft Copilot: Jeg bruker det til å oppsummere møter og hente frem alle e-postene mine om et bestemt tema. Jeg bruker det også til å lage PowerPoint-presentasjoner og Word-dokumenter, hjelpe meg med å planlegge neste steg i komplekse prosjekter eller problemstillinger, hjelpe meg med å skrive kode eller redusere tiden jeg bruker på teknisk arbeid med flere timer.
- Scribe: automatiserer opprettelsen av SOP-er og sparer timevis med manuelt arbeid.
Jeg liker spesielt godt hvordan Microsofts AI-verktøy får tilgang til alle e-postene mine, selskapets dokumenter og notater fra Teams-møter, og samler alt på ett sted. Historikkfunksjonen er uvurderlig. Jeg var den første personen i selskapet mitt som tok til orde for disse verktøyene, så jeg lærer ofte opp andre i hvordan de skal bruke dem.
Da vi hadde problemer med en jordbærleverandør, hentet jeg frem alle e-poster, møtenotater (takket være Facilitator) og dokumenter for å lage et overordnet sammendrag av problemet. Jeg opprettet PowerPoint-presentasjoner og Excel-regneark med datavalidering, alt på noen få minutter. Jeg brukte Copilot sammen med Microsoft Forms til å lage inntaksskjemaer for CapEx-forslag og brukte AI til å eksportere data til presentasjoner. Fordi jeg legger inn agendaer i alle møtene mine på forhånd, hjelper AI oss med å holde kursen. Jeg stiller det spørsmål som «Ble det stilt et spørsmål under dette møtet som ikke har blitt besvart?» for å sikre at ingenting blir oversett. Det hjelper meg med å holde folk ansvarlige og supplerer notatene mine. Jeg bruker Loop til å ta møtenotater med AI-genererte sammendrag. Jeg bruker Power Automate i SharePoint til mange av prosessene jeg har opprettet.
Slik effektiviserer Copilot og SharePoint prosjektstyringen
Jeg bruker Copilot i prosjektarbeidet til å generere prosjektplaner, avhengigheter og tidslinjer – en prosess som tidligere tok flere timer. Copilot genererer strukturerte resultater (Word, PPT, Excel) fra rådata på noen få minutter. AI-verktøy vil erstatte utarbeidelsen av planer og tidslinjer, oversettelsen av møter til dokumentasjon og manuell beregning av status. Jeg ser på Copilot som en junioranalytiker eller PMO-assistent.
Jeg ser på Copilot som en junioranalytiker eller PMO-assistent.
Med SharePoint og Lists har jeg sluttet å mase etter oppdateringer. Jeg har reell versjonskontroll, og vi har alle innsyn i prosjektstatusen. Dette skaper én felles kilde til sannhet. Jeg kan bruke visninger til å filtrere etter eier, fase og oppgaver. Jeg kan hente frem dashbord i sanntid som oppdateres automatisk. Jeg opprettet en liste for vårt daglige KPI-/standupmøte kl. 10.00. Dette daglige møtet på 15 minutter tar for seg driften på anlegget, gjennomgår daglige KPI-er og mer. Jeg har også opprettet en problemoversikt for å følge opp problemer. Vi tildeler forfallsdatoer, og automatiseringen varsler folk når forfallsdatoen nærmer seg.
Som prosjektleder oppretter jeg systemet og prosessen; systemet håndhever dem for alltid. Dette gjør meg mer til en prosessarkitekt enn en tradisjonell prosjektleder.
Slik erstatter enkle systemer tradisjonelle prosjektmetoder
Vi bruker ikke prosjektmandater og holder ikke flere interessentmøter. Sammendrag blir ofte laget under ukentlige møter eller via e-post. Vi følger opp oppgaver og spørsmål i kommentarfeltet i prosjektstyringsverktøyene våre, noe som eliminerer behovet for et møte hver gang et spørsmål oppstår.
For CapEx-prosessen vår bruker vi én felles kilde til sannhet i stedet for manuelle prosesser der folk sender flere kopier og versjoner av signerte godkjenninger og skjemaer. Vi sender lenker i stedet for dokumentkopier. Vi trenger ikke lenger å håndtere versjonshistorikk eller lure på hvor vi befinner oss i godkjenningsprosessen. Etter at jeg hadde lært opp alle og brukt metoder for endringsledelse for å få dem med på laget, har responsen vært svært positiv. Økonomiavdelingen rapporterte at dette sparer dem tid i forbindelse med månedlig rapportering, og godkjenningsprosessen er langt mindre frustrerende for prosjekteiere og godkjennere.
Vi bruker ikke prosjektmandater eller holder flere møter med interessenter. Oppsummeringer skjer ofte under ukentlige møter eller via e-post.
Slik forvandler AI-drevne arbeidsflyter prosjektstyring
AI har gitt meg flere valgmuligheter. Nå kan jeg tildele varsler i en fossefallsrekkefølge i stedet for smidig (alt på én gang). Selv om enkelte operasjoner fortsatt krever en fast rekkefølge, reduserer automatiseringer ventetiden mellom trinnene og gjør hele prosessen raskere. Jeg beveger meg bort fra tradisjonell prosjektstyring. I stedet for dokumenttunge kontrollsystemer som eies av prosjektlederen, bruker jeg nå innebygde, arbeidsflytbaserte systemer der eierskap, status og beslutninger finnes der arbeidet utføres.
Tradisjonell PM: Er avhengig av prosjektplaner, Gantt-diagrammer og sentrale oversikter som rapporterer fremdrift utenfor stedet der arbeidet utføres.
Nå: Jeg oppretter prosjektstrukturer på forhånd og bygger status og godkjenninger direkte inn i systemet. Den tradisjonelle «prosjektplanen» er ikke lenger bare et dokument (slik det undervises i PMBOK og de 49 prosessene); «planen» er selve arbeidsflyten. Folk trenger ikke å slå opp i en plan; de handler i systemet. Dette er en stor endring fra tradisjonell prosjektstyring.
«Planen» er selve arbeidsflyten. Folk trenger ikke å slå opp i en plan; de handler i systemet.
Tradisjonell PM: Krevde at jeg som PM manuelt fulgte opp med e-poster, påminnelser og purring på godkjenninger.
Nå: Automatiserte statusendringer og varsler utløser e-poster og forespørsler om godkjenning. Systemet håndhever ansvarlighet, og jeg fungerer i mindre grad som «trafikkpoliti».
Tradisjonell PM: Krever detaljerte planer og tilpassede oppsett for hvert prosjekt.
Nå: Gjenbrukbare maler, roller og avhengigheter. Jeg kan bruke AI til å generere tidslinjer og hjelpe meg med avhengigheter og med å finne den kritiske veien.
Tradisjonell PM: Vi bruker møter til å rapportere status, sende notater og tildele oppfølgingspunkter senere.
Nå: Med AI-verktøy kan systemet automatisk generere dette under eller umiddelbart etter møtet. Dette gir rask og tydelig oversikt med færre overleveringer.
Oppsummert har rollen min som PM gått fra å optimalisere prosjekter til å drifte systemer. Jeg er mer driftsorientert og går fra å være dokumentfokusert til å ha arbeidsflyten i sentrum.
Slik gjør AI sentrale rutiner for prosjektleveranser «selvdrevne»
Ved å redesigne leveranserutinene blir AI en aktiv deltaker, ikke bare et reaktivt støtteverktøy. I tradisjonell PM definerer PM-en omfanget på forhånd, og dette finnes i prosjektmandatet eller planen. Teamene håndterer endringer gjennom en endringsprosess eller manuell samordning på nytt. Dette kan være tungvint og tidkrevende. Med AI er ikke omfanget lenger statisk. Systemer, maler og regler begrenser omfanget i større grad, og AI bidrar til å håndtere det. Tradisjonell PM validerer arbeidet ved faseporter, statusmøter og formelle gjennomganger. Med AI og disse verktøyene validerer vi inne i arbeidsflyten, ikke i separate gjennomgangsøyeblikk. AI varsler om problemer tidlig. Jeg legger inn logikk i arbeidsflytene mine (f.eks. returneres ufullstendige CAPEX-prosjektforslag til eieren) eller utløser e-poster basert på statusendringer. Validering blir kontinuerlig, ikke bare basert på fastsatte tidspunkter.
Mye av kjernearbeidet mitt er automatisert og «selvdrivende». I stedet for at jeg følger opp enkeltpersoner, er det oppgavetildelinger og sammendrag som påpeker hvem som må følges opp. De tildeler og følger også opp frister og forfalte oppgaver. KI gir dessuten umiddelbar oversikt. Jeg håndterer fortsatt prioriteringer og veileder ofte teamene om hva de bør fokusere på først. Jeg løser også fortsatt friksjon på tvers av funksjoner og utformer selvfølgelig selve systemet. Når KI støtter og genererer struktur, avdekker mangler og reduserer tiden og energien som brukes på koordinering, kan jeg fokusere på oppgaver med høyere verdi og operativ ledelse, ikke bare prosjektstyring.
Mye av kjernearbeidet mitt er automatisert og «selvdrivende». I stedet for at jeg følger opp enkeltpersoner, er det oppgavetildelinger og sammendrag som påpeker hvem som må følges opp.
Hvorfor IT-avdelingens betenkeligheter hindrer innføringen av agentiske arbeidsflyter
IT-avdelingen vår er fortsatt skeptisk til KI, så jeg rydder vei og lærer dem opp i det. Nylig foreslo jeg opplæring i mange av verktøyene våre. Det finnes en bekymring for at selskaper tildeler KI-lisenser uten tilstrekkelig opplæring eller sikkerhetsrammer.
Jeg måtte presentere forretningsgrunnlaget for hvorfor hele ledergruppen burde ha tilgang til KI, og hvordan det hjelper med manuelle og strukturelle oppgaver, slik at vi kan fokusere på oppgaver med høyere verdi.
Hvorfor KI ikke vil erstatte prosjektledere, men forbedrer produktiviteten
Folk snakker om at KI skal ta over jobber, men den kommer ikke til å ta fullstendig over prosjektstyringen. Vi trenger fortsatt et menneske til å tolke andres følelser og emosjoner. Prosjektledere som ikke bruker disse verktøyene, vil imidlertid bli hengende etter. Jeg oppretter flere prosjekter og får gjort så mye mer i løpet av den samme åttetimersdagen enn noen som ikke bruker KI. Den lange listen over leveranser jeg produserer, er langt større enn det noen produserer uten KI, og det vil fortsette å være slik.
Ta i bruk KI. Den blir mer avansert hver dag. Den kan spare deg for betydelig tid på flere måter. Lær å bruke den som mer enn bare en søkemotor. Bruk noen minutter på å sette opp sikkerhetsrammer, så sparer den deg for timevis.
Følg med
Du kan følge arbeidet til Melissa Magee på LinkedIn og sjekke ut hennes Topmate for pedagogiske ressurser om prosjektstyring.
Flere ekspertintervjuer kommer på The Digital Project Manager!
