Prosjektforslag: Komplett guide og hvordan du skriver et
Som prosjektleder er forretningsutvikling mest sannsynlig ikke et av dine ansvarsområder. Men muligheten til enten å gjennomgå eller bidra til å utarbeide et prosjektforslag før det sendes til en klient eller kunde, kan bidra til å sikre en smidigere prosjektleveranse.
Etter å ha jobbet rundt et tiår med salg og skrevet utallige vinnende tilbud, gleder jeg meg til å dele noen ideer og beste praksiser for å hjelpe deg og teamene dine med å utnytte forslagene deres til å vinne mer virksomhet og bedre prosjekter.
Hva er et prosjektforslag?
Når det gjelder å legge inn et formelt tilbud på nytt arbeid, viser et prosjektforslag vanligvis til et skriftlig dokument som skal sendes til en intern sponsor, en klient eller en potensiell klient, og som bygger et forretningsgrunnlag for at teamet ditt skal levere et arbeidsomfang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Forslaget bør fortelle leseren hvem som skal gjøre hva, innen når, og til og med hvorfor og hvordan.
Hva er formålet med et prosjektforslag?
Formålet med et prosjektforslag er å hjelpe noen med å forstå hvorfor det er teamet ditt som bør utføre arbeidet. Derfor er det svært viktig at et forslag er godt utformet og forteller en overbevisende historie.
I tillegg til å hjelpe det eksterne publikummet ditt med å forstå, er utarbeidelsen av forslaget en mulighet for det interne teamet til å samkjøre seg om arbeidsomfanget og planen for å gjennomføre det.
Les mer om hvorfor prosjektforslag er viktige her.
Hvem utarbeider prosjektforslag?
Personen eller teamet som har ansvar for å skrive prosjektforslag, vil i stor grad avhenge av organisasjonen og hvem forslaget er rettet mot. Hvis du jobber internt, i motsetning til i et byrå, kan det være du (eller personen som leder prosjektet) som har ansvar for å utarbeide forslaget og dele det med lederen din eller den som skal godkjenne prosjektet.
I en byråkontekst er det ofte forretningsutviklingen eller byråets ledergruppe som eier prosessen for prosjektforslaget.
Prosjektlederen og sentrale prosjektmedlemmer kan bli konsultert for å vurdere gjennomførbarheten og bidra med innspill om ting som beregnet timeantall eller begrensninger som må håndteres i forslaget for å sikre prosjektets samlede suksess.
Prosjektforslag vs. prosjektmandat vs. prosjektplan
I den typiske prosjektlivssyklusen kan prosjektforslaget, prosjektmandatet og prosjektplanen bli utarbeidet i rekkefølge, men de kan også overlappe hverandre. Prosjektforslaget kan måtte inneholde det foreslåtte prosjektmandatet og prosjektplanen, men disse dokumentene kan bli videreutviklet før prosjektet offisielt starter.
Når alle parter har blitt enige om prosjektmandatet, kan prosjektplanen bekreftes (eller utarbeides hvis den ikke finnes ennå). Prosjektmandatet er prosjektets ledestjerne og grunnlaget for hvordan prosjektsuksess skal måles. Ved slutten av prosjektet skal teamet sørge for at det som ble beskrevet i mandatet, er oppnådd.
Prosjektplanen bryter ned arbeidet som trengs for å gjennomføre mandatet, og dokumenterer hvem som skal utføre arbeidet og når det skal være ferdig. Prosjektplanen bidrar til å holde teamet samkjørt med den overordnede prosjektplanen og kan også bidra til å sikre at prosjektbudsjettet brukes riktig gjennom hele prosjektet.
To typer prosjektforslag
Etterspurte prosjektforslag (RFP)
I noen tilfeller etterspørres et prosjektforslag av en organisasjon som søker etter en leverandør eller partner til å gjennomføre et spesifikt arbeidsomfang.
I dette tilfellet kan organisasjonen sende deg eller teamet ditt et formelt dokument kalt en forespørsel om forslag (RFP). Avhengig av forholdet ditt til organisasjonen som sender forespørselen, trenger dette kanskje ikke å være like formelt, og det kan være en e-post eller til og med en henvendelse via nettstedet ditt.
Når du svarer på en RFP, er det viktig å forstå at organisasjonen som sendte forespørselen, kan ha sendt den samme forespørselen til flere (eller mange) andre organisasjoner.
I enkelte typer prosjekter, som statlige eller kommunale prosjekter, kan det være påkrevd at RFP-en offentliggjøres i en bestemt periode. Dette gjør det mulig for alle interesserte parter å svare på forespørselen.
Den potensielle klienten din kan ha angitt bestemte formater og leveranser som kreves for å godta forslaget ditt. Følg alle instruksjoner nøye, for dette er ikke tidspunktet for å gå dine egne veier.
Hvis du mangler et viktig dokument eller bruker et annet format, kan du og teamet ditt bli diskvalifisert fra å gå videre i forslagsprosessen.
Du kan bruke RFP-programvare for å få hjelp til å håndtere prosessen med å utarbeide og sende inn svar på RFP-er.
Uoppfordrede prosjektforslag
Den andre typen prosjektforslag du eller teamet ditt kan utarbeide, er det som kalles et uoppfordret prosjektforslag. Dette er når du proaktivt utarbeider et forslag basert på et oppfattet (eller uformelt uttrykt) behov.
Selv om uoppfordrede forslag oftere blir ignorert eller avvist, finnes det noen fordeler ved å utarbeide et uoppfordret forslag. For det første kan du møte mindre konkurranse enn i en formell RFP-prosess. Dette skyldes ganske enkelt at du tok kontakt med den potensielle kunden først.
En annen fordel med et uoppfordret forslag er muligheten til å utforme en løsning sammen med den potensielle nye kunden din.
Siden det ikke finnes en formell RFP, og du ikke vurderes ut fra et bestemt sett med prosjektkrav eller prosjektleveranser, har du bedre mulighet til å utforme en løsning som oppfyller prosjektmålene og treffer kundens behov og prosjektbudsjett direkte.
Dette kalles noen ganger «å komme inn før RFP-en», og det kan være en fordel for teamet eller byrået ditt.
Hvordan gjør du dette? Gjennom en kombinasjon av nettverksbygging og research. Hvis du for eksempel deltar på et bransjearrangement eller en konferanse og snakker med potensielle kunder, kan du høre noen i en gruppe nevne i forbifarten at de vurderer å redesigne nettstedet sitt.
Hvis du tar kontakt med et forslag (eller begynner å samle inn informasjon for å skrive et) før teamet har sendt ut en formell RFP, kan det gi deg et fortrinn.
En annen måte å gjøre dette på er å gå gjennom nettsteder eller digitale prosjekter som teamet ditt kanskje ønsker å jobbe med. Si at du gjerne vil redesigne en bestemt bedrifts digitale markedsføringsstrategi. Se på hva de gjør i dag, og identifiser noen muligheter for forbedring.
I stedet for å vente for å se om de er på utkikk etter et strategiteam, kan du sende ut forslaget ditt med ideer og inspirasjon til hvordan det kan se ut hvis denne bedriften går videre med teamet ditt.
Hva bør et prosjektforslag inneholde?
Det finnes ikke noe format som passer for alle, noen universalløsning eller en definitiv ingrediensliste for et effektivt prosjektforslag, men her er en liste over de vanligste delene du trenger for å sikre at du dekker alle grunnlag:
Eksempel på disposisjon for et prosjektforslag
Sammendrag for ledelsen
Gi en kort (maks. 1–2 avsnitt) introduksjon som oppsummerer utfordringen, løsningen og tilnærmingen du vil bruke for prosjektets interessenter.
Denne delen bør tilpasses en leder på høyt nivå som kan være ansvarlig for å godkjenne hele prosjektet, men som ikke trenger alle detaljene om hvordan arbeidet skal utføres eller hvem som skal involveres. Hold derfor nivået overordnet, og inkluder den viktigste informasjonen på en kortfattet måte.
Vår forståelse
Presenter utfordringen og prosjektbakgrunnen på nytt på en måte som viser at du forstår realitetene, begrensningene og den iboende verdien av å løse utfordringen.
Hvis teamet ditt har hatt innledende samtaler med den potensielle kunden eller teamet, kan du bruke noe av språket du hørte i disse samtalene for å vise at du lyttet og forstår hva de ser etter.
Vår løsning og foreslåtte tilnærming
Dette vil være en av de største delene av forslaget og vil inneholde mye av «substansen». Den bør inkludere følgende:
- Beskrivelse av den foreslåtte løsningen og tilnærmingen
- Metodikken du vil bruke til å håndtere prosjektet
- Hvordan du vil kommunisere med interessentene
- Prosjektomfanget og leveransene du skal produsere,
- Måleparametere du vil bruke til å måle prosjektets suksess
- Den samlede verdien prosjektet vil tilføre organisasjonen når det er fullført
Prosjektplan og viktige milepæler
Vis at du har en realistisk prosjektplan og tidsramme for å få jobben gjort innenfor rammene av kjøperens virksomhet.
Før du presenterer denne tidsplanen for den potensielle kunden eller partneren, må du sørge for at noen av teammedlemmene som skal være ansvarlige for å fullføre arbeidet, mener at tidsplanen er gjennomførbar og at milepælene er riktig identifisert. Ressursstyring er bare så god som prosjektplanen og tidsplanen er realistiske og gjennomførbare.
Prosjektkostnader
Oppgi kostnaden for å levere de ønskede resultatene. Prisene dine bør inkludere tjenestegebyrer, tilleggskostnader, reserve og skatt (hvis aktuelt). Der det er mulig, bør du beskrive dette i en verdikontekst: Hva vil kjøperen få når det gjelder resultater og effekt? Hvis du kjenner den potensielle kundens målbudsjett, bør du forklare hvordan du har tatt hensyn til det.
Hvis beløpet virker urealistisk, bør du ta opp dette i forslaget. Jeg anbefaler at du oppgir to sett med prosjektkostnader. Det ene viser hva du kan gjøre innenfor målbudsjettet deres, og det andre viser de realistiske kostnadene for alt de har bedt om.
Med sistnevnte må du sørge for at du forklarer verdiforslaget, slik at det blir tydelig hvorfor det vil være fordelaktig på lang sikt å bruke ekstra midler på dette arbeidet nå.
Foreslåtte teammedlemmer
Hvis du jobber for et mindre byrå eller føler deg trygg på hvordan du skal bemanne det foreslåtte prosjektet, kan du legge til denne delen i tilbudet. Den vil hjelpe deg med å vise at du har kvalifiserte personer til å utføre arbeidet, og hjelpe den potensielle kunden med å bli entusiastisk over å samarbeide med et spesifikt prosjektteam.
Du bør beskrive hva hvert medlem vil bidra med til prosjektets suksess, og hvilke spesielle ferdigheter eller hvilken kunnskap hver person vil tilføre.
Kundehistorier eller priser
Her kan du skryte litt! Vis at du har ferdighetene og erfaringen som trengs for å levere vellykkede prosjekter av denne typen. Når det er mulig, bør du vise at du har gjort det før i sammenlignbar skala.
Selv om tilbudet først og fremst bør fokusere på hva du vil gjøre for å komme den spesifikke kunden til gode, kan det å vise frem anbefalinger, kundehistorier eller priser som dokumenterer erfaringen din, hjelpe deg med å vinne oppdraget.
Hvis du har tidligere fornøyde kunder som gjerne stiller som referanser for teamet ditt, bør du vurdere å dele dette i tilbudet (med tillatelse), slik at den potensielle kunden kan lære mer om hvordan det er å samarbeide med deg.
Forutsetninger og behov
Beskriv forutsetningene du har lagt til grunn for estimatet, og vær tydelig på hva du trenger fra kjøperen gjennom hele prosjektet for å oppfylle de avtalte målsettingene. Dette kan for eksempel være:
- Dette tilbudet forutsetter at kunden leverer teksten til landingssiden og de nye sidene på nettstedet innen dato X.
- Prisene i dette tilbudet inkluderer tre runder med tilbakemeldinger på designet og revisjoner.
- Alle interessenter skal delta i møter for gjennomgang av designet og gi tilbakemeldinger innen fem arbeidsdager.
- Prosjektteamet skal ha redigeringstilgang til nettstedets administrasjonsdel og relevante utvidelser.
- Prosjektplanen er avhengig av at SOW-en er signert innen dato X.
Tilleggsinformasjon
Ta med eventuell ytterligere informasjon eller ekstra ressurser du ønsker eller trenger å dele. Dette kan omfatte en oversikt over virksomheten eller teamet, teknisk informasjon, detaljerte beskrivelser av løsningens funksjonalitet, foreslåtte godkjenningsprosesser, prosjektstyringsprogramvaren og kommunikasjonsverktøyene du skal bruke, eventuelle skjemaer, tjenesteavtaler eller forslag til kontraktstekst.
Når det gjelder rekkefølgen, vil rekkefølgen du presenterer denne informasjonen i (og om du tar den med i det hele tatt), avhenge helt av målgruppen din og hva som er viktig for dem.
Les det en gang til: Dette handler om hva målgruppen din bryr seg om, ikke hvordan du ønsker å strukturere det. Tenk på det som å fortelle en historie som vekker følelser og overbevisning, selv om den ikke blir lest fra begynnelse til slutt.
Hvordan ser et prosjektforslag ut?
Det finnes mange ulike formater for prosjektforslag, men i stedet for å forsøke å dekke dem alle skal vi se på to ytterpunkter – korte presentasjoner og lange dokumenter.
Den korte presentasjonen
Når du får mulighet til å presentere for en ledende målgruppe, men bare har kort tid til å overbevise dem om at tilnærmingen din er den riktige, er en kortfattet og slagkraftig presentasjon som skaper dialog, det beste valget. Tenk på den som en heispresentasjon.
Selv om du sannsynligvis har mer enn 2–3 minutter, bør du sørge for at du ikke begraver hovedpoenget, og at du får frem de viktigste og mest overbevisende poengene uten unødvendig fyll!
Dette er vanligvis en presentasjon på 5–15 lysbilder som fokuserer på akkurat det målgruppen din bryr seg om. Det betyr at du virkelig må ta deg tid til å sette deg inn i kjøperens perspektiv:
- Føler de at de trenger et team som har en dyp forståelse av forretningsutfordringene og de interne maktforholdene deres for å lykkes?
- Ser de etter en skreddersydd og bunnsolid tilnærming som er tilpasset behovene deres, i stedet for en standardisert metodikk?
- Ser de etter bevis på at du kan levere konkrete resultater samtidig som du unngår risikoene som holder dem våkne om natten?
Dette formatet holder seg bevisst unna detaljene og prioriterer vanligvis forretningspåvirkning fremfor bagateller om metodikken og det daglige prosjektarbeidet. Det forsøker også å besvare de viktigste spørsmålene, samtidig som det etterlater noe mystikk for å legge til rette for en dypere samtale.
Når du øver på presentasjonen, bør den ta mindre enn halvparten av tiden du har satt av til møtet, slik at det blir rom for diskusjon i sanntid under presentasjonen. Selv om denne typen prosjektforslag kan deles utenfor møtet og stå på egne ben, er hensikten at det skal fungere som samtalepunkter for ledere når de skal få med seg teamene sine.
Fordeler:
- Raskere å utarbeide
- Velegnet for et lederpublikum
- Effektivt for å sette i gang en samtale
Ulemper:
- Krever mye kondensering
- Lite plass til detaljer
Det lange dokumentet
Når du blir bedt om å gi et detaljert bilde av tilnærmingen din til et panel av beslutningstakere fra ulike fagområder, som bryr seg om svært forskjellige ting, er det sannsynligvis på sin plass med et lengre dokument.
Dette kan ha nesten hvilken som helst lengde (jeg har laget dokumenter på 30 og 220 sider, samt alt imellom), men det viktigste er at dokumentet er godt organisert i kapitler som vil ha betydning for leserne dine. Dette er muligheten din til å overbevise virksomhetsarkitekten deres om at den velprøvde tilnærmingen din til integrasjon av eldre systemer vil kunne skaleres i takt med behovene deres i mange år fremover.
Dette er muligheten din til å gjenta verdien av prinsippene dine for menneskesentrert design overfor direktøren deres for kundeopplevelse. Dette er muligheten din til å vise hvordan du planlegger å samarbeide med teamet deres for forretningsintelligens for å bygge en analysemotor som utnytter neste generasjons maskinlæring og AI.
Dette formatet bruker innholdet sitt til å henvende seg direkte til bestemte beslutningstakere, samtidig som det underbygger de viktigste seiersbudskapene gjennom hele dokumentet. Det forteller en god historie når det leses i sin helhet, men tar også høyde for at det kan bli lest i en annen rekkefølge, eller at noen av leserne kanskje bare leser delene de bryr seg om.
Det forsøker å besvare et bredt spekter av spørsmål ved å gjøre prosjektet levende for leserne. I noen tilfeller inneholder det nok detaljer til at deler av det kan brukes som grunnlag for SoW.
Fordeler:
- Gir plass til flere detaljer
- Deler kan brukes i SOW
- Velegnet for et panel av evaluerere med ulike verdier og prioriteringer
Ulemper:
- Risikerer å erstatte samtalen
- Krever en omfattende prosess for å skrive forslaget
Mal og eksempel på prosjektforslag
For medlemmer av DPM-fellesskapet tilbyr vi en rekke maler og eksempler på prosjektforslag som du kan ta i bruk, eller som kan inspirere deg til å lage vinnende forslag på egen hånd.
Det å ha en mal, samt å se på eksempler på andre forslag, kan hjelpe deg med å se hva som fungerer, og hva som ikke gjør det. Når du ser på eksempler på andre forslag, bør du sette deg i en potensiell kundes sted. Hva vil de tenke? Hvilke ting vil appellere til dem?
Å se på andre forslag, også utenfor din egen bransje, kan gi masse inspirasjon. Se på det du liker, og se om du legger merke til trender som du kan dra nytte av når du skriver dine egne forslag.
Slik lager du et prosjektforslag
Det trenger ikke å være overveldende å lage prosjektforslag. Ved å bruke en mal som den vi nettopp gikk gjennom, kan du proaktivt begynne med å lage din egen mal (eller maler hvis du tilbyr flere tjenester), slik at de er klare for tilpasning.
Når du er klar til å lage et forslag for en ny kunde, kan du følge denne enkle trinnvise prosessen for å gjøre det enklere for deg og teamet ditt å samarbeide og imponere kunden!
- Finn ut hvilke tjenester du skal foreslå
- Velg riktig prosjektmal fra malbiblioteket ditt
- Skisser tilbudet, prosjektteamet og all viktig informasjon for dette spesifikke prosjektet
- Legg til alle relevante detaljer i forslaget, og sørg for at det er 100 % tilpasset. Du må kanskje fjerne informasjon som ikke er relevant for denne muligheten.
- Be medlemmer av prosjektteamet eller kolleger om å gjennomgå forslaget. Er noe urimelig eller uklart? Føles tidsplanen og prisen riktig for arbeidsomfanget?
- Ta hånd om tilbakemeldingene du fikk i forrige trinn.
- Send forslaget videre for endelig gjennomgang og godkjenning.
- Send forslaget til den potensielle kunden (eller presenter det i en presentasjon)
- Kryss fingrene og vent på den gode nyheten om at forslaget ditt er blitt godkjent!
Det er enklere enn noen gang å lage forslagmaler. Det finnes mange typer programvare for forslag som lager flotte og interaktive salgs- og prosjektforslag. Dette inkluderer Qwilr, PandaDoc, Proposify, og selv Canva og Google Slides kan brukes til dette formålet.
Uansett hvilket verktøy du velger for å lage og distribuere forslagene dine, er det viktig å holde malbiblioteket oppdatert, slik at forslag kan lages raskt, nøyaktig og effektivt.
Utdaterte maler kan føre til ekstra arbeid eller at du sender kundene gamle tjenester, eller enda verre, gamle priser, noe som betyr at du går glipp av inntekter.
Finn flere detaljer om prosessen med å lage et prosjektforslag her.
Neste steg
Nå som du har eksempler, maler og en tydelig prosess for å lage gode prosjektforslag, er det én ferdighet til du kanskje bør friske opp for å ta forslagene dine til neste nivå.
Det er evnen til å estimere prosjektarbeid. Hvis en kunde godtar et forslag for arbeid som ikke er estimert riktig, kan det koste teamet eller byrået ditt dyrt.
Derfor er det avgjørende å kunne estimere nøyaktig og angi et rimelig og realistisk antall timer og budsjett for prosjektet! Hvis du trenger tips og strategier for mer nøyaktige estimater i alle faser av prosjektets livssyklus, kan du lese veiledningen vår om hvordan du lager estimater.
Liker du det vi tilbyr? Få de nyeste artiklene, veiledningene og historiene fra Digital Project Manager rett i innboksen din! Abonner på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager!
