Prosjektadministrator kontra prosjektleder: Viktige forskjeller
Hvis du er ny innen prosjektledelse eller vurderer et karriereskifte, lurer du kanskje på hvorfor det virker som om prosjektledere gjør så mye administrativt arbeid.
I mange organisasjoner er det prosjektlederen som må ta notater, opprette møteinvitasjoner og til og med bestille mat eller rydde møterom etter et møte eller en strategisamling.
Det ville være helt rimelig om du lurte på hvor en administrativ rolle slutter og en prosjektlederrolle begynner – og om de i det hele tatt henger sammen. Det er tydelig at noen må gjøre disse tingene, men hvorfor er det ofte prosjektlederen, og hva kan vi gjøre med det når det egentlig ikke burde være slik?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er en prosjektadministrator?
En prosjektadministrator er en person som har ansvar for de administrative sidene ved et prosjekt. Denne personen kan ha ansvar for følgende:
- Oppdatere prosjektplanen
- Holde prosjektstyringsverktøyet oppdatert
- Planlegge møter
- Prosjektdokumentasjon (inkludert møtenotater, agendaer, oppfølging og annen kommunikasjon)
- Arkivere prosjektleveranser
- Sende eller betale fakturaer og administrere budsjettet
- Støtte prosjektlederen
En prosjektadministrator er ikke nødvendigvis det samme som en juniorprosjektleder eller prosjektkoordinator. Selv om disse stillingstitlene, i likhet med mange andre, ofte brukes om hverandre, kan prosjektadministrator være en karrierevei i seg selv.
Og bare fordi noen har en administrativ rolle i en prosjektorganisert virksomhet, betyr det ikke nødvendigvis at de ønsker å bli prosjektleder.
Hva er en prosjektleder?
Prosjektledere starter opp, gjennomfører og fullfører prosjekter på tvers av ulike bransjer.
Ettersom vi fokuserer på digital prosjektledelse her, kan en prosjektleder lede et team av designere, utviklere, tekstforfattere og brukeropplevelsesspesialister for å lage et nettsted, en landingsside, en serie blogginnlegg, programvare eller reklame.
Siden det finnes mange ulike typer digitale prosjekter, kan en prosjektleder i vår bransje ha mange forskjellige stillingsbeskrivelser og til og med titler. Du kan se at de kalles digitale produsenter, teamledere eller, på høyere nivåer, leveransedirektører.
Disse begrepene betyr generelt det samme. Denne personen har ansvar for den overordnede leveransen av prosjektet. En prosjektleder har ansvar for:
- Fastsette det overordnede prosjektomfanget
- Fastsette eller administrere budsjettet
- Følge opp prosjektteamet
- Planlegge kommunikasjonsfrekvensen
- Sende statusoppdateringer til prosjektsponsorer, kunder eller andre interessenter
- Overvåke prosjektets fremdrift opp mot prosjektplanen
- Forhindre omfangsutglidning og skrive endringsordrer
- Ha ansvar for risikostyring
- Avslutte prosjektet når det er fullført
- Gjennomføre etteranalyser eller retrospektiver
- Sikre at prosjektmaterialet arkiveres
2 viktige forskjeller mellom prosjektadministratorer & prosjektledere
Føler du at du sitter fast med alt det administrative arbeidet i prosjektene dine, og er du usikker på hvor du befinner deg på skalaen mellom prosjektleder og prosjektadministrator? Disse to viktige forskjellene kan hjelpe deg med å forstå bedre hvor du er, eller hvor du ønsker å komme.
Prosjektledere fokuserer på den overordnede strategien, mens administratorer er mer taktisk orientert
Prosjektledere gjør eller styrer alt som må gjøres for å sikre et vellykket prosjekt.
De kan ha ansvar for å velge ut eller ta imot prosjektteamet, utarbeide omfanget sammen med kunden og forretningsutviklingen, administrere budsjettet gjennom hele prosjektets livssyklus og håndtere all prosjektkommunikasjon og -dokumentasjon.
De leder oppstartsmøtet for prosjektet og statusoppdateringene, og sørger for at prosjektet avsluttes på riktig måte og at alle leveranser arkiveres korrekt ved slutten av prosjektet.
Dette er et stort ansvar, og det å drive den overordnede strategien, løse problemer og håndtere administrative oppgaver kan føre til overbelastning eller utbrenthet. Derfor kan de fleste komplekse prosjekter, som å bygge et stort nettsted eller et nytt digitalt produkt, ha mer enn én prosjektleder eller prosjektadministrator til å håndtere alt arbeidet.
I et stort internt digitalt team eller et byrå kan du se alt fra 2–10 prosjektledere, noen prosjektadministratorer eller koordinatorer, samt en leder for prosjektstyring eller direktør som alle disse fagpersonene rapporterer til.
Prosjektadministratorer gir administrativ støtte til et prosjekt. De har utmerkede organisatoriske ferdigheter og bør kunne ta ansvar for oppgaver som å planlegge møter, reservere konferanserom, sette opp programvare for prosjektstyring og tildele oppgaver til teammedlemmer.
De kan også følge opp forfalte oppgaver, opprette statusrapporter og hjelpe teammedlemmer med å koordinere seg med hverandre eller med kunder.
Men her er utfordringen: Alle som har en prosjektlederstilling, kan bli satt til å utføre bestemte administrative prosjektoppgaver ganske enkelt fordi de blir sett på som det minst viktige teammedlemmet.
I noen digitale team mener man at det er en del av prosjektlederens rolle å fungere som teamets administrator. Selv om dette ikke er tilfelle og det ikke står i stillingsbeskrivelsen din, kan du ende opp med å ta på deg dette arbeidet fordi det føles som om ingen andre vil gjøre det.
Erfaring og kvalifikasjoner
Erfaring og kvalifikasjoner er områder der prosjektledere kan skille seg fra prosjektadministratorer. På dagens arbeidsmarked er det mulig å finne en stilling som ikke krever en bachelorgrad, men det er mer sannsynlig at du trenger en slik grad hvis du ser etter en prosjektlederstilling.
En svært erfaren prosjektleder eller lederen for et prosjektstyringskontor (PMO) kan også kreve en mastergrad. Men det betyr ikke at du ikke kan finne en stilling og få verdifull erfaring innen fagområdet uten en fireårig grad.
Prosjektledere kan se etter sertifiseringer for å vise at de har riktig erfaring for rollen sin. I den digitale verden kan dette innebære å være sertifisert som Scrum master (som er en annen rolle enn prosjektleder) eller å ta en agil sertifisering fra Project Management Institute (PMI). I andre bransjer er PMP gullstandarden.
For prosjektadministratorer kan sertifiseringer innen prosjektstyring være nyttige når man prøver å komme inn i bransjen, eller når man prøver å supplere overførbare ferdigheter.
Sertifiseringer innen prosjektstyring på nybegynnernivå inkluderer CAPM, Googles sertifikat i prosjektstyring eller til og med Scrum Alliance’s Certified Scrum Master (CSM). Disse programmene har ingen andre forkunnskapskrav enn at man deltar på de påkrevde undervisningstimene før man avlegger eksamen.
2 likheter mellom prosjektadministratorer & prosjektledere
Holde orden
Prosjektlederen og prosjektadministratoren spiller begge en rolle i å holde orden fra dag til dag.
De samarbeider om å planlegge ressursstyring, føre tilsyn med og dokumentere utgifter i prosjektbudsjettet, og arbeider generelt for å holde filer og prosjektplaner oppdatert. De kan dele ansvaret for å oppdatere prosjektplaner og oppgaver i verktøy som Asana, Trello eller Workfront.
Jobbsikkerhet og karriereutvikling
Enten du er prosjektleder eller prosjektadministrator, gir begge karriereveiene innen prosjektstyring jobbsikkerhet og muligheter for karriereutvikling.
Selv om vi i dag ser mange oppsigelser i teknologibransjen, vil dyktige prosjektledere og prosjektadministratorer alltid finne arbeid.
Ifølge PMIs undersøkelse av kompetansegapet (2017–2027) vil arbeidsgivere innen 2027 trenge nærmere 88 millioner personer i prosjektstyringsrelaterte roller over hele verden.
Hva betyr dette for deg som erfaren eller kommende fagperson innen prosjektstyring? Det betyr at dette er et godt tidspunkt å starte eller utvikle en karriere. Dette er ikke bare en etterspurt ferdighet, men den kan også være lukrativ.
Hvis du jobber innen et beslektet område og ser etter et karriereskifte, er det mulig å utnytte ferdighetene du allerede har for å lykkes som prosjektleder eller prosjektadministrator.
Og når det gjelder karriereutvikling, kan det å ta flere sertifiseringer og utvikle ferdigheter innen prosjektledelse og myke ferdigheter som kommunikasjon, tidsstyring eller ledelse hjelpe deg med å fortsette å utvikle deg og påta deg større og mer komplekse prosjekter – noe som også kan føre til høyere lønn og større mobilitet i karrieren.
Administrasjonsfellen: Et notat om usynlig arbeid
Når du tenker på hva det vil si å være en god prosjektleder (eller administrator), ser du kanskje for deg en person som tar ansvar for det som må gjøres. Som jobber lange dager, håndterer flere oppgaver samtidig og sørger for at prosjektet lykkes.
Enkelte ting, som å ta notater, bestille mat, huske bursdager og så videre, er svært viktige for teamet, men påvirker ikke prosjektets suksess direkte. Når disse viktige tingene blir gjort på en god måte, blir de sjelden verdsatt.
Men hvis noe blir glemt eller ikke blir gjort, legger alle merke til det. Et sultent team kan bli grettent, og personen hvis bursdag ikke ble markert, kan bli såret og mer til. Dette arbeidet kalles noen ganger usynlig arbeid – og selv om noen må gjøre det, trenger det ikke alltid å være prosjektlederen.
I mange organisasjoner, særlig der prosjektledere hovedsakelig er kvinner, kan det forventes at PM-en ikke bare tar seg av det administrative arbeidet for prosjektet, men også av alt det usynlige arbeidet for teamet. Det tar tid, innsats og energi å huske å bestille bursdagskake til hovedutvikleren eller at designeren er allergisk mot nøtter.
Slik unngår du å bli sittende fast med usynlig arbeid
Du er ikke alene hvis du leste de siste avsnittene og nikket gjenkjennende. Forskning fra Harvard Business Review fant at kvinner får 44 % flere forespørsler enn menn om å påta seg «oppgaver som ikke gir forfremmelse» på jobben.
Oppgaver som ikke gir forfremmelse, faller inn under kategorien usynlig arbeid og er til fordel for organisasjonen, men bidrar sannsynligvis ikke til noens prestasjonsvurdering eller karriereutvikling.
Rapporten Kvinner på arbeidsplassen fra 2022 fra Leanin.org og McKinsey forklarer: «Sammenlignet med menn på samme nivå gjør kvinnelige ledere mer for å støtte medarbeidernes trivsel og fremme DEI – arbeid som forbedrer lojaliteten og medarbeidertilfredsheten, men som ikke formelt belønnes i de fleste selskaper. Når kvinnelige ledere bruker tid og energi på arbeid som ikke blir anerkjent, blir det vanskeligere for dem å avansere, og det kan delvis forklare hvorfor de er mer utbrente.»
Så hva kan du gjøre som prosjektleder eller prosjektadministrator når det forventes – eller enda verre, når du frivillig blir satt til – å gjøre dette usynlige arbeidet, og du ser at det ikke blir fordelt jevnt i teamet? Her er noen ting du kan prøve.
Taktikk 1: Bare fordel oppgaven
Du kan ta initiativ til å begynne å fordele oppgaver. Ingen forklaring er nødvendig.
For eksempel: «Greg, kan du ta notater i dette møtet?» Hvis Greg ser forvirret eller lamslått ut, kan du si: «Jeg tar dem som regel, og i dag vil jeg gjerne konsentrere meg om å lede møtet og lytte etter det jeg bør prioritere. Jeg tror det hadde vært fint om vi fordelte dette til nye personer i hvert møte. Du får begynne!»
Et annet eksempel: Hvis du blir bedt om å løpe ut for å kjøpe noe godt til en bursdagsfeiring, og den eneste tiden du har mellom samtalene, er 25 minutter til å spise lunsj, kan du vurdere å ta en titt på kalenderne og tildele oppgaven til personen med færrest møter den dagen.
Taktikk 2: Vær åpen
Hvis du vil være helt åpen, og du vet at teamet ditt er mottakelig, kan du justere alle forventningene på én gang ved å kunngjøre i starten av et møte, på slutten av et møte hvis noe annet må planlegges, eller når temaet tas opp: «Jeg vet at jeg alltid har gjort ______, men jeg kan ikke fortsette med det i tillegg til mine egne arbeidsoppgaver. Jeg tror at hvis vi fordeler alt dette arbeidet likt, blir det ikke en byrde for én enkelt person.»
Og hvis noen spør deg: «Hvorfor?», kan du alltid gjøre dem ukomfortable ved å spørre muntert: «Er det et problem å påta seg noe av dette felles administrative arbeidet?»
Taktikk 3: Skaff deg noen allierte
En annen måte å sørge for at PM-en ikke blir behandlet som kontorets administrator på, er å skaffe seg noen allierte som sier fra når de ser det. Det kan være så enkelt som: «Pam tar alltid notater. Jeg tar dem denne gangen, og kanskje Gus kan gjøre det neste gang. Ellers er det egentlig ikke rettferdig.» Eller: «Hvorfor antar alle at Gail skal sette opp dette møtet?»
Vanlige spørsmål om prosjektadministratorer
Hva er forskjellen mellom en prosjektadministrator og en assisterende prosjektleder?
I mange organisasjoner brukes titlene prosjektadministrator og assisterende prosjektleder om hverandre, men de er to tydelig forskjellige roller.
Mens en prosjektadministrator håndterer administrative oppgaver, kan en assisterende prosjektleder ha en mer praktisk rolle i gjennomføringen av prosjektet. Ryan reflekterer:
Når jeg ser tilbake, var jeg ikke begeistret for å begynne som assistent… men det var en verdifull erfaring. Det lærte meg hvordan jeg kunne støtte mennesker og få prosjektet effektivt fra start til slutt.
Så selv om en assisterende prosjektleder kan dele ansvarsområder med prosjektlederen eller lede mindre prosjekter for organisasjonen (og i noen tilfeller kan gjøre begge deler), kan det vise seg å være avgjørende når man utvikler seg videre til en annen rolle innen prosjektledelse.
Hva er forskjellen mellom prosjektkoordinator og prosjektadministrator?
Prosjektkoordinatorer kan være prosjektledere på et mer nybegynnernivå og gi prosjektstøtte til en organisasjon i mindre prosjekter. En prosjektadministrator er en fagperson som fokuserer på de administrative behovene i organisasjonens prosjekter. I noen tilfeller kan de være svært erfarne fagpersoner som har valgt å utvikle karrieren sin innen dette yrket.
Neste steg
Så for å oppsummere betyr ikke prosjektleder administrator, eller standardnotatskriver, eller den som gjør ting ingen andre har lyst til å gjøre. Som prosjektleder trenger du ikke å ta på deg alle de administrative oppgavene i prosjektet – bare de som gir mest mening.
Si fra, sett grenser og hold andre ansvarlige. Gjør det på dine premisser. Når grensene dine er satt, kan du bruke taktikkene som er beskrevet (bare deleger oppgaven, være åpen og rekruttere noen allierte som kan si fra) og få deg selv tilbake på rett spor. Og en påminnelse til: Hvis du ser noen som har satt seg fast i denne rollen, må du også si fra på deres vegne!
Sørg for å abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager for mer om roller og ansvarsområder innen prosjektledelse.
