Hvorfor bruke programvare for ressursstyring? 6 fordeler og grunner
Programvare for ressursstyring er nyttig for å optimalisere fordelingen og utnyttelsen av ressurser i en organisasjon. Ved å spore og administrere aktiva effektivt, enten de er menneskelige, økonomiske, materielle eller tidsrelaterte, sørger denne typen programvare for at prosjekter fullføres effektivt og innenfor budsjettet. Den kan bidra til visualisering av ressursplanlegging, prognoser for fremtidige ressursbehov og identifisering av potensielle flaskehalser, slik at alle prosjektelementer har tilstrekkelige ressurser. Dette fører igjen til økt produktivitet, reduserte kostnader og bedre overordnet prosjektsuksess.
6 grunner til å bruke programvare for ressursstyring
Her er seks måter ressursstyringsprogramvare forbedrer evnen din til å administrere ressurser på.
- Viser gjeldende ressursfordeling
- Fastslår den faktiske ressurskapasiteten
- Sporer ressursutnyttelsen
- Forutsier fremtidig ressurstilgjengelighet
- Reduserer unødvendig nedetid
- Forbedrer beslutninger om ansettelser
1. Viser gjeldende ressursfordeling
Før du kan tildele ressurser til en ny kunde eller et nytt prosjekt, må du vurdere om du har tilgjengelige ressurser. Programvare for ressursstyring viser hvilke ressurser du har, og deres arbeidskapasitet (hvor mye arbeid de har på oppgavelisten for øyeblikket, og om de kan påta seg mer).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det å visualisere disse dataene var en god innledning til samtaler med prosjektledere. For eksempel er denne ressursen planlagt med 16 timer om dagen neste uke. Vi må gjøre noe med det.
Du kan bruke denne informasjonen til å finne ut flere ting:
- Om du trenger å ansette eller lære opp nye medarbeidere for å møte økende etterspørsel
- Hvilken behandlingstid du kan love kundene dine
- Om selskapet ditt har kapasitet til å påta seg prosjektet
Med dette kan prosjektledere gi ledelsen et mer nøyaktig estimat på om de kan møte kravene. Du vil for eksempel kunne informere ledelsen om at sentrale teammedlemmer for øyeblikket er opptatt med andre oppgaver, og når de blir tilgjengelige, slik at du unngår å love en leveranse du ikke kan innfri.
2. Fastslår den faktiske ressurskapasiteten
Ressurskapasitet er antallet personer du har tilgjengelig, og antallet timer de bidrar med. Programvare for kapasitetsplanlegging gjør denne beregningen for deg.
Hvis et prosjekt for eksempel krever 200 arbeidstimer for å fullføres, og du må levere det innen én måned, må du først finne ut hvor mange timer hver av medarbeiderne dine har til rådighet for arbeidet hver uke, før du vet hvor stort team du må sette sammen.
En heltidsansatt kan jobbe 40 timer i uken, men du bør også ta hensyn til hvor mye tid de må bruke på allmøter og andre arbeidsrelaterte aktiviteter i selskapet.
I eksempelet ovenfor kan et team på seks personer fullføre leveransen innen én måned hvis du finner ut at én medarbeider kan bruke 35 timer på oppgaven hver uke.
Forståelse av kapasitetsplanlegging for team kan også hjelpe prosjektledere med å planlegge for å påta seg flere prosjekter samtidig.
3. Sporer ressursutnyttelsen
Ressursutnyttelse handler om å sørge for at du bruker alle på teamet ditt uten å overarbeide dem. Programvare gjør det mulig for ressursansvarlig å avgjøre om teammedlemmene som er satt til hvert prosjekt, kunne vært brukt mer effektivt på andre av virksomhetens mål.
Analyser ressursutnyttelsesgradene for å se hvor effektiv hver av de ansatte dine er, slik at du vet hvilke teammedlemmer som bidrar med mest verdi.
4. Forutsier fremtidig tilgjengelighet av ressurser
Programvare for ressursstyring forbedrer ressursfordelingen og ressursplanleggingen ved å hjelpe deg med å avgjøre om dine tilgjengelige ressurser samsvarer med den forventede etterspørselen i fremtiden.
Denne prosessen med ressursprognoser hjelper deg med å sørge for at ressursene alltid utnyttes riktig. Hvis du for eksempel oppdager at du kommer til å ha mange ledige ressurser om tre måneder, kan du begynne å planlegge fremtidige prosjekter slik at de ansatte ikke står uten arbeidsoppgaver når de fullfører de nåværende prosjektene sine.
Eller hvis et av teamene dine jobber med et enkelt prosjekt og forventes å bli ledig tidligere enn du hadde antatt, kan du planlegge å flytte flere teammedlemmer over til et prosjekt med høy prioritet i stedet. Hvis du har flere ressurser tilgjengelig enn du har prosjekter å fullføre, kan du fokusere på å skaffe nye kunder slik at du kan ta ressursene dine i bruk.
5. Reduserer unødvendig nedetid
Nedetid kan være en betydelig faktor i hvorfor du ikke får den avkastningen på investeringen du ønsker deg. Hver time prosjektteamet ditt ikke arbeider med oppgavene sine, er bortkastede penger.
Selv om det kan ha negative konsekvenser å legge for mye press på de ansatte, som utbrenthet, lav jobbtilfredshet og høy turnover, kan det å finne den optimale balansen spare virksomheten din for mye penger.
6. Forbedrer ansettelsesbeslutninger
Ved å vite hvordan ressursene dine for øyeblikket er fordelt, kan rekrutteringsteamet bruke de nåværende prosjektstyringsmålene dine til å finne de riktige personene til prosjektene dine.
Hvis du har problemer med ressursfordelingen fordi du mangler teammedlemmer med en bestemt ferdighet, kan du avgjøre om det er mer effektivt å lære opp en eksisterende ansatt til å fylle en relevant rolle eller å ansette noen nye for å dekke behovet.
Hvis programvaren din for ressursplanlegging viser at du ikke kommer til å ha den ressurskapasiteten du trenger for å nå de kommende målene dine, kan du bruke denne informasjonen til å styrke onboardingarbeidet og ansette noen til å fylle rollen.
Hva er programvare for ressursstyring?
Programvare for ressursstyring er en type programvare som gjør det mulig for prosjektledere å planlegge, fordele og følge med på hvor og hvor mye prosjektteammedlemmene brukes. Skybasert programvare for ressursstyring bruker lignende prinsipper på databehandling, lagring, nettverk og andre skyressurser.
Prosjektledere kan angi prioriteringer for prosjekter og matche teammedlemmenes ferdigheter med oppgaver og leveranser. Disse funksjonene viser også hvorfor ressursstyring er viktig: Du kan følge med på teammedlemmenes nedetid og utnyttelse, og holde oversikt over hvem som har for mye å gjøre (og hvem som ikke har nok å gjøre).
Les mer om hva programvare for ressursstyring brukes til her. Hvis du er på utkikk etter et verktøy, kan du se listen vår over den beste gratis programvaren for ressursstyring på markedet, eller utforske demonstrasjoner av programvare for ressursstyring for å se hvordan ulike plattformer fungerer i praksis.
