Hva er smidig planlegging? Slik fungerer det, prosess og fordeler

Hva er smidig planlegging?

Smidig planlegging er prosessen med å definere en visjon, et veikart og veier for å oppnå ønsket resultat, samt følge fremdriften gjennom hele utviklingssyklusen.

Den tar ideene fra tradisjonell planlegging innen prosjektledelse og legger til konseptet kontinuerlig forbedring for å skape en planleggingsmetodikk som fokuserer på å hjelpe team med å levere verdi til kundene. 

Med andre ord er smidig planlegging en fleksibel tilnærming til prosjektplanlegging der vi legger vekt på tilpasningsevne og samarbeid for å levere verdi kontinuerlig og trinnvis, samtidig som vi forbedrer og videreutvikler prosjektplaner og resultater. For å implementere denne tilnærmingen effektivt kan verktøy for prosjektplanlegging som er utformet for smidige arbeidsflyter, støtte denne tilnærmingen og effektivisere prosessen. 

Å forstå hvordan smidig prosjektplanlegging er mulig, begynner med å forstå de grunnleggende prinsippene og verdiene i smidig utvikling, nemlig fokuset på iterative tilnærminger og trinnvis utvikling, tette tilbakemeldingssløyfer og selvorganiserende team.

De fem nivåene for smidig planlegging

Smidig prosjektplanlegging eller smidig programvareutvikling innebærer fem ulike planleggingsnivåer, fra det bredeste og mest abstrakte nivået (visjon) og ned til planlegging av individuelle lanseringer og iterasjoner. Hvert nivå legger grunnlaget for det neste.

• Overordnet visjon
• Veikartplanlegging
• Lanseringsplanlegging
• Iterasjonsplanlegging
• Daglig planlegging (daglig statusmøte)

1. Overordnet visjon

Visjonen for produktet eller prosjektet ditt er det beste stedet å begynne den smidige planleggingen. Du definerer hvordan den ønskede fremtiden kan se ut (jeg sier «kan» fordi den kan endre seg), og det er her du begynner å legge grunnlaget for målet. Visjonsplanlegging skjer vanligvis årlig, pluss eller minus 6 måneder. 

Visjonen holder folk samkjørte og fokuserte på et felles mål, samtidig som den gir en måte å kvalitetssikre ulike alternativer eller beslutninger som kan dukke opp underveis. 

Visjonen utarbeides vanligvis av en produktleder, en sentral interessent eller en prosjekteier, og er en tydelig og overbevisende beskrivelse av hva de ønsker å oppnå med prosjektet eller produktet. Elementer i en visjon kan omfatte formål, målsettinger og ønskede resultater. 

Når du utarbeider en visjon, bør du svare på spørsmål som: 

• Hvilket problem løser vi? 
• Hvem løser vi dette problemet for? 
• Hvilke mål ønsker vi å oppnå? 
• Hvordan vet vi om vi har nådd målene? 

Uten en tydelig visjon kan det være lett å bli distrahert og miste oversikten, ikke bare over målene, men også over grunnen til at teamet samarbeider i utgangspunktet. 

2. Veikartplanlegging

Veikartplanlegging begynner med å bryte visjonen ned i viktige temaer eller overordnede initiativer, avhengig av visjonens omfang. Disse temaene kan representere områder for funksjonalitet eller sentrale mål som prosjektet eller produktet må oppfylle.

Når temaene eller initiativene på overordnet nivå er definert, er neste trinn å prioritere dem basert på verdi eller andre hensyn. Deretter kan du begynne å lage et produktveikart eller en tidslinje for å representere mulighetene for implementering av disse overordnede elementene visuelt.

Du tenker kanskje: «Hvordan kan du egentlig plassere disse elementene på en tidslinje uten å beregne hvor lang tid det vil ta å bygge dem?» 

Det er et godt spørsmål, men dette er en ufullkommen vitenskap – det er faktisk mer en kunst. Det jeg vanligvis gjør, er å snakke med ledere for leveranseteamene for å få en omtrentlig idé om hvor lang tid hvert punkt vil ta fra start til slutt, og jeg representerer det på dette nivået. Jeg legger inn litt ekstra tid i veikartet fordi ting endrer seg, og noen ganger trenger vi ganske enkelt mer tid. Denne tilnærmingen samsvarer godt med prinsippene for rullende bølgeplanlegging, der detaljert planlegging skjer trinnvis.

Profftips:

Det finnes et gammelt utsagn innen prosjektledelse om å love mindre enn man kan levere, og levere mer enn man har lovet, som passer godt her.

 

Når ting nærmer seg ferdigstillelse, kan du justere estimatet, men det er alltid mye bedre å levere tidlig enn konsekvent sent.

Gjør veikartet kjent mens du utarbeider det, slik at du kan innhente tilbakemeldinger fra viktige interessenter og medlemmer av leveranseteamet. Dette holder alle informert om hva du mener er viktigst, hjelper deg med å samle inn tilbakemeldinger og oppdatere teamet om hva som kommer.

3. Lanseringsplanlegging

Lanseringsplanlegging er der gummien møter veikartet. Det er her teamet går inn i detaljene for ulike veikartpunkter og begynner å sette estimater. 

En «lansering» er en «levert» del av verdi eller programvare. Du kan betrakte disse som milepæler. Målet med lanseringsplanlegging er å lage en plan som beskriver elementene i hvert veikartpunkt som kan inkluderes i hver lansering. 

Hvis gruppen din bruker Scrum-metodikken, er det her du kan se at epos og enkelte brukerhistorier på høyt nivå begynner å ta form. Etter hvert som lanseringen planlegges, defineres funksjoner og funksjonalitet i tråd med produktvisjonen. 

Et vanlig resultat av lanseringsplanlegging er en prioritert backlog med epos, som vanligvis defineres av en produkteier. Et epos representerer en vesentlig del av funksjonaliteten, og prioriteringen av eposene angir hva som er viktigst og bør leveres først.

Ut fra den prioriterte produktbackloggen vet teamet hva som er viktigst å arbeide med og levere først. Prioriteringer kan endre seg, og ting som virket enkle, kan bli mer komplekse, så vær tilpasningsdyktig og åpen for at planen endres. Husk at jobben din er å levere verdi til kunden, selv om det ikke er slik du opprinnelig hadde sett det for deg. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Iterasjonsplanlegging

I iterasjonsplanlegging tar teamet hensyn til visjonen, veikartet og lanseringsplanleggingen for å planlegge neste iterasjon eller arbeidsinkrement (vanligvis med en varighet på to til fire uker). 

Det er her leveranseteamet kan gå mer i dybden sammen med produkteieren eller den smidige prosjektlederen for å planlegge individuelle iterasjoner (mange varianter av agil prosjektledelse bruker iterasjoner, så det er det vi bruker her).

I iterasjonsplanlegging (også kjent som sprintplanlegging i Scrum) samarbeider det tverrfunksjonelle Scrum-teamet med produkteieren eller Scrum-masteren for å definere de konkrete oppgavene eller leveransene som trengs for å nå de tidligere definerte målene for lanseringen. 

Dette innebærer å fastslå hvilke punkter som skal håndteres, estimere hvor lang tid det vil ta å bygge hvert punkt, og bestemme en prioritert rekkefølge for gjennomføringen. 

Resultatet av planleggingsmøtet for iterasjonen er en iterasjonsbacklog, som beskriver de konkrete punktene som skal ferdigstilles i løpet av iterasjonen. Iterasjonsbackloggen veileder teamet og hjelper dem med å holde fokus og arbeide målrettet.

5. Daglig planlegging (daglig statusmøte)

Når du har gjennomført planlegging av visjon, veikart, lansering og iterasjon, kan du ta det dag for dag. 

En vanlig praksis innen flere agile prosjektledelsesmetodikker er daglig statusmøte. Dette møtet varer vanligvis i omtrent 15 minutter og brukes av teamet til å dele fremdrift og ta opp utfordringer eller hindringer de møter når de ser frem mot dagens arbeid. 

Her dukker det ofte opp små spørsmål, og ved å holde dette møtet daglig sikrer man en rask tilbakemeldingssløyfe, slik at teamet kan fortsette fremover med svarene på disse spørsmålene. 

Det daglige statusmøtet bidrar til å fremme åpenhet i teamet. Alle vet hva alle andre arbeider med, noe som fremmer samarbeid. Hvis noen står fast, er det noen på teamet som raskt kan hjelpe dem. 

Det daglige statusmøtet sikrer også at teamet arbeider med oppgavene med høyest prioritet, og at alle er samkjørte og fokuserte på prosjektmålene. Noen ganger kan hendelser, episoder eller driftsproblemer forstyrre arbeidet mot iterasjons- og lanseringsmålet, og det daglige statusmøtet bidrar til å holde disse sideoppgavene under kontroll. 

Den smidige planleggingsprosessen: trinn for trinn

Greit, det var oppvarmingen – nå er det på tide å ta i bruk musklene for smidig planlegging! Her er en veiledning i hvordan du lykkes med smidig planlegging for ditt neste prosjekt.

Trinn 1. Definer visjonen

Mål: Etabler et tydelig fremtidig mål for prosjektet eller produktet.

Oppgaver:

• Samarbeid med interessenter for å formulere problemet og målene i fellesskap.
• Besvar viktige spørsmål:
  • Hvilket problem løser vi?
  • Hvem er det for?
  • Hva er målene våre?
  • Hvordan skal vi måle suksess?

Hvordan ser «ferdig» ut? En overbevisende og kortfattet visjonserklæring som beskriver prosjektets formål og mål.

2. Opprett et veikart

Mål: Bryt ned visjonen i gjennomførbare initiativer.

Oppgaver:

• Identifiser viktige initiativer som samsvarer med visjonen.
• Prioriter initiativer basert på verdi eller påvirkning.
• Utarbeid et visuelt veikart eller en tidslinje for gjennomføringen.

Hvordan ser «ferdig» ut? En prioritert liste over initiativer og et veikart som viser rekkefølgen på initiativene.

3. Planlegg leveranser

Mål: Definer gjennomførbare elementer for hvert punkt i veikartet.

Oppgaver:

• Beskriv funksjoner og egenskaper for hver leveranse i tråd med visjonen.
• Opprett en prioritert arbeidskø med epos (større funksjonalitetskomponenter).

Hvordan ser «ferdig» ut? En sortert arbeidskø som kan veilede teamet i hva som skal leveres først, i tråd med visjonen.

4. Planlegg iterasjoner

Mål: Planlegg detaljerte oppgaver for kortsiktige iterasjoner.

Oppgaver:

• Samarbeid med tverrfunksjonelle team for å planlegge konkrete oppgaver for neste iterasjon (omtrent hver 2.–4. uke).
• Beregn tidsbruk for hver oppgave og fastsett en prioritert rekkefølge.

Hvordan ser «ferdig» ut? En iterasjonsarbeidskø med detaljerte oppgaver for den kommende iterasjonen, slik at teamet holder fokus og arbeider samstemt.

5. Gjennomfør daglige statusmøter

Mål: Oppretthold samkjøring og håndter utfordringer daglig.

Oppgaver:

• Gjennomfør korte (15 minutter lange) daglige statusmøter.
• Del fremdrift, utfordringer og hindringer mellom teammedlemmene.

Hvordan ser «ferdig» ut? Alle teammedlemmer bør føle at de er «på samme side» når det gjelder prosjektets status og fremdrift, og bør føle seg i stand til å administrere tid og ressurser i fellesskap i tråd med kravene til dagens oppgaver.

Hva er fordelene med smidig planlegging?

Planlegging sikrer at smidige team beveger seg samlet og samstemt mot å utvikle produkter av høy kvalitet som faktisk oppfyller brukernes behov. Det setter oss på sporet av å bygge noe som har verdi, samtidig som de tilpasningsdyktige egenskapene ved smidig arbeid gir fleksibilitet i et miljø i endring.

Smidig planlegging gir smidige team følgende fire fordeler:

Du kan tilpasse deg raskt

Når du tenker smidig, bør du tenke iterativt og trinnvis. Disse verdiene er grunnleggende for smidig arbeid og finnes i hver smidige metodikk eller hvert smidig rammeverk (ja, det finnes mange metodikker som er en del av smidig arbeid, siden det faktisk ikke er en metodikk i seg selv). 

Du får hyppige tilbakemeldinger

Agil planlegging krever tette tilbakemeldingssløyfer med kunder og interessenter. Hyppige tilbakemeldinger gjør det mulig å korrigere kursen raskt og hjelper prosjektet med å holde seg på rett spor i takt med den behovsbaserte planen. 

Det omgår siloer

Agil planlegging er basert på tett samarbeid mellom teammedlemmer i tverrfunksjonelle team. De agile prinsippene, slik de er beskrevet i Det agile manifestet, fremhever verdien av at team arbeider tett sammen og består av personer med ulike spesialområder, som samles for å skape ett fullt ut kompetent team som kan løse problemer. 

Det holder fokuset på kunden

Det egentlige målet med agil planlegging og utvikling er å levere verdi til kundene. Hvis dette oppnås, vil teamet sannsynligvis bli ansett som vellykket. I tillegg vil agile team ofte ta i bruk prinsipper for designtenkning for å tilpasse prosjektplanleggingen til brukernes behov.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Slik prioriterer du oppgaver på en smart måte
• Tips for å bygge Slack-profilen din
• Slik mestrer du ressursstyring i prosjektledelse

Verktøy for effektiv agil planlegging

De beste verktøyene for agil planlegging varierer fra team til team – alt avhenger av detaljene i prosjektet, teamet og omfanget. Dette er imidlertid noen av de mest populære verktøyene for agile team, og hvorfor.

• Jira: Dette svært populære prosjektstyringsverktøyet brukes til problemsporing, programvareutvikling, ressursplanlegging og agil prosjektstyring.
• Trello: Trello er et visuelt samarbeidsverktøy som organiserer oppgaver i tavler, slik at team kan styre prosjekter på en fleksibel og givende måte. Finn ut mer om å bruke Trello til prosjektstyring.
• monday.com: Dette svært fleksible operativsystemet for arbeid gjør det mulig for team å styre prosjekter og arbeidsflyter effektivt, med et svært tilpasningsdyktig og brukervennlig UX.
• Asana: Dette er en nett- og mobilapplikasjon som er en favoritt blant brukerne, og som er utviklet for å hjelpe team med å organisere, spore og styre arbeidet sitt. Finn ut mer om hvordan du bruker Asana her.

Vanlige fallgruver ved agil planlegging

Ingen er perfekte – heller ikke agile team. Her er noen vanlige feil du bør være oppmerksom på.

• Altfor rigide planer: Agilitet skal være fleksibelt, men «fleksibelt» er et subjektivt begrep. Sørg for at du alltid lar tilbakemeldinger og andre endringer påvirke planen, i stedet for å fortsette ufortrødent til tross for dem.
• Manglende involvering av interessenter: Når du arbeider med tverrfunksjonelle team, kan det være fristende å ha en avslappet holdning til at folk velger å ikke delta på standup-møter. Litt fleksibilitet er fornuftig, men for mye kan føre til at folk mister samkjøringen og skape kaos.
• Urealistiske forventninger: Har du hørt det gamle uttrykket «lov mindre, lever mer»? I hovedsak kan det å være for offensiv med oppgavene og/eller tidsfristene føre til en dominoeffekt av prosjektforsinkelser, panikk og skuffelse – så gi deg selv litt slingringsmonn tidlig i prosessen.
• Ubenyttede forbedringsmuligheter: Tilbakemeldinger er en verdifull ressurs! Hvis du ser på veikartet ditt som et bokstavelig veikart, bør du se på tilbakemeldinger som GPS-en. Tilbakemeldinger gir viktig informasjon om de skiftende omstendighetene rundt prosjektet ditt, slik at du til slutt når det best mulige resultatet.

Fremtiden for agil planlegging

Som vi har gått grundig gjennom, er agilitet bygget for konstant endring – og det gjelder også selve den agile arbeidsflyten. Her er noen av trendene jeg ser for meg for agile team i årene som kommer:

• KI og automatisering: Overraskelse, overraskelse, ikke sant? Jeg tror vi alle kan være enige om at integreringen av KI-drevne verktøy for å effektivisere planlegging og beslutningstaking blir vanlig i året som kommer.
• Hybride metoder: Mange team gjør allerede dette, men det er sannsynlig at vi fortsetter å se en blanding av smidig metodikk og andre metoder for å skape tilpassede tilnærminger for spesifikke prosjektbehov.
• Fokus på fjernsamarbeid: Ettersom mange team nå enten jobber fullstendig eksternt eller benytter en hybrid arbeidsmodell, vil vi fortsette å se utviklingen av verktøy og praksiser som legger til rette for smidig planlegging med eksterne og hybride team.
• Fokus på bærekraft: Klimahandling blir stadig viktigere for organisasjoner over hele verden. Vi vil sannsynligvis se flere bærekraftshensyn i smidig planlegging for å håndtere miljømessig og sosial påvirkning på prosjektresultater.

Er du klar til å begynne med smidig planlegging? 

Du bør vurdere å ta en sertifisering i smidig prosjektledelse eller et kurs i smidig prosjektledelse hvis du planlegger å gå inn i en mer smidig prosjektlederrolle.