Hva er planleggingspoker, og hvordan fungerer det: 5 enkle trinn
Har du noen gang gitt estimater og følt at du tok en enorm sjanse på om estimatene dine var nøyaktige eller ikke? Estimering trenger ikke å være et alt-eller-ingenting-spill.
Det finnes smidige teknikker for estimering og planlegging, som planleggingspoker, som kan hjelpe prosjektteam med å estimere innsatsen som kreves for prosjektaktiviteter og -oppgaver på en nøyaktig måte.
I denne artikkelen skal jeg se nærmere på hva planleggingspoker er, og hvordan du kan bruke det til å planlegge prosjektene dine. Klar til å begynne? Som de sier i pokersammenheng: La oss «stokke og dele ut»!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er planleggingspoker?
Planleggingspoker er en spillbasert estimeringsteknikk som team kan bruke til å forutsi hvor stor innsats de trenger å legge ned for hver oppgave i prosjektet.
Estimeringene brukes oftest innen smidig prosjektledelse eller av team som følger smidige prinsipper. De tar hensyn til innspillene fra hele teamet, med mål om å gjøre dem mer nøyaktige enn ved andre metoder.
Akkurat som i pokerspillet i virkeligheten får deltakerne i en planleggingspokersesjon en kortstokk. Kortene er nummerert for å representere ulike verdier som brukes til å måle tiden, innsatsen og kompleksitetsnivået som kreves for å fullføre en oppgave.
Når gjennomføres planleggingspoker?
Det finnes flere ulike situasjoner der det er fornuftig å «dele ut kort til alle» i en runde med planleggingspoker.
Før en ny sprint begynner
Hvis et team følger et smidig rammeverk for prosjektleveranser, for eksempel Scrum, bør planleggingspoker vanligvis gjennomføres rett før en sprintplanleggingsøkt.
Produktkøen kan vedlikeholdes med saker som er estimert ved hjelp av planleggingspoker i programvare for smidig prosjektledelse eller smidige verktøy som Jira, Trello og Smartsheet.
Under estimering av aktiviteter
Hvis et team bruker fossefallsmetoden for prosjektledelse, kan de gjennomføre en planleggingspokersesjon når de estimerer aktivitetene sine.
I stedet for å bruke teknikker som analog estimering, nedenfra-og-opp-estimering eller parametrisk estimering (eller å basere seg på historiske data), kan et prosjektteam bruke planleggingspoker til å estimere alle aktiviteter og oppgaver som inngår i arbeidsnedbrytningsstrukturen (WBS).
Hvem bør delta i planleggingspoker?
Hele teamet bør delta i en planleggingspokersesjon, inkludert:
- Teamet som faktisk skal utføre arbeidet (for eksempel Scrum-teamet)
- Produkteieren eller produktlederen
- Personer i utviklingsteamet, for eksempel testere og UX-designere
Det er vanligvis prosjektlederen (eller Scrum-masteren hvis det er et smidig team) som leder en sesjon, men det trenger ikke alltid å være slik. Alle medlemmer av prosjektteamet kan lede eller fungere som moderator for en planleggingspokersesjon.
Det viktigste er at alle medlemmene som estimerer arbeidet, har god forståelse av prosjektkravene og en generell forståelse av hva som kreves for å fullføre en oppgave eller aktivitet.
Hvordan fungerer planleggingspoker?
Klar for å sette i gang? Nedenfor finner du noen trinn som kan brukes til å lede en planleggingspokersesjon.
1. La teamet gjennomgå oppgaven som skal estimeres
Sørg for at alle har en klar forståelse av hvilket arbeid som må gjøres, og forstår omfanget. Hvis det er usikkerhet eller spørsmål, kan oppgaven trenge ytterligere presisering. Hvis oppgaven virker svært omfattende, bør du vurdere å dele den opp i mindre oppgaver eller brukerhistorier i en presiseringsøkt.
2. Velg individuelt et planleggingspokerkort som representerer et estimat
Be hvert medlem av prosjektteamet velge et kort fra planleggingspokersettet sitt som best representerer deres estimat av oppgavens størrelse målt i arbeidsinnsats, varighet og kompleksitet. Dette bør gjøres individuelt av hvert medlem, uten diskusjon med de andre teammedlemmene (dette forebygger skjevhet og gruppetenkning).
3. Be teammedlemmene vise kortene sine
Akkurat som i ekte poker, der spillerne konkurrerer om pengepotten og viser kortene, bør hvert teammedlem snu spillekortet sitt for å avsløre verdien av estimatet sitt.
4. Diskuter teamets estimater
Det er her teamet kan diskutere hvorfor de valgte tallet de gjorde. Hver som estimerer, bør oppfordres til å være åpen og ærlig når estimatet deles med teamet. Denne diskusjonen kan avdekke misforståelser om arbeidets omfang eller føre til ytterligere spørsmål som krever avklaring under estimeringsprosessen.
5. Bestem et estimat
Hvis det er et betydelig avvik mellom det laveste og høyeste estimatet som ble spilt i en runde, bør teammedlemmene estimere oppgaven på nytt. Målet bør være at teamet kommer frem til en konsensusbasert enighet om estimatet. Estimeringsprosessen må kanskje gjentas til det oppnås konsensus og teammedlemmene blir enige om en verdi for estimatet.
Nettsteder som Scrum Poker tilbyr et gratis verktøy som kan settes opp på noen minutter og deles raskt med teamet ditt. Annen prosjektstyringsprogramvare, som Atlassians Jira, tilbyr også planleggingspokerapplikasjoner som er tilgjengelige for prosjektteam (prisen kan være basert på en organisasjons abonnement eller lisens). Team kan også oppleve færre flaskehalser ved å bytte til prosjektstyringsprogramvare integrert med Jira.
Finn tips og triks for å bruke Jira mer effektivt her.
Hva er fordelene med planleggingspoker?
Noen av fordelene med planleggingspoker er:
- Fremmer samarbeid og kommunikasjon i prosjektteamet: Hvis teamet kan diskutere estimatene sine i et miljø der de føler seg komfortable, vil dette oppmuntre til kommunikasjon og samarbeid i teamet.
- Gir mer nøyaktige estimater av oppgavenes kompleksitet, arbeidsinnsats og varighet: Ettersom du ikke bare estimerer basert på tiden teamet trenger for å fullføre en oppgave, gjør dette det også mulig for teamet å estimere hvor kompleks en oppgave er. På samme måte gir det estimater for ikke bare hvor lang tid en faktisk oppgave vil ta (varigheten på oppgaven som skal fullføres), men også hvor mye arbeidstid som kreves for å fullføre selve oppgaven. Hvis det for eksempel var en oppgave å støpe betong til et nytt fortau, kan arbeidsinnsatsen være tiden det tar å faktisk støpe betongen, mens varigheten også inkluderer tiden betongen trenger for å herde.
- Bidrar til å identifisere områder med usikkerhet og risiko: Ved å be teamet om å gi estimater og deretter diskutere begrunnelsen for tallet sitt, kan man avdekke usikkerhet eller misforståelser knyttet til arbeidets omfang eller kravene. Det kan også bidra til å avdekke risikoer som kan være til stede, og som kan forklare oppgavens kompleksitet (og som kan kreve en formell risikohåndtering).
- Gjør det mulig å prioritere oppgaver: Planleggingspoker kan hjelpe teamet med å prioritere oppgaver basert på kompleksiteten deres. Dette kan hjelpe teamet med å levere bedre verdi til kunden.
Ulemper ved planleggingspoker
Det er ikke alltid en gullskatt ved enden av regnbuen for enhver estimeringsteknikk. Derfor finnes det noen ulemper ved å bruke planleggingspoker. Disse inkluderer:
- Det kan være tidkrevende: Jeg skal ikke lyve – det tar tid å gjennomføre en planleggingspokerøkt, og det kan være tidkrevende hvis det er mange oppgaver som skal estimeres. Når det ikke er særlig enighet blant teammedlemmene, kan dette føre til svært detaljerte og inngående diskusjoner. Dette kan bli enda mer krevende hvis oppgaver og brukerhistorier ikke er godt definert på forhånd av en planleggingspokerøkt.
- Det kan være utfordrende å oppnå enighet blant teammedlemmene: Dette kan være vanskelig fordi alle bidrar med sitt eget unike perspektiv på estimatene, basert på kunnskapen sin, hvor komfortable de er med å fullføre oppgaven, og sin yrkeserfaring. På den ene ytterkanten ønsker man ikke gruppetenkning, mens man på den andre siden heller ikke nødvendigvis ønsker et stort sprik mellom estimatene til teamet.
Når det er sagt, kan integrering av verktøy for prosjektplanlegging i arbeidsflyten til en viss grad redusere disse utfordringene ved å tilby verktøy for effektivisert estimering, bedre samarbeid og bedre definerte brukerhistorier, noe som til syvende og sist gjør prosessen mer effektiv og produktiv.
Hvorfor bruker planleggingspoker Fibonacci-sekvensen?
Så vi nevnte dette begrepet «Fibonacci-sekvensen» tidligere, og du lurer kanskje på «Hva er det?» og «Hvorfor brukes den i planleggingspoker?»
Fibonacci-sekvensen brukes i planleggingspoker fordi den gjenspeiler en abstrakt størrelsesskala/-sekvens. Sekvensen er 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89 osv. Den populære Fibonacci-sekvensen som oftere brukes i planleggingspoker, og som anbefales av Mike Cohn i Mountain Goat Software (som gjorde den populær innen smidig programvareutvikling), er 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 og 100.
Verdiene i sekvensen øker eksponentielt med 60 %. Det betyr at forskjellen mellom tallene blir større etter hvert som verdiene øker. Dette gir mer nøyaktige estimater av komplekse oppgaver og bidrar til å fremheve områder med usikkerhet i teamet.
Les mer om planleggingspoker og andre viktige smidige konsepter ved å ta en sertifisering innen smidig metodikk.
Hva skjer videre?
Vil du lære mer om planleggingspoker og andre estimeringsteknikker? Bli DPM-medlem og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.
