Hva er en prosjektleder & hva gjør de hele dagen?
Hvorfor kan ikke en prosjektleder pakke lett når de skal ut på tur? Det er fordi vi er de ultimate optimistene og tror at vi kan overvinne enhver hindring som kommer i vår vei, så vi pakker deretter. Vi har forutsett prosjektrisikoen – eh, reiserisikoen – og forberedt oss på den etter beste evne.
Jeg er prosjektleder med flere tiår med praktisk erfaring, og har dekket prosjektledelsens enorme bredde gjennom å lede prosjekter på tvers av ulike bransjer.
Når jeg reiser, har kofferten min vanligvis alt som trengs for å gjøre reisen så problemfri som mulig, for eksempel lommelykter, ziplock-poser, øyeblikkelige kuldepakninger, antihistaminer, termometre, urbatterier, universelle adaptere, fidget-spinnere og mye mer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg har venner som reiser med enorme kofferter, og når vi begynner å pakke ut på reisemålet, spør de meg om jeg har en ekstra tannbørste. Selvfølgelig har jeg det.
Og jeg får plass til alt dette i en liten koffert! Hvorfor? Fordi jeg er prosjektleder og er forberedt på alt.
Hva er en prosjektleder?
En prosjektleder er en fagperson som har ansvar for å lede et prosjektteam, som består av personer som er dedikert til å nå prosjektets mål og levere i henhold til prosjektets omfang.
Prosjektlederen har flere roller, for eksempel å føre tilsyn med alle prosjektledelsesprosessene, hjelpe og følge opp teammedlemmer med prosjektresultater og til syvende og sist sørge for at prosjektet fullføres på en vellykket måte. Prosjektlederen er det avgjørende elementet for at prosjektet skal lykkes.
Med andre ord er en prosjektleder din beste reisepartner. Det er de som tenker ti skritt foran deg – hva er reisemålet vårt, hva trenger vi når vi kommer dit, hvor kan vi utforske, og hvilke usannsynlige omveier kommer vi til å ta underveis?
Hva er prosjektledelse?
Prosjektledelse er en måte å koble sammen ulike elementer i et prosjekt og veve dem sammen for å skape et harmonisk resultat. Vi bruker en rekke prosesser som er utformet for å lede prosjektet på en vellykket måte, forsiktig og bevisst, gjennom prosjektets livssyklus.
Når vi for eksempel leder et prosjekt for et nytt timeplansystem på et sykehus, kjøper vi ikke bare systemet og begynner å planlegge pasienttimer!
Vi stiller relevante spørsmål for å kartlegge krav om ting som hvem som skal bruke systemet, hvor mange pasienter som må planlegges, og hvor ofte.
Deretter tilpasser vi systembehovene strategisk til en prosjektplan med en tidslinje, og følger med på fremdriften etter hvert som prosjektet beveger seg langs denne tidslinjen. På slutten av hvert prosjekt tar vi med oss alt vi har lært og bruker det i neste prosjekt.
Det finnes mange måter å lede et prosjekt på, blant annet smidige og fossefallsbaserte prosjektledelsesmetoder.
Smidig prosjektledelse er populært, særlig Scrum-tilnærmingen, og innebærer å levere krav trinnvis med kontinuerlige, små forbedringer. Dette gir større frihet og fleksibilitet for løsningen som skal leveres, noe som ofte betyr mer engasjerte prosjektteammedlemmer.
Fossefallsmetoden kan på sin side gi større oversikt og struktur når det gjelder å se på helheten. Mange prosjektledere bruker en kombinasjon av begge tilnærmingene.
Les mer om hva et prosjekt egentlig er her.
Hva gjør egentlig en prosjektleder?
Stillingsbeskrivelser for prosjektledere kan være omfattende. Her er detaljene om hva du faktisk kommer til å gjøre i prosjekter.
Når en prosjektleder starter et nytt prosjekt, er det første vi gjør å finne ut hva vi «egentlig» blir bedt om å gjøre – og det samsvarer ikke nødvendigvis med det som faktisk må gjøres.
Dette kalles prosjektets initieringsfase. Tenk på det som en omgang med «gjett hvem?» eller kanskje «gjett hva?». Når vi har fastslått hva som må gjøres, er det på tide å begynne å planlegge prosjektet – sette alle brikkene sammen i riktig rekkefølge for å sikre at prosjektet blir vellykket!
Hvis du for eksempel blir bedt om å lede et byggeprosjekt sammen med noen for en helt ny medisinsk klinikk, må du bruke tid på å samle inn alle kravene som trengs for klinikken.
Dette kan omfatte: «hvor skal klinikken ligge», «hvor mange pasienter forventer vi», «hva er lisensieringsprosessen», «hvem skal godkjenne kravene», og det viktigste spørsmålet: «hvem skal være prosjektleder for byggeprosjektet, slik at vi kan begynne å planlegge sammen?»
Så starter prosjektet. Det er da prosjektlederen sørger for at alle trinnene skjer på det tidspunktet de skal, og hvis ikke, hvordan de skal justeres og flyttes etter behov. Mens prosjektet gjennomføres, ser prosjektlederen etter alt som kan gå galt. Dette kalles risikostyring.
Hvis for eksempel vårt nye system for pasienttimebestilling begynner å bli tregt, vil prosjektlederen umiddelbart feilsøke, samle teamet og undersøke problemet. Prosjektlederen er alltid proaktiv og ser fremover.
Når prosjektet er ferdig, rydder vi opp i løse tråder, dokumenterer prosessen vår, inkludert alle suksesser og feil, og går deretter videre til neste prosjekt. De fleste prosjektledere har enten et par store prosjekter pågående samtidig eller flere mindre prosjekter.
Det er jobben vår å alltid holde alle ballene i luften og ikke miste noen underveis. Dette er en ferdighet vi utvikler over tid mens vi lærer tidsstyring og å administrere vår egen tid, samt prosjektteamets tid og oppgaver.
Les mer om ansvarsområdene til en prosjektleder i alle typer prosjekter.
Ferdigheter og kvalifikasjoner innen prosjektledelse
Her er noen viktige ferdigheter og kvalifikasjoner innen prosjektledelse du trenger.
1. Du liker å være organisert
Prosjektledere behandler store mengder informasjon og organiserer den hele tiden i ryddige kategorier. Vi streber etter å sikre at hvert prosjekt gjennomføres på en organisert måte. Når vi får tildelt prosjekter som er uorganiserte og rotete, vurderer vi først situasjonen.
Når jeg blir bedt om å hoppe inn midt i et rotete prosjekt for en nettportal, er det første jeg gjør å skaffe meg oversikt og finne ut hva som er gjort, og hva som må gjøres.
Noen ganger ber jeg teamet ta en kort pause for å samkjøre dem om hvilke oppgaver som må utføres. Når alle er enige om de neste trinnene, går vi videre og får det gjort!
2. Du liker å være forberedt
Kjenner du speidermottoet «Vær beredt»? Dette appellerer til en prosjektleder. Vi liker å planlegge minst fem til ti trinn fremover for å sikre at vi er klare for alt som måtte komme vår vei.
Når jeg samler inn de innledende kravene til et prosjekt for å fornye en nettsides merkevare, samler jeg også inn kontaktinformasjon og kommunikasjonspreferanser for interessenter for alle potensielle prosjektteammedlemmer.
På denne måten har jeg et forsprang på prosjektets interessentregister og kommunikasjonsplan når prosjektet starter. I tillegg vet jeg hvordan jeg skal få tak i dem ved behov!
3. Du har en variert bakgrunn
Det finnes ingen faste kvalifikasjoner for å bli prosjektleder – når alt kommer til alt er du bedre rustet til å lykkes i rollen jo mer variert bakgrunn og erfaring du har!
Det anbefales vanligvis å ta en bachelorgrad, men ikke vær redd for å være kreativ og tenke utenfor boksen når det gjelder fagområdet. Vurder økonomi, markedsføring, drift, programvareutvikling, informasjonsteknologi, informatikk eller andre digitale fagområder.
For eksempel kan mange års erfaring med å lede grafiske designprosjekter vise at du har ferdighetene som trengs for å lede et implementeringsprosjekt for kunderelasjonshåndtering (CRM).
Selv om de nødvendige tekniske ferdighetene innen prosjektledelse kan variere, trenger du fortsatt de samme ferdighetene innen ressursstyring, kommunikasjonsevner og ferdigheter innen dokumentasjon.
Overførbare ferdigheter som organisering, problemløsning, budsjetteringsferdigheter (særlig for prosjektledere for kapitalprosjekter) og kommunikasjonsevner kan tilpasses prosjektledelse.
4. Du liker å stille mange spørsmål
Når du starter et nytt prosjekt eller fortsetter med et eksisterende, er det viktig å stille spørsmål som: «hvordan skal dette prosjektet se ut når det er ferdig», «hvilke interessenter vil være involvert», «hvilke avhengigheter finnes mellom prosjektet og ressursene», «hva er prosjektbudsjettet», «innen hvilken tidsramme må dette være ferdig», «hvilke måltall skal brukes til å måle fremdrift og suksess», og viktigst av alt: «hva trenger vi egentlig å gjøre med en gang?»
Og selvfølgelig er det å lære å stille disse spørsmålene ved hjelp av effektive kommunikasjonsevner en nødvendig myk ferdighet!
5. Du blir sertifisert over tid
Hvis noen er interessert i å bli sertifisert gjennom medlemsorganisasjonen for prosjektledelse Project Management Institute (PMI), finnes det spesifikke prosjektlederkurs og erfaringskrav som må fullføres før man kan oppnå en av PMIs sertifiseringer.
En CAPM-sertifisering, eller Certified Associate in Project Management, er den beste sertifiseringen for dem som starter innen prosjektledelse. Denne sertifiseringen tester kunnskapen din om grunnleggende prinsipper for prosjektledelse.
PMP-sertifiseringen, eller Project Management Professional, er en sertifisering som tester mer avanserte ferdigheter tilegnet gjennom å lede prosjekter over en lengre periode.
Det finnes også mange andre sertifiseringskurs i prosjektledelse fra andre organisasjoner. Finn det som passer best for dine mål innen karriere innen prosjektledelse!
Fordeler og ulemper ved å være prosjektleder
Å være prosjektleder kan være en givende jobb. På den positive siden får du kontrollere en mengde detaljer, og alle stoler på deg – noe som både kan være spennende og intenst. Selv om presset kan være stort, får du muligheten til å utgjøre en reell forskjell til slutt.
Fordeler:
- Du har mange jobbmuligheter som prosjektleder fordi du ikke trenger å være avhengig av ett bestemt marked
- Du kan få en lønn over gjennomsnittet
- Du kan fordype deg i detaljer
- Du kan følge et prosjekt fra start til slutt
Ulemper
- Mange mennesker er avhengige av deg
- Det er et stort press når prosjekter ikke går som planlagt (det er du som står ansvarlig)
- Du kan bli frustrert når prosjektteamet ditt ikke leverer resultatene sine i tide
- Du kan komme til å lede mange prosjekter samtidig, med konkurrerende tidsfrister
Gjennomsnittslønn for prosjektledere
Ifølge dataene våre ligger gjennomsnittslønnen for prosjektledere i USA i 2023 på rundt $100,459 per år. Hvis du er helt ny innen prosjektledelse, vil lønnen din sannsynligvis starte lavere, selv om lønninger for prosjektledere i større virksomheter vanligvis er betydelig høyere.
Mange selskaper har stillinger innen prosjektledelse på begynnernivå, kalt prosjektkoordinatorer, med en gjennomsnittslønn på rundt $55,355 USD i året.
Disse dataene er hentet fra vår nylige lønnsundersøkelse for prosjektledere, og du kan lese mer om gjennomsnittlige lønninger for prosjektledere på tvers av en rekke bransjer i Canada, USA og Storbritannia.
Når du jobber deg opp til å lede større og mer komplekse prosjekter, vil lønnen din øke tilsvarende, avhengig av hvilken bransje du jobber i.
Project Management Institute fant også, i sin Inntjeningskraft: lønnsundersøkelse for prosjektledelse, at medianlønnen for prosjektledere med PMP var 16-32% høyere enn for dem uten sertifisering.
Tidligere har jeg akseptert lavere lønn for å få erfaring fra en ny bransje eller for å få foten innenfor hos et spennende selskap med interessante prosjekter. Vær åpen for alle muligheter innen prosjektledelse som finnes der ute!
Slik blir du prosjektleder
For å komme i gang med karriereveien mot å bli prosjektleder er det viktig å skaffe seg erfaring med å lede prosjekter. Den beste måten å gjøre dette på er å be sjefen din om å la deg lede et lite prosjekt.
Hvis det ikke fungerer, kan du tilby deg å være frivillig i ideelle organisasjoner eller på skoler som kan hjelpe deg med å få prosjekter i mål – og kanskje får du til og med en kul vannflaske med på kjøpet.
Lokale avdelinger av Project Management Institute er frivilligdrevne fellesskap som alltid ser etter flere frivillige. Du kan også tilby deg å lede neste familiesammenkomst!
Finn ut hvordan du kan bli prosjektleder hvis du ikke har noen erfaring i det hele tatt her.
Vurderer du fortsatt å bli prosjektleder?
Gode prosjektledere er alltid på utkikk etter den mest effektive måten å gjøre ting på. Akkurat som når du reiser, vet du aldri når prosjektet eller turen kan ta en uventet vending, selv om du har en bunnsolid reiseplan.
Jeg sier til prosjektlederne jeg veileder at det er en god start å stille mange spørsmål, men det viktigste er å stille de riktige spørsmålene til riktig tid og med riktig kontekst.
Da jeg begynte å lede prosjekter, sa mentoren min en gang til meg: «Når du er i tvil, still et spørsmål til!» Les mer om å stille de riktige spørsmålene ved prosjektoppstart her, og jeg anbefaler at du begynner med noen av disse malene for prosjektledelse mens du lærer om prosjektdokumentasjon.
