De mest overkonfigurerte verktøyene team stadig kjemper med
Fleksibilitetsproblemet: Selv om fleksibilitet i verktøy for prosjektstyring er attraktivt, kan det føre til overkomplisering og ineffektivitet.
Tilpasningsfellen: Verktøy som Monday.com og Notion kan, til tross for populariteten, overvelde brukerne med for mange tilpasningsmuligheter.
Verktøyene som krever mye oppbygging: Komplekse plattformer som Workfront og ClickUp krever en betydelig innledende investering før de kan tas i bruk.
Rigide arbeidsflyter: Overdreven kontroll i verktøy som Jira eller Wrike kan føre til at team omgår prosessene, noe som reduserer produktiviteten.
Menneskelig mønster: Kjerneproblemet med verktøyene er ikke selve programvaren, men teamenes tendens til å overkonfigurere dem og gjøre arbeidsflytene mer kompliserte.
Prosjektstyringsverktøy selges ofte med løftet om fleksibilitet – ideen om at en plattform som er kraftig nok til å håndtere enhver arbeidsflyt, vil gjøre ethvert team mer effektivt. Men for mange team slår dette løftet tilbake. Jo mer et verktøy kan gjøre, desto mer fristende blir det å få det til å gjøre alt. Og et sted mellom de egendefinerte feltene, nestede deloppgavene og fargekodede dashbordene slutter verktøyet å tjene arbeidet og begynner å bli selve arbeidet.
Problemet er ikke én bestemt plattform. Det er et mønster som går igjen på tvers av kategorier: Team som får for mye frihet, bygger systemer som er for kompliserte å bruke, mens team som låses til rigide konfigurasjoner, finner måter å omgå dem på. Verktøyene som skaper mest friksjon, er ikke alltid de dårligste verktøyene – ofte er det de kraftigste, brukt uten begrensninger.
Fellen med tilpasning
Noen av de mest populære prosjektstyringsplattformene på markedet er også de som oftest blir overkonstruert. Monday.com og Notion er to verktøy som fagfolk stadig trekker frem – ikke fordi verktøyene er dårlig utformet, men fordi fleksibiliteten deres inviterer til overdrivelser.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Marissa Taffer, grunnlegger og styreleder i M. Taffer Consulting, ser dette jevnlig med Monday.com. Hun bemerker at «et verktøy som Monday, eller noe som er litt mer tilpasningsbart, er flott, men det blir overveldende fordi det er så mange ting du kan gjøre med det at du gir folk for mye frihet, og de begynner å overkonstruere». Det er grunnen til at hun foretrekker verktøy med innebygde rammer: Asana, sier hun, «føles som den riktige mengden begrensning».
Du gir folk for mye frihet, og de begynner å overkonstruere.
Notion får lignende kritikk. Matthew Fox, seniorprosjektleder og driftsspesialist i Fox Consulting, beskriver det som et verktøy som tiltrekker seg entusiastiske brukere som deretter går seg vill i oppsettprosessen: «Mange elsker Notion, men Notion er som en godteributikk der du kan gjøre alt du vil i Notion, men så bruker du så mye tid på å sette det opp at du ikke faktisk får gjort arbeidet.» Konfigurerbarheten blir selve produktet – og det faktiske prosjektarbeidet havner i bakgrunnen.
Verktøy som krever omfattende oppbygging
En egen kategori verktøy inviterer ikke bare til overkonstruksjon – den krever det. Plattformer som Workfront, ClickUp og HubSpots brukerstøtteløsning er bygget for kompleksitet, og organisasjoner som undervurderer investeringen i oppsett, ender ofte opp med systemer som teknisk sett fungerer, men som i praksis er ubrukelige.
Melody MacKeand, grunnlegger av Melody MacKeand Consulting, trekker frem både Workfront og ClickUp som verktøy som krever betydelig innledende oppbygging. Etter hennes erfaring krever «verktøy som er svært omfattende når det gjelder oppbygging, som Workfront, en svært omfattende innføring og oppbygging». ClickUp byr på lignende utfordringer – det «krever ofte at en konsulent kommer inn og bygger det», og «det jeg har sett at organisasjoner gjør feil med ClickUp, er at de ikke ansatte noen til å hjelpe dem med oppbyggingen, og at de bygget det på en mindre enn ideell måte».
Verktøy som er svært omfattende når det gjelder oppbygging, som Workfront, krever en svært omfattende innføring og oppbygging.
Verktøy på virksomhetsnivå kan forsterke problemet ytterligere. Yonelly Gutierrez, seniorprogramleder i Palo Alto Networks, beskriver sin erfaring med Planview som en advarende historie om hva som skjer når grensesnittet til et verktøy overgår teamets evne til å bruke det: «Det var forferdelig. Jeg klarte ikke å forstå hvordan jeg skulle bruke verktøyet. Og lederen vår måtte liksom sette seg ned med alle på teamet og vise oss hvordan vi skulle bruke det … Hun gjorde bare oppdateringene selv når hun trengte å få et prosjekt videre, fordi vi ikke klarte å finne ut hvordan vi skulle bruke det.» Når et verktøy er så komplekst at ledere begynner å ty til manuelle omveier bare for å holde prosjektene i gang, har systemet sviktet sitt viktigste formål.
Fox har sett et lignende misforhold med HubSpot i byråmiljøer. «Det er ett byrå jeg har jobbet med, der de elsker HubSpot», forteller han, men «HubSpot har et tilbud for brukerstøtte som passer svært dårlig for byråer. Det krever masse tilpasning og masse oppsett.» Kjærlighet til kjerneproduktet på en plattform omfatter ikke automatisk alle funksjonene den tilbyr – og å tvinge frem en tilpasning koster ofte mer enn det smaker.
Når rigide arbeidsflyter blir en hindring
Overkonfigurering kommer ikke bare av for mye frihet. Det kan også komme av for mye kontroll. Når administratorer låser verktøy med strenge arbeidsflyter og overdrevne prosesskrav, blir ikke teamene mer produktive – de finner måter å omgå verktøyet fullstendig på.
Jira er plattformen som oftest forbindes med denne typen feil. Ryan Gilbreath, teknisk prosjektleder hos RTS Labs, legger skylden direkte på konfigurasjonsvalgene: «Jeg føler virkelig at det handler om hvordan Jira-administratoren setter det opp, og arbeidsflytene de har på plass. Hvis arbeidsflyten er veldig rigid, og jeg må gjøre dette og dette for å få tilgang til bestemte dokumenter eller team, og det bremser fremdriften, kommer jeg sannsynligvis til å gå utenfor Jira.» Det er ikke verktøyet som er problemet – det er valgene som er tatt i det.
Jeg føler virkelig at det handler om hvordan Jira-administratoren setter det opp, og arbeidsflytene de har på plass.
Wrike viser en variant av det samme problemet, men med en annen konsekvens. Julia Rajic, driftsdirektør hos Point Blank, beskriver hvordan full integrering av Wrike med svært detaljerte maler og rigide oppgavestrukturer gradvis svekket byråets evne til å tenke og arbeide fleksibelt: «Jeg gikk fra separate systemer og verktøy til fullstendig, fullstendig integrasjon, der … Det kom til et punkt hvor folk sa: Jeg gjør det ikke før jeg har en oppgave for det.» Strukturen som skulle skape orden, endte med å skape avhengighet. Som Rajic sier: «Hvis det er for strukturert, og det er for mange detaljer og for stor avhengighet av et verktøy, kan det hemme evnen din til å gå utenfor det.»
More Articles
- Nye funn: De nye verktøyene PM-eksperter er begeistret for akkurat nå
- Å håndtere oppgaver som prosjektleder: 3 viktige strategier 2026
- Denne seniorproduksjonsdirektøren bryter ned AI-verktøyene og integrasjonene hun bruker for å bygge bro over hullene i kundenes teknologi
- Senior IT-prosjektleder sier at prosjektledere må fokusere på den menneskelige samhandlingen algoritmer ikke kan berøre
- Teknisk CPO forklarer KI-agentene teamet hennes bruker i prosjektleveranser
Når kreativ frihet virker overveldende
Ikke all overkonfigurering skyldes et overfylt funksjonssett eller omfattende administratorkontroller. Noen ganger er det personen som leder økten, som bygger for mye. Friformverktøy som Miro gir den som fasiliterer enorm kreativ makt – og denne makten brukes ikke alltid med måte.
Alexa Alfonso, senior kundeansvarlig hos Caylent, har sett Miro gå begge veier. «Jeg tror Miro kan være det», sier hun på spørsmål om det havner i kategorien overkonstruert. «Det kommer helt an på hvem som leder tavlen, og hva de ønsker å gjøre med den … Jeg har sett en overdesignet og overkomplisert Miro som folk rett og slett ble skremt av … kanskje fasilitatoren overkonstruerte den, noe som på en måte er både det vakre og ulempen ved et slikt verktøy, fordi du kan forme det slik du ønsker.» Et verktøy som kan være hva som helst, er også et verktøy som kan bli for mye – og når deltakerne møter opp ved en tavle de ikke kan navigere i, forsvinner samarbeidet verktøyet skulle legge til rette for.
Jeg har sett en overdesignet og overkomplisert Miro som folk rett og slett ble skremt av … kanskje fasilitatoren overkonstruerte den, noe som på en måte er både det vakre og ulempen ved et slikt verktøy
Det egentlige problemet er (vanligvis) ikke programvaren
Den røde tråden gjennom alle disse eksemplene er ikke en feil ved en bestemt plattform. Det handler om et gjennomgående menneskelig mønster: Når team får muligheten til å legge til mer, gjør de det nesten alltid. Flere felt, flere automatiseringer, mer struktur, flere tavler – helt til verktøyet som skulle redusere friksjon, har blitt den viktigste kilden til den.
Løsningen innebærer sjelden å bytte plattform. Det handler om å gjenkjenne øyeblikket når konfigurasjonen går fra nyttig til overdreven, og ha disiplin nok til å slutte å bygge før systemet begynner å motarbeide menneskene det er utviklet for å hjelpe.
Vil du ha flere innsikter som dette? Registrer deg for en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
