10 spørsmål om prosjektoppstart du bør stille før oppstart
Som prosjektledere vet vi alle én ting med sikkerhet: ingenting er sikkert. Å håndtere endringer og uforutsette variabler følger med jobben – men kanskje en av de største utfordringene du vil møte som prosjektleder, er å bli kastet inn i et prosjekt som allerede er i gang. Kanskje du nettopp har begynt i en ny jobb og blir satt inn i et prosjekt som allerede pågår, eller en annen prosjektleder sluttet plutselig, og du skal ta over.
Nedenfor har jeg skissert 10 spørsmål om prosjektoppstart som alle prosjektledere må stille når de blir kastet inn i et nytt prosjekt. Enten prosjektet allerede er i gjennomføringsfasen eller fortsatt er tidlig i prosjektoppstartsfasen, er denne listen bare et utgangspunkt og kan ikke erstatte formell prosjektlederopplæring.
Men disse grunnleggende spørsmålene kan hjelpe deg med å styre mot smult farvann når tiden er knapp! Selvfølgelig kan spørsmålene tilpasses ethvert unikt prosjekt eller enhver kunde, og de kan stilles ansikt til ansikt i et møte, virtuelt via e-post eller over telefon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Uansett hvordan du gjør det, bør du dokumentere svarene slik at du kan gå tilbake til dem senere eller dele dem med teamet og prosjektets interessenter ved behov.
10 spørsmål om prosjektoppstart du bør stille før du starter et prosjekt
1. Hva er det egentlig vi skal levere?
Et prosjekt kan ha én overordnet leveranse: et nettsted, et program, et arrangement eller en merkevareutforming. Men de fleste prosjekter består av flere faser eller oppgaver som skal fullføres i en bestemt rekkefølge.
All dokumentasjonen din, inkludert omfangsbeskrivelse eller arbeidsbeskrivelse, kontrakt, prosjektmandat og prosjektplan, bør inneholde en tydelig liste over hver oppgave teamet ditt forventes å levere.
Et eksempel på prosjektomfang (for eksempel for å bygge et nettsted) kan inneholde:
- oppstartsmøte
- innholdsstrategi
- trådskisser
- designrunde 1
- designrunde 2
- designrunde 3
- utvikling
- innlegging av innhold
- testing
- lansering
- brukerstøtte
Selv om prosjektet er et «nettsted», er det ditt ansvar som prosjektleder å holde oversikt over hver av prosjektets leveranser og alle delene som skal på plass, slik at de fullføres i riktig rekkefølge, til riktig tid og i henhold til spesifikasjonene.
Be lederen din, teamet eller kunden om å bekrefte at du har den fullstendige listen over leveranser og prosjektoppgaver, og at ingenting mangler. Sørg også for å finne ut hva som er fullført, hva som pågår, og hva som gjenstår.
2. Hva skal vi IKKE levere?
Det er like viktig å vite hva som IKKE er en del av prosjektet, som å vite hva som faktisk er det. Dette er en av de enkleste måtene å unngå omfangsutvidelse, forvirring og ekstraarbeid på.
I eksempelet med det enkle nettstedet fra punkt 1 leverer firmaet ditt innholdsstrategi, men betyr det at dere også skal skrive all teksten og levere fotografier, videoer eller illustrasjoner/visuelle elementer som skal følge med? Sørg for å spørre hver interessent om de skal levere denne typen innhold, eller om de ønsker å legge det til i prosjektomfanget.
Det finnes selvfølgelig også en mellomløsning, der du kanskje anbefaler et annet firma eller et partnerfirma som kan levere enkelte tilleggstjenester. Uansett er det svært viktig å avklare tidlig hvem som har ansvaret for alle deler av prosjektet, slik at du ikke to uker før lansering sitter i en samtale med kunden og forklarer at du trodde DE skulle levere teksten, mens de antok at DU skulle levere teksten.
Hvis den forrige prosjektlederen allerede gikk gjennom dette med kunden, kan det å spørre på nytt være en god anledning til å sjekke inn og se om kunden har ombestemt seg, eller om dette kan være en mulighet til å selge flere tjenester.
3. Finnes det en tidsfrist?
De fleste prosjekter har tidsfrister, og tro det eller ei, det er en god ting. Å ha en konkret tidsperiode som prosjektet må fullføres innenfor, hjelper teamet med å holde fokus, sørger forhåpentligvis for at kunden holder fokus, og hjelper deg med å finne ut hvordan tid og budsjett skal fordeles.
Når du begynner på et nytt prosjekt, bør du spørre interessentene om tidsfristene deres. Kanskje det finnes en fast tidsfrist på grunn av en produktlansering, et arrangement eller budsjettbegrensninger. (Jeg kaller dette en «absolutt siste frist».) Noen ganger vil du oppdage at tidsfristene kan være litt mer fleksible, altså «vi vil gjerne ha dette ferdig en gang i løpet av sommeren». Uansett bør du som prosjektleder finne ut når den faktiske tidsfristen er, så tidlig som mulig, slik at du kan planlegge bakover fra den.
Dette er også et godt tidspunkt for å sjekke fremdriften opp mot tidslinjen: Var teamet ditt i rute til å bli ferdig innen tidsfristen før du kom inn i bildet? I så fall er det flott! Hvis ikke, har du nå muligheten til å vurdere hva som er galt og gjøre noe med det for å komme tilbake på rett spor.
4. Hva er målestokken for prosjektets suksess?
Dette er et av de viktigste prosjektledelsesspørsmålene du bør stille i begynnelsen av ethvert prosjekt. Prosjektmålet kan virke enkelt, for eksempel å bygge og lansere et nytt nettsted. Men ikke vær redd for å gå litt mer i dybden.
Spør kundene og interessentene dine hva de egentlig prøver å oppnå med dette arbeidet. Ønsker de å øke kjennskapen til merkevaren? Sikre en vellykket prosjekt- eller produktlansering? Skaffe flere brukere? Øke inntektene? Få kunden til å være åpen med deg om hvorfor de setter i gang dette prosjektet, og ha dette målet eller prosjektformålet i sentrum for diskusjonene deres. Når du vet hvordan suksess faktisk vil se ut, kan det hjelpe teamet ditt med å holde fokus og ta viktige beslutninger gjennom hele prosjektets livssyklus.
At du kommer inn i prosjektet midtveis i levetiden, betyr også at dette er et godt tidspunkt for å spørre interessentene om visjonen eller målene deres har endret seg siden oppstarten, og hvordan du mest effektivt kan hjelpe dem med å nå alle målene sine.
5. Hvem er egentlig kunden?
Hvis du jobber i et byrå, er jeg sikker på at dette har skjedd med deg. Jeg vet at det har skjedd med meg flere ganger enn jeg kan telle! Når du vinner et prosjekt, forholder du deg til én eller kanskje et par personer, men så snart arbeidet er i gang, begynner plutselig andre personer å dukke opp fra alle kanter for å gi tilbakemeldinger og ta beslutninger.
Jeg klandrer ikke kundene for å slippe mange kokker inn på kjøkkenet – dette kan skyldes politikk, eller kanskje den opprinnelige samarbeidspartneren ønsker en annen (eller tredje, eller fjerde, eller femte) mening om arbeidet, slik at vedkommende ikke alene trenger å stå ansvarlig for sluttproduktets suksess. Vi må tross alt huske at kundene dine i mange tilfeller investerer mye tid og tillit i teamet ditt, og har krav på en viss grad av involvering i arbeidet.
Uansett årsak mener jeg personlig at du kan håndtere dette noen ganger frustrerende fenomenet med «mangfoldige kunder» ganske enkelt ved å spørre innledningsvis: «Hvem sin mening er viktig? Finnes det flere interessenter som vil bli involvert for å gi tilbakemeldinger senere i prosessen?»
På denne måten kan du ikke bare være forberedt på kaoset dersom det skulle oppstå, men du kan også på en forsiktig måte minne hovedkunden din på, om nødvendig, at hun gikk med på at du bare skulle forholde deg til innspill fra 2-3 personer, og nå som 10 personer kommer med sine to øre, kan du stå overfor en ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget.
6. Hvem er kontaktpersonen?
Dette spørsmålet kan virke overflødig hvis du allerede jobber med et tilsynelatende dedikert prosjektteam, men det er svært viktig å finne ut hvem som er den viktigste kontaktpersonen i prosjektet – den du kontakter i nødstilfeller, og som tar de endelige beslutningene.
Og et bonusspørsmål innen prosjektledelse: Finn ut hvilken kommunikasjonsform vedkommende foretrekker. E-post? Kontortelefon? Mobiltelefon? Det siste du ønsker å bekymre deg for hvis noe går galt i et prosjekt, er hvem du bør kontakte, og om vedkommende i det hele tatt kommer til å lese e-posten din.
7. Hvem gjør arbeidet?
De fleste prosjektspørsmålene på denne listen er spørsmål du vil stille kundene eller interessentene dine, men dette er et svært viktig spørsmål som handler om det interne teamet ditt. Kanskje du blir med på et prosjekt der du allerede kjenner designerne, utviklerne og så videre, eller kanskje du nettopp har begynt i et nytt selskap der du ikke kjenner en eneste person!
Uansett bør du sørge for at de riktige personene er på plass så snart du blir satt på prosjektet. Har alle de ferdighetene som trengs for å fullføre arbeidet i tide og innenfor budsjettet? Trenger noen i teamet ytterligere opplæring eller støtte? Har du fylt alle rollene som trengs, og undersøkt muligheten for å bruke kontraktører eller frilansere hvis du trenger flere hender? Hvis svaret er ja, er det viktig å vurdere strategier for hvordan du kan styre kontraktører for å sikre at arbeidet deres er i tråd med prosjektmålene dine.
8. Hvem er målgruppen for arbeidet?
Innen prosjektledelse tenker vi ofte på hvert prosjekt som om det har 2 sett med interessenter – kunden eller personen som ber om at arbeidet skal utføres, og teamet, altså personene som utfører arbeidet. Men det finnes vanligvis en tredje, og noen ganger taus, gruppe interessenter – målgruppen, forbrukeren, mottakeren eller brukeren som skal samhandle med, kjøpe eller se på arbeidet når det er ferdig.
Målgruppen for arbeidet ditt er ekstremt viktig. Noen prosjekter gir anledning til å gjennomføre undersøkelser eller forskning for å lære mer om forbrukeren i den andre enden av prosjektarbeidet, men hvis ikke kan du likevel stille dette spørsmålet til kunden, teamet ditt og deg selv: Hvem bygger vi dette for, og hva er viktig for dem? Svarene på disse prosjektstyringsspørsmålene vil utvilsomt hjelpe deg med å holde fokus på det du egentlig prøver å oppnå.
9. Har dette blitt gjort før?
Selv det mest innovative, unike og bemerkelsesverdige arbeidet i bransjen vår bygger vanligvis på eller henter inspirasjon fra noe som er gjort før. Det er ingen skam i å se på hva annet som er gjort innenfor området eller av lignende organisasjoner når du får i oppgave å lede det nye prosjektet ditt!
Å spørre interessentene dine (KUNDER OG det interne teamet) hvilke andre prosjekter som er gjort tidligere, og som teamet ditt kan hente inspirasjon fra eller lære av, er en flott måte å få alle til å glede seg over arbeidet som kommer, få noen nye ideer og holde seg oppdatert på konkurrentene. Jeg liker å be kunder vise meg eksempler på produkter eller prosjekter som inspirerer dem, slik at teamet mitt vet hva vi skal sikte mot og forhåpentligvis kan overgå forventningene.
10. Hva kan komme i veien?
Tro det eller ei, jeg tror dette kan være favorittspørsmålet mitt å stille når jeg starter et nytt prosjekt. Det kan virke litt rotete å gå inn på alle de potensielle problemene dere kan møte som team når dere går i gang med dette arbeidet, men jeg mener at det å samle seg for på en ansvarlig måte å identifisere potensielle hindringer for å lykkes ikke bare er en øvelse i ydmykhet – en innrømmelse av at noe uunngåelig vil gå galt på et tidspunkt – men at det også absolutt kan hjelpe dere med å være forberedt når øyeblikket kommer.
Forhåpentligvis har dere allerede sikret dere mot vanlige fallgruver – bemanning, tidsplan, budsjett, tekniske spesifikasjoner osv. – men hva annet kan komme i veien for at alt skjer i henhold til planen? Samle teamet ditt og spør interessentene hva de ser for seg som potensielle hindringer for å lykkes – eller hvilke hindringer som allerede har oppstått – og forsikre deretter alle om at du, som prosjektleder, er informert om disse problemene og klar til å håndtere dem dersom de skulle oppstå igjen.
Fordi ting kan komme i veien, ikke sant?
Hva synes du?
Er det noen viktige spørsmål vi ikke har nevnt? Fortell oss det i kommentarfeltet. Vi anbefaler også at du ser på listen vår over spørsmål til avklaringsmøter du kan stille kunder før et prosjekt.
Hør mer fra Joanna i podkastepisoden hennes her!
Og hvis du ser etter enda flere nyttige perspektiver, kan du lese denne artikkelen: Vi har makten: Slik påvirker prosjektledere arbeidsmetodene
