10 beste praksiser for tidsregistrering: Få tidsdataene du trenger
Tidsregistrering er omtrent like morsomt som å se maling tørke. Ingen liker å krangle med kunder og teammedlemmer om hvorfor en statusrapport tok fem fakturerbare timer. Men noen ganger kan det være svært nyttig å ha dataene fra teamets tidsregistrering. La oss snakke om beste praksis for tidsregistrering og hvordan du kan samle inn informasjonen med litt mindre bryderi.
En god praksis som er verdt å nevne med en gang, er å investere i programvare for tidsregistrering, som kan bidra til å automatisere tidsregistreringsprosessen og gjøre den mer effektiv for teamet ditt – mer om dette nedenfor!
10 beste praksiser for tidsregistrering for prosjektledere
Hvis du er prosjektleder nå, spesielt i et byråmiljø, får du her noen gode praksiser som kan hjelpe deg med å samle inn og utnytte data fra tidsregistreringen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Unngå å bruke tidsregistrering som straff
- Automatiser den
- Utfør stikkprøver
- Se tilbake når du planlegger fremover
- Bruk data til å underbygge saken din
- Be teammedlemmene om tilbakemeldinger
- Ta med data til sprintretrospektiver
- Analyser data på tvers av prosjekter
- Fastsett referanseverdier for prestasjoner
- Kontroller rutinene for tidsregistrering regelmessig
1. Unngå å bruke tidsregistrering som straff
Selv om tidsregistrering kan hjelpe deg med å forstå lønnsomheten, spesielt hvis teammedlemmenes tid er fakturerbar og dere har avtalt å fakturere kundene for en bestemt mengde arbeid, bør du aldri bruke data fra tidsregistreringen som straff (det vil bare få teamet ditt til å mislike den, og det er en gjennomgående årsak til at tidsregistrering er dårlig, ifølge teamene).
Når du ser på et sett med oppgaver og teammedlemmer, kan det være åpenbart at et mer erfarent eller mer senior teammedlem vil bruke mindre tid på å fullføre en oppgave enn en nyere eller mer junior medarbeider. Men hva skjer når dataene i tidsregistreringssystemet viser at en medarbeider presterer i et lavere tempo enn optimalt?
Å bruke tidsregistrering som straff er en oppskrift på at medarbeidere pynter på timelistene eller rapporterer unøyaktig. Selv om du kan bruke data fra tidsregistreringen til å innlede en samtale om manglende måloppnåelse, bør det ikke være den eneste faktoren i samtalen.
2. Automatiser den
Selv om det å registrere tid automatisk kan føles som noe fra fremtiden, kan programvare for tidsregistrering bidra til å gjøre dette til (nesten) en realitet. Programvare for tidsregistrering som bygges inn i prosjektstyringsverktøyet ditt eller fungerer som en Chrome-utvidelse, kan bidra til å automatisere tidsregistreringen i sanntid – dette er en av de viktigste fordelene med programvare for tidsregistrering.
Teammedlemmer (inkludert deg) kan starte en tidtaker når en oppgave settes i gang, og stoppe eller sette tidtakeren på pause når andre ting dukker opp. Du kan også kanskje konfigurere varsler som minner deg på å starte tidtakeren når du setter i gang en oppgave, avhengig av hvilken programvare du velger.
Jo mindre hvert teammedlem trenger å tenke på tidsregistrering, desto enklere blir det å få folk til å ta i bruk tidsregistreringsverktøyet ditt. Hvis du ikke kan automatisere tidsregistreringen helt (eller bruke AI for tidsregistrering), bør du vurdere en timelisteapp eller andre digitale løsninger for tidsregistrering, slik at teamet ditt slipper å fylle ut timelistene manuelt. Dette kan gjøre tidsregistreringen enklere for alle involverte (inkludert prosjektledere).
3. Utfør stikkprøver
Som prosjektleder bør du jevnlig gjennomgå hvordan teamet ditt bruker tiden. Dette omfatter både fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Det kan bety at du analyserer dette hver uke eller hver sprint. Når du nærmer deg slutten av kontraktsperioden, kan det være nødvendig å gjøre dette daglig for å sikre at teamet ditt ikke overskrider det tildelte timeantallet.
Denne grundige og regelmessige analysen av tidsdata hjelper med risikostyring, ettersom du kan oppdage problemer med tidslinjen og arbeidstempoet. Det er enklere å korrigere kursen når problemene er små, enn det ville vært hvis du ventet til de senere utviklet seg til store problemer.
Hvis du for eksempel er tre uker inne i et prosjekt som varer i tre måneder, og innser at teamet ditt bare skulle ha brukt 750/3000 timer, men allerede har brukt 1000, har du flere alternativer.
Du kan be dem redusere forbruket, eller informere kunden eller interessentene om at dere kanskje går tom for timer før kontrakten eller prosjektet er ferdig, og at det kan bli nødvendig med en endringsordre. Hvis du venter til teamet ditt har brukt 2999/3000 timer, har du færre muligheter til å korrigere kursen.
4. Se tilbake når du planlegger fremover
Dataene fra tidsregistreringen kan hjelpe deg med å forutsi hvor lang tid bestemte oppgaver vil ta. Hvis du for eksempel leder prosjekter innen utvikling av nettsteder, kan det være lurt å se på de tre til fem siste prosjektene dine for å finne ut hvor lang tid det tok teamet å sette opp utviklingsmiljøet, utforme hjemmesiden eller sette opp analyseverktøy.
Selv om prosjektene dine kan variere i størrelse og omfang, kan det å ha data på oppgavenivå hjelpe deg og teamet ditt med å planlegge prosjekter bedre, og lage mer nøyaktige prosjektestimater i fremtiden.
La oss si at du estimerer og planlegger tiden som trengs for å redesigne et mellomstort netthandelsnettsted. Du må sannsynligvis øke tidsestimatet sammenlignet med tiden som ble brukt på å redesigne nettstedet til en mindre ideell organisasjon med begrenset funksjonalitet. Dataene kan likevel gi deg innsikt i et godt utgangspunkt for et mer komplekst prosjekt (særlig hvis du bruker beste praksis for prosjektledelse i ideelle organisasjoner).
5. Bruk data for å underbygge saken din
Når du kommuniserer med sentrale interessenter eller kunder om prosjektets fremdrift, kan data bidra til å underbygge samtalene. De fleste interessenter i et prosjekt bør forstå hvor viktig tidsstyring er.
Hvis du for eksempel kan påvise et mønster der en utvikler undervurderer tiden det tar å fullføre viktige oppgaver, vil du ha konkrete data som viser hvor estimatene ikke stemmer overens med virkeligheten når du går til lederen deres for å diskutere nødvendige justeringer. Lederen vil da kunne undersøke saken nærmere og forstå at dette er et estimeringsproblem, ikke et tidsstyringsproblem.
På samme måte kan bruk av data samlet inn fra tidsregistrering – eller enda bedre, en tidsrevisjon – gi deg større troverdighet og objektivitet enn å støtte deg på anekdotiske eksempler når du kommuniserer med en interessent eller prosjektsponsor om utfordringer med tidsplanen eller forbrukstakten.
6. Få tilbakemeldinger fra teammedlemmer om metodene for tidsregistrering
Det er avgjørende at teamet følger opp tidsregistreringen. Derfor bør du jevnlig sjekke inn med teamet for å finne ut om de har tilbakemeldinger på hvordan tiden registreres. De kan ha ideer til hvordan dere kan hente mer informasjon fra tidsregistreringsdataene (ved å registrere per oppgave eller funksjon i stedet for per prosjekt, eller på en annen måte), eller gjøre det enklere for dem å legge inn data.
Jeg har jobbet med team som har eksperimentert med tidsregistrering til fordel for teamet. Noen har prøvd ulike verktøy eller metoder, for eksempel blokkplanlegging for bedre effektivitet eller registrering per funksjon i stedet for individuelle oppgaver.
7. Hvis du jobber smidig, bør du ta med tidsregistreringsdataene til sprintretrospektivene for å sette i gang samtaler
Innen smidig prosjektledelse gir en sprintretrospektiv teamet mulighet til å se tilbake på og reflektere over den siste sprinten, samt hvordan de kan forbedre seg når de går inn i den neste.
Data om hvordan teamet brukte tiden sin i sprinten, kan gi verdifull informasjon som teamet kan dra nytte av i neste sprint. Data om sprintens gjennomstrømningshastighet, hvor mye tid som ble brukt på en bestemt oppgave eller funksjon, eller hvor nær teamet var estimatene sine, er alle verdifulle datapunkter som kan hentes ut fra tidsregistreringen.
8. Analyser data fra flere prosjekter for å oppdage trender
Hvis tidsregistreringsverktøyene dine har rapporteringsfunksjoner (eller du bruker rapporteringsverktøy med åpen kildekode sammen med dem), kan det være lurt å bruke dem til å gjennomgå tidsregistreringer på tvers av teammedlemmer og prosjekter for å oppdage trender. Selv om du ikke kan automatisere denne typen rapportering, er det nettopp dette regneark er laget for!
Ved å se på hvordan teammedlemmene bruker arbeidstiden sin, kan du ta bedre beslutninger når det gjelder bemanning av prosjekter. Hvis ett teammedlem for eksempel kan fullføre ti feilbilletter på samme arbeidstid som et annet teammedlem bruker på fem, kan det være verdt å undersøke nærmere.
Forutsatt at alle oppgavene er av lignende størrelse og omfang, kan det å forstå hvor effektivt teammedlemmene jobber, hjelpe deg og kollegene dine med å ta bedre beslutninger om bemanning.
9. Bruk tidsregistrering til å etablere referanseverdier for teamets prestasjoner
Det å ha en idé om hvor mange timer noe bør ta, kan hjelpe deg som prosjektleder med å forstå hvor mye arbeid det er rimelig å forvente av et medlem av teamet ditt. Dataene du får fra tidsregistrering over en lengre periode, kan hjelpe deg med å etablere referanseverdier for hvor mye arbeid du kan forvente at teammedlemmene fullfører.
Hvis en av teamets ansvarsoppgaver for eksempel er å utarbeide opplæring og dokumentasjon på slutten av hvert prosjekt, bør du se på dataene fra tidsregistreringsappen din for å forstå hvor mye tid som ble brukt på dette ved slutten av hvert prosjekt.
10. Kontroller tidsregistreringsrutinene og teamets registreringer regelmessig
Gode data er i stor grad avhengig av at du har nøyaktige timelister i tidsregistreringssystemet ditt. Som prosjektleder kan det være lurt å kontrollere tidsregistreringsrutinene regelmessig for å sikre at du får de mest verdifulle innsiktene fra dataene. Du kan gjøre dette som en engangsaktivitet eller som en del av en større prosjektrevisjon.
Denne prosessen kan innebære stikkprøver av timelister for å sikre at tiden registreres nøyaktig, og at alle teammedlemmene leverer ferdig utfylte timelister på slutten av uken. Selv om vi allerede har diskutert at tidsregistreringsdata ikke bør brukes som et straffetiltak, kan det være nødvendig med konsekvenser for teammedlemmer som ikke fyller ut tidsrapportene sine som påkrevd.
Metoder for tidsregistrering
Prosjektteam kan registrere og rapportere tiden de bruker på arbeidet sitt, på mange ulike måter. Her er noen av de mest populære metodene for tidsregistrering:
Manuell tidsregistrering
Manuell tidsregistrering kan innebære at du skribler ned informasjonen på en post-it-lapp ved siden av skjermen med penn og papir, og deretter sender den inn via e-post eller et firmalaget timelisteskjema hver dag eller uke.
Uansett hvordan organisasjonen din definerer manuell tidsregistrering, er dette vanligvis den mest tidkrevende metoden for registrering av ansattes arbeidstid. Det eneste unntaket kan være hvis du er frilanser og må logge inn i flere systemer hver dag for å registrere tiden din. I så fall kan det være mest effektivt å registrere og sende inn manuelt én gang om dagen (eller én gang i uken hvis du kan slippe unna med det).
Automatisert tidsregistrering
Automatisert tidsregistrering er utviklet for å gjøre det enklere å registrere tid knyttet til bestemte oppgaver. Dette kan skje ved at du starter en tidtaker direkte i prosjektstyringsprogramvaren din, eller ved å bruke en Chrome-utvidelse eller integrasjon fra tidsregistreringsprogramvaren din for å registrere tiden som brukes på en bestemt oppgave direkte. De fleste verktøy for KI-basert tidsregistrering tilbyr også denne funksjonaliteten.
Tidsregistrering etter oppgave
Uansett om registreringen er automatisert eller manuell, kan det være viktig å registrere tid etter oppgave. Dette kan bidra til å effektivisere rapporteringen og gjøre kommunikasjonen med kunder eller interessenter enklere.
Hvis et team for eksempel registrerer tid etter prosjekt, og en interessent ønsker å vite nøyaktig hvor lang tid det tar å fullføre en bestemt oppgave eller utvikle en bestemt funksjon, blir det vanskeligere for deg som prosjektleder å analysere dette hvis du må gå gjennom alle prosjektregistreringene på nytt for å finne ut hvem som jobbet med oppgaven eller funksjonen, når de gjorde det og hvor lenge.
Registrering etter oppgave kan også bli mer komplisert hvis teamet ditt liker å gjøre flere ting samtidig. Det kan være spesielt utfordrende å holde en timeliste ryddig når du har vært innom tre eller flere oppgaver i løpet av en time.
Hva skjer videre?
Denne veiledningen for rapportering av prosjektstatus er viktig lesning for prosjektledere som ønsker å forbedre kommunikasjonen og prosessene i teamet sitt.
Føler du at tidsregistreringsrutinene dine trenger en liten oppgradering? Hvis du vil vite hvordan andre i bransjen håndterer tidsregistrering (ettersom det ikke finnes noen klare regler for dette), kan du bli medlem og delta i samtalen i Slack med over 1000 andre i bransjen om hvordan de håndterer dette i prosjektene sine.
