Tilbakeblikket: Slik får du en forfremmelse og blir seniorprosjektleder

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et dataprogram. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom boten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Kelsey Alpaio: Hei! Jeg heter Kelsey. Og velkommen tilbake til Tilbakeblikket på The Digital Project Manager-podkasten—der vi går inn i tidligere lærdommer, fremtidige trender og hva de betyr for karrieren din.

Hvis du lytter til denne episoden, er du sannsynligvis på utkikk etter en rolle som seniorprosjektleder. Det er ikke alltid enkelt å ta det steget. Du kommer til å møte hindringer. Du kommer til å høre «nei» flere ganger enn du skulle ønske. Og kanskje føler du deg allerede fastlåst—og lurer på hva som mangler, eller hvorfor du ikke får den forfremmelsen eller det jobbtilbudet. Det er nettopp dette vi skal se nærmere på i dag.

Jeg har Logan Langin med meg. Han er seniorprosjektleder hos Sanford Health, så han har vært akkurat der du er. Han fant ut hvordan han skulle posisjonere ferdighetene sine og endre tankesettet sitt for å ta steget til seniorprosjektleder. Han driver også et «30 dager til prosjektleder»-program for folk som prøver å komme inn i fagfeltet—så han kan sakene sine.

Logan, velkommen til programmet!

Logan Langin: Takk for at jeg fikk komme.

Kelsey Alpaio: Logan, fortell oss litt om deg selv og arbeidet du gjør.

Logan Langin: Jeg har jobbet med prosjektledelse i nesten ti år nå. Jeg begynte opprinnelig som sosionom i omtrent ett år. Deretter gikk jeg over i en rolle som laboratorietekniker og laboratorieforsker, og mens jeg var gjennom denne prosessen og prøvde å finne ut hva jeg ønsket å gjøre med karrieren min i begynnelsen av tjueårene, oppdaget jeg prosjektledelse som en mulighet i organisasjonen min.

Dette var sannsynligvis omtrent halvannet år inn i karrieren min som forsker. Jeg prøvde virkelig å finne ut: Hva er prosjektledelse? Hvordan driver man med prosjektledelse? Hvordan kan jeg oversette og bygge videre på ferdighetene mine der jeg er nå, slik at jeg etter hvert kan gå over i en prosjektlederrolle? Etter hvert som jeg fortsatte, i løpet av de neste seks og et halvt årene eller der omkring, ble jeg forfremmet til laboratorieleder. Jeg begynte virkelig å få erfaring med, gjennom laboratoriearbeidet jeg allerede gjorde, å lede egne prosjekter og større prosjekter sammen med samarbeidsgrupper.

Det la grunnlaget for at jeg kunne bli forskningsprosjektleder i 2020, omtrent rundt pandemien. Derfra, mens jeg gjorde dette arbeidet og virkelig videreutviklet ferdighetene mine og prøvde å finne ut hvordan jeg skulle bruke det jeg lærte, og hva neste steg var, var seniorprosjektleder åpenbart det logiske valget. For meg handlet det derfor om å finne ut hva neste steg for å bli seniorprosjektleder var, og hvordan man faktisk blir det.

Ved å ta på meg disse mer komplekse og større prosjektene fikk jeg som forskningsprosjektleder virkelig muligheten til å bygge bro til en ny mulighet utenfor forskning, innen prosjektledelse i helsesektoren, som seniorprosjektleder. Det har jeg gjort siden 2021. Det er egentlig en kort oppsummering av karrieren min så langt.

Kelsey Alpaio: Som du nevnte, har du nå den ettertraktede tittelen seniorprosjektleder. Fortell oss hva du måtte gjøre for å få den. Hvordan så prosessen ut for deg?

Logan Langin: Ja, det var et par ting. Først og fremst, da jeg oppdaget hva prosjektledelse var og jobbet mot den opprinnelige forsknings- prosjektlederrollen min, var det virkelig det som skulle skille meg ut i fagfeltet. Jeg tok PMP-sertifiseringen, altså sertifiseringen som profesjonell prosjektleder, og fikk den i 2018. Jeg føler at den virkelig bidro til å åpne dører for meg mot en stilling som seniorprosjektleder. Den bekrefter og dokumenterer erfaringsnivået ditt.

Noe jeg vil fremheve for alle prosjektledere som virkelig ønsker å ta spranget fra prosjektleder til neste forfremmelsesmulighet, enten det er seniorprosjektleder eller enda lenger, er at du først og fremst trenger et mangfold av prosjekter du har ledet. For min del gjorde jeg ikke bare det samme om og om igjen.

Jeg jobbet med mange ulike prosjekter, med mange forskjellige interessentgrupper, varierende kompleksitetsnivåer, større budsjetter og høyere synlighet. Det var svært viktig for å bli ansatt i seniorprosjektlederrollen, fordi du ikke kommer til å jobbe med de samme typene prosjekter hele tiden. Du kommer ikke bare til å jobbe med ulike interessentgrupper, men vanligvis også med mye større interessentgrupper.

Du kommer også til å jobbe med større budsjetter og ha høyere synlighet hos den øverste ledelsen. Derfor vil jeg virkelig fremheve for prosjektledere at de bør se etter muligheter til å få erfaring med et mangfold av prosjekter, enten det er ulike typer prosjekter eller prosjekter i ulike bransjer—ting som kan brukes på tvers av disse områdene.

Ta virkelig til deg tilbakemeldinger. Igjen: Du jobber med kompleks teamledelse, du samarbeider med og rapporterer til toppledelsen, og du kommer nesten alltid til å ha en eller annen form for forretningsmessig eller strategisk innvirkning. Derfor må du være svært bevisst på dette språket, synligheten rundt det og hvordan du rapporterer om det på en effektiv måte.

Og så tror jeg historiefortelling er en stor del av dette—å kunne formidle erfaringen din effektivt og vise hvordan den svarer på behovene i muligheten du søker. Dette har jeg gjort tidligere, og slik mener jeg at det kan overføres til den neste muligheten som seniorprosjektleder, der jeg kan lykkes.

Kelsey Alpaio: Det var gode råd.

Det får meg til å lure på hvor lang tid denne prosessen tok for deg, fra det øyeblikket du bestemte deg for at du ønsket en mer senior rolle, til du faktisk begynte i den rollen. Hvor lang tid tok prosessen, og hvor mange nei fikk du underveis? Eller var det enkelt for deg? Var det bare ja, med en gang?

Logan Langin: Nei, det var det ikke. Ærlig talt. Jeg ble forskningsprosjektleder i 2020. Jeg begynte å bli utbrent. I den rollen som prosjektleder vil de fleste prosjektledere oppleve at de, hvis de ikke er del av en mer formell prosjektlederorganisasjon, ofte får mange ulike hatter å bære. Det var også det jeg gjorde.

Du gjør mye av prosjektarbeidet i tillegg til mye av ledelsen, og det kan bli belastende. Det tok derfor omtrent tre år å gå fra forskningsprosjektleder til seniorprosjektleder og virkelig føle meg komfortabel med rollen som seniorprosjektleder. Jeg må innrømme at jeg fikk mange nei underveis.

Jeg søkte sannsynligvis på rundt 40 eller 50 interne muligheter, og trolig ytterligere 40 eller 50 eller flere eksterne muligheter. Av disse fikk jeg sannsynligvis færre enn ti reelle intervjumuligheter. Så det tok tid. Men jeg vil si dette, og vi kommer kanskje inn på det litt mer etter hvert: Når du først finner ut hva du kan bidra med, og hva de ser etter, åpner du vanligvis flere muligheter samtidig. Det var absolutt min erfaring. Jeg fikk mange nei underveis, men da det kom til å søke på den riktige muligheten, hadde jeg faktisk tre muligheter og tre tilbud samtidig.

Så når du gjør det riktig, synes det virkelig.

Kelsey Alpaio: Wow. Ja. Tre samtidig. Det er definitivt overveldende.

Det er tydelig at du på et tidspunkt fant ut hvilke ting på CV-en din du måtte fremheve. Hvilke ting måtte du snakke om i intervjuene? Kan du fortelle litt om det? Hvilke viktige endringer gjorde du?

Logan Langin: Først og fremst presenterte jeg ikke CV-en min særlig godt. Det første jeg vil si er—og forhåpentligvis gjør ikke folk dette, selv om jeg absolutt gjorde det mye på den tiden—at du ikke kan bruke den samme standardiserte CV-en til hver eneste jobb du søker på.

Alle jobber er litt forskjellige. De har litt forskjellige behov. Det er derfor de har ulike stillingsbeskrivelser med forskjellige områder de fokuserer på. Først og fremst må du derfor være svært spesifikk, gjøre hjemmeleksen din og være bevisst på hvilke roller du søker.

Har jeg erfaringen de ser etter? Er dette noe jeg vil drives av og virkelig trives med? Er dette noe jeg brenner for? Deretter må du ta stillingsbeskrivelsen og vurdere erfaringen din opp mot den på en effektiv måte. Det begynte jeg å gjøre.

Et annet viktig område—for eksempel, gjennom alle disse avslagene, intervjuene og lignende—var at noe av tilbakemeldingen jeg fikk, var: Du har ikke så mye kompleks teamledelse som vi ønsker, eller du viser ikke lederegenskapene, synligheten og rapporteringen av prosjektene dine som vi forventer av en kandidat til en seniorprosjektlederstilling.

Jeg tok til meg denne tilbakemeldingen og tenkte: A, hvordan kan jeg bygge dette inn i min nåværende rolle med ferdighetene jeg har? Og B, jeg må selvsagt begynne å inkludere dette mer i CV-en min, fordi det vil være verdifullt ikke bare for denne muligheten, men for de fleste muligheter som seniorprosjektleder.

Derfor begynte jeg å legge inn denne informasjonen. Et annet viktig område jeg snakker om, er måltall. Du kan fortelle folk hva du har gjort, men før du virkelig konkretiserer hva forretningsvirkningen var, hvilken strategi som lå bak, og hvorfor det faktisk var verdifullt for selskapet, er det ikke helt tydelig. Jeg sier ikke at det ikke betyr noe, men det er dette selskapet ser etter, og det er dette seniorprosjektledere leverer.

De leverer strategisk verdi. Derfor må du begynne å vise disse tingene på CV-en. Hvilke budsjetter har du arbeidet med? Hvor store var avdelingene du samarbeidet med? Hva leverte du til slutt? Var det inntekter, effektivisering eller standardisering? Og hvordan fikk du det til?

Hva var virkningen for sluttkunden? Å fremheve måltall som virkelig viste effekten av prosjektene du gjennomførte, kommer lenger enn bare å skrive «utførte risikostyring» som et punkt på CV-en. Det andre jeg absolutt vil anbefale når det gjelder CV-en, er—og dette er sannsynligvis en mindre detalj—at CV-er er enklere å lese når du formaterer dem slik at virkningen kommer tydelig frem.

Prøv derfor å sette dem opp mer i et format som viser: Hva gjorde du, hvordan gjorde du det, og hva førte det til? Det hjelper mer enn bare den generiske formuleringen: «Utførte risikostyring», «utførte endringsledelse», «utviklet en kommunikasjonsstrategi». Hvis du beskriver CV-en handlingsrettet på en god måte, vil ansettelsesledere se verdien du har levert og allerede før intervjuet kunne se hvor du kan passe inn i teamet deres.

Det siste jeg vil nevne når det gjelder noe som hjalp meg med å få en forfremmelse, utover selve CV-en, er utvikling og det å begynne å støtte seg på et nettverk. Jeg er svært aktiv på LinkedIn nå. Det var jeg ikke på den tiden. Selv i min egen organisasjon, da jeg prøvde å gå inn i en seniorprosjektlederrolle, begynte jeg å innse at forskning sannsynligvis ikke var et område jeg kunne bli værende i og gjøre dette. Jeg begynte å knytte kontakter med personer i organisasjonen min som A hadde tatt steget fra forskning til et annet område, og B med prosjektledere i min egen organisasjon.

Hei, jeg ser at du er seniorprosjektleder, eller programleder, eller at du leder en prosjektledergruppe. Hvilke viktige områder og ting bør jeg jobbe med? Hvordan kan jeg styrke min egen profil? Igjen handler det om hva jeg kan begynne å bygge, og hvilke ting jeg bør fremheve for å gi meg selv denne muligheten til å ta neste steg.

Jeg tror dette hjelper mye. Hvis du ikke har dette tilgjengelig i organisasjonen din, anbefaler jeg sterkt LinkedIn som et godt sted å finne kvalifiserte fagpersoner innen prosjektledelse. En god lokal mulighet er også lokale PMI-avdelinger, gjennom Project Management Institute og den lokale avdelingen din.

Jeg bor i Sioux Falls i South Dakota, som sannsynligvis er lite sammenlignet med de fleste lytterne. Det er nesten 300 prosjektledere i min lokale PMI-avdeling. Det er derfor en flott mulighet til å komme i kontakt med andre prosjektledere og være åpen og tilgjengelig for nye muligheter.

Kelsey Alpaio: Ja, absolutt. Vi har også et fellesskap i DPM. Vi har Slack-fellesskapet vårt, der folk alltid er aktive. Det er en fantastisk måte ikke bare å knytte kontakter på, men også å føle at man har støtte. Som du nevnte, er dette en rolle der mange blir utbrent. Det er en rolle som kan føles svært ensom til tider. Derfor kan slike fellesskap være til stor hjelp.

Logan Langin: Enig. Hundre prosent.

Kelsey Alpaio: Du snakket litt om ferdighetene seniorprosjektledere trenger. Du nevnte lederegenskaper og ferdigheter innen historiefortelling. Når det gjelder intervjuprosessen, kan du si litt mer om hvilke ferdigheter du mener er viktigst for at en prosjektleder skal kunne få en seniorprosjektlederrolle og lykkes i den, og hvordan de kan utvikle disse ferdighetene?

Logan Langin: Ja, absolutt. Det er interessant, for når du blir seniorprosjektleder, oppdager du, i hvert fall etter min erfaring, virkelig hvor viktig de mellommenneskelige ferdighetene er i arbeidet du gjør. Det handler mer om prosjektledelse som kunst enn om prosjektledelse som vitenskap. Derfor er kunsten ved prosjektledelse, og virkelig disse menneskeferdighetene, det som kommer til å hjelpe deg langt, og noe du bør utvikle for å drive prosjektene dine effektivt fremover.

Som seniorprosjektleder høres de kanskje litt luftige ut, men problemløsning er viktig. Kommunikasjon er en svært viktig ferdighet. Teamene er mer komplekse. Vanligvis rapporterer du til ledelsen eller toppledelsen på en måte du kanskje ikke gjorde tidligere. Du arbeider med mer komplekse team, og noen ganger veileder du andre prosjektledere. Kommunikasjon blir derfor åpenbart et viktig aspekt på en måte som kanskje ikke gjelder i en mer junior rolle, der du ganske enkelt ikke er eksponert for samme nivå eller antall team og avdelinger.

En viktig ferdighet jeg bruker eller liker å bruke, er aktiv lytting. I mange situasjoner legger du til rette for samtaler, møter og beslutninger. Fra ditt perspektiv, særlig hvis du ikke er fagspesialist på området, kommer du ikke til å vite alt som foregår.

Du kommer ikke til å vite alt de snakker om. Du kjenner kanskje ikke alle forkortelsene som blir brukt, eller de spesifikke innsiktene og den ekspertisen de har. Som prosjektleder handler det derfor om å finne eller utvikle evnen til å trekke ut de viktigste delene som trengs for å holde ting i bevegelse.

Hvor er handlingspunktene? Hva er de neste stegene? Hvilken viktig kontekst er nødvendig for å holde arbeidet fremover? For å gjøre dette må du være svært god til, igjen, aktiv lytting—å lytte for å forstå og deretter kunne formulere det på nytt på en passende måte. Emosjonell intelligens er også viktig.

Igjen handler det om disse generelle menneskeferdighetene knyttet til empati, forståelse av mennesker og evnen til å relatere seg til mennesker. Jeg tror dette er svært viktig. Tilpasningsevne blir viktig etter hvert som du utvikler deg, og dette er selvsagt også verdifullt for juniorprosjektledere. Men tilpasningsevne er enormt viktig. Etter hvert som prosjektene dine blir mer komplekse, kommer også suksessen deres til å bli desto viktigere.

Som prosjektleder er det derfor ditt ansvar å finne ut hvor vi kan være fleksible, hvordan vi kan innarbeide endringer på en god måte, og hvordan vi kan redusere risiko før den oppstår. Det krever et tilpasningsdyktig ferdighetssett. Jeg snakket også, som du nevnte, litt om historiefortelling.

Jeg mener absolutt at det er en god ferdighet å ha som seniorprosjektleder. Ofte fungerer du som mellomledd mellom ledelsen og prosjektteamene, og ledelsen har ikke alltid full oversikt over hva som skjer eller hele prosessen. De har ikke tid til å sette seg inn i alt. Som seniorprosjektleder tar du derfor ofte kompleks informasjon og formidler den på en måte som gjør at ledelsen forstår de viktigste punktene de trenger.

Som seniorprosjektleder vil evnen til å formidle dette på et språk de forstår, og helst veve det inn i en historie de kan sette sammen, være svært nyttig. Det vil også hjelpe mye med intervjuforberedelser, CV og alt det andre.

Til slutt vil jeg virkelig fremheve noen av de grunnleggende prinsippene som er standard innen prosjektledelse, men som absolutt er svært viktige på seniorprosjektledernivå: risiko- og endringsledelse. Som juniorprosjektleder kan du noen ganger komme deg gjennom disse tingene uten standardiserte prosesser eller uten en tydelig intensjon om å sørge for at endringer blir kontrollert gjennom prosessen, og at risiko håndteres på riktig måte.

Igjen: På nivået du kommer til å arbeide på som seniorprosjektleder, vil prosjektenes suksess få betydning for virksomheten som helhet. Hvis du derfor ikke gjennomfører endringsledelse på riktig måte, sørger for at du følger opp hvordan endringene påvirker hele prosjektet, og kommuniserer og formidler dette på en god måte, får du problemer.

Det samme gjelder risiko. Du kommer til å få problemer med å holde oversikt over prosjektet og sørge for at det leveres vellykket.

Kelsey Alpaio: Ja. Når jeg hører deg gå gjennom alle disse ferdighetene, blir det tydelig for meg at seniorprosjektlederrollen sannsynligvis ikke passer for alle prosjektledere. Derfor lurer jeg på om det finnes andre veier du vil anbefale at prosjektledere utforsker hvis de ønsker å bli forfremmet eller utvikle karrieren, men ikke føler at en seniorprosjektlederrolle passer for dem. Eller finnes det andre veier du selv utforsket?

Logan Langin: Fordelen med prosjektledernes ferdighetssett, enten de går videre til seniorprosjektlederroller eller ikke, er at det kan brukes bredt. Sterke mellommenneskelige ferdigheter og evnen til å levere ting i tide er ønsket i alle bransjer, fagområder og roller.

Hvis prosjektledere tenker: «Ja, jeg liker prosjektledelse, og jeg føler at jeg kan bruke det innenfor rammene av arbeidsoppgavene i en rolle, men jeg ønsker ikke å lede prosjekter utelukkende», mener jeg absolutt at lederroller, vanligvis innen operasjonelle områder i en organisasjon, kan være et godt sted å ende opp.

Du kan ta med deg menneskeferdighetene og organiseringsevnen som er svært etterspurt i en lederstilling, og kombinere dem med operasjonell ekspertise som du får over tid, eller som du allerede har opparbeidet deg som prosjektleder.

I mitt tilfelle var ekspertisen min tidligere innen forskning. Derfor ville en lederrolle, en form for lederstilling eller, etter hvert som jeg utviklet meg, kanskje en lederrolle på toppnivå, der jeg kunne bruke prosjektledelsesekspertisen jeg hadde sammen med forskningsekspertisen jeg hadde opparbeidet før jeg ble prosjektleder, absolutt kunne føre til slike muligheter.

Et annet område jeg vil fremheve, er hvis du er prosjektleder, men kanskje liker den menneskelige siden av prosjektledelse bedre. Jeg må legge til at prosjektledelse absolutt også innebærer personalledelse, men det finnes en side ved prosjektledelse som i stor grad handler om prosjektendringer og hvordan de påvirker mennesker.

Når du starter et prosjekt, er det nesten alltid noe nytt, og derfor kommer det til å påvirke en prosess. Dermed påvirker det en person og endrer måten vedkommende utfører arbeidet sitt på. I organisasjonen min, og selvsagt også andre steder, finnes det muligheter for å bli eller ta på seg roller som endringsleder, der du fokuserer mer på den menneskelige siden av endring.

Hvordan får du mennesker til å engasjere seg effektivt, slik at de støtter endringen? Hvis du ikke er så prosessorientert, fordi prosjektledelse i stor grad handler om «her er stegene vi må ta for å komme fra sted A til sted B», og du er mer interessert i hvordan vi får mennesker til å omfavne reisen fra punkt A til punkt B, vil endringsledelse absolutt være en god mulighet for deg.

Disse ferdighetene kan enkelt overføres, særlig når det gjelder mellommenneskelige ferdigheter og arbeid med mennesker. Jeg vil absolutt anbefale dette som en mulig retning.

Kelsey Alpaio: Hva er én ting lytterne våre kan begynne å gjøre denne uken for å komme nærmere en seniorprosjektlederrolle?

Logan Langin: Jeg har en mer filosofisk tanke rundt dette.

Én ting de kan gjøre denne uken, er at de fra et handlingsrettet perspektiv virkelig setter av tid til å gjennomføre en ferdighetsgap-analyse av hva de har i dag, sammenlignet med det de mangler. Sett deg ned og tenk grundig gjennom hvilke prosjekter du har gjennomført i karrieren, og hva en seniorprosjektlederrolle ser etter.

Hva ser du i stillingsbeskrivelsene? Hva hører du i intervjuene? Hva hører du fra andre seniorprosjektledere, og hvor finnes hullene hos deg? Hvordan kan du begynne å utvikle disse ferdighetene i løpet av de neste tre eller seks månedene? Ikke slutt å søke. Men hvis du oppdager hull i denne ferdighetsgap-analysen, må du begynne å arbeide med dem og innarbeide noe av denne informasjonen i CV-en din for å bli en sterkere kandidat.

Men noe jeg absolutt vil si til prosjektledere mens de går gjennom denne prosessen, og som kanskje føler det samme som jeg gjorde—at de stadig ble avvist og ikke nødvendigvis presenterte seg selv så godt som de ønsket—er at jeg virkelig forstår hvordan det føles.

Det er en ensom følelse. Vær raus med deg selv. Erkjenn at disse tingene tar mye tid, og at måten du stort sett kommer til å lykkes på, er gjennom prøving og feiling. Du kommer til å stille deg selv til rådighet. Du kommer til å bli avvist. Sørg for at du vurderer hvorfor du blir avvist.

Hvor er områdene der du enten hører gjentatte tilbakemeldinger om at du bør utvikle deg, eller at du bør markedsføre deg selv bedre? Begynn å ta hensyn til disse tingene. Og igjen: Hvis du allerede har ferdighetene, er det flott. Begynn å innarbeide dem i språket du bruker i CV-en, så vel som i intervjuer.

Hvis du ikke har dem, kan du begynne å tenke på hvordan du kan bygge dem og innarbeide dem så snart som mulig.

Kelsey Alpaio: Flott. En flott avslutning. Tusen takk for at du tok deg tid til å være sammen med oss i dag, Logan.

Logan Langin: Bare hyggelig. Jeg setter pris på invitasjonen. Takk.

Kelsey Alpaio: Det var alt for dagens Tilbakeblikk. Følg programmet, så går du aldri glipp av en episode. Og hvis du vil fortsette samtalen med et fellesskap på over tusen prosjektledere som forstår deg, kan du bli med oss på thedpm.com/membership. Takk for at du lyttet!