Slik bygger du sterke relasjoner med kunder og team (med Lina Calin fra Forest Made)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten til Digital Project Manager fra thedigitalprojectmanager.com.

I dag har jeg med meg Lina Calin. I dag skal vi diskutere fjernledelse av prosjekter og utfordringen med å bygge sterke team. Hvordan i all verden kan du bygge et sterkt og dynamisk team – et team som liker å jobbe sammen – når dere er spredt over hele verden eller landet? Det virker umulig. Eller kanskje det ikke er det. Fortsett å lytte for å finne ut av det. Men Lina, fortell oss først litt om deg selv. Hvor er du, og hva gjør du?

Lina Calin:

Jeg holder til i vakre Richmond i Virginia i USA. Jeg er digital prosjektleder hos Foster Made i Richmond.

Ben Aston

Kult. Fortell litt om Foster Made. Hva slags prosjekter jobber dere med?

Lina Calin:

Vi er først og fremst et utviklingsselskap. Vi bygger komplekse nettsteder, jobber med CMS-prosjekter og lager tilpassede kart. Vi startet egentlig i ExpressionEngine-miljøet for flere år siden, og siden har vi utvidet teamet med mange ulike ferdigheter. Vi har kunnet gjennomføre noen virkelig komplekse og fantastiske prosjekter, blant annet utvikling av applikasjoner for kundene våre.

Ben Aston

Kult. Er det noen spennende prosjekter du jobber med akkurat nå som du kan fortelle oss om? Eller hva er det kuleste prosjektet du har jobbet med det siste året?

Lina Calin:

Vi gjør veldig godt arbeid for Screening for Mental Health. Jeg liker virkelig å jobbe med dem. De er en fantastisk kunde og gjør utrolig viktig arbeid. Jeg setter spesielt pris på at arbeidet vårt faktisk gjør en forskjell. Kunden er bevisst, inkluderende og vennlig, og de forstår verdien av arbeidet vi gjør. Det gjør det veldig givende å jobbe med dem. Jeg liker også å vite at arbeidet vårt for dem virkelig gjør en forskjell i verden.

Ben Aston

Det er flott. Dere bygger altså mange store nettsteder og jobber med tekniske ting. Jobber dere fortsatt mye med ExpressionEngine? Det er et CMS jeg ikke hører så mye om. Er det et bevisst valg å fokusere på det, eller jobber dere også med andre plattformer?

Lina Calin:

Vi har faktisk begynt å jobbe mye med Craft også. Vi har flere kunder som vi støtter, og som vi har bygget nettsteder for i ExpressionEngine. Av og til anbefaler vi det til en kunde, men for det meste har vi brukt Craft i CMS-prosjektene våre i det siste. Vi liker virkelig den plattformen.

Ben Aston

Kult. Jeg har ikke brukt Craft selv. Jeg har lekt litt med det, men har aldri levert et prosjekt i det. Jeg har hørt mye bra om det.

Lina Calin:

Det er virkelig bra.

Ben Aston

Fortell litt om historien din. Hvordan ble du digital prosjektleder?

Lina Calin:

Jeg studerte faktisk i Williamsburg i Virginia. Jeg gikk på William and Mary og tok hovedfag i psykologi. Jeg hadde egentlig ikke tenkt å jobbe innen psykologi. Jeg likte bare veldig godt å studere mennesker, og jeg visste at det ville være nyttig uansett hva jeg bestemte meg for å gjøre yrkesmessig. Som du sikkert merker når du blir kjent med meg, er mye av det jeg bryr meg om, forankret i psykologi. Som mange digitale prosjektledere kom jeg inn i denne jobben og bransjen helt tilfeldig.

For flere år siden kom jeg til Richmond for å lede en ny restaurant som skulle åpne. Jeg innså imidlertid raskt at selv om jeg hadde jobbet i restaurantbransjen under studiene, var det ikke der jeg ønsket å bygge karrieren min etter eksamen. Jeg sluttet i restauranten og ble kontaktet av teamet som hadde stått for merkevaren og nettstedet til restauranten. Eieren av selskapet ba meg begynne å jobbe for ham. I et par år var jeg kundeansvarlig og hjalp til med markedsføring og drift. Deretter tilbrakte jeg noen år med å lede prosjekter i webteamet til et byrå innen inngående markedsføring. Begge steder var jeg kundeansvarlig, men prosjektledelse ble på en måte en del av jobben min som standard.

For litt under to år siden begynte jeg i Foster Made. Jeg ble ansatt som kundeansvarlig, men innså raskt at teamet egentlig trengte mer en prosjektleder. Derfor endret jeg rollen min, og siden da har jeg lært hvordan jeg skal lede prosjektene våre.

Ben Aston

Kult. Det var en god start. Det er alltid fascinerende å høre hvordan folk ender opp innen digital prosjektledelse – fra å jobbe på en restaurant til å jobbe for byrået som lagde nettstedet til restauranten. Det er en litt løs kobling, ikke sant?

Lina Calin:

Det er det.

Ben Aston

Men det som fungerer, fungerer. Fortell om overgangen fra kundeansvarlig til digital prosjektleder. Det er en overgang jeg selv har gjort, og jeg vil gjerne vite hvordan det gikk for deg. Du sa at du så et behov for digital prosjektledelse. Hvordan gikk du over til den nye rollen? Sa du en dag: «Jeg er ikke lenger kundeansvarlig. Fra i dag skal dere kalle meg digital prosjektleder»?

Lina Calin:

Jeg tror et av målene da jeg begynte, var å virkelig lede relasjonene. Jeg ble imidlertid hentet inn for å lede de store prosjektene hos Foster Made, og disse var relativt nye for virksomheten. Da vi begynte å få prosjekter som var mye større enn noen av CMS-prosjektene vi hadde gjort tidligere, så jeg at de trengte mer organisering og struktur. Kundene trengte mer kommunikasjon om hva som skjedde i prosjektet, og det var behov for mer prosjektledelse – ikke bare relasjonsarbeid eller overordnet visjon og strategi.

En stund brukte jeg tittelen kunde- og prosjektleder, men etter hvert innså jeg at jeg trengte større eller andre ferdigheter enn dem jeg hadde brukt som kundeansvarlig. Heldigvis var selskapet mitt svært åpne for å investere i meg og hjelpe meg med å utvikle disse ferdighetene, slik at jeg kunne bli mer av en prosjektleder som skaper struktur og organisering i prosjektene.

Ben Aston

Var du den første digitale prosjektlederen hos Foster Made?

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Er du den eneste, eller hvordan fungerer det?

Lina Calin:

Akkurat nå er jeg det. Vi er faktisk i ferd med å ansette en til.

Ben Aston

Der har du en oppfordring.

Lina Calin:

Ja, absolutt. De siste par årene har jeg vært den eneste som har innført disse prosessene her.

Ben Aston

Jeg tror det alltid er utfordrende når man begynner i et byrå og det bare finnes kundeansvarlige, mens man selv er den eneste prosjektlederen. Det kan være krevende å gjøre jobben godt når man er spredt tynt over mange prosjekter. Hvis du vil ha en jobb, kan du bli med oss på Slack. Gå til «Community»-delen av nettstedet. Bli med på Slack, finn Lina og si at du ønsker en jobb innen ledelse.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Jobber dere eksternt?

Lina Calin:

Nei. De fleste i teamet vårt er i Richmond.

Ben Aston

Fortell om verktøyene dere bruker. Hva har du nylig oppdaget som har endret arbeidshverdagen din? Hva bruker du til å lede prosjekter?

Lina Calin:

Vi bruker Teamwork internt. Vi bruker også verktøyet kunden foretrekker, så vi har jobbet i Asana. Vi har en kunde i Canada som bruker et verktøy som heter Geppetto, men internt bruker vi hovedsakelig Teamwork til å lede prosjektene våre. Vi bruker Harvest og Harvest Forecast. Selv bruker jeg OmniPlan til å lage prosjektplaner. Det er i hovedsak disse verktøyene vi bruker nå.

Ben Aston

Fungerer Teamwork godt for dere?

Lina Calin:

Jeg synes det fungerer veldig godt. Det var en utfordring å få teamet til å bruke det på en annen måte enn før jeg begynte, men det gir virkelig god innsyn i prosjektet. Jeg kan holde meg oppdatert og også ha kundene våre der. Med et raskt blikk får de et godt bilde av hvor prosjektet står, og hvordan det utvikler seg.

Ben Aston

Det er sjelden man hører en prosjektleder si at et verktøy faktisk fungerer godt. Kanskje Teamwork er verdt å sjekke ut. Lina har skrevet en flott artikkel som vi publiserte denne uken: «Fem teknikker for å bygge sterke relasjoner i virtuelle team». Hun gir fem tips for å jobbe med mennesker eksternt, enten det gjelder et team eller en kunde.

Du skriver at det å lede relasjoner faktisk er en av våre viktigste roller. Hvorfor mener du, fra en prosjektleders perspektiv, at dette er så viktig?

Lina Calin:

Det er et godt spørsmål. Når alt kommer til alt, er grunnen til at vi er her, mennesker. Det høres kanskje litt klisjéaktig ut, men det er helt sant. Vi er mennesker som jobber med mennesker. Vi skaper produkter og løsninger for mennesker. Vi kan ikke fjerne mennesker fra ligningen, og derfor er relasjonsbygging en stor del av jobben vår. Når vi bygger relasjoner med menneskene vi jobber med, går jobbene våre, jobbene deres og prosjektene våre mye smidigere. Vi er på samme lag og har samme retning. Det skjer bare når vi bevisst forsøker å finne en felles retning med andre.

Ben Aston

Det er lett å behandle mennesker som ressurser eller kunder som om de ikke er virkelige mennesker. Når vi avhumaniserer arbeidet og glemmer relasjonssiden, faller prosjekter raskt fra hverandre.

Du har skrevet fem gode tips for hvordan vi kan forbedre relasjonene våre og bygge sterkere relasjoner i virtuelle team. Det første er å ikke gjøre antakelser. Vi gjør alle antakelser, bevisst eller ubevisst, når vi prøver å forstå mennesker. Hvorfor er dette så problematisk?

Lina Calin:

Jeg er glad for å kunne si at jeg ikke har noen spesifikke historier fra karrieren min, men dette er noe jeg alltid har vært opptatt av. Som farget kvinne kan mennesker raskt gjøre antakelser om meg basert på det de ser utenpå. Deler av identiteten min er ikke synlige, og mennesker kan trekke konklusjoner fra utseendet mitt som ikke nødvendigvis stemmer. I tillegg kan vi ikke gjøre antakelser om noens kjønnsidentitet. Det er viktig å være inkluderende og la mennesker representere og definere seg selv på den måten de ønsker, uten at vi projiserer egne erfaringer og fordommer på dem.

Ben Aston

Jeg liker også poenget ditt om å bruke «vi» i stedet for «du». Når vi hjelper teammedlemmer og kunder med å forstå at vi er på samme side og samarbeider om å levere noe, bruker vi et inkluderende språk. Det er viktig å la mennesker vite at vi støtter dem og ønsker å jobbe sammen med dem.

Lina Calin:

Takk. Det er enkelt, men jeg tror det gjør en stor forskjell.

Ben Aston

Det neste punktet ditt er å ikke begrense samtalen til profesjonelle temaer. Hvordan gjør man det uten å virke ubehagelig eller dele for mye?

Lina Calin:

Tenk på det som å dele noe med et familiemedlem du ikke står veldig nær, men som du gjerne vil oppdatere om livet ditt. Du kan fortelle at noe spennende skjer, eller at du strever med noe, slik at personen får et dypere innblikk i hvem du er, uten at du går inn i alle detaljer. Grensen varierer fra person til person, enten det er en kollega eller en kunde. Så lenge du er ekte og ikke gjør noe som svekker profesjonaliteten eller autoriteten din, kan det være en god måte å bygge relasjoner på.

Ben Aston

Det er også viktig å finne felles grunn. Når vi jobber med kunder og team, bringer prosjektet ofte mennesker sammen som ellers kanskje ikke ville hatt noe med hverandre å gjøre. Men når relasjonen er sterk, går hele prosjektet bedre. Sport, mat eller det som er nytt på Netflix kan være gode samtaleemner. Det handler om å bygge relasjonen rundt en felles forbindelse.

Du snakker også om å sette av tid til ansikt-til-ansikt-samtaler. Hvordan får du mennesker til å bruke video når mange foretrekker Slack eller telefonsamtaler?

Lina Calin:

Jeg leder an ved å bruke video selv. Det er helt greit om den andre personen ikke føler seg komfortabel med å slå på kameraet med en gang. Jeg vil at de skal føle seg trygge først. Når jeg viser ansiktet mitt, viser jeg at de har min fulle oppmerksomhet, at jeg ikke skjuler noe, og at de kan se ansiktsuttrykkene mine. Etter noen ganger blir de ofte komfortable nok til å slå på videoen selv.

Ben Aston

Det setter forventningen om at vi faktisk skal være til stede i samtalen. Når vi jobber eksternt, er det lett å ha mange langsomme Slack-samtaler samtidig, i stedet for å bruke to minutter på en direkte videosamtale og løse problemet.

Du snakker også om å anerkjenne mennesker. Hvordan gjør man det når man ikke synes forslaget deres er særlig godt?

Lina Calin:

Det handler om å vise at stemmen deres er viktig. Selv om forslaget ikke er det beste, kan du si: «Det var en god tanke», «Det hadde jeg ikke tenkt på» eller «Jeg lurer på om vi skal undersøke det litt nærmere». Du kan også si: «Kanskje vi bør se på det senere, men jeg setter pris på at du tok det opp.» Det handler om å si: «Jeg hører deg. Jeg setter pris på at du tok deg tid til å si dette», før du kommer med din egen mening eller tar neste steg.

Ben Aston

Når mennesker føler seg hørt og opplever at de har en stemme, får de større eierskap til det vi prøver å oppnå sammen. Et sterkt team må ha en felles visjon for hva vi skal oppnå og hvordan vi skal gjøre det. Alle må føle eierskap til den visjonen.

Til slutt snakker du om å følge opp teamet. Hvordan gjør du det når dere ikke sitter ved siden av hverandre?

Lina Calin:

Det avhenger av personen. Noen utviklere ønsker ikke nødvendigvis å snakke ansikt til ansikt, så jeg kan sende en melding et par ganger i uken: «Hvordan går dagen? Jeg ville bare sjekke inn.» Andre møter jeg etter arbeidstid og spør hvordan et møte gikk. Det kan ta tid å bygge tillit, så jeg prøver å vise at jeg faktisk bryr meg om svaret. Selv om personen ikke har noe spesielt å si, kan spørsmålet «Hva syntes du om det?» gjøre en stor forskjell og bidra til å bygge relasjoner.

Ben Aston

Hva med å følge opp kunder? Hva gjør du når de ikke svarer eller virker som om de ikke bryr seg?

Lina Calin:

Det er viktig å tenke på «hvorfor» og ikke bare avskrive situasjonen. Kanskje det handler om tillit, eller kanskje kunden foretrekker en samtale fremfor e-post. Du må også tenke på hvordan personen bearbeider informasjon. Kanskje det er bedre å sende noen spørsmål på forhånd, eller la kunden svare på e-post. Du kan også gå foran som et godt eksempel ved å si at noe kunne vært bedre neste gang, eller at du er begeistret for noe dere så i dag. Da blir det mer en samtale og mindre et intervju.

Ben Aston

Hvis du ikke har lest Linas artikkel «Fem teknikker for å bygge sterke relasjoner i virtuelle team», bør du gjøre det. Takk, Lina, for innsikten i hvordan vi kan bygge sterkere relasjoner.

Lina Calin:

Takk. Det har vært en glede.

Ben Aston

Hvis du vil bidra til samtalen, vil jeg gjerne høre hvordan andre bygger sterke relasjoner med teamene sine. Kommenter innlegget Lina har skrevet, eller gå til «Community»-delen av thedigitalprojectmanager.com for å bli med i Slack-teamet vårt. Der foregår det mange interessante samtaler, og vi vil gjerne ha deg med. Takk for at du lyttet.