Slik blir du en bedre prosjektleder gjennom kollegaveiledning

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden boten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Michael Mordak: Hei, det er Michael fra The Digital Project Manager, og velkommen til dagens medlemsportrett. Vi har klart å samle den største og tøffeste samlingen av prosjektledere som finnes der ute, og som skaper endring og utfordrer de eksisterende tankemønstrene i dagens prosjekter. Det interessante med dette fellesskapet er at det er fullt av mennesker som sannsynligvis ønsket å gjøre noe annerledes med livene sine.

Selv om vi alle kommer fra ulike bakgrunner, roller og bransjer, har vi funnet et kall i å organisere kaoset som prosjekter er. De unike historiene våre er formet av lærdommene vi har fått, ferdighetene vi har utviklet, og menneskene vi har møtt på veien. Hvis du vil bli med, eller bare lære mer om fellesskapet, kan du besøke nettstedet vårt på thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag snakker vi med et anerkjent medlem av fellesskapet og leder for prosjektledelse, Keegan McCready. Keegan var blant de mange som ble rammet av permitteringer i 2023, men han klarte å finne støtte og dra nytte av råd og innsikt fra et tillitsfullt nettverk av kolleger i mastermind-gruppen sin og i fellesskapene han er involvert i. Vi skal høre Keegans historie om fellesskap, og hvordan det har påvirket yrkeskarrieren hans.

Keegan, jeg er så glad for at du kunne bli med. Takk for at du gjør dette med meg i dag. La oss bare hoppe rett inn i det. Jeg vil gjerne høre fra deg: Hvilke typer fellesskap er du involvert i? Du er selvfølgelig involvert i DPM-fellesskapet, så det trenger vi ikke å dekke, men hvilke andre typer fellesskap er du med i?

Keegan McCready: Ja, godt spørsmål. Først og fremst, takk for invitasjonen. De andre fellesskapene jeg er involvert i, er alle knyttet til prosjektledelse, men jeg vil si at de er mer lokale og ikke-virtuelle, eller ikke basert på fjernarbeid. Jeg er derfor medlem av den lokale avdelingen av PMI, altså Project Management Institute, hovedsakelig fysisk og ikke virtuelt.

Verdien jeg ser i DPM spesielt, er at det er et fjernbasert og fjernorientert fellesskap. I stedet for at jeg bare har introduksjoner eller relasjoner med folk som bor i nærområdet, kan jeg nå utvikle relasjoner, muligheter og introduksjoner med mennesker som bokstavelig talt befinner seg over hele verden.

Det eneste andre fellesskapet jeg er en del av, er derfor gjennom PMI.

Michael Mordak: Så bra. Det er flott. Du nevnte at du deltar i de lokale avdelingene der. Hvor holder du til?

Keegan McCready: Jeg holder til i det vestlige Michigan, like utenfor Grand Rapids.

Michael Mordak: Perfekt. Det er virkelig interessant å se. Du har på en måte dekket både den fysiske delen og fjernfunksjonen. I disse fellesskapene – er det noe du liker å snakke om? Er det noen temaer du fokuserer på, eller ting du liker å diskutere?

Keegan McCready: For meg handler det alltid om de store, vanskelige problemene jeg møter i rollene mine. Jeg tror sterkt på at flere hoder er bedre enn ett når man prøver å løse slike problemer.

Det kan være at jeg bruker et nytt verktøy i en ny rolle og ikke kjenner det særlig godt, at jeg skalerer et verktøy eller en plattform og ønsker ideer til beste praksis fra andre som har gjort det, eller at vi deler og mottar maler, verktøy og beste praksis. Jeg er stor tilhenger av å hente inn muligheter for vekst, utvikling og opplæring fra andre prosjektledere, se på hva de har gjort, hvordan de har utviklet ferdighetene sine, og på hvilke måter de har gjort det.

Jeg tror det har synliggjort mange ulike muligheter for kurs, sertifiseringer og andre ting jeg ellers ikke ville ha hørt om. Derfor vender jeg meg til et fellesskap av likesinnede og drar nytte av ekspertisen de har på slike områder.

Michael Mordak: Jeg liker at du virkelig bruker disse fellesskapene til å løse dine egne behov og ivareta dine egne formål. Du tar i praksis problemene dine med til dem og gjør alle der til en del av teamet ditt.

Keegan McCready: Det er omtrent slik jeg ser på det også. Jeg har bare kunnskap om rollene, stillingene og bransjene jeg selv har erfaring fra.

Mange ganger havner man i roller der de bruker et verktøy man aldri har brukt før. De har styrt prosjektene sine på en annen måte, og det å be om ideer og tilbakemeldinger fra andre prosjektledere som også har jobbet i mange ulike bransjer, har vært en virkelig god måte å redusere tiden fra «Jeg har et stort problem jeg prøver å løse» til «Jeg har en første løsning på problemet». Ved å kaste nettet så bredt som mulig kan man finne mange prosjektledere med ulike ferdigheter og erfaringer som kan bidra med sine synspunkter på hvordan bestemte ting kan løses.

Historisk sett har jeg vært begrenset til selskapet jeg jobber for eller de lokale avdelingene i disse fellesskapene. Selv da er utvalget ganske lite. Når du åpner noe som DPM, får du tilgang til hundrevis av andre prosjektledere over hele verden. Det finnes enorme mengder kunnskap der som du kan benytte deg av.

Michael Mordak: Ja, jeg er enig. Det jeg særlig vil fremheve, er at folk befinner seg over hele verden. Det er bokstavelig talt ikke bare mennesker som kanskje er i bransjen din eller byen din, men mennesker fra hele verden. Vi har mange medlemmer i EMEA-området, og også medlemmer på New Zealand og i Sør-Amerika.

Det betyr mange ulike perspektiver fra forskjellige kulturer og regioner i verden som kan bidra og hjelpe deg med å løse problemene dine. Men det jeg virkelig er interessert i å vite, er om det finnes noen spesifikke problemer – noen store problemer – du har klart å løse gjennom et fellesskap, noe som skiller seg ut?

Keegan McCready: Jeg tror det er et par stykker. I en tidligere rolle skalerte vi Asana som prosjektstyringsplattform. Jeg var ganske ny i verktøyet og hadde bare brukt det på et svært overordnet nivå tidligere. Derfor vendte jeg meg til fellesskapet og sa: «Vi ønsker å skalere dette i hele organisasjonen. Har dere tips, triks og beste praksis for hvordan dere har gjort det?»

Mange bidro med ikke bare ting vi absolutt burde prioritere og gjøre – for eksempel «Sørg for at dere setter opp porteføljene og prosjektene på denne måten, slik at det blir sammenheng mellom alt» – men også verdifulle lærdommer. Folk sa ting som: «Jeg gjorde dette tidligere. Her var en stor fallgruve som rammet meg og teamet mitt.» Det var et godt eksempel på at jeg visste at jeg måtte gjøre dette i rollen jeg hadde, og at det var utrolig verdifullt å spørre andre som bokstavelig talt hadde vært gjennom den samme implementeringen.

Et nyere eksempel er at vi i min nåværende rolle bruker Salesforce som prosjektstyringsverktøy. Det har visse begrensninger, og jeg kjenner ikke verktøysettet så godt. Derfor henvendte jeg meg til andre som hadde brukt det, for å få tips og triks om ulike måter de hadde brukt det på, slik at jeg kunne ta dette med inn i min nåværende rolle og lykkes.

Michael Mordak: Det er flott. Jeg liker virkelig måten du klarer å bruke det på.

Og jeg tror hovedpoenget her er at du kan unngå feilene andre har gjort. Da kan du gå inn i slike situasjoner – det er jo ikke slik at du er den første som skalerer Asana, ikke sant? Du er heller ikke den første som tar det i bruk på tvers av ulike avdelinger i organisasjonen.

Du kan få råd fra mennesker som har gjort det og opplevd disse fallgruvene, og så kan du påskynde veien til en bedre løsning og unngå mange av problemene som kan oppstå når du gjør alt alene.

Et annet spørsmål om engasjementet ditt i fellesskap, enten det gjelder PMI eller DPM: Finnes det noen betydelige karriereskifter eller muligheter som har blitt tilgjengelige for deg bare fordi du var en del av disse fellesskapene?

Keegan McCready: Det korte svaret er ja. Jeg tror flere muligheter har blitt tilgjengelige for meg. Jeg har ikke benyttet meg av noen av dem eller takket ja til noen stillinger gjennom dem, men det betyr ikke at de ikke finnes.

Som jeg nevnte tidligere, ble jeg permittert sommeren 2023, og det første stedet jeg vendte meg til, var fellesskapene. Jeg sa: «Hei, prosjektlederstillingen min ble berørt av en nedbemanning, og jeg ser etter min neste mulighet. Dette er ferdighetene og erfaringen jeg kan bidra med. Dette er, løst sagt, det jeg ser etter. Er det noen som kjenner til noe?»

Mengden mennesker som bidro, ikke bare med konkrete muligheter – «Selskapet mitt ansetter, her er stillingsbeskrivelsen» – men også med generell støtte, veiledning, mentorskap og anbefalinger om hvem jeg kunne snakke med eller hvilke nettsteder jeg kunne sjekke ut mens jeg søkte jobb og navigerte i permitteringen, var uvurderlig.

Den dag i dag er jeg svært takknemlig for alle som tok kontakt og tilbød disse mulighetene. Selv om jeg endte opp i en annen stilling som ikke kom fra noen av disse forbindelsene, er det å ha så mange mennesker som tok kontakt med relevante forbindelser og stillinger, noe man ikke får når man søker alene via LinkedIn, Indeed og andre nettsteder.

Michael Mordak: Ja, det er stort. Jeg liker det. Å gå gjennom det du gikk gjennom, en nedbemanning, er en forferdelig ting å måtte håndtere alene. Jeg liker virkelig måten du klarte å lene deg på disse fellesskapene, slik at du ikke trengte å føle deg alene gjennom prosessen, fordi du hadde støtte fra disse menneskene.

Hvis du vil trekke frem noen navn på personer som spilte en viktig rolle, eller takke noen som virkelig hjalp deg, må du gjerne gjøre det.

Keegan McCready: Ja, absolutt. Jeg er med i en mastermind-gruppe gjennom DPM, så jeg vil rette en stor takk til dem. De var naturligvis det første stedet jeg vendte meg til for støtte og veiledning, og de ga meg mange muligheter.

Sarah, Kelly, Rhonda og Melinda – dere var til stor hjelp, og jeg er veldig takknemlig for støtten dere ga meg i den perioden.

Michael Mordak: Det er virkelig flott. Jeg liker det. Mastermind-gruppene må være noe av det jeg liker best ved dette fellesskapet. Jeg antar at de finnes i mange andre fellesskap også.

Vil du gi en kort gjennomgang av hvordan mastermind-samlingene deres foregår, og hva slags ting dere tar opp?

Keegan McCready: Ja, selvfølgelig. For å følge opp poenget ditt tror jeg mastermind-gruppene var et av salgsargumentene for meg. Jeg ble med i DPM for å bli en del av en mindre gruppe prosjektledere og bruke den som en konkret gruppe med mennesker som kunne hjelpe til med bestemte situasjoner.

Det var et stort salgsargument for meg. Til sammenligning er dette ikke et alternativ i de lokale avdelingene rundt meg når man skal møtes. Jeg er sikker på at man kunne opprettet noe manuelt hvis man ønsket det, men det er ikke en innebygd del. Vår mastermind-gruppe består av prosjektledere fra en rekke ulike bransjer, med ulike erfaringsnivåer og ulike erfaringer de kan bidra med.

Vi møtes hver måned. Temaene varierer ganske mye, men de fleste møtene våre begynner med en form for «seier og bekymring»: «Dette er det som skjer i livet mitt. Dette er de store seirene jeg opplever i stillingen min akkurat nå. Dette er de store bekymringene som holder meg våken om natten, og som gjør meg litt engstelig.»

Deretter tar vi en runde og gratulerer med seirene der det passer. Vi går virkelig inn i bekymringene og spør: «Hva plager deg i rollen din, og hvordan kan vi hjelpe deg som gruppe prosjektledere?» Det er her kunnskapsdelingen, beste praksis og det generelle samarbeidet og den generelle veiledningen kommer inn. Det er også her jeg tror den største verdien jeg får fra samtalene, ligger.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Det er veldig interessant å se, og jeg liker at du benytter deg av dette gjennom medlemskapet. Du har allerede forklart hvor mye støtte du får fra disse menneskene, så det er virkelig oppmuntrende å se.

Jeg vil oppfordre alle som er medlemmer, til å oppsøke mastermind-grupper, for jeg tror det finnes så mye verdi i disse samlingene. Det handler om å knytte kontakt med andre – først og fremst for nettverksbygging, men også for alle de sekundære fordelene man får av det.

Det neste spørsmålet jeg vil stille deg, er en liten vri, men jeg ønsker ikke å trekke frem én bestemt person. Du har allerede nevnt noen flotte mennesker, men hvem er den kuleste eller mest innflytelsesrike personen du har fått møte gjennom et fellesskap?

Keegan McCready: Det er et godt spørsmål. Jeg vet ikke om jeg klarer å begrense det til én person.

Jeg nevnte mastermind-gruppen min. De fire andre og jeg – jeg tror først og fremst at de er de kuleste og mest innflytelsesrike menneskene jeg snakker med regelmessig. Jeg setter stor pris på erfaringen deres og tankelederskapet deres innen alt som har med prosjektledelse å gjøre.

Utenom mastermind-gruppen tror jeg personen jeg har blitt mest klassisk påvirket av hele tiden, er Patrice fra DPM. Ikke direkte, riktignok. Jeg har ikke satt meg ned og jobbet sammen med henne om noe, men innholdet hennes har vært utrolig nyttig for å navigere i hverdagen som digital prosjektleder.

Personlig har jeg strevd med beslutninger rundt frilansarbeid, hvordan jeg best kan håndtere det og hvordan jeg kan komme inn i frilansbransjen, særlig mens jeg navigerte permitteringen. Derfor har jeg vært en stor fan av Patrice på avstand, og jeg setter virkelig pris på alt arbeidet og all innsikten hun bidrar med.

Michael Mordak: Så bra. Hun er en utrolig person å ha i fellesskapet. Hun gjør seg så tilgjengelig for alle. Hvis du ikke allerede har sendt henne en direktemelding, er jeg sikker på at hun ville være åpen for å hjelpe deg. Jeg kjenner flere som har gjort det, og hun er alltid tilgjengelig for å hjelpe folk, noe som er fantastisk.

Hun har også vært en stor forkjemper for jobbsøking, siden hun driver sin egen LinkedIn-gruppe for prosjektledere som leter etter jobb. For å veie opp for høydepunktene og de fine øyeblikkene i fellesskapene – jeg må jo balansere intervjuet – hva vil du si er den minst populære delen av prosjektledelse?

Keegan McCready: Det er et godt spørsmål. Jeg kan fortelle deg alt det positive. Jeg vet ikke om noen noen gang har spurt meg om den minst populære delen. For meg er det både en velsignelse og en forbannelse å prøve å balansere alle tallerkenene samtidig. Men merkelig nok er det også grunnen til at jeg begynte med prosjektledelse, hvis det gir mening.

Kanskje jeg bare liker å bli straffet. Grunnen til at jeg valgte prosjektledelse, var at jeg ikke ønsket å gjøre det samme hver dag. Jeg begynte på en bachelorgrad i regnskap og skjønte raskt at det ikke ville fungere for meg. Jeg kunne ikke gjøre det resten av livet. Så begynte jeg med prosjektledelse, men jeg kan virkelig forstå at det kan bli mye å balansere når arbeidsmengden øker, og når du i tillegg driver med frilansarbeid, småoppdrag og andre sideprosjekter, samtidig som du skal sørge for at alle tallerkenene fortsatt holdes i luften.

Du må også balansere personlige forpliktelser utenom det du gjør foran datamaskinen hele dagen. Jeg tror derfor den største frustrasjonen er å prøve å holde alle tallerkenene i luften, samtidig som du ofte leder uten formell myndighet. Å navigere i disse relasjonene og få prosjektene over målstreken kan selvsagt være en utfordring.

Michael Mordak: Ja, jeg synes det er en veldig god oppsummering, og et interessant perspektiv – hvordan det både er en velsignelse og en forbannelse. Du begynte jo med dette fordi du ønsker å løse problemer, men det er frustrerende fordi det finnes så mange problemer å løse. Det er som en endeløs målstrek som stadig flytter seg, mens du sakte jobber deg mot den.

Det er fantastisk. Jeg liker perspektivet ditt på fellesskap og alt du har fått ut av det. Jeg har ett siste spørsmål før vi avslutter: Kan du gi noen visdomsord til en prosjektleder som navigerer i dette feltet akkurat nå, med tanke på hvor vedkommende kan gå for å få hjelp eller råd?

Keegan McCready: Ja, jeg tror det finnes noen ulike områder. For det første ville jeg begynt med det velprøvde Project Management Institute, projectmanagement.com. Der finnes mange av det jeg vil kalle formelle muligheter for opplæring og sertifiseringer, og de er standardiserte for bransjen. En annen lærdom jeg har fått, er at man ikke bare bør avfeie konseptet med fellesskap.

Jeg hadde aldri hørt om DPM, helt åpenlyst, før jeg begynte i min forrige jobb. Det er derfor relativt nytt for meg, fra de siste par årene. Jeg hadde ikke tilgang til denne enorme gruppen av mennesker som gjør de samme jobbene som meg, og det gjorde det vanskelig å utveksle ideer.

Hvis jeg skulle gi et par anbefalinger, ville jeg fra et akademisk perspektiv lene meg på det velprøvde Project Management Institute og andre kurs du kan finne gjennom Scrum Alliance og scrum.org. DPM har også muligheter for utdanning. For det andre ville jeg virkelig satset på nettverksbygging og relasjonsbygging. Å gjøre dette gjennom slike fellesskap gjør det enkelt og krever lite innsats.

Det er noe jeg skulle ønske jeg hadde gjort tidligere i karrieren: å bygge et nettverk av likesinnede roller og mennesker som du kan støtte deg på når du trenger det gjennom karrieren.

Michael Mordak: Ja, det er litt som en forsikring, et sikkerhetsnett når du trenger støtte. Keegan, jeg vil igjen takke deg for tiden din. Jeg setter virkelig pris på at du gikk gjennom alle disse spørsmålene og fortalte om erfaringene dine med fellesskap. Jeg gleder meg til å se bidragene dine i kanalen, og til å se hvor mye du får ut av mastermind-gruppen. Jeg vil bare gratulere deg med den nye rollen og håper det går bra for deg.

Keegan McCready: Takk, det setter jeg pris på. Takk for invitasjonen.

Michael Mordak: Bare hyggelig. Vi snakkes snart.

Takk for at du lyttet til medlemsportrettet vårt med Keegan. Han har så mye mer kunnskap og innsikt å dele med deg, så kom og snakk med oss i Slack-kanalen sammen med hele fellesskapet vårt av digitale prosjektledere. Du kan lære mer om medlemskap på nettstedet vårt på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Til neste gang: Takk for at du lyttet.