Produktivitetstriks Beyoncé ville vært stolt av (med Tucker Sauer-Pivonka fra Crema)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et dataprogram for å transkribere podkastene våre. Vennligst se gjennom fingrene med eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er «Podkasten om digital prosjektledelse». I dag har jeg med meg Tucker Sauer-Pivonka. Tucker, tusen takk for at du blir med i programmet.

Tucker Sauer-Pivonka:

Takk for at jeg fikk være med.

Ben Aston:

Det føles som om Beyoncé tilsvarer 20 personer. Hun ser ut til å være overalt hele tiden og få magiske ting til å skje, og det er sannsynligvis fordi hun har et enormt team. I dag skal vi imidlertid snakke om tidsstyringstriks vi kan bruke for å være like produktive som Beyoncé.
Vi skal være veldig praktiske og snakke om noen ting vi kan gjøre for å få mer tid i løpet av dagen. Dette er enkle triks som vil spare deg for masse tid og hjelpe deg med å bli bedre i rollen som prosjektleder.
Men først vil jeg introdusere Tucker ordentlig. Tucker er prosjektleder hos Crema, og de jobber med mange ulike kunder, oppstartsbedrifter med finansiering og større bedriftskunder. De driver med mye prototyping og testing for mobil- og nettapplikasjoner. Tucker, fortell oss litt om deg selv utenfor kontoret. Hva liker du å gjøre?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, selvfølgelig. Vanligvis liker jeg å reise på ferie. Jeg liker å gå på tur. Jeg har nettopp kjøpt et nytt hus. Det er dette jeg bruker fritiden min på. Jeg kom faktisk nettopp tilbake fra Bahamas.

Ben Aston:

Å, så hyggelig.

Tucker Sauer-Pivonka:

Forrige torsdag, så jeg kommer rett fra ferie denne gangen.

Ben Aston:

Var Bahamas en god ferie for en prosjektleder?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det var en fantastisk ferie. Vi gjorde egentlig nesten ingenting hele tiden. Vi lå bare på stranden og nøt solen. Hva mer kan man ønske seg på ferie?

Ben Aston:

Deilig. Du sa at dere holder på med noen oppussingsarbeider. Er du prosjektleder for oppussingen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, til min manns fortvilelse, helt klart. Ja, jeg leder definitivt prosjektet hjemme som om det ikke fantes noen morgendag. Vi kjøpte hus i august. Så langt har vi ikke gjort noe stort, men vi planlegger faktisk noen prosjekter nå som våren har kommet, slik at vi kan sette i gang med ting utendørs.

Ben Aston:

Tar du på deg jobb-stemmen og jobbhatten hjemme når du prøver å få prosjektet på plass, til din manns fortvilelse?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, absolutt. Jeg må stoppe opp nå og da og minne meg selv på at dette ikke er en kunde, men privatlivet mitt, og at jeg også må være litt overbærende med mannen min. Jeg trenger ikke godkjenningen hans skriftlig for alt dette. Det er bare alt det morsomme prosjektarbeidet.

Ben Aston:

«Bare signer arbeidsbeskrivelsen. Bare signer arbeidsbeskrivelsen», ja. Kult. Fortell oss historien din. Hvordan begynte du med digital prosjektledelse? Jeg tok en rask titt på LinkedIn-profilen din, og det ser ut til at du for lenge siden begynte som stylist.
Hvordan blir en stylist til en digital prosjektleder?

Tucker Sauer-Pivonka:

Stylist var faktisk en jobb jeg hadde på universitetet. Jeg jobbet i en liten butikk. Jeg likte veldig godt å hjelpe kundene mine med å føle seg vel ved å kle dem i klær de følte seg bra i. Det har faktisk noen paralleller til prosjektlederverdenen: å få kunden til å se bra ut overfor sjefen sin og sjefens sjef. Den parallellen fungerte godt da jeg begynte med prosjektledelse.
Etter at jeg var ferdig utdannet, begynte jeg som kundekoordinator i et tradisjonelt reklamebyrå her i Kansas City. Det var en tradisjonell setting, ikke nødvendigvis digital. Jeg jobbet mye med trykksaker, materiell i butikk og lignende.
Etter at jeg hadde begynt, ble imidlertid de digitale ferdighetene mine raskt oppdaget av ledelsen. Det neste jeg visste, var at jeg utviklet en lokal plattform for markedsføringsinnsikt som vi laget i reklamebyrået. Det var der den digitale verdenen min begynte når det gjaldt yrkeskarrieren.

Ben Aston:

Hyggelig. Hvor kom de digitale ferdighetene dine fra? Jeg blir alltid nysgjerrig. Jeg føler at det ligner på min egen reise, men hvor utviklet du de digitale ferdighetene dine i det skjulte?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg tror jeg alltid har vært interessert i dette siden jeg var barn. Det begynte med en interesse for datamaskiner og en forståelse av hvordan de fungerte. Da jeg var veldig liten – jeg tror jeg var fem da jeg fikk min første datamaskin – tok jeg den fra hverandre og satte den sammen igjen for å forstå hvordan den fungerte, på et veldig grunnleggende nivå.

Ben Aston:

Ja. Ta ut harddisken.

Tucker Sauer-Pivonka:

Nettopp. Derfra handlet det egentlig bare om å prøve seg frem med ulike programvaredeler og ikke kunne trykke på bestemte knapper eller bruke bestemte kommandoer, eller hva det måtte være. Det utviklet seg videre derfra.
Da jeg gikk på videregående, utviklet disse ferdighetene seg ytterligere. Da jeg begynte på universitetet, kom jeg til et veiskille og måtte bestemme meg for hva jeg ønsket å gjøre yrkesmessig. Jeg valgte kommunikasjon fordi det var mer generelt, siden jeg ikke var helt sikker på hva jeg ville gjøre.
Jeg fortsatte likevel å holde de digitale ferdighetene ved like i bakgrunnen gjennom småjobber og deltidsjobber på universitetet. Jeg visste alltid at det var den retningen jeg ønsket å gå i karrieren, men det handlet bare om hvilke steg jeg måtte ta for å komme dit.
Heldigvis skjedde det naturlig gjennom den første jobben min i reklamebyrået.

Ben Aston:

Hyggelig. Jeg er alltid interessert i mennesker som har vært interessert i digitale ting hele livet. Du nevnte at du jobbet med små sideprosjekter på universitetet. Jobber du med noen egne digitale sideprosjekter nå?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ikke for øyeblikket.

Ben Aston:

Har du ditt eget nettsted?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg har hatt et nettsted tidligere.

Ben Aston:

Det har du, ikke sant?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg har ikke noe jeg fokuserer på akkurat nå, fordi det siste året har vært et stort år i privatlivet mitt: Jeg har fått nytt hjem, giftet meg og begynt i ny jobb. Alt dette innebærer en egen tilpasningsperiode, og man må finne en ny rytme. Derfor har jeg ingen sideprosjekter akkurat nå, men jeg er sikker på at noen vil dukke opp i nær fremtid.

Ben Aston:

Hyggelig. Fortell oss om hva du gjør hos Crema. Uttales det Crema eller Crema?

Tucker Sauer-Pivonka:

Crema.

Ben Aston:

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja. Jeg ville ikke korrigere deg tidligere, men ja, vi heter Crema.

Ben Aston:

Jeg var midt i flyten og tenkte: «Du vet når du tenker: Jeg vet ikke hvordan dette ordet uttales.» Beklager hvis jeg ødela etternavnet ditt.

Tucker Sauer-Pivonka:

Nei.

Ben Aston:

Var det riktig eller galt?

Tucker Sauer-Pivonka:

Nei, det var helt riktig. Du uttalte det helt riktig, Tucker Sauer-Pivonkavonka. Ja, Crema … Vi het faktisk Crema Lab tidligere, men folk blandet oss med Criminal Lab, så vi forkortet det bare til Crema.
Jeg er prosjektleder her hos Crema, men siden vi er et produktfokusert byrå, har vi ikke «digital» foran stillingstittelen. Det er jo det vi jobber med uansett, så det er underforstått.
Som prosjektleder fyller jeg vanligvis rollen som scrum master og noen ganger også produkteier, avhengig av oppdraget og hvor mye kunden trenger oss. Utover disse ansvarsområdene sørger jeg alltid for at teamet har det de trenger for å komme videre, at vi oppfyller målene og behovene til kundene våre, og at vi hele tiden ser etter muligheter for å forbedre prosessene. Generelt arbeid av typen digital prosjektleder.

Ben Aston:

Kult. Kan du fortelle oss om noen prosjekter du jobber med for øyeblikket, som er interessante og som du kan snakke om?

Tucker Sauer-Pivonka:

Noen av dem kan jeg ikke snakke om på grunn av konfidensialitet, men jeg jobber med noen virkelig spennende og komplekse prosjekter. Komplekse prosjekter er faktisk favorittene mine. Det var derfor jeg ønsket å begynne i den digitale verdenen. Ofte har man en svært kompleks idé, men må finne en måte å gjøre den enkel for sluttbrukeren på, slik at den ikke oppleves kompleks for dem.
Jeg jobber med noen prosjekter som passer perfekt inn i dette akkurat nå. Det er noen av de morsomste prosjektene jeg jobber med.

Ben Aston:

Kult. La oss snakke om artikkelen du skrev. Den gjør det utrolig bra på statistikken. Vi snakket om den før vi gikk på lufta. Jeg tror det hjelper at den handler om Beyoncé. Kanskje det er fordi Beyoncé nettopp ble bitt.

Tucker Sauer-Pivonka:

God timing.

Ben Aston:

Folk er veldig opptatt av Beyoncé akkurat nå. Hvis du ikke har sett den, bør du lese den raskt. Vi laget også en liten infografikk som dere kan dele, så del den gjerne. Særlig hvis du tenker: «Dette har vært flott, men jeg har egentlig ikke tid til å høre på disse to som skravler i dag», er denne podkasten spesielt for deg.
Det vi snakker om i dag, er å bli mer produktiv – ikke ved å gjøre mer, men ved å jobbe smartere. Det handler ikke om å være travel. Det handler om å kunne fokusere på de riktige oppgavene uten å bli distrahert.
I artikkelen snakker du om fem ulike teknikker vi kan bruke. Du nevner kalenderblokkering, å redusere distraksjoner, energistyring, prioritering og målsetting. Og å få ting gjort i møter. Hvis du ikke har lest artikkelen ennå, kan du ta en titt.
For dem som bare lytter nå: Kan du forklare kalenderblokkering? Hvordan fungerer det?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja. Dette er noe av det jeg liker best å gjøre blant de ulike strategiene jeg bruker over tid. I bunn og grunn er det et ganske enkelt konsept. Det er noe mange tror de ikke kan gjøre fordi de hele tiden slukker branner, men jeg har også vært i den verdenen, og jeg vet at det kan være utfordrende. Likevel vil jeg oppfordre disse menneskene til å prøve strategien for å komme seg ut av den konstante brannslukkingen.
Jeg vil si at den største fordelen med kalenderblokkering er at man setter forventninger, både internt og eksternt, om at man trenger tid til å gjøre jobben sin. Man kan ikke gjøre jobben sin hvis man hele tiden blir trukket i en million retninger.
Jeg har opplevd dette mange ganger. På slutten av dagen har du kanskje vært i møter hele dagen eller blitt trukket i en million ulike retninger, uten å ha hatt tid til faktisk å gjøre jobben din. Ved å blokkere perioder i kalenderen til dette – til tid for å få ting gjort – oppdager du at du egentlig reserverer møter med deg selv for å gjøre din egen jobb. Det synes jeg er svært viktig.

Ben Aston:

Ja, jeg tror det er veldig nyttig. For de uinnvidde: Hva står GTD for, Tucker?

Tucker Sauer-Pivonka:

«Få ting gjort.»

Ben Aston:

«Få ting gjort.» Er det … Det kjenner jeg ikke til. Jeg var ikke kjent med det. Jeg tenkte: «GTD. GTD», og så skjønte jeg det. Er jeg den eneste som ikke sier GTD?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det tror jeg ikke. Tidligere brukte jeg forskjellige uttrykk for det samme, altså «få ting gjort», men da jeg begynte hos Crema, brukte mange her det samme språket, så jeg gikk bare over til å bruke det.

Ben Aston:

Greit. Hvor mye tid setter du av til å få ting gjort?

Tucker Sauer-Pivonka:

Tidspunktene og mengden tid jeg velger, varierer fra uke til uke. Det er ofte basert på arbeidsmengden min eller hvilke møter jeg allerede har i kalenderen. Det varierer. Noen ganger har jeg bare noen få tidsblokker på kanskje et par timer hver, eller kanskje bare 30 minutter hver. Det kommer helt an på hva jeg har på planen.
Det jeg ofte opplever, er at hvis jeg blokkerer en stor tidsperiode – for eksempel to eller tre timer – klarer jeg ofte å få gjort alt jeg trenger innen halvparten av tiden, eller kanskje tre fjerdedeler av tiden, dersom jeg virkelig klarer å fokusere. Da får jeg fritid etterpå, fordi jeg kan fordype meg når jeg gir meg selv tid til det.

Ben Aston:

Ja. Jeg synes alltid det er utrolig hvor kort tid det faktisk tar å få gjort noe hvis man virkelig bare jobber med den ene tingen.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja.

Ben Aston:

Men vanligvis, og særlig som prosjektledere, trives vi i et miljø der vi er flygeledere og prøver å lede alle flyene våre ned for landing og se andre ta av. Vi snurrer rundt i stolen og gjør ti ting samtidig.
Grunnen til at vi tror det tar flere timer å fullføre en statusrapport, er at vi ikke fokuserer på den. Vi kunne faktisk blitt ferdige på ti minutter hvis vi bare satte oss ned og fokuserte. Jeg tror dette fokuset er en veldig viktig del av det.

Tucker Sauer-Pivonka:

I aller høyeste grad. Hvis du ikke klarer å sette deg ned og faktisk gå inn i det du må gjøre, ender du opp med å bruke tiden svært ineffektivt. Jeg liker å utfordre folk som er glade i å gjøre flere ting samtidig, til å begrense seg til én ting om gangen, nettopp av den grunnen.

Ben Aston:

Ja. Jeg tror noe av dette også henger sammen med prioritering og målsetting. Dette er et annet av punktene dine i artikkelen. Kan du fortelle meg om prosessen din for prioritering og målsetting? Hvordan finner du ut hva som er viktig å jobbe med, og hva som kan vente?
Du nevnte nettopp at det kan være noe … I stedet for bare å slukke branner, hvordan finner du ut hvilke branner det er verdt å slukke, og hvilke du kan la ulme i bakgrunnen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg har gjort det på flere måter, men jeg tror den mest vellykkede metoden har vært å være svært konsekvent med hvordan jeg knytter verdi til en bestemt oppgave eller et sett med oppgaver.
Med verdi mener jeg hvor mye verdi oppgaven gir meg selv, teamet mitt eller kundene mine. Ved å se på oppgavene mine på denne måten kan jeg raskt finne ut hva jeg må gjøre, og i hvilken rekkefølge. Ofte har jeg trodd at jeg måtte gjøre noe, men i virkeligheten var det ikke like verdifullt å fullføre den oppgaven som oppgave X, eller som å dekke et behov kunden hadde.
Det er én strategi jeg bruker. I tillegg ser jeg hver morgen gjennom oppgavelisten min og begynner å prioritere ved hjelp av denne metoden.
Jeg tenker på dagen min som en minispurt. Om morgenen har jeg planleggingsøkten for minisprinten, og så setter jeg i gang med dagen. Hele dagen er sprinten min. Vanligvis blir sprinten ikke særlig avbrutt hvis jeg planlegger godt.

Ben Aston:

Det er kult. Noe jeg synes er nyttig, litt på samme måte som du beskriver, er å tenke gjennom aktiviteter med høy verdi. Først: Hva er aktivitetene med høyest verdi?
Deretter: Hva kan jeg gjøre – og bare jeg gjøre – som vil utgjøre en reell forskjell? Noen ganger kan vi delegere, og det bør vi gjøre.

Tucker Sauer-Pivonka:

Nettopp.

Ben Aston:

Og for det tredje: Hva er den mest verdifulle bruken av tiden min akkurat nå? For meg handler det deretter om å finne ut at «ja, det er alle disse presserende tingene jeg kunne gjort, og det brenner rundt meg, men de er faktisk ikke nødvendigvis så viktige». Det handler om å være helt tydelig på hva som er viktig og hva som haster. De er ikke nødvendigvis det samme i det hele tatt.
Ting som haster, føles alltid viktige, men sannheten er at de ofte ikke er det.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, det stemmer. Et godt eksempel er at du som prosjektleder har daglige oppgaver som er viktige for prosessen, og som må gjøres. Men det som haster, er når du i et daglig møte med noen utviklere oppdager at de har hindringer som står i veien for fremdriften.
For meg er det et eksempel på noe som haster veldig, og som må fjernes umiddelbart. Du må være oppmerksom på det og justere dagen din for å håndtere det.

Ben Aston:

Ja. Jeg synes vi dekker hele spekteret av ideer i artikkelen din. En av tingene du snakker om, er å redusere distraksjoner. Dette fører oss tilbake til fokuset vi snakket om.
Du blir veldig praktisk når du snakker om å rydde opp i varsler, noe som kan være en enorm distraksjon når e-postvarsler dukker opp, meldinger kommer inn i Slack, vi kanskje bruker et par andre meldingsapper, og i tillegg har telefonene våre.
Du snakker i artikkelen om å rydde opp i varslene på telefonen. Hvordan kom du til punktet der du tenkte: «Vent litt, jeg må gjøre noe med dette»? For dem som lytter: Hvordan vet man når det er på tide å rydde opp i varslene på telefonen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg innså at jeg ikke klarte å holde fokus på én bestemt oppgave. Det skjer fortsatt fra tid til annen, men jeg la merke til at jeg så et varsel, gikk for å se på det, og så førte det meg ned i et kaninhull – eller tre ulike kaninhull – og plutselig hadde jeg mistet oversikten over det jeg holdt på med.
Kostnaden ved å skifte mellom oppgaver kan begynne å hope seg opp over tid. Jeg la merke til at oppgavene mine hopet seg opp. Jeg undersøkte hvorfor det skjedde, og innså at jeg hele tiden ble trukket i ulike retninger fordi det er det varsler er laget for.
Varsler er utformet for å trekke oppmerksomheten din mot det varselet kommer fra. Det konkurrerer om oppmerksomheten din. Jeg undersøkte derfor nøye hvilke varsler jeg mottok, og det hjalp meg med å finne ut hvilke varsler jeg faktisk trenger og som gir meg verdi, og hvilke typer varsler som kan vente.
Jeg kan gå nærmere inn på det om litt, men det var slik jeg oppdaget at varslene mine var blitt et problem.

Ben Aston:

Jeg begynte å bruke et verktøy som heter RescueTime. Har du hørt om RescueTime?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det har jeg ikke. Jeg må undersøke det.

Ben Aston:

Det er et verktøy som analyserer alt du gjør. Det ser på nettstedene du besøker, programmene du bruker, hvor mye tid du skriver, og hvor mye tid du tydeligvis bare beveger musen rundt og kaster bort.
Det som virkelig fortalte meg mye, var da jeg etter en uke så hvor mange timer jeg hadde brukt på Facebook. Jeg tenkte: «Hva? Jeg bruker seks timer i uken på Facebook», eller hva det nå var. «Det er en forferdelig bruk av tiden min.»
Selvfølgelig føles det ikke slik der og da. Man tenker ikke: «Jeg har seks timer jeg skal bruke på Facebook denne uken, så jeg kan like gjerne fortsette.» Jeg tror ingen har tenkt å bruke så mye tid, men det er nyttig å forstå at man i en gjennomsnittsuke kanskje bruker en tredjedel av tiden på å skrive e-post, en viss mengde tid i Excel, en viss mengde tid i Project og en viss mengde tid i Word.
Jeg klarte også å gruppere tiden for å få en oversikt over hvilke kunder man arbeider for, basert på nøkkelord og lignende. Hvis du tenker «jeg tror ikke jeg har et problem med å kaste bort tid», utfordrer jeg deg til å installere RescueTime.
En annen ting du snakker om, er å evaluere tiden din og føre timelister. Selv om du ikke må føre timelister, kan du prøve det. Da vil du plutselig innse hvor mye tid du bruker på forskjellige ting. Jeg liker virkelig Toggl. Jeg vet ikke hvilket timelisteverktøy du bruker, men Toggl har en tidtaker. Du kan starte tidtakeren, velge prosjekt og sette i gang.
Når du ser klokken tikke i hjørnet og tenker «jeg skal egentlig jobbe med denne oppgaven fordi klokken tikker», tror jeg det kan være til stor hjelp.

Tucker Sauer-Pivonka:

Helt klart. Her hos Crema bruker vi et verktøy som heter Harvest til å registrere all tiden vår, og Harvest Forecast til å planlegge tidsbruken. Jeg opplever ofte at jeg vurderer hvor disse tidsperiodene blir brukt. Særlig hvis jeg føler meg overveldet, ser jeg på Forecast og undersøker hvor mye tid jeg kontraktsmessig skal bruke.
Det gjør at jeg kan ta et skritt tilbake, kontrollere situasjonen og vurdere på nytt hvor og hvordan jeg bruker tiden min gjennom dagen.
Etter denne øvelsen føler jeg meg alltid bedre.

Ben Aston:

Ja, kult. Til slutt kan vi snakke om noe jeg synes er virkelig interessant når det gjelder å få mer tid. Du snakker om å få ting gjort i møter. Jeg er nysgjerrig på hvordan du gjør dette i praksis.
Slik jeg forstår situasjonen, er du i et møte og innser at dere snakker om noe. Så tenker du: «Greit, dette kan jeg gjøre nå. Vent litt, folkens, jeg skal ordne dette.» Hvordan gjør du det uten at møtet mister flyten, og uten at folk bare sitter og venter på at du skal bli ferdig med oppgaven eller e-posten? Jeg ser for meg at du sitter i et rom og hamrer løs på laptopen mens alle stirrer på deg og venter på at du skal bli ferdig.
Hvordan får du dette til å fungere?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det er et par poeng her. Det første er at det finnes en tid og et sted for alt. Det er åpenbart enkelte typer møter der man ikke bør gjøre dette. Men hvis det for eksempel er et internt møte mot slutten av en sprint, og du trenger svar på noen spørsmål, kan du sende spørsmålet på omtrent fem sekunder. Vanligvis får du svar før møtet er over, og svaret kan ha stor betydning for retningen vi går i.
Selv om det trekker meg bort i fem sekunder for å skrive meldingen, er gevinsten større. Det handler om å forstå hva du kan og ikke kan gjøre. Jeg kommer selvsagt ikke til å skrive en lang e-post eller be om tilbakemelding på design midt i møtet. Det handler om hvilken type oppgave du gjør.
Det viktige er at hvis du skal få ting gjort i møtet, må det ikke trekke fokuset ditt bort fra møtet. Du må respektere tiden til alle som er i rommet, siden tiden deres er svært verdifull. Hvis du sløser den bort ved å gjøre ditt eget, er det ikke respektfullt.
Det er mitt syn på saken. Det er vanligvis bare en Slack-melding eller noe lignende som jeg må sende raskt. Det kan ta fem sekunder i møtet, men kanskje tre minutter senere fordi jeg må bytte kontekst og huske hva jeg skulle spørre om. Det tar tid å tenke gjennom det.
Slik får jeg ting gjort i møtet. Jeg vil absolutt ikke forstyrre noe mens vi er i møtene.

Ben Aston:

Ja, jeg synes det er veldig nyttig. En ting vi som prosjektledere ikke må undervurdere, er kraften i fremdrift. Ofte kan vi være i et møte og diskutere noe, men så oppstår det en fastlåst situasjon fordi vi ikke vet svaret på spørsmålet vårt. Det verste er å måtte utsette møtet til dette datapunktet er avklart, og så måtte ha et nytt møte. Du må planlegge det for å fortelle alle svaret du lette etter.
Å gjøre alt man kan for å skape fremdrift, slik at hindringer i møter blir fjernet – for eksempel når noen sier «jeg kan ikke estimere det fordi jeg ikke vet dette» – og få disse barrierene av veien i sanntid, skaper fremdrift i prosjektene og møtene våre. Da får vi faktisk folk til å handle, i stedet for bare å sende dem av gårde for å finne mer informasjon. Det synes jeg var en veldig nyttig kommentar.

Tucker Sauer-Pivonka:

Absolutt.

Ben Aston:

Når vi snakker om dette, har vi vært innom to eller tre verktøy, som Harvest og Forecast. Men jeg lurer på om det finnes andre tidsrelaterte verktøy. Hva har du i verktøykassen din som prosjektleder?

Tucker Sauer-Pivonka:

Når det gjelder tid, møter og slikt, har jeg og flere i teamet mitt brukt et verktøy som heter Meetingbird i det siste. Det hjelper oss med å slippe å bruke all tiden vår på å koordinere møter. Du kan ganske enkelt angi når du er tilgjengelig, og verktøyet ser på kalenderen din og kalenderne til deltakerne for å finne et tidspunkt som passer. Det fungerer veldig bra for oss og kundene våre, slik at vi slipper å skrive frem og tilbake i e-poster for å finne et tidspunkt.
Utover det bruker vi Harvest og Harvest Forecast. Jeg bruker Asana mye i prosjektlederarbeidet vårt. Vi bruker ZenHub til mange av de utviklingsrelaterte prosjektene våre, og selvfølgelig Slack og Dropbox Paper. Vi bruker også kundespesifikke verktøy ved behov, som Jira. Noen kunder vil helst at vi jobber i deres miljø, og da gjør vi det. E-post er selvfølgelig også standard.
Dette er noen av verktøyene i verktøykassen min, og jeg logger sannsynligvis inn på dem minst noen ganger om dagen.

Ben Aston:

Ja. Jeg er nysgjerrig på Dropbox Paper, fordi jeg alltid ser det. Jeg kan se Dropbox Paper i Dropbox-kontoen min, men jeg har aldri åpnet det eller brukt det. Hva bruker dere det til?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det er et fantastisk samarbeidsverktøy. Tenk på det som Google Dokumenter, i den forstand at flere personer kan være i samme dokument og arbeide sammen, kommentere og så videre, men med et langt mer intuitivt grensesnitt.
I tillegg deles det via Dropbox, og siden vi lagrer mange av filene våre i Dropbox, er det også enkelt å få kundene inn der. Det er vanligvis der vi lagrer alle prosjektdokumentene, prosjektjournalene og lignende. Det gir enkel og rask tilgang.
Det har også noen andre fine funksjoner, som støtte for Markdown. Jeg bruker en app som heter Bear til alle notatene mine, og den støtter også Markdown for formatering. Derfor fungerer disse tingene godt sammen, og det blir enkelt å gå fra ett verktøy til det neste.

Ben Aston:

Jeg må prøve det. Jeg skal ta en titt. Kult.
Tucker, tusen takk for at du ble med. Det har vært flott å ha deg med i dag.

Tucker Sauer-Pivonka:

Takk for at jeg fikk være med. Det var veldig hyggelig å snakke med deg.

Ben Aston:

Flott. Hvis du vil bidra i samtalen, kan du kommentere på innlegget og gå til ressursseksjonene på thedigitalprojectmanager.com for å bli med i Slack-teamet vårt. Der finner du også mange interessante samtaler.
Til neste gang: Takk for at du lyttet.