Slik reduserer du prosjektstress gjennom bedre prioritering og ærlighet overfor interessenter
I prosjektledelsens verden er evnen til å prioritere elementer i prosjektomfanget effektivt ofte preget av kompleksitet som kan være avgjørende for om et prosjekt lykkes eller mislykkes.
Galen Low har med seg James Louttit – grunnlegger og hovedinstruktør i Impactful Project Management – for å utforske kunsten å prioritere og kontroversene knyttet til den. De går i dybden på de tekniske aspektene ved prioritering, samt den politiske dynamikken og de samarbeidende strategiene som er avgjørende for at prosjekter skal lykkes.
Høydepunkter fra intervjuet
- Kontroversen rundt prioritering i prosjekter [02:03]
- Prioritering er utfordrende fordi det er vanskelig å begrunne hvorfor én oppgave er viktigere enn en annen.
- Beslutningstaking blir ofte en politisk kamp som påvirkes av ansiennitet.
- Det finnes alltid en uendelig mengde potensielt arbeid som kan utføres.
- Det er avgjørende å styrke prioriteringsevnen for at prosjekter skal lykkes, og for personlig produktivitet.
- Enkle teknikker kan forbedre måten prioritering håndteres på i prosjekter betydelig.
- Interessenter mangler ofte klarhet i hva de ønsker, eller hvilken innsats som kreves.
- Forståelsen deres er vanligvis overordnet og mangler nødvendige detaljer.
- Effektive samtaler er nødvendige for å avdekke antakelser og fastslå prioriteringer.
- Det er avgjørende å håndtere interessentinvolveringen for å tydeliggjøre prosjektmålene.
Evnen til å prioritere – og til å praktisere dette konsekvent samtidig som man hjelper interessentene med å engasjere seg i det – er sentral for at prosjektledere og fagpersoner innen prosjektleveranse skal lykkes.
James Louttit
- James’ prioriteringsmodell [04:35]
- Tradisjonelle rammeverk som MoSCoW fungerer ofte dårlig i virkelige situasjoner.
- Interessenter har en tendens til å merke alt som «må» for å unngå å redusere omfanget.
- Manglende prioritering innenfor kategoriene skaper forvirring for prosjektteamene.
- Denne «bøttemetoden» undergraver reell prioritering og unngår vanskelige beslutninger.
- Det trengs en mer effektiv metode for å balansere verdi og innsats i prioriteringen.
- Å anslå verdi og innsats er avgjørende for effektiv prioritering.
- Vanlige metoder som «verdigjetting» er utilstrekkelige; det finnes bedre teknikker.
- Verktøy for innsatsestimering, som planleggingspoker, forbedrer nøyaktigheten.
- Verdiestimering, også for immaterielle oppgaver, er mulig gjennom diskusjoner med interessentene.
- Fokuset bør være på å skape felles, justerbare verdianslag.
- Prioritering krever rangering uten lik plassering – ingen to elementer bør være like.
- Nye prioriteringer må skyve noe annet ut av listen for å unngå overfylte lister.
- Absolutte tall er avgjørende for tydelig prioritering.
- Interessentene bør begrunne verdianslagene sine og forbedre dem i fellesskap.
- Fokuset er på å løse problemet sammen, ikke på å motarbeide hverandre.
- Unngå vage mål som «t-skjortestørrelser» til fordel for konkrete verdier.
- Verdi delt på innsats bidrar til å rangere prioriteringer effektivt.
- Bruk prioriteringstall som tilnærmede mål for organisatorisk betydning, selv om de ikke er perfekte.
- Gjennomfør prioriteringsdiskusjoner åpent med alle interessenter involvert.
- Åpenhet fremmer samarbeidsorienterte og konstruktive forhandlinger om prioriteringer.
- Offentlige diskusjoner bidrar til å avgrense omfanget og balansere innsats og verdi.
- Interessenter går ofte med på å forenkle oppgaver og oppnå det meste av verdien med mindre innsats.
- Ved å gjenta denne prosessen forbedres prosjektets effektivitet og verdileveranse.
- Fremme samarbeidende beslutningstaking i IT-prosjekter [12:05]
- Beslutningstaking på høyt nivå kan polarisere team og skape vinnere og tapere.
- James unngår å være den som bestemmer, og fungerer i stedet som en dommer for å fremme samarbeid.
- Introduserte et opplæringskurs i hvordan man uttrykker forretningsverdien av IT-endringer.
- Begynte med kvalitative forklaringer før overgangen til kvantifiserbare verdivurderinger.
- Oppfordret interessenter til å begrunne forespørsler ved å bryte ned innsats, kostnader og spart tid.
- Åpne diskusjoner avdekket ofte at mange forespørsler ikke kunne begrunnes eller var for kostbare.
- Forenklede løsninger, som å lære bort en ferdighet i stedet for å bygge komplekse systemer, oppsto ofte.
- Åpne samtaler førte til resultater med høy verdi og liten innsats, samt kreativ problemløsning.
- Risikostyring og beredskapsplanlegging [16:12]
- Planleggingspoker fremmer samarbeidende problemløsning og bedre avkastning på investeringen ved å avdekke alternative løsninger.
- Anslag blir ofte for høye på grunn av skjulte risikoantakelser på flere beslutningsnivåer.
- For høye tidsanslag fører til oppfatninger om ineffektivitet og frustrasjon blant interessentene.
- Effektiv identifisering av risiko skiller beredskap fra kjerneanslag for åpenhetens skyld.
- «Stilletiende skriving» og verktøy som ChatGPT bidrar til å forutsi potensielle risikoer og kostnadene ved dem.
- Tydelige, risikobaserte beredskapsanslag gjør det mulig for interessenter å ta informerte beslutninger.
- Åpne prosesser oppmuntrer til bedre atferd, reduserer kostnader og forbedrer prosjektets suksess.
- Å synliggjøre risiko hjelper interessenter med å ta informerte prosjektbeslutninger.
- Prosjekter med høy risiko og lav verdi kan avsluttes tidlig.
- Ved å avslutte prosjekter med lav verdi og høy risiko frigjøres organisatoriske ressurser.
- Ressursene kan konsentreres om oppgaver med høy verdi og liten innsats, noe som øker effektiviteten og resultatene.
- Betydningen av rask og effektiv estimering i prosjekter [20:47]
- Rask og omtrentlig estimering er avgjørende for å skalere prioriteringsarbeidet.
- Uten ordentlig estimering kan prosjektresultater bli tilfeldige og uforutsigbare.
- Planleggingspoker bidrar til bedre nøyaktighet ved å involvere dem som skal utføre arbeidet, i diskusjonen.
- Manglende effektiv estimering fører til prosjektfiasko eller uoppfylte forventninger (20–70 % av prosjektene).
- Å bruke tid i forkant på å identifisere oppgaver med høy verdi og liten innsats forbedrer prosjektets suksess.
- Håndtering av skuffelse og prioritering [22:21]
- Elementer som ikke står øverst på listen, fjernes ikke; de får bare lavere prioritet.
- Bruk en prioritert oppgaveliste for å fokusere på de viktigste oppgavene.
- Fastsett tidsrammer (for eksempel seks måneder) for å definere hva som blir gjort, mens elementer under streken skyves til en senere periode.
- Kortere sprinter (for eksempel to uker) gir bedre fleksibilitet og dialog.
- Oppmuntre interessenter til å justere forespørslene sine slik at de blir enklere å levere i fremtiden.
- Utnytte AI til identifisering av risiko [24:17]
- AI brukes ikke til prioritering; menneskelig diskusjon prioriteres.
- AI brukes til identifisering av risiko, med stilletiende skriving for å samle innspill fra teamet.
- AI-verktøy som ChatGPT bidrar til å identifisere risikoer, selv om forslagene ikke alltid er presise.
- Ved å kombinere menneskelige innspill med AI-innsikt blir det lettere å identifisere de fleste potensielle prosjektrisikoene.
- Involvere ledelsen i risikostyring [25:28]
- Generativ AI som ChatGPT bidrar til risikostyring ved å identifisere potensielle problemer basert på data fra tidligere prosjekter.
- Risikostyring krever ikke eksperter; det kan være effektivt å ganske enkelt spørre hva som kan gå galt.
- Teknikken med stilletiende skriving oppmuntrer enkeltpersoner til å skrive ned potensielle risikoer uten diskusjon.
- Teknikken ble brukt med gode resultater sammen med ledere på høyt nivå, inkludert en administrerende direktør, som satte pris på resultatene.
- Navigere i myndighet og beslutningstaking [27:18]
- Ledere på høyt nivå har ofte emosjonell intelligens og empati, noe som reduserer sannsynligheten for diktatorisk beslutningstaking.
- Å si imot innebærer å fremheve potensielle risikoer og konsekvenser av beslutninger, for eksempel ufullstendige prosjekter.
- Ved å presentere alternativer (for eksempel omfang, tid og kostnad) kan interessenter på høyt nivå ta informerte valg.
- Ved å ramme inn samtalen rundt mulige konsekvenser oppnår man ofte større forståelse og bedre beslutninger.
- Risikoregistre mangler ofte tydelighet om konsekvensene av risikoer.
- De spesifiserer vanligvis ikke kostnader eller tidsmessige konsekvenser dersom risikoene oppstår.
- Ved å legge til tydelige tall for risikoene blir det enklere å ha bedre diskusjoner.
- Få innflytelse når man føler seg som en «ordreutfører» [31:07]
- Det er demotiverende å føle seg som en «ordreutfører», og det undergraver autonomi, mestring og mening.
- For å endre situasjonen bør man begynne å spørre «hvorfor» og forstå konsekvensene av beslutningene.
- Presenter alternativer for interessenter på høyt nivå, slik at de kan se virkningen av beslutningene sine.
- Få innflytelse ved å sette seg inn i andres situasjon og forstå perspektivet deres.
- Finn måter å hjelpe sjefen din på ved å påta deg oppgaver og gradvis få mer ansvar.
- Tonen i spørsmålet betyr noe: Ekte interesse fører til positive samtaler, mens utålmodighet kan stoppe dem.
- Still spørsmål på eget initiativ og lytt til andres perspektiver.
- Å lytte til og forstå andres synspunkter fremmer respekt og åpner for konstruktiv dialog.
- Det er mulig å ta feil, og det å lytte til andre kan hjelpe deg med å innse det.
- Å erkjenne feil kan føre til bedre prosjektresultater.
- James omfavnet en gang en rigid tilnærming til omfangsstyring og kalte seg selv «omfangsrottweileren».
- Han innser nå verdien av å være åpen for endringer og ha bedre samtaler om justeringer av omfanget.
- Rigide prosesser for endringsforespørsler kan skape unødvendig merarbeid og føre til at man går glipp av forbedringsmuligheter.
- Smidige tilnærminger gir bedre beslutningstaking og fleksibilitet når omfanget skal justeres gjennom prosjektet.
- Å involvere de riktige personene i endringer av omfanget kan føre til positive resultater.
Det er prosjektledernes ferdighet: å forstå at selv om det er viktig å planlegge, trenger man noen ganger en mer smidig tilnærming. De må også kunne redusere eller utvide omfanget etter behov. Så lenge de rette personene er involvert i disse beslutningene, kan det føre til positive diskusjoner.
James Louttit
- Tilpasning av prosjektledelsestilnærminger [38:07]
- Opplæring i prosjektledelse presenterer ofte smidige og prediktive metoder som motsetninger, men de kan eksistere side om side.
- Nøkkelen er å ha en verktøykasse med metoder og bruke det som fungerer for prosjektet.
- Praksiser som daglige standup-møter og risikologger kan være nyttige både i smidig og tradisjonell prosjektledelse.
- Ulike metodikker som Scrum og PRINCE2 har sin plass, men bør tilpasses prosjektets kontekst.
- Målet er å finne den rette balansen mellom struktur og fleksibilitet for å levere resultater på en effektiv måte.
- Smidig betyr ikke at man skal unngå struktur eller dokumentasjon; det handler om å bruke riktig rammeverk og riktige verktøy for situasjonen.
Møt gjesten vår
James Louttit er ekspert på prosjektledelse og en prisbelønt teknologileder. Han har veiledet og lært opp over 350 prosjektledere i roller som blant annet fagansvarlig for prosjektlederkompetanse i Bank of Ireland gjennom Accenture og Chief Information Officer i Cpl. Han har jobbet ute i felten med å levere et bredt spekter av IT-prosjekter for kunder helt opp til C-nivå, og ledet IT-strategien for et stort PLC-selskap. Nå arbeider han som ekspert på smidig transformasjon, gjesteforeleser, forfatter, videoblogger og foredragsholder.
Prosjektet, organisasjonen og teamet ditt er annerledes enn alle andres. Vær derfor trygg, lær så mye du kan, og fokuser på de riktige aspektene for å levere resultatene dine.
James Louttit
Ressurser fra denne episoden:
- Bli med i Digital Project Manager-fellesskapet
- Abonner på nyhetsbrevet for å få våre nyeste artikler og podkaster
- Ta kontakt med James på LinkedIn
- Ta en titt på Impactful Project Management
- James’ bok: «Å lede innflytelsesrike team» (også tilgjengelig på Audible)
Relaterte artikler og podkaster:
Les transkripsjonen:
Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.
