Che cos’è la Gestione del Portafoglio Progetti Aziendali (EPPM)?
Rimani concentrato sui tuoi obiettivi: La gestione del portafoglio progetti aziendali assicura che i team allineino i loro sforzi agli obiettivi strategici dell'organizzazione, permettendo di coltivare un ambiente aziendale sano e prospero.
Software: il miglior alleato per l'EPPM: Implementare un software EPPM dedicato semplifica la gestione dei progetti e consente all'organizzazione di eseguire e monitorare efficacemente le iniziative verso gli obiettivi strategici.
Pronto per l'EPPM?: Valutare la prontezza della tua organizzazione per l'EPPM significa porsi domande chiave sulla selezione dei progetti e sull'allineamento dei team con la strategia aziendale complessiva.
Progetti di livello superiore e successo: A differenza della gestione tradizionale dei progetti, l'EPPM aziendale si concentra sui progetti di livello dirigenziale che coinvolgono più aree dell'azienda e mirano a trasformazioni organizzative significative e obiettivi strategici.
Più la tua organizzazione cresce, maggiore è il rischio di perdere di vista ciò che è necessario per continuare a coltivare un business sano. La gestione del portafoglio di progetti aziendali (EPPM) ti aiuta a determinare gli obiettivi strategici da fissare, assicura che i team lavorino su progetti che contribuiscono al raggiungimento di tali obiettivi e misura i progressi in modo efficace.
Il modo più semplice per implementare l'EPPM è tramite il software di gestione del portafoglio di progetti aziendali. Ti illustrerò come il software può aiutarti, oltre ai segnali che la tua organizzazione è pronta per l'EPPM e come impostarlo.
Cos'è la gestione del portafoglio di progetti aziendali?
La gestione del portafoglio di progetti aziendali (EPPM) è la supervisione e il coordinamento centralizzati dei progetti e dei programmi di un'organizzazione, per garantire che siano allineati agli obiettivi strategici e che le risorse vengano utilizzate in modo ottimale.
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L'EPPM offre alle organizzazioni una panoramica ad alto livello di tutti i progetti, permettendo alla dirigenza di dare priorità alle iniziative in base a valore, rischio e allineamento con gli obiettivi aziendali. Migliora la visibilità, standardizza i processi e consente una migliore allocazione delle risorse tra i vari dipartimenti. Grazie a strumenti di previsione, pianificazione della capacità e valutazione dei fattori ambientali aziendali, l'EPPM aiuta a evitare conflitti, a gestire le prestazioni e a supportare decisioni più efficaci.
Cosa rende diversa la EPPM dalla PPM tradizionale?
La gestione tradizionale del portafoglio progetti prevede la gestione, in modo centralizzato, di un gruppo di progetti aziendali interconnessi (con l'obiettivo di raggiungere gli obiettivi strategici dell'organizzazione), ma nella EPPM i progetti che selezioni, prioritizzi e gestisci risiedono a livello esecutivo piuttosto che a livello di unità aziendale.
Si tratta di progetti a livello di C-suite, progetti aziendali che abbracciano diverse linee di business, come la trasformazione organizzativa, la preparazione al mercato o la modernizzazione finanziaria.
Come avrai già intuito, ciò richiede un livello di specializzazione che a volte può essere raggiunto solo attraverso una certificazione in gestione del portafoglio.
Cos'è un ufficio di gestione dei progetti aziendali (Enterprise Project Management Office)?
Un Enterprise Project Management Office (EPMO) è un ufficio centralizzato che aiuta a gestire in modo coordinato un portafoglio di progetti a livello aziendale.
Invece di dover gestire un portafoglio di progetti critici tra manager troppo impegnati per occuparsene, rischiando di non raggiungere gli obiettivi trimestre dopo trimestre, un EPMO può agire come unico responsabile per guidare l’allineamento strategico, la responsabilità e l’esecuzione tra le diverse funzioni aziendali.
Un EPMO offre diversi vantaggi:
- Identifica potenziali aree di ridondanza tra le varie unità aziendali
- Crea un meccanismo chiaro per la selezione e la priorità dei progetti
- Migliora l’allocazione delle risorse e la gestione delle risorse
- Utilizza i dati delle performance e dei progetti per raccogliere lezioni apprese e migliorare l’esecuzione dei progetti
Segnali che la tua organizzazione è pronta per l'EPPM
Adottare l’EPPM sembra un’ottima idea in teoria. Ma come puoi sapere se la tua organizzazione è pronta per implementare l’EPPM e/o un EPMO? Poniti le seguenti domande:
Selezione dei progetti
- I membri del team sanno articolare in modo coerente la strategia aziendale, indipendentemente dal loro ruolo nell’organizzazione?
- I membri del team sanno spiegare come il loro lavoro quotidiano si allinea alla strategia generale?
Prioritizzazione dei progetti
- Passi il 50% o più del tuo tempo a fare progressi verso gli obiettivi già definiti, o spendi la maggior parte del tempo a "spegnere incendi"?
- La tua organizzazione ha un alto tasso di completamento dei progetti?
Esecuzione dei progetti
- Stai lavorando a progetti che coinvolgono più unità aziendali?
- In qualità di leader, hai una visibilità in tempo reale sull'esecuzione dei progetti durante tutto il ciclo di vita del progetto?
- Hai a disposizione un software di gestione delle attività aziendali per coordinare e monitorare l'esecuzione tra i vari team?
- Riesci a portare avanti in modo efficace i progetti critici per l'azienda per prepararti alla prossima fase di crescita?
Se hai risposto “no” a due o più delle domande precedenti, la tua organizzazione potrebbe essere pronta per l’EPPM.
Come Impostare l’EPPM
Di seguito trovi un piano in cinque fasi per implementare con successo l’EPPM nella tua organizzazione. Valuta anche come potresti usare l’intelligenza artificiale nella gestione del portafoglio progetti insieme a questi passaggi.
- Fai l’inventario dei progetti in corso a livello di unità aziendale per comprendere lo stato attuale.
- Crea e stabilisci obiettivi e risultati chiave (OKR) o indicatori chiave di performance (KPI), oltre alle metriche per misurarli, a livello aziendale.
- Cosa vuoi ottenere nel prossimo anno? Come ci arriverai?
- Confronta l’elenco dei progetti in corso con gli OKR o i KPI della tua azienda.
- Effettua eventuali aggiornamenti necessari per allineare la lista dei progetti con quella degli OKR. Questo può comportare decisioni difficili come cancellare o rinviare progetti che non corrispondono alle priorità principali dell’organizzazione.
- Adatta la lista progetti. È irrealistico completare 15 progetti in un trimestre, anche se perfettamente allineati agli OKR. Anche avendo la capacità di personale, nessuno presterà attenzione a così tanti obiettivi. Dai la priorità solo a quelli più critici per ottimizzare la performance sugli impegni più importanti.
- Crea un sistema di reportistica per i team per registrare l’avanzamento dei progetti, utilizzando strumenti come software di rilevazione tempi per aziende, che alimenti il monitoraggio del portafoglio e degli OKR a livello di leadership. Anche se potresti impiegare un po’ di tempo a costruirlo, il sistema deve essere facile da usare e da mantenere per incentivare l’utilizzo continuo.
- Monitora e controlla.
- Stabilisci un workflow per rivedere gli OKR con una cadenza specifica (trimestrale o annuale) che sia abbastanza semplice e leggera da gestire (ad esempio, non dovrebbe richiedere più di un mese per definire gli OKR per il trimestre successivo).
- Oltre a monitorare i progressi dei progetti, documenta le lezioni apprese insieme a una sorta di registro che spieghi le ragioni alla base della decisione di dare minore priorità a determinati progetti. In questo modo non sprecherai tempo a ripetere discussioni già fatte.
Software per la Gestione del Portafoglio Aziendale
Il software PPM è il tuo alleato per gestire al meglio l’EPPM. Come project manager, il tuo obiettivo è:
- Minimizzare il tempo che i membri del team di progetto dedicano alla reportistica (o lavoro indiretto)
- Massimizzare il tempo e le energie dedicate dai membri all’esecuzione dei progetti
- Fornire alla leadership e agli altri stakeholder le informazioni di cui hanno bisogno, in modo sintetico, senza obbligarli a districarsi tra dettagli superflui.
Ecco le nostre scelte dei migliori sistemi per la gestione del portafoglio progetti aziendali disponibili sul mercato e che possono aiutarti a portare a termine con successo il portafoglio progetti della tua azienda.
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