Consigli per stabilire le priorità: 8 modi per ottimizzare la tua lista di cose da fare
Padroneggia la tua lista di cose da fare: Concentrati sulle attività più significative tra quelle che hai da svolgere e orienta i tuoi sforzi verso i risultati più preziosi: puoi farlo organizzando e classificando gli elementi della tua lista.
Inizia dall'attività più impegnativa: Libera tempo e spazio nella tua mente "mangiando la rana": porta a termine l'attività più grande e difficile della tua lista proprio all'inizio della giornata.
Prova a lavorare più lentamente: Affrettarsi e passare continuamente da un'attività all'altra può far durare il lavoro più a lungo, a causa degli errori, delle rilavorazioni e del tempo necessario al cervello per riadattarsi tra un'attività e l'altra.
In qualità di project manager, non sei certo nuovo ad affrontare la tua enorme lista di cose da fare (oltre a gestire le liste di cose da fare del tuo team). Può essere difficile decidere da dove iniziare quando vieni trascinato in un milione di direzioni diverse. Ecco alcuni dei miei migliori consigli e trucchi per aiutarti a pensare in modo più strategico e portare a termine le cose.
1. Crea un elenco completo
Perché funziona: conosci l'espressione secondo cui non si riesce a vedere la foresta per colpa degli alberi? Iniziare con un elenco completo ti permette di vedere sia la foresta sia gli alberi, così puoi decidere qual è davvero la cosa più importante da affrontare e cosa può aspettare.
Se stai lavorando a diversi progetti o riferisci a più stakeholder, avere un elenco completo può aiutarti a stabilire le priorità e decidere da dove iniziare. Non si tratta di rendere tutti felici; si tratta di prendere le decisioni migliori su come utilizzare le tue risorse limitate (cioè il tuo tempo e le tue energie).
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Come iniziare: fai un elenco di tutto ciò di cui devi occuparti e non preoccuparti di ordinarlo per priorità finché non avrai completato il tuo scaricamento mentale.
Una volta creato un elenco completo, puoi iniziare a ordinarne gli elementi dal più importante al meno importante. Se trovi elementi che puoi completare rapidamente o delegare, fallo subito: è semplicemente un vantaggio extra.
2. Mangia la rana
Perché funziona: mangiare la rana significa affrontare per prime le attività più difficili o più sgradevoli della tua lista. Iniziando dall'elemento più ostico della lista, liberi spazio mentale che altrimenti potrebbe essere distratto da questa attività incombente. Inoltre, crei uno slancio che può aiutarti a eliminare gli altri elementi della lista (dopo aver mangiato la rana), soprattutto quando la lista è lunga.
Come iniziare: prendi la tua lista (vedi il primo trucco) e scegli l'attività più importante. Suddividi l'attività in passaggi più piccoli e gestibili, quindi spuntali uno alla volta finché non avrai completato l'attività principale. Suddividerla in passaggi più piccoli la rende meno opprimente dal punto di vista mentale e più facile da gestire.
3. Se tutto è urgente, niente è urgente
Perché funziona: quando membri del team di progetto, clienti e stakeholder si rivolgono tutti a te con attività, domande o esigenze urgenti, la situazione può diventare opprimente e caotica. Stabilire correttamente i livelli di priorità e imparare a dire di no diventa essenziale. Pensa alla tua priorità più alta: se tutto è importante, potresti bloccarti o concentrarti sulle cose sbagliate.
Come iniziare: insegna al team la tua definizione di urgenza. Per esempio, se qualcuno sta aspettando da te informazioni o feedback e questo gli impedisce di portare a termine il proprio lavoro in un modo che potrebbe mettere a rischio le tempistiche, allora sì, è urgente. Puoi anche usare il metodo Ivy Lee per organizzare le priorità quotidiane, così sarà meno probabile lasciarti coinvolgere dalle distrazioni.
Spiega a chi fa la richiesta come stabilisci se qualcosa è urgente e assicurati che siate allineati. In questo modo non metterai in dubbio le tue decisioni e non ti sentirai in colpa se in seguito emergerà un dettaglio che ti farà pensare di aver frainteso l'urgenza.
Per esempio, stavo gestendo lo sviluppo di un software personalizzato per un cliente. Il mio responsabile tecnico stava cercando di completare un miglioramento in modo che il team del cliente potesse testarlo. Nel frattempo, il cliente era frustrato perché nel backlog c'era un'altra attività per correggere un problema minore che lo infastidiva quando utilizzava il software.
Tuttavia, il responsabile tecnico presumeva che completare prima il miglioramento per i test fosse utile al cliente, perché gli avrebbe dato più tempo per effettuare i test prima del lancio. Abbiamo risolto la situazione verificando le priorità con il cliente durante i successivi incontri di aggiornamento.
4. Posticipa le scadenze quando possibile
Perché funziona: Avere più spazio di respiro può aiutarti a essere più produttivo ed efficace e a ridurre il senso di sopraffazione che può derivare da priorità in conflitto.
Come iniziare: Esamina il tuo elenco di priorità per individuare le opportunità che ti consentano di spostare le attività. Una matrice di prioritizzazione può aiutarti a classificare le attività in base all'urgenza e all'importanza, così da individuare quelle che possono essere spostate. Se non trovi nulla, parla con i membri del tuo team o con gli stakeholder per capire cosa può essere modificato. Spesso le cose non sono così urgenti come crediamo. Far valere le proprie esigenze e ottenere una prospettiva esterna può essere utile.
Se non puoi posticipare le attività del tuo elenco, verifica dove altro puoi recuperare un po' di tempo. Devi partecipare a ogni riunione? Anche solo mezz'ora o un'ora in più nella tua giornata da dedicare all'elenco delle cose da fare può essere estremamente utile. Ti offre più tempo per concentrarti ed elimina un'altra occasione in cui devi cambiare contesto (un noto fattore che riduce la produttività).
5. Rallenta per accelerare
Perché funziona: Quando svolgi le attività di fretta e cambi continuamente contesto, è più probabile che dimentichi dettagli fondamentali o commetta errori, causando rilavorazioni. Rallenta per completare più rapidamente il tuo elenco: non dovrai dedicare tanto tempo a correggere gli errori o, peggio ancora, a modificare le tempistiche del progetto perché hai dimenticato di completare un'attività, ottenere un'approvazione o assegnare una risorsa.
Come iniziare: Blocca intervalli di tempo nel tuo calendario e assegna una quantità specifica di tempo a ogni attività, lasciandoti tutto il tempo necessario per completarla. Ad esempio, potresti riservare un'ora al mattino per esaminare le email, così da avere abbastanza tempo per rispondere con attenzione prima della prima riunione.
6. Usa gli strumenti di gestione dei progetti per la pianificazione e i promemoria
Perché funziona: Mentre sposti le priorità, non perdere di vista le attività importanti. Conserva tutto nel tuo software di gestione dei progetti o nel tuo sistema di gestione delle attività per liberare spazio mentale (o spazio nei tuoi appunti, se preferisci carta e penna). Imposta le scadenze con settimane o mesi di anticipo, se necessario: il tuo io del futuro apprezzerà i promemoria puntuali.
Come iniziare: Tenendo traccia delle tue attività nello stesso strumento in cui gestisci i progetti, non dovrai cercare in più posti le varie informazioni necessarie per svolgere il tuo lavoro, riducendo così il carico cognitivo. Aggiungi i link alle risorse o ai documenti di cui avrai bisogno mentre gestisci le tue attività, in modo da trasformare il tuo strumento in un punto unico da cui portare a termine le attività.
7. Raccogli dati per determinare la tua capacità
Perché funziona: Potresti sentirti costantemente sopraffatto o sovraccarico, ma sei ancora produttivo? Tieni traccia delle attività da svolgere per alcune settimane o persino alcuni mesi. Quante attività completi ogni giorno e quante se ne aggiungono? Se ti viene assegnato lavoro più velocemente di quanto tu riesca a completarlo e hai la sensazione di rimanere sempre più indietro, raccogli alcuni dati per dimostrarlo.
Questi dati possono aiutarti a motivare la necessità di un supporto aggiuntivo sotto forma di un coordinatore di progetto o di un altro responsabile di progetto. Se non sembra necessario, potrebbe essere il momento di cercare un supporto per gestire meglio il tuo tempo o di provare alcune nuove tecniche di gestione del tempo.
Come iniziare: Assegna un colore specifico all'elenco delle cose da fare per la giornata (oppure usa la funzionalità del software di gestione dei progetti per evidenziare le attività iniziali). Se devi aggiungere qualcosa all'elenco, usa un altro colore di penna oppure assegna alle attività i relativi tag. Puoi anche aggiungere il tempo impiegato per ogni attività mentre procedi nella giornata. Ricordati di annotare tutto il tempo trascorso lontano dal lavoro (come le pause per i pasti o le interruzioni).
Alla fine di ogni giornata, annota quanto della tua lista di cose da fare hai completato e quante ore in più ti sarebbero servite per completare l’intera lista. Potrebbero servirti diverse ore aggiuntive, ma se le attività possono aspettare, questo potrebbe non essere sufficiente per sostenere che sei sovraccarico.
Ripeti questo esercizio per capire quanto è grande il divario tra ciò che riesci a portare a termine ogni giorno e ciò che devi portare a termine. Potrebbero esserci alti e bassi (non tutti i giorni hanno lo stesso volume di lavoro). Potresti anche voler svolgere questo esercizio sia durante il tuo periodo più intenso (se ne hai uno) sia in un periodo di lavoro più leggero, per vedere la differenza.
Se la tua attività presenta grandi oscillazioni tra i periodi intensi e quelli di inattività, parla con il tuo team di leadership della possibilità di ricorrere a un aiuto temporaneo nei periodi più intensi, invece di assumere un altro membro del team a tempo pieno. Se sei un appaltatore, questo esercizio può aiutarti a determinare quante ore o quanti progetti puoi gestire contemporaneamente.
8. Prova a lavorare in presenza di qualcun altro
Perché funziona: Se ti senti distratto e hai bisogno di aiuto per concentrarti, lavorare in silenzio con un partner o un piccolo gruppo può aiutarti. Sebbene questa tecnica, nota come lavoro in presenza di qualcun altro, venga spesso prescritta alle persone con ADHD, puoi trarne beneficio anche se non hai questa diagnosi.
In qualità di project manager, potresti ritrovarti con una lista di attività noiose e tutt’altro che entusiasmanti che non vedi l’ora di affrontare. Qualcuno deve pur farle, ed è normale aver bisogno di un po’ di motivazione esterna.
Come iniziare: Prendi un collega o organizza una stanza su Zoom. Limita la sessione di lavoro a un intervallo di circa un’ora alla volta. Definisci il tuo obiettivo per la sessione. Ad esempio, potresti dover verificare i fogli delle ore, creare una nuova cronologia del progetto o aggiornare i tuoi modelli per le retrospettive.
Mettiti al lavoro e lascia che il tuo partner faccia lo stesso. Quando il tempo a disposizione è terminato, condividi con il tuo partner ciò che hai portato a termine (o non hai portato a termine). Ripeti secondo necessità per completare tutte le tue attività.
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