Consigli per la Prioritizzazione: 8 Modi per Ottimizzare la Tua Lista di Cose da Fare
Diventa Maestro della Tua Lista di Compiti: Concentrati sulle attività più incisive tra quelle che hai e indirizza i tuoi sforzi verso i risultati più preziosi—puoi riuscirci organizzando e ordinando per importanza ciò che devi fare.
Inizia dal Compito Più Impegnativo: Libera tempo e spazio mentale 'mangiando il rospo': cioè affronta subito, all’inizio della giornata, il compito più grande e complesso.
Prova la Produttività Lenta: Andare di corsa e saltare costantemente da una cosa all’altra può effettivamente far impiegare più tempo ai tuoi lavori, a causa di errori, rifacimenti e il tempo che serve al cervello per riprendersi tra un'attività e l'altra.
Come project manager, affrontare una lista infinita di cose da fare (oltre a gestire le liste delle attività del tuo team) fa parte della quotidianità. Può essere difficile decidere da dove iniziare quando vieni tirato in mille direzioni diverse. Ecco alcuni dei miei migliori consigli e trucchi per aiutarti a pensare in modo più strategico e portare davvero a termine le cose.
1. Fai una Lista Completa
Perché Funziona: Conosci l’espressione "non vedere la foresta per gli alberi"? Partire da una lista completa ti permette di vedere sia la foresta sia gli alberi, così puoi decidere cosa è davvero la cosa più importante da affrontare e cosa può aspettare.
Se lavori su diversi progetti o rispondi a più stakeholder, avere una lista completa ti aiuta a stabilire le priorità e a decidere da dove iniziare. Non si tratta di accontentare tutti; si tratta di prendere le decisioni migliori su come utilizzare le risorse limitate (vale a dire il tuo tempo e la tua energia).
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Come Iniziare: Fai una lista di tutto ciò che hai sul piatto, senza preoccuparti di metterlo già in ordine di priorità: libera prima la mente.
Una volta che hai una lista completa, puoi iniziare a metterla in ordine dalla cosa più importante alla meno importante. Se trovi attività che puoi eliminare velocemente o delegare, fallo subito—è solo un vantaggio in più.
2. Mangia la Rana
Perché Funziona: Mangiare la rana significa affrontare per prima la task più difficile o spiacevole della tua lista. Iniziando dall’attività più ardua, liberi spazio mentale che altrimenti sarebbe occupato da questa incombenza, e acquisisci slancio che ti aiuta a proseguire con il resto della lista (dopo aver mangiato la rana), soprattutto se l’elenco è lungo.
Come Iniziare: Prendi la tua lista (vedi il primo consiglio) e scegli il compito più importante. Suddividilo in passaggi più piccoli e gestibili, e spuntali uno a uno fino a completare l’attività principale. Suddividerlo in step più piccoli la rende meno opprimente a livello mentale e più semplice da gestire.
3. Se Tutto è Urgente, Niente è Urgente
Perché Funziona: Essere bombardati da membri del team, clienti e stakeholder che presentano richieste, domande o bisogni "urgenti" può risultare frustrante e caotico. Stabilire giusti livelli di priorità e imparare come dire di no diventa essenziale. Rifletti su la tua priorità più alta: se tutto è importante, rischi di bloccarti o di focalizzarti sulle cose sbagliate.
Come Iniziare: Insegna al team la tua definizione di urgenza. Ad esempio, se qualcuno aspetta da te delle informazioni o un feedback che blocca il suo lavoro a rischio della tempistica, allora sì, quello è urgente. Puoi anche utilizzare il metodo Ivy Lee per strutturare le priorità giornaliere ed evitare di lasciarti distrarre.
Spiega a chi fa la richiesta come valuti se qualcosa è urgente e assicurati che siate allineati. Così, non ti ritroverai a mettere in dubbio le tue scelte o sentirti in colpa se emergono dettagli che ti fanno pensare di aver mal interpretato l’urgenza.
Per esempio, stavo gestendo lo sviluppo di un software custom per un cliente. Il mio lead engineer stava cercando di completare un miglioramento così che il team del cliente potesse testarlo. Nel frattempo, il cliente era frustrato perché c’era un’altra attività di backlog da risolvere che gli dava fastidio durante l’uso del software.
L’ingegnere però pensava che, completando prima il miglioramento per i test, stesse aiutando il cliente dandogli più tempo per i test prima della messa in produzione. Abbiamo affrontato la situazione validando le priorità insieme al cliente nei successivi meeting di allineamento.
4. Rimanda le Scadenze Quando Possibile
Perché Funziona: Avere un margine di respiro in più può aiutarti a essere più produttivo ed efficace, e a ridurre il senso di sopraffazione che può derivare da priorità concorrenti.
Come Iniziare: Esamina la tua lista di priorità per trovare opportunità che ti permettano di riorganizzare le attività. Una matrice di priorità può aiutarti a categorizzare i compiti in base all'urgenza e all'importanza, così da individuare quelli che possono essere spostati. Se non riesci a trovare nulla, parla con i tuoi colleghi o stakeholder su cosa può essere modificato. Spesso, le cose non sono urgenti quanto pensiamo. Insistere e ricevere un punto di vista esterno può essere utile.
Se non puoi posticipare nessuna delle attività nella tua lista, cerca di recuperare del tempo altrove. Devi essere presente a ogni riunione? Anche solo mezz’ora o un’ora in più nella tua giornata per concentrarti sulla tua lista di cose da fare può essere estremamente utile. Ti permette di avere più tempo di concentrazione e elimina un altro momento in cui devi cambiare contesto (un noto killer della produttività).
5. Rallenta per Accelerare
Perché Funziona: Quando si eseguono le attività di fretta e si cambia continuamente contesto, è più probabile dimenticare dettagli critici o commettere errori, il che porta a rifare il lavoro. Rallenta per completare la tua lista più velocemente: non dovrai dedicare altro tempo a correggere errori o, peggio, a rivedere le tempistiche di progetto perché ti sei dimenticato di svolgere un’attività, ottenere un’approvazione o assegnare una risorsa.
Come Iniziare: Blocca del tempo nel tuo calendario e assegna periodi specifici per ogni compito, lasciando abbastanza tempo per completarlo. Ad esempio, puoi riservare un'ora al mattino per controllare le email e assicurarti di avere abbastanza tempo per risposte ponderate prima della prima riunione.
6. Usa gli Strumenti di Project Management per Pianificazioni e Promemoria
Perché Funziona: Spostando le priorità, non perdere di vista le attività importanti. Mantienile nel tuo software di project management o sistema di gestione dei compiti per alleggerire la mente (o lo spazio nelle tue note, se preferisci carta e penna). Imposta scadenze anche a settimane o mesi di distanza se necessario: in futuro apprezzerai i promemoria tempestivi.
Come Iniziare: Tenendo traccia delle tue attività nello stesso strumento in cui gestisci i progetti, non dovrai cercare in più posti le cose che ti servono per lavorare, riducendo il carico cognitivo. Aggiungi link a risorse o documenti che potrebbero servirti mentre gestisci i tuoi compiti e trasforma il tuo strumento in un punto di riferimento unico per portare a termine il lavoro.
7. Raccogli Dati per Determinare la Tua Capacità
Perché Funziona: Potresti sentirti costantemente sopraffatto o carico di lavoro, ma sei ancora produttivo? Monitora le tue attività per alcune settimane o anche alcuni mesi. Quanti compiti completi ogni giorno e quanti ne aggiungi? Se ti vengono assegnati incarichi più velocemente di quanto tu riesca a completarli e hai la sensazione di essere sempre più indietro, raccogli qualche dato che lo dimostri.
Questi dati possono aiutarti a motivare la richiesta di un supporto aggiuntivo sotto forma di project coordinator o un altro project manager. Se questo non sembra necessario, potrebbe essere il momento di cercare qualche sessione di coaching su come gestire meglio il tempo o di provare alcune nuove tecniche di gestione del tempo.
Come Iniziare: Colora la tua lista di cose da fare del giorno con un colore specifico (o utilizza la funzione del tuo software di project management per evidenziare le attività iniziali). Se devi aggiungere nuovi compiti, usa un altro colore d'inchiostro oppure assegna delle etichette ai nuovi compiti. Puoi anche annotare il tempo impiegato per ciascuna attività nel corso della giornata. Ricordati di segnare anche il tempo fuori dal lavoro (come i pasti o le pause).
Alla fine di ogni giornata, annota quanto della tua lista di cose da fare hai portato a termine e quante ore in più avresti avuto bisogno per completare l’intera lista. Potresti aver bisogno di diverse ore aggiuntive, ma se le attività possono aspettare, questo potrebbe non essere sufficiente per sostenere che sei sovraccarico.
Ripeti questo esercizio per vedere quanto è grande il divario tra ciò che riesci a portare a termine ogni giorno e ciò che invece devi realmente fare. Potrebbero esserci alti e bassi (non tutti i giorni hanno lo stesso carico di lavoro). Potresti voler fare questo esercizio sia nel periodo più intenso dell’anno (se ne hai uno), sia in un periodo più tranquillo per osservare la differenza.
Se nella tua attività ci sono grandi oscillazioni tra i periodi più frenetici e quelli di calma, parla con il tuo team di leadership della possibilità di assumere personale temporaneo nei periodi impegnativi invece di inserire un nuovo membro del team a tempo pieno. Se sei un libero professionista, questo esercizio può aiutarti a determinare quante ore o progetti puoi gestire contemporaneamente.
8. Prova il Body Doubling
Perché funziona: Se ti senti distratto e hai bisogno di aiuto per concentrarti, lavorare in silenzio con un partner o un piccolo gruppo può aiutare. Questa tecnica, nota come body doubling, viene spesso consigliata alle persone con ADHD, ma può essere utile anche se non hai questa diagnosi.
Come project manager, potresti trovarti con una lista di attività noiose e poco entusiasmanti che non vedi l’ora di affrontare. Qualcuno deve pur farle, ed è normale aver bisogno di un po’ di motivazione esterna.
Come iniziare: Coinvolgi un collega oppure apri una stanza su Zoom. Dai un limite di tempo alla sessione di lavoro, restringendola a circa un’ora per volta. Stabilisci il tuo obiettivo per la sessione. Ad esempio, potresti dover fare un controllo dei timesheet, creare una nuova timeline di progetto o aggiornare i tuoi template retro.
Mettiti al lavoro e lascia che anche il tuo partner faccia lo stesso. Quando il tempo è scaduto, condividi con il tuo partner cosa sei riuscito (o meno) a portare a termine. Ripeti l’esercizio tutte le volte necessarie per completare tutte le attività.
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