Onboarding nel modo giusto (con Sarah Hoban di Booz Allen Hamilton)

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Ben Aston:

Benvenuti al podcast DPM, dove andiamo oltre la teoria per fornire consigli utili per guidare al meglio i progetti digitali. Grazie per essere all’ascolto. Sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager.

Quindi, hai appena assunto un nuovo PM. È seduto accanto a te, ma non puoi fare a meno di notare che passa tutta la giornata a scorrere Facebook. Perché? Forse perché non hai ancora avuto l'opportunità di inserirlo correttamente. Dopotutto, richiede davvero tanto tempo, vero? Quindi hai assunto una nuova persona, ma non riesce a fare nulla. Ora sei stressato e arrabbiato, ma la buona notizia è che non deve per forza essere così.

Continua ad ascoltare perché nel podcast di oggi ti aiuteremo a capire come inserire rapidamente ed efficacemente nuovi collaboratori e membri del team.

Questo podcast è offerto da Clarizen, leader nel software per la gestione aziendale dei progetti. Visita clarizen per saperne di più.

Oggi sono con Sarah Hoban, Lead Project Manager presso Booz Allen Hamilton, con sede a Washington, DC. È una PM certificata PMP e consulente di strategia con oltre dieci anni di esperienza. La sua carriera si concentra sull’incorporazione di tecniche di project management, talvolta in modo “furtivo”, per sviluppare strategie e migliorare i processi. Ha anche un blog brillante, visita sarahhoban.com per leggere delle sue avventure da PM e molto altro.

Sarah, benvenuta e grazie per essere con noi.

Sarah Hoban:

Ciao Ben, grazie. È un piacere essere qui.

Ben Aston:

Sono sempre curioso di sapere a cosa stanno lavorando le persone: su quali progetti sei impegnata al momento?

Sarah Hoban:

In realtà succedono molte cose. Ho appena avviato quattro nuovi progetti questa settimana, tutti insieme.

Ben Aston:

Wow.

Sarah Hoban:

Il che è interessante. Non posso certo definirmi esperta in nessuno di essi, ma sono legati a strutture e trasporti, molti lavori che ho già affrontato in passato, quindi dovrebbero essere molto stimolanti e interessanti. Non vedo l’ora di iniziare.

Ben Aston:

È stata una tua idea iniziare tutti e quattro i progetti la stessa settimana, o ti è semplicemente capitato?

Sarah Hoban:

Sì, penso che uno fosse pianificato e gli altri tre non lo erano, ma è proprio questo il bello, giusto?

Ben Aston:

Parliamo di come iniziare un nuovo progetto. Sembra che siano stati degli avvii improvvisi, come spesso capita a molti di noi: all’improvviso si va fuori dalla routine o dal modo ideale di partire e bisogna adattarsi. Qual è il tuo MVP per un kickoff di progetto in questa situazione?

Sarah Hoban:

Nel mio caso non era proprio un avvio di nuovo progetto, ma la transizione da un altro PM che aveva lasciato, quindi si trattava di recuperare dove erano arrivati e come introdurre il proprio stile. Credo sia importante non voler cambiare troppe cose insieme, ma individuare subito le aree dove puoi aggiungere valore. Questa è una cosa. La seconda, penso, è connettersi con gli stakeholder e iniziare a instaurare quel rapporto. Probabilmente sono le due cose più importanti da cui partire.

Ben Aston:

Parliamo dell’ingaggio degli stakeholder. Come ti piace gestirlo?

Sarah Hoban:

Mi piace fare una presentazione individuale con ogni referente del cliente con cui lavorerò, così come con i membri del mio team, penso che sia fondamentale. Soprattutto con la squadra, cerco di sedermi con loro e capire qual è stato il loro ruolo nel progetto, se vogliono fare di più, se vorrebbero un altro ruolo, e semplicemente conoscerli come persone, anziché calarli in una nuova situazione senza sapere chi sono o cosa ne chiederò. Conoscerli come persone secondo me è davvero importante.

Ben Aston:

Tutta la tua squadra è nello stesso luogo o lavori spesso da remoto?

Sarah Hoban:

Fino ad ora, è da remoto. Qualcuno è con me a DC, ma altri sono sparsi per gli Stati Uniti, quindi un misto.

Ben Aston:

Lo trovi a volte difficile, costruire rapport con le persone? Quando li incontri per la prima volta, sei la nuova PM, e si chiedono: "Chi è questa persona?" Come fai a far sì che ti apprezzino?

Sarah Hoban:

Ottima domanda. Sicuramente è più difficile da remoto perché ci vuole più tempo per costruire fiducia e immediatezza. Una cosa che mi piace fare è ammettere la mia vulnerabilità. Dico: "Sapete più voi di me su questo progetto, quindi dovete insegnarmi qualcosa", e questo mette le persone a proprio agio.

Ben Aston:

Ottimo. Oltre a gestire molti progetti, quali sono le sfide di project management che affronti nel tuo ruolo?

Sarah Hoban:

Subentrare in un progetto dove magari mancava una struttura o procedure definite e trovare il modo di introdurle senza stravolgere tutto. Capire i ruoli in termini di budget e dove possiamo aggiungere valore o semplificare. Poi, man mano che il mio portfolio di progetti cresce, serve bilanciare meglio e cedere il controllo delle parti in cui non serve essere coinvolti direttamente - cosa difficile, specie se non si ha ancora familiarità con il lavoro. Ci sto passando proprio ora.

Ben Aston:

Bene. Guardando il tuo toolkit, che strumenti usi per gestire progetti e schemi di lavoro diversi?

Sarah Hoban:

Per ogni progetto creo dei piani di spesa e, quando li ho, almeno capisco entro quali limiti posso operare, specie sul budget. Dopo aver incontrato le persone, la seconda cosa è leggermi tutti i documenti principali, dal contratto al charter di progetto, per cominciare a familiarizzare con le attività. Poi ascolto molto: partecipo alle call senza necessariamente intervenire e dirigo, cerco di prendere posto dietro le quinte lasciando il progetto andare nella direzione desiderata, ma guidandolo dove serve.

Ben Aston:

Parlando di software, qual è il tuo preferito per la gestione dei progetti?

Sarah Hoban:

Sono ossessionata da Microsoft Planner.

Ben Aston:

Capisco.

Sarah Hoban:

Non sono legata per forza a Planner, ma l'idea della Kanban board è fondamentale. Mi aiuta a vedere l’insieme del mio portfolio, pianificare la giornata e capire le priorità, evitare confusione e dare visibilità ai junior PM.

Ben Aston:

Lo usi solo tu o anche il team?

Sarah Hoban:

Anche il team, sì.

Ben Aston:

Altri strumenti o trucchi che ti stanno migliorando la vita?

Sarah Hoban:

Planner è quello principale. Poi sto cercando di mettere dei limiti al mio tempo: ritagliarmi dello spazio per me stessa, così da essere più efficiente al lavoro e presente per il team. Non so se si possa definire trucco, ma migliorare la gestione del tempo è una sfida continua.

Ben Aston:

Cosa fai per ricaricarti e scollegarti dal lavoro?

Sarah Hoban:

Due volte a settimana dopo il lavoro esco alle 16:00 per andare in palestra, e quello è un tempo sacro. Se serve torno online dopo, ma in quel momento stacco. Cerco anche di allenarmi due mattine a settimana, a volte arrivo presto, altre me ne vado presto - e compenso dall’altra parte. Se rinuncio a questo, mi sento fuori asse.

Ben Aston:

Hai un blog, sarahhoban.com, che ispira altri PM. Dove trovi tu l’ispirazione e sviluppi a livello personale?

Sarah Hoban:

Ottima domanda. Leggo molto, specie blog di project manager. Mi piace anche il blog di Trello. Girl’s Guide to PM è ottimo. Leggo vari articoli di Fast Company e libri sulla produttività - lo so, sembra nerd, ma mi rilassa. Sto leggendo “Le 7 regole per avere successo” di Stephen Covey, un classico. Non sono nemmeno a un quarto ma già lo trovo utile e lo consiglio.

Ben Aston:

Ora sei molto efficace?

Sarah Hoban:

Sono ancora in fase di assimilazione di cosa significhi essere davvero efficace, ma mi sento bene!

Ben Aston:

Ottimo. Parliamo del tuo articolo: affronta proprio l’essere efficaci, soprattutto nell’onboarding dei nuovi membri e nel fatto che più rapidamente li rendiamo operativi e centrali, meglio è. In quello che hai scritto, racconti come preparare un manuale aziendale per i dipendenti, dai vari esempi, manuale che può essere chiamato anche procedure operative standard, guida onboarding, “user manual”. In sostanza tutto si riduce a rendere operativo il processo d’onboarding, affinché sia efficace, efficiente e ripetibile.

Tocchiamo il punto centrale: ma serve davvero tutto questo? Perché dovremmo preoccuparci di onboarding?

Sarah Hoban:

Credo ci siano diversi motivi. Innanzitutto, vuoi che chi arriva abbia un’esperienza positiva da subito. So che spesso questa non è la priorità, abbiamo tanto da fare e pensiamo “io ho imparato da solo, ce la farà anche lui”, ma è importante stabilire subito una cultura aziendale che dimostri rispetto e valorizzazione della persona e del suo tempo. Dare un piano per far entrare le persone è fondamentale.

All’inizio non lo pensavo, finché parlando con qualche collega presente in squadra da sei mesi/un anno, notavo che se qualcosa era andato storto in onboarding restava impresso, anche solo un dettaglio che per me non contava, loro lo ricordavano. Le prime impressioni contano molto.

Poi, per proteggere anche la tua sanità mentale, perché spesso le prime settimane c’è il rischio che i nuovi abbiano poco da fare: in quel periodo puoi sfruttare quel tempo per fargli gestire cose della “to-do list” o incombenze di ufficio che è utile smarcare subito. Avere un piano serve anche a questo.

Ben Aston:

Sì, le prime impressioni contano e spesso sono fatte nei primi giorni. Pensiamo che “l’anno di apprendistato” faccia parte dell’esperienza, ma se rendiamo il percorso positivo e la persona si sente da subito efficace, è un vantaggio. E ci sono diversi livelli di onboarding: azienda, team, progetto, ruolo.

Come andrebbe gestito il processo? Serve sempre la stessa formula? Come lo personalizzi per renderlo efficace?

Sarah Hoban:

A livello aziendale, è giusto che l’onboarding sia standard, a prescindere da ruolo/progetto, perché stabilisce la cultura aziendale e permette alle persone di comprendere dove inserirsi.

Ben Aston:

Giusto.

Sarah Hoban:

La standardizzazione è importante, ma andrebbe personalizzata man mano che si scende di livello su team, progetti e ruolo: ogni team ha dinamiche e priorità diverse, e la personalizzazione è fondamentale per far sentire l’inserimento calzante rispetto al contesto. Fornire comunque una cornice strutturale aiuta a guidare le persone in questo percorso.

Ben Aston:

Parliamo del cattivo onboarding... hai vissuto esperienze negative prima di Booz Allen o anche lì? Come riconosci un pessimo onboarding?

Sarah Hoban:

Credo che tutti lo sappiano quando lo vedono: arrivi e sembra che nessuno sapesse del tuo arrivo, manca persino una penna, c’è poca chiarezza. Ho fatto stage dove la mia presenza era una sorpresa, nessuno sapeva bene cosa farmi fare: questo è cattivo onboarding. Anche in fase di assunzione sono importanti comunicazione e coordinamento tra recruiter e responsabile. Una volta assunto, una semplice mail di benvenuto può fare la differenza, il contrario (nessuna comunicazione e nessun piano) è negativo.

Ben Aston:

Sì, soprattutto quando si lavora di fretta, è facile sbagliare.

Sarah Hoban:

Proprio così.

Ben Aston:

Quando arriva un nuovo progetto, si assume di corsa dei collaboratori: anche a me è capitato di assumere venerdì e accorgersi lunedì di non aver nemmeno il computer pronto. Una pessima impressione! Quindi sì, ho commesso anche io questi errori.

Per parlare invece di buon onboarding: una cosa che abbiamo iniziato a fare è mettere il processo su Trello, una bacheca Kanban con i documenti e le attività per settimana 1, 2, 3. Ogni persona ha la propria board da seguire.

A livello generale, cosa deve contenere la bacheca o il processo? Per te cosa rappresenta il buon onboarding?

Sarah Hoban:

Ci sono vari elementi. Una parte va gestita prima dell’arrivo; una volta arrivati, avere una guida o documento per gestire il tutto aiuta i responsabili a non andare nel panico. Di recente abbiamo fatto redigere la guida alla nuova risorsa, chiedendo di raccontare cosa ha trovato utile e da sapere, in modo da costruire la knowledge base reale sul team.

Abbiamo anche creato una guida a parte per i manager che devono inserire nuovi colleghi: c’è il promemoria di ordinare il computer due settimane prima (sembra scontato ma si rischia di dimenticarlo), checklist di cosa fare per accogliere bene la nuova risorsa. Questo aiuta la serenità di manager e team.

Per il nuovo assunto è importante sentirsi accolto. Cerchiamo di mandare una mail prima dell’arrivo, di organizzare un pranzo o caffè informale in cui conoscono il team. Anche una pizza in ufficio può essere sufficiente, non serve per forza un pranzo elegante fuori.

Poi va dato il giusto empowerment: la guida diventa un punto di partenza, ci sono attività iniziali di lettura e compilazione dati, ma anche piccole attività operative di supporto al team: così entrano subito nel vivo e si sentono parte attiva.

Ben Aston:

Sì, dare autonomia subito e elencare dieci cose da fare (come fissare incontri con i colleghi) mette in moto davvero la persona. Mi piace anche l’idea del piano: giorno 1, giorno 2, settimana 1, mese 1... così tutto è organizzato e la persona sa quando sarà più autonoma e quando potrà contribuire effettivamente. Possiamo dare tante letture, ma è meglio metterli nelle condizioni di agire davvero. Sono importanti anche nozioni su processi, strumenti, finanze, informazioni sui clienti, regole e procedure interne: tutto deve essere codificato per accelerare l’inserimento.

Sarah Hoban:

Sono d’accordo.

Ben Aston:

Per codificare processi, come aiuti una nuova persona a capire davvero il “come si lavora” in squadra, visto che a volte tra teoria e pratica c’è un grande gap?

Sarah Hoban:

È un work in progress. Credo che funzioni bene una via di mezzo tra tante informazioni da leggere e subito qualche piccola attività pratica. Nei miei progetti preparo un documento di avvio del progetto che riassume in un paio di pagine tutti i progetti del team; spesso lascio aggiornare il file proprio alla nuova risorsa mano a mano che conosce i colleghi. Così legge, si aggiorna, incontra altri PM, vede come ciascuno lavora. Ogni progetto è diverso e la varietà ci permette di scegliere gli elementi più utili di ogni stile di PM.

Nel nostro manuale di onboarding abbiamo persino inserito consigli su come gestire incontri di networking, cosa che mi sembrava bizzarra, ma molti l’hanno trovata utilissima: consigli sulle domande da fare, sulle modalità di richiesta, su come condurre la conversazione. Specie per chi ha poca esperienza nel mondo del lavoro, sono suggerimenti pratici che aiutano davvero.

Ben Aston:

Vero: più si sta in un’azienda, più si tende a dare per scontato cosa va spiegato ai nuovi. Chiedere a chi si inserisce cosa manca in manuale e permette di aggiornare la guida. E a volte aiuta anche a valutare se alcuni processi abbiano ancora senso.

Per chi non ha mai preparato un manuale o una guida di onboarding: qual è la cosa più importante, l’MVP che serve davvero?

Sarah Hoban:

Un consiglio generale vale più di un singolo contenuto: quando prepari il manuale, non sentirti obbligato a riscrivere tutto (se ci sono policy aziendali o manuali già pronti, inserisci i link anziché ripetere). Tutto ciò che riguarda benefit o dotazioni tecniche, attingilo da fonti ufficiali. È importante invece creare panoramiche dei progetti della squadra e profili delle persone: noi abbiamo introdotto le “schede capacità” in cui ciascuno descrive background, interessi e curiosità personali, così si rompe il ghiaccio e il nuovo assunto può aggiornarle chiedendo info ai colleghi: è un ottimo modo per entrare in squadra.

Per me, ex editor, è importante anche che le persone abbiano subito chiarezza su stili e linee guida qualitative per i documenti: è utile coinvolgere subito i nuovi nella revisione formale dei materiali, perché offrono un punto di vista fresco e imparano a scrivere secondo il nostro stile di lavoro.

Ben Aston:

Perfetto Sarah, grazie mille per i preziosi consigli su come fare onboarding al meglio.

Che ne pensate? Voi cosa...?

Sarah Hoban:

Certo, grazie a te. Bellissima conversazione.

Ben Aston:

Se vuoi raccontarci una buona esperienza di onboarding o se hai creato un ottimo manuale aziendale, condividi nei commenti cosa secondo te fa la differenza.

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