Come Facilitare Un Workshop a Distanza Coinvolgente

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Galen Low: Ciao a tutti, grazie per essere qui con noi. Mi chiamo Galen Low e sono parte di The Digital Project Manager. Siamo una community di professionisti digitali con la missione di aiutarci a vicenda ad acquisire competenze, sicurezza e connessioni, così da amplificare il valore del project management nel mondo digitale. Se vuoi saperne di più, visita thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bene, oggi riceveremo una lezione su come facilitare workshop a distanza coinvolgenti dalla pluripremiata autrice, facilitatrice esecutiva esperta, fondatrice di Starfish Synergies ed esclusiva fornitrice nordamericana della formazione aziendale Hasbro Play-Doh Power Solutions, la signora Theresa Bailey.

Theresa, bentornata al nostro show.

Theresa Bailey: Grazie mille. Sono davvero felice di essere di nuovo qui.

Galen Low: Sono così felice di averti perché abbiamo parlato di come utilizzi il Play-Doh nei workshop con i team dirigenziali e di come questo sblocchi creatività e innovazione. Ho pensato, oh mio Dio, è perfetto. Perché se dovessi riassumere, direi che il mondo del project management e il ruolo del project manager, soprattutto nel mondo digitale, stanno cambiando molto. E pensavo: ci sono due aspetti interconnessi che noto nel project management digitale. Primo, ai project manager è richiesto sempre più spesso di saper facilitare workshop e sessioni. Secondo, la collaborazione basata su progetti si svolge sempre più in modalità ibrida e a distanza.

Quindi, secondo me, qualsiasi project manager che sappia facilitare workshop coinvolgenti a distanza o in modalità ibrida, vale oro, soprattutto in questo momento; e chi meglio di te, che lo fa continuamente, potrebbe darci una lezione? Non vedo l'ora di approfondire.

Theresa Bailey: Sì, onestamente aiuto le persone a capire come facilitare, soprattutto chi non ama parlare in pubblico. Sappiamo che, nella classifica delle paure, parlare in pubblico viene spesso classificato come più spaventoso della morte. Perciò, il mio workshop più richiesto riguarda proprio l’aiutare le persone a capire come facilitare. È una competenza fondamentale in tutto il settore, ovunque.

Galen Low: Ed è vero, c'è qualcosa di innaturale, ecco perché va affilata e allenata come competenza.

E oggi spero potremo imparare alcune delle cose che tu hai appreso con l’esperienza. All’inizio non sei stata una facilitatrice, ti ci sei un po’ ritrovata dentro circa 15 anni fa. Puoi raccontarci la tua storia? Come sei passata dal voler fare carriera accademica, con un dottorato in psicologia, al facilitare workshop aziendali usando il Play-Doh?

Theresa Bailey: Certamente. Anni fa volevo fare la psicologa sportiva e facevo volontariato, sia perché lo desideravo sia perché serviva per accedere alla magistrale in psicologia clinica. Stavo facendo volontariato con la Canadian Mental Health Association e a Ottawa lavoravo a un progetto per capire come le persone senza fissa dimora desiderassero ricevere i servizi. Mi sono ritrovata in un rifugio, seduta davanti a un giovane che aveva esattamente due settimane meno di me.

Eravamo cresciuti nello stesso modo. Volevo capire come lui fosse finito lì e io invece altrove. In quel momento il sogno di fare la psicologa sportiva è svanito e ho iniziato a studiare cosa aiuta le persone a prosperare, cosa le rende efficaci. Da lì, ho ottenuto un master in psicologia di comunità, studiando la resilienza presso un rifugio d'emergenza per giovani donne per capire cosa aiuta a ripartire dal punto di vista sociale.

Questa è stata la prima parte della mia vita. Poi mi sono dedicata all’istruzione, lavorando sempre nel campo della salute mentale ed altri ambiti correlati. Dopo la nascita del terzo figlio sono passata alla consulenza per avere maggiore flessibilità, anche se la mia base era la ricerca.

Quando però ho iniziato a usare le competenze acquisite grazie alla psicologia di comunità e allo sviluppo di comunità, sono arrivata a fare più attività di team building, facilitazione, pianificazione strategica; col tempo ho capito che la parte di ricerca tra i fogli di calcolo non mi piaceva così tanto. E infatti alla fine mi sono focalizzata sulla facilitazione.

Ed è lì che mi sono sentita a casa, nel cercare di tirare fuori il meglio dalle persone quando ci si riunisce. Poi è arrivata la pandemia: nel giro di tre giorni, a marzo 2020, ho perso tutte le entrate e ho deciso di tornare alle mie radici, mettendo insieme un corso sulla resilienza che ho iniziato a proporre.

Mi è stato chiesto di fare un workshop con Hasbro dal vice presidente marketing in Canada. Volevamo farlo, ed è qui che inizia la storia. Non avevo mai facilitato un workshop online, non era mai stato necessario. Ma dopo due cancellazioni in presenza, mi hanno chiesto di includere il Play-Doh in quel workshop.

Quindi, mi sono presentata, ho trovato il modo di farlo e il risultato è stato così positivo che, tre settimane dopo, mi hanno proposto di sviluppare la formazione aziendale Play-Doh Power Solutions, che porto avanti da quattro anni ormai.

Galen Low: Mi piace che tutto sia nato dalla fascinazione di aiutare le persone a prosperare; scorrendo la tua storia tutto torna.

Durante un workshop, mettiamo le persone insieme per raggiungere un obiettivo. Vogliamo che prosperino. E potrebbe non essere la situazione più confortevole. Devi sbloccare qualcosa: A) in te stesso per facilitare e B) nei partecipanti perché possano prosperare.

E mi piace questo come filo conduttore: non solo perché devi facilitare, ma perché forse fa parte dell’impatto che vuoi lasciare.

Theresa Bailey: Assolutamente. Si percepisce quando si conduce un workshop solo come compito da svolgere. È la prima cosa di cui parlo, e che collega anche altri argomenti: quali sono le tue intenzioni? Hai degli obiettivi, certo, delle “cose da spuntare”; ma che intenzioni porti nel workshop?

Per me, se gli obiettivi sono le spunte da fare, le intenzioni sono come i bumper di un bowling per chi sta imparando a giocare. Quando stabilisci le intenzioni del workshop, e coinvolgi anche gli altri, poi siete tutti allineati verso un obiettivo comune ed è più facile ottenere il coinvolgimento per un workshop davvero efficace.

Galen Low: Mi piace questa distinzione: gli obiettivi e le spunte. Non capita spesso che dopo un workshop si dicano: “Abbiamo spuntato tutte le caselle!”; cioè, può essere utile per valutare se il tempo è stato investito bene, ma spesso c’è quel quid indefinibile che rende un workshop valido.

In realtà, lo chiedo a te: secondo te, cosa rende un workshop coinvolgente per i partecipanti, che sia remoto, ibrido o in presenza? Cosa fa dire alle persone che è stato veramente utile?

Theresa Bailey: Credo di essere forse diversa (non dico unica), ma quello che trovo importante è far sì che tutti abbiano possibilità di partecipare. Se pensiamo a cosa significa coinvolgente o meno: non è coinvolgente quando una sola persona parla sempre e gli altri ascoltano.

D’altra parte, è intimidatorio per chi non è abituato a parlare o lo teme. Occorre trovare un modo per coinvolgere le persone rendendo la partecipazione rilevante. Il classico icebreaker non collegato al lavoro piace a pochissimi (solo il 7% nelle mie statistiche!).

Bisogna trovare un modo per coinvolgere in modo sensato: così anche chi non ama partecipare vi si apre, sentendosi al sicuro e non messo in evidenza. Se poi il tutto è produttivo, coinvolgente e sicuro: questo è un buon workshop.

Galen Low: Adoro la dimensione della sicurezza: è il giusto equilibrio tra “qualcuno ha monopolizzato l’attenzione” e “mi hanno costretto a partecipare ma era fastidioso”.

Serve un bilanciamento, così che ognuno, prima o poi, si senta libero di contribuire in sicurezza e senta che il suo contributo è importante.

Theresa Bailey: Assolutamente. Spesso sono coinvolta all’inizio di un progetto: con project manager e altri per impostare il tono del lavoro futuro. Per i project manager è importante capire come lavorare insieme: assicurarsi che anche le “voci più deboli” abbiano un modo sicuro per esprimersi, parlare o mandare messaggi, facendole sentire preziose quanto le altre. Questo si ottiene già strutturando bene il workshop, e poi si trasferisce nel lavoro successivo.

Galen Low: Ottima transizione! Parliamo allora proprio del tuo approccio ai workshop, focalizzandoci su remoto e ibrido. Hai anche raccontato all'inizio come sei dovuta “improvvisare” sotto pressione.

Ma spesso la magia non avviene “in aula”. Conta la pianificazione, l’intenzionalità. Puoi illustrarci gli elementi chiave che consideri quando prepari un workshop remoto o ibrido?

Quali strategie usi per stimolare immaginazione, creatività e portare i partecipanti in modalità innovazione?

Theresa Bailey: Ci sono vari passaggi, ma soprattutto bisogna chiedersi cosa si vuole ottenere e come coinvolgere tutti, facendo in modo che si rivedano nel lavoro fatto.

Di solito parlo più volte con chi mi ha invitato; magari parlo anche con altri o facciamo una call collettiva. Poi, procedo al contrario: questi sono i tre temi da trattare.

Un consiglio: non fate workshop remoti che durano tutto il giorno! Meglio suddividerli: è molto più semplice per tutti. Poi si struttura tutto: la prima ora è dedicata a preparare lo spazio per il lavoro del resto della giornata, magari anche solo mezz’ora o 45 minuti.

In questa fase si cerca il buy-in sul lavoro, raccolgo pareri su come le persone si sentono a riguardo. Poi si struttura tutto in modo pratico: quando fissare le pause, assicurarsi che ci siano, comunicarlo in anticipo, discutere la policy sulle videocamere...

Possiamo approfondire, dipende anche dalla struttura del gruppo.

Galen Low: Il pre-work, la preparazione, viene spesso sottovalutata dai partecipanti: pensano che il facilitatore segua l’agenda e basta.

Invece c’è tanta ricerca e collaborazione in anticipo, capire chi sarà presente, cosa vogliamo ottenere, allinearsi con chi ti ha invitato, capire chi sono i partecipanti, definire le giuste policy, aspettative...

Poi, mi piace l’idea che remoto, ibrido, in presenza siano mondi diversi: cambia la soglia d’attenzione, la fatica; va tutto pianificato e comunicato. E i partecipanti sappiano cosa aspettarsi...

La magia avviene “in aula” solo se prima c’è stata preparazione! Ti è mai capitato che qualcuno dicesse “So che mi hai inviato Play-Doh e so che è un workshop, ma non voglio avere la videocamera accesa, mi dispiace”?

Theresa Bailey: A volte succede per problemi di connessione, soprattutto da dove siamo noi; qualcuno spegne la videocamera, poi la riaccende quando deve mostrare cosa ha creato. Altre volte ci sono motivi personali. Comunque, chiediamo di mostrare almeno il lavoro svolto. Di solito però nessuno ha problemi: come strutturiamo il tutto, alle persone piace vedere cosa fanno gli altri e condividere le reazioni.

Usiamo anche la musica: spesso si vedono persone ballare con le spalle; così l’ambiente diventa più piacevole e viene voglia di farsi vedere. Io stessa a volte tengo la videocamera spenta, ma è più difficile capire quando serve una pausa: senza videocamera non percepisci l’energia.

Anche se accesa solo a tratti, per l’energia del gruppo è importante.

Galen Low: Effettivamente ha senso. Spesso si impongono regole rigide (“videocamera sempre accesa!”), ma tu hai appena fornito almeno quattro motivi validi per tenerla spenta e motivi validi perché, quando possibile, sia utile accenderla, non “perché lo dico io”, ma per cogliere l’energia, capire bisogni, reazioni, come raggiungere gli obiettivi e le intenzioni.

Theresa Bailey: Esatto, il punto torna alle intenzioni.

Se concordiamo tutti sulle intenzioni, i partecipanti saranno meno propensi a disinteressarsi, perché si sentono responsabili anche loro dell’andamento. In ogni riunione, non solo nei workshop, conta l’energia che ci porti.

Se va male, mi prendo una parte di responsabilità, ma quanta energia porti TU? Possiamo avere tutti una grande giornata oppure no. Dando questa responsabilità alle persone, di solito tutto procede molto meglio.

Galen Low: Mi piace! Anche i partecipanti sono responsabili del valore del tempo dedicato, non solo il facilitatore.

Durante la sessione, la facilitazione e la creazione dell’esperienza coinvolgente sono sempre una sfida, anche nelle semplici riunioni: nei meeting ibridi o remoti è difficile sapersi inserire, alzare la mano, dar voce... soprattutto se sei la persona remota e tutti gli altri sono in presenza e magari senti male. Come rendere democratico il workshop in remoto, in presenza o in ibrido?

Come gestisci la tecnologia, la sicurezza psicologica, o la capacità di contribuire in modo equo?

Theresa Bailey: Stiamo ancora imparando, la tecnologia cambia continuamente. Ed esperienza e piattaforme diverse (Teams, Google Meet, ecc.) cambiano la dinamica. Serve sempre pianificazione. Workshop in presenza: serve trasportare e preparare materiale fisico.

In remoto o ibrido: serve fare molti più test tecnici, assicurarsi che tutto il necessario sia a portata di mano. Sapere dove sono le videocamere se ci sono gruppi misti in presenza e online. Bisogna poter coprire tutti: serve pianificazione ed impegno in più.

Si può solo fare il meglio possibile. La tecnologia a volte parte, a volte no. Serve anche qualcuno “in sala” per assistere i partecipanti. Ma serve anche assegnare una persona che aiuta a collegarsi o monitora le domande in chat, nel caso io, da facilitatrice, non veda tutto o mi sfugga qualcosa.

Un aiuto del genere fa la differenza: così nessuno si sente ignorato.

Galen Low: Mi piace molto! Vorrei farlo anche per alcune mie riunioni. Capita spesso che, volendo condividere lo schermo, non si riesca a vedere nessuno, o si perdi chi alza la mano: “chi ha la domanda?”. A volte perdiamo domande importanti. Quella figura che cura la comunicazione assicura che nessuno si senta ignorato — ed è proprio quello che scoraggia la partecipazione, perché uno pensa: “ho chiesto ma nessuno mi ha ascoltato, quindi ora non partecipo più per tutta la sessione”.

Theresa Bailey: Puoi anche ruotare il ruolo: non deve essere sempre la stessa persona. Anzi, è meglio ruotare, così ognuno a turno presta maggiore attenzione. E vedrai che iniziano tutti a rispondere e a interagire anche nella chat.

È ciò che desideri: attenzione e interesse sufficiente all’argomento affinché emerga la discussione. Rendo anche chiaro che, se non vogliono interrompere, possono scrivere in chat e recupereremo poi. Lo comunico in anticipo: sapere quando si può interrompere, ma anche che, se preferisci di no, puoi scrivere in chat e ti risponderemo. Questa è una strategia importante ed efficace per gestire la molteplicità dei partecipanti e dei canali.

Galen Low: Gestire le aspettative è sempre fondamentale, ma durante una sessione è importante che ci siano piccole “regole” chiare per tutti. Nelle nostre riunioni spesso, come housekeeping iniziale, dico: “usate liberamente la chat, non è una distrazione”. Questo mette a proprio agio i partecipanti, elimina la paura di interrompere il flusso: in altre occasioni, chi conduce si sente in dovere di rispondere immediatamente a tutto ciò che appare in chat; invece è sufficiente dire che ci saranno dei tempi e dei modi sia per le domande che per i commenti.

Così tutti sanno cosa aspettarsi: chiarezza e flessibilità.

Theresa Bailey: Esattamente, la struttura flessibile piace a tutti. Così online le cose si svolgono come una conversazione fluida, dove ognuno si sente libero di contribuire.

Galen Low: Tra i temi che abbiamo affrontato di recente c’è anche l’importanza non solo di democratizzare, ma di aumentare inclusività e accessibilità. Il Play-Doh, in questo senso, è interessante: molto accessibile per tanti, ma in sessioni dove ci sono persone con disabilità, anche fisica o neurodiversità, il workshop (con o senza Play-Doh) potrebbe non essere così inclusivo. Hai dei consigli o accorgimenti pratici per rendere le tue sessioni accessibili a partecipanti con abilità differenti?

Theresa Bailey: Tanti che non si definiscono “neurotipici” si divertono con i materiali diversi: il workshop per loro va alla grande! Presto molta attenzione all’inclusività, che riguarda anche la pianificazione: sapere in anticipo, se possibile, chi parteciperà, e collaborare con loro o con chi li assiste per trovare soluzioni inclusive.

Ho raccontato a Galen un’esperienza dove, illustrando il mio lavoro a un nuovo gruppo, c’erano una persona con doppia amputazione degli arti superiori e una donna non vedente. Mi ha davvero fatto riflettere: come posso rendere la mia attività più inclusiva? La risposta migliore forse è chiedere alle persone stesse come parteciperebbero; spesso hanno idee più dirette o creative delle nostre. Coinvolgendo loro e i loro supporti si trovano strategie adatte a tutti e, in più, a tutti piace essere interpellati. Quindi: basta chiedere.

Galen Low: Mi piace molto questo approccio di apertura costruttiva: non è un “questo workshop non va bene per questo gruppo”, ma “Come possiamo renderlo adatto a tutti?”. Si avvia così un dialogo vero e spesso nascono soluzioni reali che esulano dai manuali e dalla normativa standard, ma riflettono la realtà vissuta quotidianamente dalle persone. L’idea di chiedere direttamente ai partecipanti è potente: magari il Play-Doh non va bene, ma possono contribuire diversamente, e apprezzeranno di essere stati coinvolti nella decisione!

Theresa Bailey: Esatto. E se non è adatto a loro, si cercano modi alternativi di partecipazione o altri strumenti per fornire feedback, magari rispondendo alle domande da remoto invece che col materiale. Le strade sono tante, ma chiedere direttamente resta la scelta migliore.

Galen Low: Concludendo: dopo il workshop, ti chiedo, come valuti il successo della sessione? Ma giro la domanda: qual è il complimento più bello che ti possano fare dopo aver partecipato a un tuo workshop?

Theresa Bailey: Bella domanda! È uno dei motivi per cui amo il mio lavoro: ricevo feedback immediato e chiedo esplicitamente una parola che riassuma il sentimento post workshop. Talvolta ricevo messaggi successivi che mi dicono che un concetto trattato ha cambiato loro la vita. È potente. Ovviamente arrivano anche testimonianze scritte, ma di recente mi è successo con un gruppo molto eterogeneo (età tra i 25 e 65): c’era un tavolo che pensavo avrebbe creato problemi, invece, alla fine, quando ho chiesto una parola che riassumesse la loro esperienza, hanno detto “appagato”.

Ho chiesto conferma: “Appagato?” Mi hanno spiegato che due di loro — uomini adulti che non avevano mai usato il Play-Doh da bambini — hanno vissuto la scoperta di poter giocare, esprimersi e essere creativi come liberatoria. Appagato: non lo sento tutti i giorni, ma ieri l’ho sentito proprio da loro.

Galen Low: Fantastico! E questa è la magia. Che la parola sia “appagato” o semplicemente uscire dal workshop con una sensazione di gratificazione — ciò che sembra “gioco” può essere molto produttivo e perfino rivelatorio.

Questo è il perché facciamo ciò che facciamo: facilitare serve a questo, portare le persone insieme genera innovazione.

Theresa Bailey: Assolutamente. Se non sentissi parole come “motivato”, “coinvolto”, “collaborativo”, “creativo”, “rigenerato”, tornerei a ripensare il mio workshop per ritrovare quelle sensazioni a fine sessione.

Galen Low: Stupendo.

Theresa, grazie davvero per questa mini masterclass su come facilitare workshop remoti e ibridi! Davvero tanti consigli utili. Ti ringrazio molto.

Theresa Bailey: Un piacere. Amo il mio lavoro e mi piace quando altri possono sfruttare quanto ho imparato con fatica, rendendosi la vita e il lavoro più semplici.

Galen Low: Chiudo stuzzicando la curiosità su Play-Doh che ci ha accompagnato per tutta la chiacchierata: come si può scoprire di più sul tuo lavoro?

Theresa Bailey: Il mio sito è starfishsynergies.com oppure potete trovarmi su LinkedIn come Theresa Bailey (sono quella con il Play-Doh nella copertina). Amo il mio mestiere, soprattutto quando lavoro coi project manager. Sarò lieta di parlarne con chiunque.

Galen Low: Fantastico.

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Alla prossima e grazie per l’ascolto.