Come Entrare nella Gestione dei Progetti (con Suze Haworth)

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Ben Aston:

Benvenuti al Podcast DPM, dove andiamo oltre la teoria per offrire consigli PM esperti per guidare al meglio i progetti digitali. Grazie per l'ascolto. Sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager.

Da piccolo, sognavo di diventare pilota da caccia, poi avvocato, ma il consiglio orientativo che ho ricevuto a scuola è stato quello di prendere in considerazione la carriera di spazzino, un raccoglitore di rifiuti, qualcuno che va in giro a raccogliere la spazzatura di tutti. Ovviamente, avevano idee un po' diverse dalle mie. Suppongo che potrei ancora diventare una di queste cose, ma essere un project manager digitale non era mai qualcosa che avevo programmato di fare, e infatti, per la maggior parte dei PM che ho incontrato, è stata una carriera in cui sono capitati più che pianificati consapevolmente, ma se tu hai deciso che vuoi diventare project manager, come si fa?

È proprio di questo che parleremo oggi nel podcast. Continua ad ascoltare per scoprire come si può diventare project manager digitale. Oggi sono in compagnia di Suze. Ciao, Suze.

Suze Haworth:

Ciao, Ben.

Ben Aston:

Suze è una delle nostre esperte DPM residenti e ora lavora come freelance senior digital project manager a Londra. Ha una vasta esperienza con diversi clienti e tipi di agenzie, quindi penso che la discussione di oggi sarà davvero utile. Suze, partiamo... stavamo chiacchierando, e voglio che tu condivida qualcosa sulle tue ultime avventure di viaggio. Praticamente, è difficile riuscire a raggiungere Suze, perché di solito è in vacanza da qualche parte. È un project manager digitale, ma sembra anche una vacanziera a tempo pieno. Suze, per chi si chiede dove vadano in vacanza i project manager digitali, raccontaci dove vanno.

Suze Haworth:

Sembra che non lavori mai! Ma sì, da quando sono freelance ho potuto organizzare meglio il mio tempo, quindi viaggio molto di più. La mia ultima vacanza, da cui sono appena tornata ieri, è stata in Sudan. Non la tipica meta turistica, lo so.

Ben Aston:

Andare in un posto come il Sudan, è nella lista nera degli affari esteri o no?

Suze Haworth:

No in realtà, è il Sud Sudan che non dovresti visitare al momento, che ora è un altro paese. Ma il Sudan è in realtà perfettamente sicuro da visitare nelle zone dove sono stata. Sono stata nella capitale Khartoum e poi sono risalita il Nilo, visitando diversi siti archeologici e storici sudanesi durante il tragitto.

Ben Aston:

Ti organizzi le vacanze come gestisci i tuoi progetti, o ti piace gironzolare senza meta?

Suze Haworth:

Sono colpevole di organizzare in modo molto preciso i miei viaggi, ma solo quando me li organizzo da sola. Stavolta, invece, il mio ragazzo è un egittologo, quindi sono andata con lui come parte di un viaggio organizzato a cui lui partecipava come esperto. Era effettivamente tutto molto organizzato, e all'inizio ero un po' preoccupata perché mi piace pianificare da sola, quindi cedere il controllo a qualcun altro mi metteva un po' d'ansia. Ma avere una guida in un paese così è stato comodo, quindi sì.

Ben Aston:

Quindi è stato come essere project managerizzata?

Suze Haworth:

Interessante. Essere diretta su quando alzarsi, quando fare colazione, cosa fare nella giornata, è qualcosa a cui non sono abituata...

Ben Aston:

Ti ha dato qualche idea nuova su come gestire i tuoi team?

Suze Haworth:

Ultimamente sono diventata un po' più rilassata con il mio tempo, quindi avere una tempistica molto precisa è stato un buon promemoria. La nostra guida era molto brava a tenerci nei tempi, anche se ha detto che l'orario sudanese in genere è più rilassato rispetto alla norma.

Ben Aston:

Hai già qualcosa da fare al ritorno dalle vacanze?

Suze Haworth:

No, in realtà ora resto libera fino a dopo Natale, perché vado di nuovo via. Ma no, ancora nulla. Con il lavoro freelance a Londra, le chiamate arrivano di solito una o due settimane prima dell'inizio di un nuovo progetto, quindi si lavora spesso last minute all'inizio di gennaio.

Ben Aston:

Se cercate una bravissima senior project manager che ama viaggiare...

Suze Haworth:

Non puoi dire così!

Ben Aston:

Scusa. Suze è disponibile. È bravissima. Bene, cambiamo argomento e parliamo un po' della tua storia e di come sei arrivata a fare la project manager. Sono curioso di sapere del tuo percorso di studi e cosa volevi fare. Io, come ho già detto, ero destinato a fare lo spazzino, ma non è andata così. Che consigli ti hanno dato a scuola?

Suze Haworth:

Oh Dio, anche io ne ho ricevuti di assurdi. Abbiamo compilato uno di quei test dove devi segnare delle risposte a diverse domande, e in base ai risultati, il mio destino era fare il secondino. Ok... poi da bambina volevo fare l'attrice, l'archeologa, la hostess di volo. Tutte professioni che iniziavano con la lettera A, ma non penso dipendesse da quello. Avevo molte idee, ma all'epoca la gestione progetti, soprattutto digitale, non esisteva davvero come lavoro. Sono cresciuta quando internet si stava diffondendo, ma non era ancora una carriera a cui aspirare. Quindi, sì, non mi è mai venuto in mente come possibile mestiere. Diciamo che ci sono finita quasi per caso, come moltissimi PM.

Ben Aston:

Cosa hai studiato all'università, quindi? Sempre qualcosa che iniziava con A?

Suze Haworth:

Sì, ho semplicemente scelto la materia che mi piaceva di più...

Ben Aston:

Arte?

Suze Haworth:

No, non arte. Mi piaceva ma non ero bravissima. Ho scelto Letteratura Inglese. Non sapevo che lavoro volessi fare dopo, ma era una materia ampia e mi piaceva anche durante le superiori. Quindi ho scelto quello e anche dopo l'università non sapevo bene cosa volessi fare. Ho fatto anche un master e per un po' ho lavorato in un negozio di telefonia mobile.

Ben Aston:

In cosa era il tuo master?

Suze Haworth:

In studi sulla comunicazione, abbastanza generale, ma legato a... molte delle competenze utili in Letteratura Inglese erano l'analisi, la lettura e la scrittura. Competenze che, come spiego anche in un mio articolo, sono trasferibili ad altre professioni. Non bisogna per forza lavorare direttamente nel campo di laurea. Molti mi chiedevano: vuoi insegnare Letteratura Inglese? No, però alcune competenze le ho usate per tutta la carriera.

Ben Aston:

Mi chiedo se i professori, quando danno consigli di carriera o si fanno quei test, ti propongano lavori a caso solo per incentivarti a migliorare o fare altro. Ma forse c'è differenza tra UK e Nord America: da noi fare una laurea “inutile” tipo la mia (Politica e Relazioni Internazionali) o la tua (Letteratura Inglese) va bene. Negli USA nei job description spesso chiedono qualcosa di più specifico.

Suze Haworth:

Sì, molte offerte richiedevano semplicemente “una laurea”, non importava in cosa, e quindi sono stata fortunata.

Ben Aston:

Come hai fatto a passare da venditrice di telefonia mobile a-

Suze Haworth:

Eh, storia interessante. Non credo fossi bravissima, perché volevo davvero aiutare i clienti ma spesso la vendita dei telefoni era tutta una questione di provvigioni e obiettivi. In realtà, se sapevo che altrove trovavano offerte migliori, lo dicevo! Quindi, come esperienza di customer service e lavoro con i clienti, mi è tornato molto utile, ancora una volta competenze trasferibili. Anche se non era il lavoro che volevo fare per sempre. Stavo valutando marketing e pubblicità.

Così ho iniziato a mandare candidature ovunque, quando vivevo a Leeds, nel nord dell’Inghilterra, e ho fatto domanda per un’agenzia di comunicazione integrata – si occupava di direct marketing ma anche un po’ di digitale. Mi sono candidata come account executive, all’epoca non c’era distinzione tra project e account management. Era un ruolo misto tra gestione cliente e gestione progetti. L’ho ottenuto, ed era un ingresso nel settore. Da lì è partito tutto.

Ben Aston:

Interessante! Anche la mia storia è simile: ho studiato Politica e Relazioni Internazionali e poi ho provato varie agenzie di pubblicità. Ho provato a entrare in un programma per neolaureati, sono arrivato alla Lowe, ma era tipo X-Factor, facevano fuori i concorrenti.

Suze Haworth:

Oh, wow.

Ben Aston:

Sono stato “eliminato”. Quindi sono finito come account exec in un’agenzia chiamata Wunderman. Modalità simile: laurea “casuale”, poi ingresso in agenzia. Mi chiedo però se sia ancora così ora, visto quanto è cambiato il settore in 15 anni. Ci sono sicuramente molti ruoli in più. Guardando indietro, tu ti vedi sempre come PM, ancora oggi?

Suze Haworth:

Sì, in realtà sì. O comunque in qualcosa che riguarda il project management. Ci sono arrivata un po' per caso, all’inizio come account manager, ma poi, capendo la differenza tra account e project management (che non conoscevo bene), mi sono resa conto che preferivo occuparmi della delivery dei progetti. Quindi sì, penso che farò sempre qualcosa in quest’ambito almeno.

Ben Aston:

E se avessi dei figli, lo consiglieresti come lavoro?

Suze Haworth:

Assolutamente sì. Soprattutto nel digitale. Ovviamente ci sono tanti tipi di project manager in settori diversi, ma il digitale è molto stimolante. Anche perché cambia continuamente, quindi il ruolo evolve con l’industria. È diverso da quei settori statici che rimangono uguali per decenni. Consiglio decisamente questa strada.

Ben Aston:

Bene. E cosa faresti se non fossi PM? Archeologa?

Suze Haworth:

No... serve troppa pazienza, bisogna dedicarsi per mesi a una cosa sola. Quello che mi piace del PM è proprio avere tanti compiti diversi. Mi piace dover seguire cose molto varie. Mantiene il ruolo sempre stimolante. Se non fossi PM, farei comunque qualcosa con i viaggi, magari fotografa di viaggi, qualcosa di totalmente diverso.

Ben Aston:

Veramente diverso! Allora, voglio approfondire alcuni aspetti che tocchi anche nel tuo articolo. Probabilmente chi ascolta è interessato a capire come entrare nella gestione progetti. Nell’articolo parli di competenze pratiche, competenze personali, competenze tecniche (hard skill) e comportamentali (soft skill). Parli di capacità come stima, documentazione, conoscenze tecniche, gestione dei rischi, processi, e il modo in cui gestire un progetto dall’avvio fino alla consegna. In termini di competenze pratiche che hai imparato per diventare project manager digitale, quali consigli daresti a chi vuole acquisire queste abilità? Come hai imparato tu e cosa suggeriresti?

Suze Haworth:

Allora, prima di tutto preferisco chiamarle competenze pratiche e personali, piuttosto che hard e soft, perché secondo me suona meno negativo. Io non ho seguito corsi specifici sul project management: quando ho iniziato ce n’erano pochi. Ho imparato direttamente sul lavoro, tramite l’esperienza. Ritengo che sia davvero un modo valido di imparare tutte le competenze pratiche del PM: apprendere facendo. Sono una grande sostenitrice di questo approccio.

Se sei all’inizio e non hai mai lavorato come PM, non è necessario arrivare a un colloquio già sapendo usare un certo strumento per il project plan. Tante cose si imparano davvero con l’esperienza. Certo, puoi aiutarti facendo stage o tirocini in agenzie o lato cliente, in modo da acquisire un po’ d’esperienza, ma la maggior parte delle skill pratiche le apprenderai lavorando come PM.

È sempre importante prepararsi ai colloqui: informarsi su cosa fa un project manager, quali competenze servono, e pensare alle skill trasferibili. Magari non hai mai creato un project plan in MS Project, ma hai già gestito delle scadenze. In altri lavori, o anche all’università, ti sarai trovato a dover rispettare delle deadline – queste sono tutte competenze trasferibili al project management.

Ben Aston:

Concordo. Molte delle skill pratiche di cui abbiamo bisogno come project manager possono essere imparate abbastanza rapidamente sul lavoro. A proposito: un consiglio per la DPM School, se vai su dpmschool.com troverai info sul nostro corso Mastering Digital Project Management, un corso intensivo di 7 settimane dove insegniamo molte delle competenze tecniche: stima dei costi, pianificazione, avvio, gestione e controllo dei progetti. Dai un’occhiata: il prossimo corso parte a gennaio.

Ma torniamo alle soft skill, che sono trasferibili ma difficili da imparare. Puoi anche studiarle, ma finché non ti trovi nelle situazioni concrete è difficile capire come reagirai. C’è la risposta da manuale – “cosa fai quando qualcuno non consegna il lavoro?” – ma nella realtà ogni progetto, cliente, situazione è diversa. Ed è lì che il lavoro diventa interessante. Un buon PM ha ottime soft skill, sa tirare fuori il meglio dal team. Che tipo di persona secondo te è un buon PM? Oppure: che tipo NON lo è?

Suze Haworth:

Le skill personali o soft skill sono la vera base per essere un buon project manager. Negli anni ho visto evolvere molto questo ruolo: prima ci si concentrava su tempi, ambito e budget, ora è più una leadership, anche più strategica. Così, durante i colloqui, valuto come una persona affronta le sfide, come risolve i problemi, che esempi di gestione di crisi ha avuto. Bisogna essere calmi nelle crisi, trasparenti, onesti e chiari.

Essere organizzati è fondamentale: come organizzano se stessi, il team, come pensano al progetto nel suo complesso. Quindi problem solving, leadership e organizzazione sono skill chiave. Ovviamente, nei colloqui la comunicazione è tutto: anche solo capire come una persona comunica è già un test fondamentale.

Ben Aston:

Sì. Oltre alle skill tecniche e personali c’è anche una questione di carattere. Il PM deve essere tenace, voler andare a fondo alle cose. Non ho mai conosciuto un buon PM che fosse passivo o troppo rilassato. I migliori sono quelli che spingono il team in avanti, fanno domande difficili, guidano, e si assumono la responsabilità. Chi invece si limita a collegare qualche pezzo senza guidare il progetto rischia di fallire. In fondo è una questione di attitudine: la voglia di affrontare le cose scomode per il bene del progetto.

Suze Haworth:

Assolutamente. Serve quella spinta, una certa dose di grinta – pur restando delle brave persone – e a volte non avere paura di “scompigliare le carte”. Una decina d’anni fa, durante un colloquio, il direttore dell’agenzia mi disse “Preferiamo mantenere separati account e project management: gli account fanno i ‘buoni’ e i PM i ‘cattivi’”. Così il PM protegge progetto, tempi, budget, team, mentre l’account gestisce il cliente. Lavorando insieme si ottiene un buon prodotto, ma il PM può (e deve!) fare anche la parte del “duro”, richiamare clienti se servono feedback o rispettare le scadenze. Questo ruolo mi è rimasto impresso.

Ben Aston:

Sì. E direi che se come PM non “infastidisci” mai nessuno probabilmente non stai facendo bene il tuo lavoro: il nostro compito è mediare fra idee e necessità anche molto diverse, cercando la strada giusta, perché se ognuno facesse sempre di testa propria avremmo solo progetti “Frankenstein”.

Suze Haworth:

Esattamente.

Ben Aston:

Quindi, dobbiamo spesso affrontare a testa alta certe questioni, prendere decisioni difficili: so che qualcuno resterà insoddisfatto, ma se non prendo posizione il progetto rischia di fallire. È una delle parti più difficili.

Suze Haworth:

Sì, ed è anche saper affrontare le conversazioni difficili, che sono la parte meno piacevole. Se i membri del team non rispettano le consegne che impattano il progetto, devi parlarci. Se bisogna dire al cliente che qualcosa sarà in ritardo, è una conversazione difficile, ma va fatta per proteggere il progetto e portarlo avanti.

Ben Aston:

Approfondiamo questa parte: qual è il lato peggiore del PM? Cosa odi del tuo lavoro?

Suze Haworth:

È un tema che ha toccato anche Patrice, uno dei membri del panel esperti DPM, in un suo articolo recentemente: essere visti come la persona “amministrativa” a cui ricadono tutti i lavoretti di contorno. Essendo il punto di riferimento del progetto, ti capita di organizzare tutte le riunioni, prenotare le aule, raccogliere la gente... cioè tutti i compiti che designer o developer non vogliono fare. Questo non mi piace e spesso cerco di farli fare agli altri, anche se li irrita un po’.

Spesso finisci a tamponare tutto ciò che non ha un ruolo preciso: caricamenti di contenuti, persino fare QA o scrittura contenuti, tutte attività extra che sarebbe meglio delegare. Consiglio di difendersi da questa tendenza e ricordare che di lavoro già ce n’è abbastanza anche senza prendersi tutto sulle spalle.

Ben Aston:

O sfruttarla e diventare copywriter, designer o UX! In effetti, è parte del ruolo: spesso si diventa jolly, capaci un po’ di tutto. Sappiamo fare copywriting o wireframe, scrivere requisiti, QA o anche piccoli aggiornamenti HTML, perché sappiamo come funziona il CMS.

Succede spesso che chi lavora in UX o sviluppo poi diventi PM, ma può capitare anche il contrario: da PM si scoprono nuove passioni e si cambia carriera. Tu, dopo essere diventata senior, e aver lavorato sia come dipendente che freelance per maggiore flessibilità, come vedi il tuo futuro?

Suze Haworth:

Più di recente sono passata a un ruolo di project director, quindi gestione di programmi interi e altri PM, non solo i singoli progetti. È stata la naturale evoluzione, e dopo di quello ci sarebbero i ruoli di head of project management o head of delivery. Non credo sia ancora il mio momento. Mi piace ancora essere “sul campo” con i progetti, anche se ora seguo anche la supervisione e la strategia generale. Credo che, almeno per ora, non voglio rinunciare del tutto a gestire da vicino i progetti.

Ben Aston:

Anch’io mi sono spostato su ruoli manageriali dove supervisioni team di PM piuttosto che i progetti stessi. Spesso devo occuparmi del business development o della stima/scoping dei progetti più che della delivery vera e propria. È davvero diverso.

Chiudiamo con una nota positiva. Perché ami essere PM? Cosa ti piace di più?

Suze Haworth:

Mi piace perché sei il punto di riferimento centrale del progetto, coordini tutto dall’inizio alla fine. È gratificante vedere un progetto svilupparsi interamente e pensare: "Sono stato una parte centrale di tutto questo."

In più, lavori con tante figure diverse: designer, developer, QA, UX… acquisisci una conoscenza ampia perché ti confronti con molte discipline. E nel digitale, come dicevo, è un settore stimolante, cambia continuamente e il ruolo evolve, quindi c’è sempre da imparare e mettere in gioco nuove competenze.

Ben Aston:

Confermo. Quando ho iniziato a fare il digital PM, si facevano tanti banner e siti HTML semplici, ma i lavori più entusiasmanti erano in Flash e ActionScript.

Suze Haworth:

Anch’io ero su Flash!

Ben Aston:

Era complicato, ma divertente. Ora è tutto diverso, niente più Flash. È interessante vedere come tutto cambi e imparare nuove tecnologie e competenze per portare avanti i progetti.

Suze Haworth:

Esattamente.

Ben Aston:

Quindi oggi abbiamo toccato tanti temi, ma tornando al discorso su come entrare nella gestione dei progetti: bisogna imparare sia le competenze tecniche che quelle personali, e una cosa che non abbiamo detto molto ma che Suze ha accennato: se vuoi lavorare nella gestione progetti, inizia a gestire cose. Parti da te stesso, cerca occasioni per coordinare altri. Ad esempio, potresti anche provare a creare un tuo sito WordPress: ti aiuterà a capire diversi aspetti tecnici importanti. Ma la maggior parte delle skill, davvero, si imparano direttamente lavorando.

Quindi l’importante è fare esperienza: cerca un lavoro entry level, magari all’inizio farai molto lavoro amministrativo, ma ti darà il giusto punto di partenza. Abbiamo anche parlato di colloqui: preparati pensando a come raccontare la tua storia per convincere chi ti ascolta che puoi essere un buon PM, e fai networking perché ti apre molte opportunità. Suze, grazie mille per essere stata con noi oggi, è stato un piacere.

Suze Haworth:

Grazie a voi.

Ben Aston:

E una nota aggiuntiva: Suze sarà tra i docenti del nostro prossimo corso di digital project management che parte a febbraio. Se vi serve formazione, sia tecnica che personale, scoprite di più su questo corso intensivo di 7 settimane con video, discussioni di gruppo, panel, coaching e altro su DPMschool.com. Iscrivetevi prima che i posti finiscano.

E se volete partecipare alla conversazione, commentate il post e visitate la sezione risorse di thedigitalprojectmanager.com per entrare nella nostra community Slack dove si parla di come entrare nella gestione progetti e della carriera del project manager. Alla prossima e grazie dell’ascolto.