Intelligenza Artificiale e il Futuro del Project Management (con Dennis Kayser di Forecast)

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Ben Aston: Grazie per essere all'ascolto. Sono Ben Aston e questo è il podcast del Digital Project Manager da thedigitalprojectmanager.com.

Oggi sono con Dennis Kayser, e oggi parleremo di intelligenza artificiale nel project management. I nostri lavori come project manager verranno sostituiti da bot di project management? Lo scopriremo, quindi continua ad ascoltare.

Dennis, prima di tutto, raccontaci un po' di te. Dove ti trovi e di cosa ti occupi?

Dennis Kayser:

Ciao. Grazie per avermi invitato, Ben. Siamo una startup con sede a Copenaghen, Danimarca. Siamo una società finanziata da Venture Capital. Lavoriamo su diversi fronti. Proprio stamattina abbiamo fatto un grande meetup con 80 persone venute ad ascoltare il nostro punto di vista sul futuro del project management e dell'AI e come queste influenzeranno la professione del project manager secondo noi. Questo è uno degli aspetti.

Ben Aston:

Bene. Aiuti anche nell'organizzazione di meetup per PM?

Dennis Kayser:

Sì, organizzo alcuni meetup personalmente. Come azienda organizziamo alcuni meetup per dare qualcosa indietro alla comunità, così da poter condividere idee tra altri PM di altre aziende, condividere best practice e discutere di come vediamo l'evoluzione della professione.

Ben Aston:

So che ovviamente gestisci Forecast It, ma oltre a Forecast It e ai meetup, ti occupi anche di altro?

Dennis Kayser:

Il lavoro mi occupa la maggior parte del tempo, ovviamente. Cerco di sciare quando posso. Corro appena ho un attimo e pratico anche ciclocross appena ho l'occasione. Cerco di restare attivo.

Ben Aston:

Bene, ottimo. Parlaci un po' di Forecast It, poi ne approfondiremo gli aspetti. Come sei arrivato a gestire questa startup Venture per creare software di project management? Come è nato tutto?

Dennis Kayser:

Lavoravo in IBM, quindi ho seguito molti progetti, sia grandi che piccoli, andati bene o male per vari motivi, spesso non per incapacità del team ma perché la complessità digitale cresce rapidamente, rendendo difficile la gestione quotidiana. Da questa esperienza e dopo aver esaminato i vari prodotti sul mercato, senza trovarne uno semplice che avesse senso, ho notato che molti strumenti restavano complicati e pieni di inserimenti manuali di dati. Noi invece proviamo a ridurre la noia del PM così che possa concentrarsi sugli aspetti creativi e innovativi.

All'inizio molti ci dicevano che era una pessima idea, ma fortunatamente abbiamo dimostrato il contrario e ora facciamo davvero la differenza nel nostro settore.

Ben Aston:

Raccontami lo sviluppo del prodotto: è iniziato come volevi? Tutto rose e fiori dall’inizio?

Dennis Kayser:

Abbiamo fondato la società tre anni fa costruendo un prodotto molto più “enterprise”, simile agli altri software in commercio, ma abbiamo capito subito che era una direzione sbagliata. Da informatici, io e i miei soci, ci siamo chiesti: possiamo farlo in modo più smart e intelligente? L'AI era la risposta giusta. In questo settore ci sono moltissime cose che possono essere automatizzate con l’AI, e ci domandavamo come mai nessuno lo facesse già.

Poi l'anno scorso abbiamo rifondato l'azienda e lanciato da zero un prodotto nuovo, raccogliendo fondi dai venture capitalist e ora abbiamo clienti in tutto il mondo. Decisamente interessante.

Ben Aston:

Ottimo. Raccontaci Forecast. Fai uno spot per chi non lo conosce.

Dennis Kayser:

Certo. Forecast è una soluzione di project management e gestione risorse guidata dall’AI. Manteniamo tutto semplice, senza troppa complessità, per favorire l’adozione. Vogliamo automatizzare il più possibile tutte le attività noiose e dare la possibilità di integrarsi con i prodotti preferiti o le best practice adottate. Offriamo una soluzione sincronizzata; puoi collegare, ad esempio, fatturazione, Slack, Google Drive e altro. In questo modo hai una panoramica completa di quello che accade.

Ben Aston:

Parliamo un attimo di AI. Per chi non lo sapesse, cos’è l’intelligenza artificiale?

Dennis Kayser:

L’intelligenza artificiale è un tema molto ampio. Nel nostro caso è imparare da tutto ciò che accade nel progetto: per esempio, apprendiamo se le attività richiedono più o meno tempo per un certo cliente, se i budget sono sballati, e con il tempo comprendiamo che alcune attività richiedono più tempo del previsto. L’AI individua queste dinamiche e aiuta a migliorare. Se scopre che Ben è lento in Java ma velocissimo in HTML, lo rileva, aiutando a definire le priorità di lavoro senza dover riorganizzare tutto manualmente ogni volta.

Ben Aston:

Quindi il sistema, in automatico, regola le allocazioni sulle competenze e cerca di ottimizzare le risorse, ad esempio per massimizzare i ricavi o le ore fatturabili? Come fa a capire le priorità?

Dennis Kayser:

In realtà, non facciamo nulla in automatico perché spesso confonde più che aiutare. Invece, suggeriamo miglioramenti al piano. Il nostro pubblico sono tipicamente agenzie o società di consulenza che vogliono massimizzare l’uso delle proprie ore, ottenere alta occupazione, ma anche lavorare con i clienti giusti. Ti sorprenderesti di quante agenzie web realizzano progetti fighissimi per clienti ma poi non ne traggono profitto perché non hanno controllo su quello che fanno e consegnano.

Ben Aston:

Quindi non prende decisioni al posto tuo ma dà suggerimenti. Tipo: se Dan lavora in HTML, va bene, ma se lo faccio io potrei essere più lento. Confrontate le stime con i risultati reali sulle allocazioni delle risorse? Bisogna essere precisi nel definire chi fa cosa?

Dennis Kayser:

In realtà puoi usarlo a qualsiasi livello desideri: non sei obbligato ad essere dettagliato. Funziona imparando da diversi aspetti: quali sono i clienti migliori, chi è più efficiente in cosa, come organizzare il lavoro per evitare che qualcuno sia sovraccarico o abbia troppo poco da fare. Non c’è niente di peggio che un project manager che sovraccarica la squadra e poi tutti sono stressati o vanno in malattia. La chiave è trovare l’equilibrio.

Ben Aston:

Interessante. Come avete deciso le regole dell’AI? Vi siete basati su vostri progetti interni o vi siete ispirati a dati esterni?

Dennis Kayser:

Abbiamo creato tutta l’AI da zero, con esperti in machine learning, AI e informatica. Abbiamo raccolto moltissimi dati progettuali da varie aziende, creato un database e addestrato la macchina. Quando apri un nuovo account su Forecast, parti da un set di dati di base – ora oltre 5.000 o 6.000 progetti e più di tre milioni di ore tracciate, davvero una base sostanziosa.

Man mano che lavori la piattaforma si adatta e apprende dallo stile della tua azienda, diventando unica per te. Più dati inserisci, più sarà efficace.

Ben Aston:

Dove pensi che porterà questa innovazione? Adesso l’intelligenza artificiale aiuta le stime, i budget, la pianificazione e le risorse. L’obiettivo finale è rendere superfluo il project management oppure come si integra il PM con l’AI? Se una macchina può prendere decisioni migliori di noi, che ruolo avrà il PM e come si evolverà?

Dennis Kayser:

Non credo che il PM smetterà mai di esistere. Piuttosto, sarà un alleato contro le mansioni noiose. Invece di sprecare ore a sistemare piani risorse, un sistema dovrebbe aiutarti così da poter parlare con il cliente, sviluppare il progetto o dedicarti ad attività più umane e creative. L’obiettivo è eliminare la parte noiosa rendendo il lavoro più piacevole.

Guardando al futuro, stiamo lavorando su quelli che chiamiamo assistenti AI. Saranno “assistenti” a cui porre domande o a cui chiedere di svolgere task per te, proprio come un vero assistente di progetto, ma super-potente: conosce tutto di ogni cliente, progetto o membro del team.

Ben Aston:

Davvero interessante. Ho letto proprio di recente un articolo su una cosa simile: gran parte del tempo dei PM è occupato a rispondere a domande – tipo “Che codice ha questo progetto?” o “Dove devo segnare le ore?”. Se si potesse avere un assistente…

Dennis Kayser:

Sono d’accordo. Immagina poter chiedere all’assistente AI: “Quali sono oggi i miei cinque progetti più a rischio? Quali dovrei monitorare?” Sarebbe un aiuto enorme e non dovresti più scorrere liste o cercare manualmente: l’AI lo sa al volo e ti risponde subito.

Ben Aston:

Questo assistente lo state integrando con Slack? Quello che ho visto funzionava proprio così: poni domande a Slack. State integrando anche altri tool?

Dennis Kayser:

Lo stiamo integrando anche con altri strumenti. Se vuoi lavorare tramite Slack puoi farlo, basta collegarlo come interfaccia. Ma sviluppiamo anche una nostra interfaccia diretta in piattaforma. In pratica il bot Slack interroga il nostro servizio, che collega tutti i tuoi sistemi, così da poter fare domande molto avanzate, normalmente possibili solo con persone che conoscono tutto.

Ben Aston:

Credo che questo aiuti molto i resource manager che spesso si ritrovano subissati di domande banali, oppure i PM che spostano risorse di continuo: tutte cose che potrebbero essere automatizzate. Se il sistema sapesse che un progetto è slittato di una settimana, potrebbe automaticamente spostare tutte le risorse e farle ripartire il lunedì dopo, senza dover passare da un resourcing manager. Ora molte procedure sono manuali, anche cose semplici come aprire un nuovo job number o generare un report di stato. Sarebbe fantastico poterlo fare con un comando.

Dennis Kayser:

Sì, assolutamente; questa è la nostra intenzione: automatizzare il lavoro noioso e lasciarti concentrarti sugli aspetti divertenti. Proprio ieri una nostra cliente ci ha detto che le risparmiamo due o tre ore al giorno che prima spendeva solo a sistemare risorse. Questo dimostra che aiutiamo davvero le persone: ora può usare quel tempo in modo più piacevole che trascinare e spostare risorse sulla timeline.

Ben Aston:

Ottimo. Hai ricevuto altri feedback interessanti su Forecast It?

Dennis Kayser:

In realtà, niente di troppo inaspettato perché parliamo costantemente con i nostri clienti. Puntiamo moltissimo a progettare cose che li aiutino davvero. La nostra UX designer ogni settimana ha cinque-dieci sessioni da un’ora con i clienti per raccogliere feedback sull’usabilità, cosa funziona e cosa no, e cosa dobbiamo correggere.

Ben Aston:

Oltre all’assistente PM, cos’altro ci sarà nel futuro di Forecast It? Dove vi vedete tra cinque anni? Una volta creato il sistema di bot, cosa succederà?

Dennis Kayser:

Per noi è importante non allargarci troppo. Non vogliamo diventare un altro mega-sistema enterprise difficile da usare. Vogliamo che chi arriva sia subito operativo. Cerchiamo di non cadere nella trappola del “feature creep”, non possiamo soddisfare tutti ma vogliamo essere utili al nostro target ideale. In futuro investiremo soprattutto sull’AI, che è una vera sfida, e collegheremo più sistemi possibile per consentirti di usare ciò che preferisci senza problemi, offrendoti insight sempre più intelligenti su come ottimizzare la tua azienda.

Ben Aston:

Bene. Oltre a Forecast It, sono curioso: quali strumenti usi nello sviluppo dei tuoi prodotti digitali?

Dennis Kayser:

Sicuramente usiamo la nostra piattaforma, altrimenti che senso avrebbe? Utilizziamo Forecast per sviluppare Forecast. Se crei un prodotto che non useresti tu stesso, c’è qualcosa che non va. Utilizziamo anche la suite Google e Slack, che per noi è fondamentale. In realtà non usiamo molti altri strumenti lato project management: cerchiamo di tenere la “tech stack” il più snella possibile.

Ben Aston:

Quindi non usate Jira o Trello per la gestione delle attività?

Dennis Kayser:

No, usiamo il nostro sistema, che fa tutto il necessario. Anzi, abbiamo appena acquisito un cliente che usava Jira. Con tool complicati rischi che la gente non li usi proprio perché sono troppo macchinosi. Noi vogliamo evitarlo.

Ben Aston:

Sì, una delle sfide è permettere a tutti di fare il proprio lavoro al meglio e non bloccare la creatività. Anche se Jira è uno standard robusto per i dev, spesso non viene apprezzato da tutti.

Dennis Kayser:

Esatto.

Ben Aston:

C’è sempre il dilemma Trello vs Jira, ma il punto è avere un sistema che piaccia a tutti e soddisfi ogni esigenza.

Dennis Kayser:

Questo è il nostro obiettivo.

Ben Aston:

Sì. E puoi passare da Kanban a Scrum-

Dennis Kayser:

Mostrare il Gantt al cliente se serve, ma senza complicazioni. Una cosa divertente: qualche giorno fa un amico mi raccontava che sua moglie aveva appena trovato lavoro come digital PM e lui ora doveva imparare Jira. Non era contentissimo e aveva bisogno di molto gin per affrontare la piattaforma…

Ben Aston:

Già, può essere complicato. Grazie mille Dennis per essere stato con noi. È stato un vero piacere.

Dennis Kayser:

Grazie a te. Sempre bello parlare di argomenti che ci appassionano.

Ben Aston:

Ottimo. Se vuoi partecipare alla conversazione su AI e project management, leggi l’articolo su thedigitalprojectmanager.com e unisciti al nostro Slack. Abbiamo una community di digital PM che discute ogni genere di argomento interessante sul project management. Vai nella sezione community di thedigitalprojectmanager.com e unisciti alla conversazione. Alla prossima, grazie per averci seguito.