Gestire i Budget di Progetto e la Redditività (Con Tomislav Car di Infinum)

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Ben Aston:

Benvenuti al podcast DPM dove andiamo oltre la teoria per offrire consigli e trucchi pratici per guidare meglio i progetti digitali. Grazie per essere con noi. Sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager. Mi chiedo: i tuoi progetti sono in linea con il budget e sai se stanno rispettando il budget? Sono redditizi? Sai quanto sono redditizi e sei sicuro che lo siano davvero? Mi chiedo se farebbe la differenza nel modo in cui pianifichi, assegni le priorità ed esegui i tuoi progetti se sapessi esattamente a che punto sono le cose.

Bene, continua ad ascoltare questo podcast, sponsorizzato da Productive per capire come puoi gestire un'agenzia più redditizia e tenere i tuoi progetti nei limiti del budget. Oggi sono con Tom Car. È un imprenditore di 30 anni e la cosa interessante di lui è che non ha mai avuto un vero lavoro. È il CEO di Infinum, un'agenzia indipendente di design e sviluppo software, e di Productive, uno strumento per gestire un'agenzia redditizia. Ciao, Tom.

Tom Car:

Ciao a tutti.

Ben Aston:

Partiamo da questa curiosità, cioè non aver mai avuto un vero lavoro. Come hai fatto a passare tutta questa vita senza aver lavorato “davvero” o almeno senza aver avuto un lavoro ordinario?

Tom Car:

Sì, lo dico per scherzare: non ho mai avuto un vero lavoro perché quando ho finito il liceo, a 18 anni, ho avviato la mia attività con un socio e ho sempre lavorato per me stesso. Ho sempre gestito aziende, quindi in realtà non ho mai davvero lavorato altrove. Per questo lo esprimo così: non ho mai avuto un lavoro.

Ben Aston:

Bello. Quindi hai fondato Infinum durante l’università o come è successo?

Tom Car:

Sì, ho finito il liceo e noi eravamo ragazzi che programmavano e volevamo fare qualcosa in più. Volevamo avviare un’attività. Allo stesso tempo iniziavamo l’università, ma avevamo alcune buone idee, delle buone opportunità e così abbiamo semplicemente avviato la società. Per i primi cinque, sei anni, eravamo solo noi due. Gestivamo l’azienda part-time mentre studiavamo informatica.

I primi sei anni sono andati bene. Puoi immaginare, sei un ragazzo che va all’università, ma guadagni anche qualcosa extra con la tua attività. In un certo senso, sono i soldi più facili che abbia mai fatto. Poi è diventato molto più difficile perché dovevi assumere dipendenti, far crescere l’azienda, occuparti di tutte queste cose. All’inizio eravamo solo noi due e lavoravamo a casa di Matej, il mio socio, in cucina. In America si dice “startup da garage”, la nostra era una startup da cucina. Poi abbiamo iniziato a crescere, assumere persone, e ora Infinum ha oltre 200 persone, qualcosa del genere.

Ben Aston:

Quindi Infinum è la stessa azienda che avete fondato all’università?

Tom Car:

Sì, esattamente la stessa azienda.

Ben Aston:

Fantastico. Quindi avete 200 persone distribuite tra Croazia e Stati Uniti, giusto?

Tom Car:

Sì, la maggior parte dei nostri clienti è negli Stati Uniti, mentre il nostro team è principalmente in Croazia, ma ormai è sempre più distribuito. Non è più solo Croazia, ma tutta l’Europa e gli Stati Uniti. In generale, con il digitale oggi, le persone possono lavorare ovunque e noi lavoriamo esattamente così ora.

Ben Aston:

Ok. Raccontami del passaggio da un piccolo gruppo di due persone a una realtà con 200 persone. Mi puoi parlare delle sfide che affronti ora rispetto a quando magari eravate solo in dieci o venti? Come cambiano le sfide?

Tom Car:

La differenza fondamentale adesso è che quando sei piccolo, tipo in cinque, sei molto coinvolto in tutti i progetti e in tutto quello che fai per i clienti. Se sei uno sviluppatore o un designer, sei tu stesso a fare le attività fatturabili che consegni al cliente. Poi, man mano che la società cresce, passi a gestire, che sia project management o gestione del team, o un mix tra le due cose, e poi disegni la tua azienda. Ci sono delle pietre miliari: a circa dieci persone di solito servono dei cambiamenti, una riorganizzazione. Poi a trenta è un altro step, e così via.

Noi abbiamo sentito che intorno agli ottanta è arrivato il momento di fare un cambiamento, costruire una sorta di gerarchia interna, definire dei processi. Questo ci è servito per un po’. Anche oggi, a 200 persone, siamo organizzati più o meno come allora, anche se ovviamente dipende da come sei impostato. E il cambiamento principale è che tutto cresce, le persone non si conoscono più bene, quindi devi lavorare molto sulla comunicazione interna. Bisogna formalizzare molte procedure. Ma se ci sai fare puoi comunque mantenere la stessa cultura anche con 200 dipendenti.

Ben Aston:

E quindi, durante questa crescita, da dove trai ispirazione e chi credi di aver imparato di più mentre passavi da due a 200 persone? Da dove trai la tua ispirazione?

Tom Car:

Credo di prendere maggior parte delle idee da Twitter. Lo uso da tanto e negli anni mi sono costruito una lista molto curata di persone, aziende, brand che seguo. Così, ogni volta che apro Twitter, è sempre interessante: c’è esattamente quello che voglio vedere! È un mix: alcuni vengono dal mondo delle agenzie, altri dalle startup di prodotto, ci sono anche brand… Prendo ispirazione da diversi tipi di aziende tecnologiche, direi.

Ben Aston:

Ottimo! C’è qualcosa su cui stai lavorando quest’anno, per la tua agenzia o per te stesso, su cui vuoi migliorare?

Tom Car:

Sì, nella mia vita – che ormai è intrecciata con l’azienda – sono diventato molto appassionato di produttività: la mia produttività personale. Ad esempio, email, attività, tutte queste cose… credo sia importantissimo gestirle bene perché… non so tu, ma io mi agito quando ho più di 20 email nella inbox! Quindi sono molto focalizzato su questo.

Ben Aston:

Qual è il tuo sistema?

Tom Car:

È una combinazione. Tutte le mansioni di lavoro, i task, li gestiamo con Productive, così tolgo tutto quel rumore dalla mia inbox. Productive ha la sua inbox e funziona come una zero-inbox. In generale, nella mia inbox personale uso la regola delle quattro D: se ricevi una mail, la cancelli, la deleghi, la fai subito, o… mi sono dimenticato la quarta D! Comunque, la regola è smaltire la posta. Ah sì, deferirla, quella è la quarta D.

Ne sono molto convinto. Spesso mi sono reso conto che certe email restano nella mia inbox per settimane pensando “mi serve tempo per rispondere”, ma in realtà non è vero: basta decidere. Voglio migliorare su questo, delegare di più, essere più rapido. Ho già delegato molte cose e sono molto più felice.

Ben Aston:

E quindi, visto che hai il tuo prodotto – Productive – che è uno strumento di workflow completo, ci racconti com’è nato? Avete un’agenzia, non siete nati come azienda di prodotto, ma come mai avete deciso di crearne uno vostro? Come è nato?

Tom Car:

È iniziato tempo fa. La prima versione di Productive era solo uno strumento interno che abbiamo sviluppato per noi. C’erano già dei time tracker in giro, e la prima versione era solo questo, un time tracker. Non ricordo neanche bene, credo che volevamo sperimentare: proviamo a sviluppare uno strumento di time tracking per divertimento e poi iniziamo a usarlo. Poi eravamo una società piccola e sentivamo che i nostri progetti non andavano molto bene. A un certo punto, facevo i calcoli in Excel, prendevo costi, ore, quanto costavano le nostre ore, quanto fatturavamo… Se era prezzo fisso era anche più difficile capire come stavano andando le cose.

Alla fine ho pensato: costruiamo un sistema per gestire tutto questo, voglio avere una panoramica di ogni progetto in ogni momento. Così abbiamo aggiunto questa funzione a Productive e la prima versione era questa: inserisci le ore lavorate e ti dice se sei redditizio e quanto. Ogni progetto fisso parte da una redditività del 100% (ovvio, se non hai lavorato, non hai speso nulla) e poi man mano cala fino ad arrivare a zero o andare in negativo se superi il margine. E tutte le grafiche diventano rosse.

Quando l’abbiamo implementato, abbiamo caricato i dati degli ultimi mesi… tutto era rosso. Tutto quello che facevamo era appena redditizio o non lo era per niente! Da lì le cose sono cambiate, solo perché guardavamo i numeri e i grafici, tutto è migliorato. Ti obbliga a gestire meglio i progetti.

Ben Aston:

E quindi Productive ora non è più solo time tracking o controllo fronte stima, ma uno strumento di workflow completo. Come si è evoluto? Cosa offre oggi?

Tom Car:

Quando abbiamo iniziato, aggiungevamo qualche funzione, ma ci siamo domandati che direzione prendere. Essendo nel mondo delle agenzie, conosciamo tante società simili: abbiamo fatto vedere loro lo strumento e tutti ci dicevano “bello, ma io uso anche questo per quello, e quello per quell’altro…” e tutti volevano avere tutto in un unico posto. L’ovvia ragione sarebbe non pagare 5 tool, ma la questione vera è che i dati finiscono in silos separati, e l’unico modo con cui li mettevi insieme era Excel.

Tutti esportano, fanno analisi, ma se dimentichi di farlo o non hai tempo, ti mancano le analisi. Quindi abbiamo deciso: facciamo sì che Productive diventi l’hub unico dove le aziende possono gestire tutto, dalla redditività a tutte le altre attività ora fatte con strumenti diversi. Ecco perché vision di Productive è “all in one” per agenzie: gestione progetti, fatturazione, time tracking, redditività, CRM, tutto lì dentro.

Ben Aston:

Che tipo di agenzie apprezzano di più lo strumento? Di che dimensione o settore sono i vostri clienti migliori?

Tom Car:

In generale, a livello globale, le agenzie vanno di solito da 10 a 100 persone. Ci sono ovviamente realtà più grandi o più piccole, ma questa è la media. È anche la fascia dei nostri clienti. Le agenzie più piccole sono focalizzate sulla gestione quotidiana delle attività, mentre quelle più grandi puntano su reportistica, forecasting e numeri. I nostri clienti migliori sono le agenzie che vogliono lavorare SULLA loro attività, non solo NELLA loro attività: vogliono migliorarsi, crescere e semplificare la loro vita lavorativa.

Ben Aston:

Quali sono le prossime cose in arrivo su Productive? Ormai è uno strumento abbastanza completo. Avete la fatturazione integrata? Dove volete arrivare?

Tom Car:

Sì, la fatturazione è integrata. Puoi utilizzare la nostra soluzione oppure integrarla con altre piattaforme: QuickBooks, Xero, strumenti veri e propri di contabilità a cui poi il commercialista si collega per il fisco.

La nostra roadmap per i prossimi due trimestri riguarda la flessibilità. Una funzionalità in arrivo sono i campi personalizzati: molte richieste riguardano “Posso aggiungere questo campo su un budget?” oppure “Posso aggiungere questo campo su un progetto perché è il mio modo di lavorare?”. Per non appesantire l’esperienza base vogliamo rendere tutto più flessibile. I campi personalizzati sono già disponibili in beta, e grazie a quelli puoi fare anche report personalizzati, che stiamo sviluppando ora.

Il forecasting sarà un grande tema per noi nei prossimi mesi. Finora potevi vedere il passato e la tua redditività, ora vogliamo che i clienti vedano anche la redditività futura: programmando progetti e risorse in Productive, potrai sapere esattamente con quanto margine arriverai a fine progetto. È davvero importante per chiunque lo utilizzi.

Ben Aston:

Questo tocca forse anche l’intelligenza artificiale e il futuro del project management. Hai letto Gartner? Hanno scritto che l’80% del lavoro dei project manager sarà obsoleto a breve grazie all’AI. Come vedi cambiarsi il ruolo del PM con l’avanzare degli strumenti intelligenti? E che piani avete voi sull’intelligenza artificiale?

Tom Car:

Onestamente, non credo a quella previsione. Fa parte del loro modello di business lanciare queste grandi affermazioni. Chiunque abbia fatto project management anche solo per una settimana sa che è impossibile — servirebbero computer molto più intelligenti per sostituire un PM. La parte che può essere davvero rimpiazzata è il lavoro puramente numerico, manipolare Excel: è giusto che sia così, così i PM possono dedicarsi a ciò che sanno fare meglio, cioè la comunicazione, dove le macchine ancora non arrivano. L’intelligenza artificiale non potrà mai sostituire chi decide, chi comunica con il cliente o il team creativo.

La cosa giusta da automatizzare sono tutte quelle attività ripetitive: per esempio, in Productive c’è l’avviso di budget. Tutto il lavoro noioso o i promemoria viene automatizzato, così il PM può concentrarsi su ciò che conta: realizzare qualcosa per il cliente.

Ben Aston:

Parliamo di redditività delle agenzie: è da qui che Productive è iniziato, dalla vostra sfida originale. Ma non si tratta solo di monitorare, giusto? Quindi, quando hai iniziato a renderti conto che i progetti sforavano di budget, come avete misurato la redditività? Come si fa, da principianti, a misurare la redditività?

Tom Car:

Certo. Redditività significa avere delle entrate, dei costi, e la differenza è il profitto. Il problema è che di solito conosci la redditività solo alla fine del mese o all’anno, quando il commercialista ti dà il bilancio. Noi abbiamo cambiato questo approccio: per i progetti a prezzo fisso, conosci dall’inizio il budget, sai quanto puoi spendere, e devi solo decidere quale margine vuoi ottenere. Per le agenzie, il margine tipico è tra il 20% e il 35-40%, se sei bravo.

Ben Aston:

A me sembra altissimo per le agenzie che conosco.

Tom Car:

Sì, può essere. Dipende dal tipo di agenzia. Le software house hanno margini più alti, le agenzie pubblicitarie meno. Se riesci a restare su quelle percentuali, allora ti puoi quasi rilassare. Il bello del metodo è che sai sempre dove sei e puoi correggere la rotta quando serve, anche concordando con il cliente delle attività extra.

Il problema principale di questi lavori è la variabilità e l’incertezza. Il cliente ti chiede “Quanto costa?” e spesso si spara una cifra e si parte, ma non facendo stime dettagliate perché ci vorrebbe troppo tempo. È un gioco, bisogna cercare di ottenere il miglior punteggio possibile.

Ben Aston:

Oltre alla redditività, ovvero il margine tra costi e ricavi, Productive aiuta a ragionare anche sul costo per persona? Oltre agli stipendi contano affitti, spese di struttura, benefit… Come aiutate le aziende a calcolare questo costo?

Tom Car:

Sì, siamo unici per questa funzione. In Productive c’è un modulo chiamato costi generali: tutto ciò che va oltre gli stipendi — immobili, computer, auto, trasferte, cene, tutto viene considerato overhead. Anche le persone non direttamente fatturabili sono overhead (io stesso, i commerciali…). Quello che vuoi è distribuire questi costi su chi lavora effettivamente e farli entrare nel loro costo orario. Productive lo fa automaticamente. Inserisci i costi di struttura e anche le ore interne (sales, HR, amministrazione…) e tutto viene ripartito sulle ore fatturabili, così la redditività è la più precisa possibile.

Ben Aston:

Quali altri indicatori, oltre alla redditività, sono importanti per valutare la salute dell’agenzia?

Tom Car:

Ci sono molti dati utili, ma la saturazione è fra i più importanti: la percentuale di tempo dedicata ai clienti rispetto a tutto il resto. Se è troppo bassa non fatturi abbastanza; se è troppo alta, non investi nella crescita e nella formazione del team. Quindi serve un equilibrio.

Ben Aston:

Hai un valore target per la saturazione?

Tom Car:

Secondo me un buon valore medio aziendale sta tra il 75% e l’80%. C’è chi in alcuni mesi lavora solo per clienti, altri invece dedicano tempo a lavori interni o formazione. La cosa ancora più importante è la “future utilization”, cioè quanta saturazione prevedi nei prossimi mesi. Se non la monitori, rischi di trovarti in difficoltà improvvise.

Capita che un cliente fermi improvvisamente un progetto e ti ritrovi con 5-10 persone senza lavoro. Licenziarle non è una buona soluzione, trovare talenti è difficile. Se invece puoi prevederlo, puoi vendere proactive o assumere in modo più preciso. Il nostro sistema di pianificazione interna aiuta proprio in questo.

Ben Aston:

Passiamo alla gestione pratica dei budget e alla redditività dei progetti: una volta scoperto che i progetti andavano fuori budget, e quindi non erano redditizi, quali erano le cause principali? Stime sbagliate? Scope creep? Quali sono i motivi per cui si sfora e come si può evitarlo?

Tom Car:

Di solito lo scope creep è il problema principale. Fare il PM è difficile: vuoi rendere felice il cliente e dire sempre sì è la via più facile. In generale, le persone fanno fatica a dire no. Quindi tendi a concedere sempre qualcosa in più. Ma se conosci il budget residuo puoi giocartela meglio, avere conversazioni aperte con il cliente e segnalare la situazione.

I clienti di solito capiscono: sanno quando chiedono extra. Così puoi migliorare la situazione. L’analisi retrospettiva ti aiuta: guardando ai progetti passati riconosci schemi e puoi imparare, anche dal lavoro dei colleghi. Quindi, di nuovo, scope creep è il principale nemico.

Ben Aston:

Il PM spesso trova più facile dire sì al cliente. Che consigli dai ai tuoi PM per evitare lo scope creep?

Tom Car:

Definire un buon scope dall’inizio, anche se è difficile. Di solito si fa un preventivo veloce e poi si parte con poca conoscenza reale. Lo capisco: in fase di vendita non si può approfondire troppo. Tuttavia, anche se il cliente ha già accettato, consiglio comunque di dedicare altro tempo alla definizione dello scope con maggiore dettaglio e riepilogarlo con il cliente. Se il cliente accetta anche questa seconda versione, lo scope sarà molto più solido e in futuro ne beneficerai, anche nella gestione di budget e cambi richiesti.

Ben Aston:

Anch’io sono a favore dell’approccio step-by-step: prima una stima grossolana per vedere se il cliente può permettersi il progetto, poi una stima di budget più dettagliata, infine lo statement of work molto più preciso. Così escono fuori esigenze che nella stima iniziale non erano nemmeno emerse. Ottimo consiglio.

Tom Car:

Esatto. Col tempo impari e affini le previsioni coinvolgendo il cliente. È un processo a due vie, graduale.

Ben Aston:

Grazie mille Tom per essere stato con noi, è stato un piacere.

Tom Car:

Con piacere, grazie a voi.

Ben Aston:

E voi che ne pensate? Come fate a mantenere i vostri progetti in budget e quanto sono redditizi? Avete già provato Productive? Diteci cosa ne pensate commentando il post o andate su thedigitalprojectmanager.com per iscrivervi al nostro team Slack: troverete tante discussioni interessanti su delivery di progetto e redditività. Unitevi a noi. Se vi è piaciuto questo podcast, vi invito a iscrivervi e lasciare una recensione onesta, positiva o anche negativa (accettiamo tutto!). Alla prossima puntata, grazie per averci ascoltato.