Come Evitare che le Cattive Riunioni Ostacolino Buoni Progetti (con John Furneaux di Hive)

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Galen Low:

Grazie per essere con noi, mi chiamo Galen Low e sono parte di The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali con una missione: aiutarci a vicenda a diventare più competenti, sicuri e connessi, così da poter gestire e consegnare progetti al meglio. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Ciao a tutti. Grazie per essere qui con noi nel podcast DPM. Il mio ospite di oggi è il co-fondatore e CEO di Hive. Un'azienda orientata alla collaborazione che ha sviluppato uno strumento di project management basato su IA, utilizzato da marchi come Uber, Starbucks, WeWork, IBM e altri. Ha un master in Matematica e Giurisprudenza presso l'Università di Cambridge. Sa pilotare un aereo. Pedala religiosamente nell'East Village e ha imparato da solo a programmare proprio per poter costruire il suo prodotto. C'è chi dice che sia un uomo di grande volontà, altri che sia un rivoluzionario, ma soprattutto è un autoproclamato appassionato di lavoro in team ed è estremamente entusiasta della cultura della collaborazione e della gestione efficace delle riunioni.

Oggi parleremo del suo recente articolo su The Digital Project Manager intitolato Come le Cattive Riunioni Possono Rovinare un Buon Progetto e faremo una chiacchierata su come possiamo trasformare le riunioni da perdita di tempo a veri motori di propulsione collaborativi per i nostri progetti.

Quindi, diamo il benvenuto a John Furneaux. Ciao, John.

John Furneaux:

Ciao, come va Galen? E grazie mille per le belle parole.

Galen Low:

Mi sono documentato su di te prima di questo podcast e sono rimasto davvero colpito. Davvero impressionato. Non vedo l'ora di cominciare la conversazione. Partiamo magari conoscendoti un po'.

C'è una cosa che mi ha colpito: il tuo percorso ti ha portato dalla matematica e giurisprudenza a imparare il codice da solo e fondare una software house. Sembra proprio una svolta decisa. Cosa ti ha ispirato a rendere la collaborazione e la delivery dei progetti la tua missione, invece di seguire una carriera più tradizionale in matematica o legge?

John Furneaux:

Sì, ottima domanda. In effetti sono ossessionato dalla psicologia umana e in particolare da come le persone lavorano insieme. È una questione antica, che non avrà mai una soluzione definitiva ma possiamo sempre migliorarci. A me la legge piaceva perché aiuta a risolvere controversie tra persone, ma presto mi sono accorto che ero affascinato da come gli strumenti possano aiutare i team a ottenere di più. Se penso ai giochi che si fanno nei campi estivi per costruire un ponte con carta e bastoni, li trovo affascinanti — e oggi aiuto organizzazioni enormi a fare la stessa cosa, ma su grande scala.

Galen Low:

Fantastico! Ponti di carta e bastoni su larga scala, ma è vero: non avremo mai una soluzione definitiva, possiamo sempre migliorare e la forza dell'umanità sta proprio nella capacità di collaborare e ottenere insieme ciò che singolarmente non sarebbe possibile.

Parlando proprio di collaborazione, oggi il mondo non è nella sua veste migliore, siamo in mezzo a una pandemia e lo stato generale non è l'ideale. C'è qualcosa nella tua vita, personale o professionale, che ti sta rendendo le cose un po' migliori? Un piccolo raggio di sole?

John Furneaux:

Continuando il tema nerd, ho guardato "La Regina degli Scacchi" e mi sono avvicinato agli scacchi. Non giocavo da bambino. Trovo che sia fantastico, rilassante e mi dà spazio mentale, credo sia importante mantenere la mente sana affrontando nuove sfide. Quindi ora mi sto insegnando come gli scacchi possono aiutare ad essere un passo avanti, soprattutto in ambienti leggermente competitivi. Capire gli errori sulla scacchiera mi aiuta a evitarli nella vita vera. È una vera gioia per me, ultimamente.

Galen Low:

Per chi ci ascolta, questi sono due grandi hobby per project manager: pilotare per la gestione dei rischi e gli scacchi per pensare in prospettiva e nelle dinamiche competitive. Giochi contro esseri umani o contro l'IA, o entrambi?

John Furneaux:

Avversari umani! Perché mi interessa il lato umano, non diventare il più forte a scacchi, ma la competizione e vedere come le persone individuano strategie e punti deboli. Molto interessante.

Galen Low:

Bellissimo. Potrei parlare di scacchi tutto il giorno anche se non sono un grande giocatore, ma parliamo della tua azienda. Raccontaci un po' di Hive e del prodotto che hai creato. Che cos'è Hive?

John Furneaux:

Per essere chiari, pensate alla gestione progetti: è un settore che esiste da tempo, e noi ne facciamo parte. Permettiamo a tutti di sapere su cosa stanno lavorando colleghi e cosa serve per i progetti, non solo per progetti immensi ma anche nella routine quotidiana. Crediamo di essere parte di una nuova generazione di strumenti non solo per grandi progetti di costruzione ma per l'utilità quotidiana. Ad esempio, molte squadre di marketing ora adottano metodologie Agile tipiche dell’IT perché aiutano a gestire infinite idee e priorità, ed è meglio rivedere le strategie periodicamente piuttosto che pianificare tutto l'anno.

Galen Low:

Ho parlato con molte squadre marketing che stanno scoprendo Agile, proprio come dici tu: stare al passo col mercato, iterare sulle idee, dare priorità così da non fare tutto insieme ma eseguire in base a strategie ragionate.

John Furneaux:

Non potremmo essere in periodo migliore per vedere come i piani a tre anni del 2020 si siano rivelati poco adatti. Le aziende che sono riuscite a ripensare velocemente la propria posizione hanno vinto perché avevano flessibilità nel DNA, non erano bloccate da impegni triennali.

Galen Low:

Esatto, agilità più che solo Agile. Parliamo di come Hive aiuta i vostri clienti a realizzare questi progetti, a essere agili e collaborativi?

John Furneaux:

Certo. Soprattutto col mondo che è diventato remoto, Hive (o piattaforme simili) punta a non essere protagonista ma il supporto dietro le quinte che rende tutti pronti sul palco. Se facciamo bene il nostro lavoro, nessuno si accorge di Hive. Il nostro scopo è fornire le informazioni giuste nel momento giusto così che tu possa concentrarti su ciò che ami e sai fare meglio. Hive si prende carico di tutto ciò che ruba tempo senza usare le capacità chiave del team: non disegnerà una grafica, ma farà sì che il lavoro raggiunga il cliente, che le approvazioni siano facili e che tu non debba aggiornare il manager manualmente. Così puoi spendere più tempo su ciò che ti appassiona e ti riesce meglio.

Galen Low:

Amo l'immagine degli assistenti di scena in nero, invisibili ma essenziali. Leggendo del prodotto mi sono chiesto: un software di gestione IA controllerà davvero i miei progetti? In realtà ne amplifica la capacità, liberando tempo per concentarsi sulle relazioni, la gestione dei rischi e attività non automatizzabili. Molto interessante! Ma il mondo dal 2020 è cambiato tanto; che sfide affronta oggi Hive?

John Furneaux:

La questione chiave è la cultura. Noi ci riunivamo in presenza nel World Trade Center a New York e improvvisamente, con la pandemia, abbiamo dovuto lavorare da casa, pensando fosse per pochi giorni e invece era l’ultima volta insieme in ufficio. Gli esseri umani sono sociali: come mantenere legami di amicizia e fiducia professionale senza vedersi ogni giorno? Credo sia sbagliato pensare che serva sempre lavorare fianco a fianco per otto ore; a volte è troppo tempo anche insieme! La sfida è trovare il giusto equilibrio, mantenendo le relazioni anche senza la macchinetta del caffè del lunedì mattina.

Galen Low:

C’è qualcosa che funziona particolarmente bene con i vostri team?

John Furneaux:

Andiamo a giocare a bowling giovedì — un ritorno alle vecchie tradizioni! Abbiamo anche alcuni rituali. Il primo l’ho appreso da David Politis di BetterCloud: i "Manuali Utente". Ognuno, entrando in azienda, risponde a 10-11 domande (le ho anche postate su LinkedIn), per sapere come preferisce ricevere feedback, come essere contattato, cosa lo infastidisce in un ambiente di lavoro. È utilissimo per calibrare l’approccio alle persone e rispettare la diversità caratteriale. Il secondo è l’"Happy Hive" del venerdì: collegamento Zoom di tutta l’azienda, dove ognuno dice una cosa positiva fatta da un collega durante la settimana. Così si condividono risultati concreti, promuovendo una cultura del merito e del sostegno reciproco.

Galen Low:

Bellissimo. E tornando ai manuali utente, spesso si pensa che tutti debbano adattarsi agli stessi schemi, ma apprezzo come Hive riconosca le differenze nei modi di lavorare, filosofia che si riflette sia sul prodotto che sulle vostre soluzioni organizzative.

John Furneaux:

Sì, grazie anche a uno dei primi investitori, Michael Scott Owen di Rembrandt Venture Partners. Capì subito: difficile applicare questi principi su larga scala perché le persone sono molto diverse. Una delle prime decisioni fu che ciascuno potesse usare Hive nel modo a lui più congeniale, anche all’interno dello stesso team. Un esempio: strumenti come Trello funzionano perché l’aspetto piace, ma chi è abituato a Microsoft Project ha esigenze altrettanto legittime. In un team multidisciplinare con project manager, designer, ingegneri, marketing, uno strumento unico deve adattarsi a più stili. Per questo, in Hive ogni utente può vedere i dati progetto con layout a lui familiari. E in ogni presentazione a nuovi team otteniamo almeno quattro preferenze diverse, confermando che la diversità è un valore e la nostra filosofia deve sempre tenerla presente.

Galen Low:

Amo questa filosofia e il modo di metterla in pratica. Domanda: c’è qualcosa di segreto nella vostra Roadmap, magari cambiata dalla pandemia? Alla luce della crescita dello smart working, avete aggiunto funzionalità che non erano previste prima del 2019?

John Furneaux:

Sì, perfetto collegamento all’articolo. Prima sottovalutavo quanto la riuscita di una riunione incida sul successo di un progetto. Con Zoom tutto diventa più evidente: una riunione online fallimentare è ancora peggio di una in presenza! Perciò ora investiamo molto per offrire riunioni migliori: aiutare a condurre incontri produttivi, con risultati concreti e dimostrabili. Un facilitatore capace impressiona sempre, come un buon direttore d’orchestra.

Galen Low:

Concordo. Una cattiva riunione su Zoom è insopportabile. La capacità di facilitare bene è più importante che mai, soprattutto nel lavoro da remoto. Parliamo quindi del tuo articolo sulle cattive riunioni e il loro impatto su buoni progetti.

Per chi ascolta e non l’ha letto, trovate il link nelle note. John, da perfetto "nerd delle riunioni" ho trovato il tuo articolo sorprendentemente calzante. Partiamo dall’inizio: perché molta gente odia le riunioni e il calendario ne è comunque sempre pieno?

John Furneaux:

Ottima domanda. Se prendi i casi base di una buona riunione e li confronti col tuo calendario, la verità fa male! Ci sono principi semplici: se la riunione può avvenire senza di te, non dovresti essere invitato. Eppure, metà delle riunioni a cui partecipiamo si potrebbero ridurre a una notifica; non serviva la presenza. Poi ci sono le riunioni senza scopo: tutti si riuniscono, si parla di tutto e di niente, si esce frustrati perché il tempo sottratto era prezioso. Il terzo principio è: il mondo cambia perché abbiamo fatto questa riunione? Sono usciti passi concreti? Spesso no, e allora la riunione non doveva esserci. Le persone odiano le riunioni proprio perché avvertono che manca almeno uno dei tre ingredienti.

Galen Low:

Assolutamente. Mi piace molto la tua visione. Raccontaci: qual è stata la peggiore riunione cui hai mai partecipato?

John Furneaux:

Inconcepibile: era in un ente pubblico, persone intelligentissime su un progetto importante di aiuto umanitario. Il peggio ricorrente sono le riunioni ricorrenti: si riuniscono tutti, si scorre un foglio Excel con le cose non fatte, si conferma che non sono fatte, e si va via. La settimana dopo, uguale. Attendees sbagliati, scopo sbagliato (doveva sbloccare i punti critici, invece restavano bloccati), e nessuna azione successiva. Orrendo!

Galen Low:

E la lista si allunga perché nulla si risolve.

John Furneaux:

Esattamente. Qualcuno propone di archiviare le prime 40 righe e immancabilmente si perde un rischio importante nascosto lì in mezzo.

Galen Low:

È quasi comico sentirlo raccontare così, ma tanti nostri incontri ricorrenti sono proprio così. Parliamo allora della tua formula per il successo dei progetti: quali sono le tre fasi chiave nella tua metodologia (prima, durante e dopo la riunione)?

John Furneaux:

Molti project manager conoscono il ciclo pianifica-esegui-esamina. Una riunione è un piccolo progetto, quindi serve pianificare (pre), agire (durante), verificare (post). Prima: se azzecchi agenda e lista invitati, hai già fatto più del 75% degli altri. Lista breve e chiara, agenda e obiettivi espliciti, così i partecipanti possono aiutare a mantenere il focus. Durante: nel passato prendeva appunti solo il più junior, ma più spesso nessuno prende nota! Così i passi successivi si perdono. Occorre rendere visibili a tutti le next steps (chi fa cosa, entro quando) in tempo reale, così tutti sono chiari e nessuno si fraintende. E bisogna coinvolgere tutti, anche chi tende a non parlare: chiamarli per nome ottiene spesso contributi preziosi ("Avete considerato che questo è illegale in Germania?") che cambiano le sorti della riunione. Dopo: messo tutto a posto durante la riunione, il passo finale è trasferire davvero le attività sulle to do-list di ciascuno e assicurarsi che vengano portate a termine. Il nostro obiettivo tecnologico su Hive è rendere questi passaggi facili ed automatizzati.

Galen Low:

Chiaro. Spesso il problema è l’arbitrarietà dei vari strumenti: note in taccuini, todo list, Evernote, Teams… Tutto frammentato. Riuscire a centralizzare e creare la cultura giusta è fondamentale e Hive punta a proprio questo. C’è tanto altro da approfondire, ma parto dal pre-meeting: per esempio i kickoff meeting. Spesso sono visti come una formalità, ma sono una vera e propria fase progettuale. Come si fa a far capire che i partecipanti devono essere attivi, non solo ascoltare?

John Furneaux:

Importante capire che il lavoro di gruppo richiede preparazione. Gli studi su psicologia e collaborazione dicono che i gruppi spesso vanno più lenti degli individui. C’è uno studio famoso su chi costruisce meglio torri con materiali semplici: i bambini piccoli fanno meglio degli adulti perché agiscono d’istinto e per prove. Quindi è fondamentale svolgere attività propedeutiche prima della riunione: chiedi a Bob e Lisa di portare dei contenuti da discutere. La pressione sociale gentile del dover presentare il proprio operato in riunione è molto efficace: se la prima volta non prepari, dalla seconda sicuramente sì! Così la riunione serve davvero a discutere e scegliere, non a produrre materiale sul momento.

Galen Low:

Mi piace questa pressione gentile, si crea aspettativa positiva verso la partecipazione attiva. In questo modo nessuno arriva impreparato.

John Furneaux:

Esatto, e le persone lo apprezzano: qualcuno ti dice "per questa riunione ti serve solo indicare i tuoi tre progetti prioritari per quest’anno"; sai cosa aspettarti, prepari e arrivi sereno, invece di sentirti spaesato.

Galen Low:

Parliamo quindi della fase in riunione e della presa di note collaborativa. Trovo interessante l'idea che non sia solo il junior a prendere nota, ma tutti. Come funziona realmente questa collaborazione?

John Furneaux:

Pensavo sarebbe stato caotico, invece il comportamento sociale lo rende gestibile. Con una struttura tipo Google Doc, agenda e punti sotto forma di elenco, si favoriscono dinamiche collaborative, piccole correzioni, aggiunte all'agenda e chiarezza nei compiti finali. Chi nota un errore lo corregge, altri propongono nuovi punti, e le next steps vengono formalizzate davanti a tutti — cosicché eventuali fraintendimenti emergano immediatamente ed è tutto chiaro. Così la responsabilità è collettiva, non solo del verbalizzatore, evitando quella fastidiosa sequela di email post riunione per chiarire dettagli. Tutti escono sapendo cosa hanno deciso e cosa fare.

Galen Low:

Quindi il segreto non è la perfezione ma la collaborazione, anche se genera un po’ di confusione e costringe a confrontarsi direttamente.

John Furneaux:

Sì, serve comunque chi guida la verbalizzazione, ma la contribuzione di tutti eleva la qualità e riduce gli errori. Tutti vedono (e migliorano) in tempo reale il risultato.

Galen Low:

Quindi è come una revisione tra pari dal vivo! C’è spazio per sistemare o "lucidare" dopo?

John Furneaux:

Certo, soprattutto con clienti è normale voler rivedere e sistemare. Abbiamo quindi una sezione note private per gli appunti personali da riprendere dopo la riunione, così la parte "pubblica" rimane condivisa e pulita. Importante dare spazio anche a ciò che non va subito formalizzato.

Galen Low:

Brillante: anch’io prendo sempre appunti misti tra pubblico e privato. Che impatto ha visto la collaborazione sulle note per la produttività di un progetto?

John Furneaux:

Impatto sulla velocità: se ogni settimana si risolvono anche solo un paio di questioni bloccate, il recupero sul progetto è esponenziale. La chiarezza sui problemi e responsabilità sblocca il lavoro e fa avanzare davvero il progetto invece di ricadere in riunioni ripetitive sugli stessi problemi.

Galen Low:

Condivido. Mi ha colpito la tua visione della riunione come elemento progettuale. Spesso si tende a trattare le riunioni come task secondari, senza processi specifici; invece la tua impostazione funziona. Da dove dovrebbe partire chi vuole implementare framework e metodo nelle riunioni?

John Furneaux:

Parlo per esperienza: nella mia carriera in Capgemini mi hanno formato su come progettare e gestire grandi riunioni. Ci sono tantissimi dettagli: dal clima alla fame, agli orari più produttivi. Siamo animali e la performance ne risente! Se serve, sono disponibile a condividere qualche materiale per approfondire.

Galen Low:

I consulenti gestionali hanno un oceano di conoscenze, spesso acquisite "sul campo" dopo troppe riunioni a orari sbagliati. Invece, occorre ottimizzare ambiente e aspettative in base alle persone, tornando all’idea del "manuale utente": ognuno ha esigenze diverse e la riunione ben progettata può davvero fare la differenza, perché è lì che il lavoro prende forma e avanza.

John Furneaux:

Esattamente: è come avanzare con la palla verso la meta. Se tutti insieme facciamo anche solo venti metri, è già un successo; altrimenti, riproviamo la settimana dopo, miglioriamo la formula e andiamo avanti.

Galen Low:

Sono d’accordo: iterazione e adattamento continuo fanno la cultura. Ma c’è anche il tema "cultura di collaborazione". Serve prima una buona cultura collaborativa per avere buone riunioni, o viceversa?

John Furneaux:

Una riunione ben gestita porta risultati a prescindere dallo stato della cultura. Ma attenzione: l’eccesso di collaborazione può generare troppe interruzioni e la vera sfida è offrire occasioni di concentrazione profonda con forma e tempistiche di collaborazione ben definite, non spalancare tutte le conversazioni a tutti, sempre. La chiave è informarsi e coinvolgere chi serve, non riempire il calendario inutilmente.

Galen Low:

Verissimo, bilanciare informazione e concentrazione è fondamentale! Grazie mille John per la prospettiva su cosa distingue una buona da una cattiva riunione e sull’impatto che hanno sul successo progettuale. Mi ha colpito la tua idea che la collaborazione è spesso disordinata, ma va bene così: serve a far avanzare il lavoro.

Hai qualche consiglio per chi vuole organizzare meglio il proprio calendario, selezionando solo le riunioni davvero utili e ad impatto?

John Furneaux:

Sì. Se sei un partecipante, è assolutamente accettabile – con i giusti modi – dire "Preferisco concentrarmi il martedì, posso saltare la riunione X? Ricevo già buoni aggiornamenti il venerdì"; è una tecnica sottoutilizzata ma libera tempo prezioso. Se invece organizzi tu, rivedi agende e partecipanti settimanalmente; elimina chi non deve più esserci e concentrati sullo scopo concreto delle riunioni. Nella nostra esperienza, spesso si riesce a ridurre del 20% le riunioni inutili. Liberi così tempo per ciò che sai fare meglio.

Galen Low:

Perfetto, John! Grazie mille per la splendida conversazione. Ho imparato molto dal tuo articolo. Per tutti gli ascoltatori: andate a leggere l’articolo di John sulle cattive riunioni e il loro impatto sul successo del progetto! Tanti spunti utili per fare delle riunioni un vero motore di avanzamento e non una zavorra. John, spero di risentirti presto.

John Furneaux:

Grazie mille, Galen. Apprezzo davvero.

Galen Low:

E voi che ne pensate? Quali sono i vostri trucchi e strategie per rendere le riunioni produttive e far avanzare il progetto? Cosa funziona e cosa no? Raccontateci le vostre esperienze e i vostri errori nei commenti qui sotto.

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