5 modi per migliorare il processo di gestione dei progetti digitali
Il “processo di gestione dei progetti digitali” può riferirsi a molte cose:
- il processo per uno specifico tipo di progetto digitale, come un sito web o un'app
- le fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti, oppure
- processi specifici di gestione dei progetti, come la gestione dei rischi o la gestione delle modifiche
Puoi trovare guide sul ciclo di vita dei progetti digitali, sulle metodologie e varie guide pratiche per processi specifici.
Oggi parlerò dei processi che i responsabili di progetto svolgono su base giornaliera, settimanale e mensile e di come migliorare questi processi per realizzare progetti di maggiore successo.
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Perché?
Perché, secondo una ricerca del PMI, il 58% delle aziende dichiara che disporre di pratiche e processi più consolidati è fondamentale per il successo dei propri progetti. Ciò significa che è fondamentale definire in modo tempestivo e accurato i processi di gestione dei progetti digitali della propria organizzazione. Questo articolo ti sarà utile.
Una breve introduzione alla gestione dei progetti digitali
Sebbene la gestione dei progetti digitali sia strettamente legata al mondo della gestione dei progetti, ci sono alcune differenze fondamentali da notare.
La gestione dei progetti digitali riguarda la gestione di progetti che includono elementi digitali. Segue il consueto ciclo di vita della gestione dei progetti.
Le fasi principali di questo ciclo di vita sono l'avvio del progetto, la pianificazione del progetto, l'esecuzione del progetto, il monitoraggio e il controllo e la chiusura del progetto. Questo è il flusso di base del processo di gestione dei progetti digitali.
Nei progetti digitali, il ruolo del responsabile di progetto digitale richiede una conoscenza, seppur di base, di ogni aspetto dei progetti a cui lavora. Ciò può includere il controllo qualità, la progettazione UI/UX, la progettazione grafica, la programmazione, l'hosting dei siti web, la SEO e l'analisi dei dati, oltre alle consuete responsabilità del responsabile di progetto.
5 modi per migliorare i processi di gestione dei progetti digitali
La tua organizzazione potrebbe trovarsi a uno dei tre livelli fondamentali:
- Potresti disporre di processi completamente consolidati che funzionano bene e lasciano spazio all'adattabilità.
- Potresti avere alcuni processi già in atto che necessitano di essere perfezionati o ampliati.
- Potresti non avere alcun processo in atto.
Se ti trovi al livello 2 o 3 dell'elenco, puoi procedere in diversi modi per migliorare o creare il processo di gestione dei progetti digitali. Ecco alcuni suggerimenti:
1. Utilizza gli strumenti
Esistono numerosi strumenti progettati per facilitare la creazione e il miglioramento dei processi. Alcuni dei più comuni sono:
- software per la gestione dei flussi di lavoro per progettare e automatizzare i flussi di lavoro della gestione dei progetti
- strumenti per la gestione delle modifiche per implementare sistematicamente le modifiche al processo
- sistemi di gestione dei processi aziendali (BPMS) per visualizzare, automatizzare, modificare e standardizzare i processi
Questi strumenti spesso offrono anche una grande quantità di conoscenze o una comunità di colleghi (sotto forma di forum o bacheca di discussione) a cui puoi attingere se i tuoi processi si bloccano.
2. Designa un responsabile del processo
Un altro suggerimento per migliorare i tuoi processi consiste nel designare un responsabile del processo — una persona o un gruppo incaricato di supervisionare il miglioramento e la creazione dei processi. Nella maggior parte delle organizzazioni, questo ruolo è spesso ricoperto dall'ufficio di gestione dei progetti (PMO), poiché può fungere da punto centrale per i processi e avere l'approvazione finale sui processi (anche questo è un aspetto in cui l'AI negli uffici di gestione dei progetti può essere d'aiuto), mantenendo tutti i responsabili di progetto sulla stessa linea.
Se la tua organizzazione non dispone di un PMO, puoi designare una o alcune persone come responsabili dei processi. Avendo una singola persona o un comitato a cui rivolgersi per le modifiche ai processi, i nuovi processi e l'approvazione finale dei processi, esiste un'unica fonte di verità che garantisce l'allineamento in tutta l'organizzazione sul modo in cui vengono eseguiti i processi, nonché l'allineamento tra i processi. Questo responsabile dei processi potrebbe operare nell'assicurazione della qualità, nelle operazioni o nell'analisi aziendale.
3. Ottieni il consenso della dirigenza
Giustificare la creazione o le modifiche ai processi alla dirigenza potrebbe suscitare resistenze.
Cerca di capire le ragioni alla base della resistenza e comprendi il punto di vista della dirigenza. In questo modo potrai trovare compromessi o spiegare perché i miglioramenti dei processi sarebbero effettivamente vantaggiosi. La prospettiva della dirigenza potrebbe persino portarti a decidere di accantonare o abbandonare i miglioramenti dei processi.
4. Individua le lacune nei processi
Dove si trovano le lacune nei processi esistenti e come puoi colmarle?
Cerca due tipi di processi mancanti:
- Cerca le lacune tra i processi. Ad esempio, potresti avere un processo di gestione dei rischi, ma potresti non avere alcuna linea guida per la gestione della qualità.
- Cerca le lacune all'interno dei processi. Potresti avere un processo di chiusura del progetto a cui manca un passaggio per rivedere con il team le lezioni apprese.
Di seguito sono elencati alcuni processi di gestione quotidiana dei progetti che potresti non avere. Dedica del tempo a valutarli attentamente. Come potresti svolgere meglio ciascuno di essi? Come puoi implementare un processo per ognuno?
Gestione dei rischi
La gestione dei rischi comprende i processi relativi alla previsione, alla pianificazione, alla mitigazione e all'evitamento dei rischi. In uno studio del 2018, i project manager hanno dichiarato di aver adottato strategie di gestione dei rischi solo nel 62% dei casi, una percentuale piuttosto bassa se si considera l'importanza relativa di questo processo di gestione digitale dei progetti.
Esistono diversi modi per migliorare la tua strategia di gestione dei rischi.
Uno dei modi più semplici consiste nel creare modelli di documenti che i project manager possano utilizzare, ad esempio per un registro RAID.
Vale inoltre la pena stabilire linee guida su come e quando condurre la gestione dei rischi durante un progetto. Svolgerla nello stesso momento all'interno del processo di progetto (preferibilmente prima piuttosto che dopo) consentirà al tuo team di essere più efficiente ed efficace nell'individuare i rischi prima che diventino problemi.
Strettamente correlata alla gestione dei rischi è la gestione dei problemi. La gestione dei problemi riguarda questioni o problemi che si stanno verificando attualmente, mentre la gestione dei rischi riguarda potenziali rischi che possono o meno presentarsi durante un progetto.
Ulteriori informazioni: Consulta la nostra guida alla creazione di un piano di gestione dei rischi.
Definizione e stima del budget
La definizione e la stima del budget sono parti importanti di qualsiasi progetto e sono spesso costantemente a rischio a causa di stime errate da parte dei membri del team, delle richieste di modifica dei clienti durante i progetti e dell'inevitabilità di problemi imprevisti che si verificano nel corso dei progetti.
Sebbene sia difficile stabilire ogni volta un budget esatto, puoi utilizzare diverse strategie per ottenere stime migliori da presentare ai clienti o ai superiori.
È interessante notare che Gartner ha rilevato che i progetti con budget più elevati avevano anche un tasso di fallimento più elevato: i progetti con un budget superiore a $1 milione avevano un tasso di fallimento del 50% superiore rispetto ai progetti con un budget inferiore a $350,000.
Ciò potrebbe essere dovuto alle aspettative più elevate associate a un budget maggiore oppure a una stima errata dei tempi e delle risorse.
Qualunque sia il budget del tuo progetto, è fondamentale disporre di un processo per stimare e monitorare tale stima durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Ulteriori informazioni: La nostra guida alla stima dei progetti è una guida completa che illustra un processo efficace. È un ottimo punto di partenza per migliorare il tuo processo di stima, anche se potresti avere idee personali per migliorarlo ulteriormente!
Pianificazione del progetto
La creazione di un piano di progetto è un altro processo fondamentale. Aiuta a elaborare le stime, definire i risultati finali e l'ambito del progetto, monitorare le dipendenze e le tappe fondamentali e gestire le risorse.
Definire un processo per la pianificazione del progetto ti consentirà di diventare sempre più veloce nella creazione dei piani di progetto e garantirà che tutte le persone giuste vengano consultate e concordino sul piano.
Ulteriori informazioni: La nostra guida alla creazione di un piano di progetto offre alcuni consigli per definire o migliorare un processo di pianificazione del progetto, che puoi utilizzare come base per creare un processo adatto al tuo team.
Gestione del cambiamento
I risultati dei progetti possono apportare numerosi cambiamenti a un'organizzazione. Gli esempi di situazioni in cui è necessaria la gestione del cambiamento includono modifiche alla struttura organizzativa, al personale, alla formazione, all'implementazione di processi e politiche e altro ancora. È importante disporre di un processo di gestione del cambiamento per gestire l'adozione di questi risultati.
Circa il 68% delle aziende include attualmente la gestione del cambiamento nel proprio processo di avvio dei progetti. Considerato l'impatto che i cambiamenti possono avere sui progetti e sul successo complessivo dell'organizzazione, tenere conto dei cambiamenti nei progetti e nei processi non può essere facoltativo né limitato ad alcuni momenti.
Come già detto, nomina uno o più responsabili di processo che guidino la gestione del cambiamento. In questo modo limiti, per così dire, il numero di persone che mettono mano alla stessa attività, continuando comunque a raccogliere il contributo del resto dell'organizzazione. Assicurati che vi sia un ampio consenso sul processo di cambiamento e prevedi controlli e contrappesi per eventuali ulteriori modifiche.
Gestione della comunicazione
Una comunicazione adeguata è estremamente importante per i progetti. Stabilire all'inizio di un progetto linee guida e processi per la comunicazione specifici per quel progetto è una buona pratica nell'ambito della gestione della comunicazione.
Creare un piano di comunicazione è un modo per definire queste linee guida e questi processi. Potrai stabilire cosa comunicare, a chi e quando, per ogni attività, dalla raccolta dei riscontri alla comunicazione degli aggiornamenti sullo stato dell'ambito e del budget, fino alla frequenza delle riunioni.
Un processo standardizzato di gestione della comunicazione offre vantaggi che vanno oltre il successo del progetto: aiuta anche a definire e gestire le aspettative, a gestire clienti e parti interessate e a pianificare i progetti.
Gestione della qualità
Senza un processo di gestione della qualità, è impossibile garantire in modo coerente e corretto la qualità da un risultato finale all'altro e da un progetto all'altro. Sebbene sia importante definire un processo di gestione della qualità per il tuo progetto specifico, definirlo a livello dell'intera organizzazione è ancora meglio. Quando inizierai un nuovo progetto, avrai già degli standard in vigore e non dovrai reinventare ogni volta la ruota.
In ogni caso, dovrai creare un piano di gestione della qualità per ogni progetto. Questo offre numerosi vantaggi ai tuoi progetti: aumenterà la qualità complessiva dei risultati finali, favorirà la collaborazione e la raccolta dei riscontri e ridurrà i costi generali. Stabilire un processo organizzativo a questo scopo apporterà questi vantaggi all'intera organizzazione, non solo al tuo progetto.
5. Crea modelli di documenti
Un modo semplice per migliorare i processi consiste nel creare modelli di documenti standardizzati per le attività di gestione dei progetti più comuni. Se tutti i responsabili di progetto iniziano lavorando dallo stesso documento, la standardizzazione sarà più semplice e coerente.
Nella nostra formula di adesione DPM sono disponibili oltre 90 modelli di gestione dei progetti pronti all'uso, oltre a una comunità di altri responsabili di progetto con cui confrontarsi sulla gestione dei processi.
Creare un processo efficace è un'attività continua
Una volta definito il processo di gestione dei progetti digitali, è inevitabile che cambi e si adatti nel tempo. Troverai nuovi modi di lavorare, individuerai maggiore efficienza o integrerai nuovi strumenti o programmi che velocizzeranno i tuoi flussi di lavoro.
Per tenere traccia di come cambiano i tuoi processi nel tempo e ottimizzare i tuoi flussi di lavoro, è una buona idea creare un manuale operativo. Il panorama dei progetti è in continua evoluzione, quindi anche i tuoi processi dovrebbero esserlo.
In effetti, l'intera filosofia alla base della nostra comunità di oltre 700 membri si fonda sulla natura in continua evoluzione dei progetti digitali. In qualità di responsabili di progetto, siamo le persone responsabili della stesura del manuale operativo che descrive come vengono realizzati i progetti digitali. È davvero entusiasmante, quindi assicurati di dare un'occhiata!
